新政府會計制度下優(yōu)化高校預(yù)付及其他應(yīng)收款管理研究

孟維冉

中國科學(xué)院大學(xué) 北京

一、緒論

政府會計制度是指財政部為滿足部門預(yù)算管理的需要，通過記錄與整理政府財政收支的數(shù)量、性質(zhì)、用處等，客觀反映預(yù)算執(zhí)行情況的一種制度。我國自新中國成立以來至2013年，政府會計制度采用的都是收付實現(xiàn)制，但在政治體制改革的不斷推進下，政府職能發(fā)生改變，政府會計制度也開始面臨新的要求。

2013年11月15日，黨的十八屆三中全會關(guān)于“改進預(yù)算管理制度。建立跨年度預(yù)算平衡機制，建立權(quán)責發(fā)生制的政府綜合財務(wù)報告制度”這一決定明確了政府會計制度改革的方向。

2014年12月12日，《權(quán)責發(fā)生制政府綜合財務(wù)報告制度改革方案》為政府會計制度改革提供了具體的實施內(nèi)容。

2015年10月23日，《政府會計準則——基本準則》（以下簡稱《準則》）誕生。《準則》規(guī)定：“政府會計由預(yù)算會計和財務(wù)會計構(gòu)成。預(yù)算會計實行收付實現(xiàn)制，國務(wù)院另有規(guī)定的，依照其規(guī)定。財務(wù)會計實行權(quán)責發(fā)生制?！?/p>

2016年7月—2017年7月，在《準則》的基礎(chǔ)上，財政部又先后制定了6 項政府會計具體準則和1 項準則應(yīng)用指南，分別是存貨、投資、固定資產(chǎn)及固定資產(chǎn)應(yīng)用指南、無形資產(chǎn)、公共基礎(chǔ)設(shè)施和政府儲備物資，新政府會計準則體系建設(shè)取得了新的進展。

2017—2018年，財政部發(fā)布政府會計制度及其有關(guān)銜接問題處理規(guī)定，而后為確保高等學(xué)校有效貫徹新制度，又發(fā)布了關(guān)于高等學(xué)校執(zhí)行該制度的補充規(guī)定和銜接規(guī)定。

在上述文件的要求和部署下，2019年1月1日，各行政事業(yè)單位開始按照新政府會計準則實施，我國新政府會計制度體系從此建立，而高校則成為這一體系中重要的組成部分之一。

近幾年，隨著高校建設(shè)規(guī)模的不斷擴大，招生規(guī)模迅速增長，教師申請的課題項目逐漸增多，高校的資金體量也大幅度增長，使得高校會計備受社會各方的廣泛關(guān)注。新政府會計制度的實施，較高校之前一直遵循的會計制度比，有很大的改變。新政府會計制度實施前，高校實行的是收付實現(xiàn)制的《高等學(xué)校會計制度》，在2014年開始實行以收付實現(xiàn)制為主、部分權(quán)責發(fā)生制的《高等學(xué)校會計制度》。新政府會計制度實施后，高校財務(wù)的記賬方式便改為平行記賬，即實行權(quán)責發(fā)生制的財務(wù)會計核算和收付實現(xiàn)制的預(yù)算會計核算，兩項核算適度分離。除記賬方式發(fā)生變化外，根據(jù)財政部在高校執(zhí)行相關(guān)銜接工作的規(guī)定，一些科目的記賬規(guī)則也有所改變，其中就包括預(yù)付及其他應(yīng)收款。

本文在新政府會計制度背景下，以高校財務(wù)中預(yù)付及其他應(yīng)收款的核算作為研究對象，以G大學(xué)為例，具體分析在高校中預(yù)付及其他應(yīng)收款管理中存在的問題，提出相應(yīng)的建議與解決方案，從而進一步優(yōu)化高校中預(yù)付及其他應(yīng)收款的管理工作，提高高校的財務(wù)工作水平。

二、高校預(yù)付及其他應(yīng)收款的含義

1.預(yù)付賬款的含義

在企業(yè)會計中，預(yù)付賬款是指“企業(yè)按照購貨合同的規(guī)定，預(yù)先以貨幣資金或貨幣等價物支付供應(yīng)單位的款項。預(yù)付賬款一般包括預(yù)付的貨款、預(yù)付的購貨定金?！痹诟咝Ｘ攧?wù)中，預(yù)付賬款指學(xué)校按照購貨、服務(wù)合同預(yù)付給供應(yīng)單位的款項。

在實際核算中，高校的預(yù)付賬款通常產(chǎn)生于設(shè)備/材料采購、實驗用品加工測試、儀器維修、房屋改造、后勤交付水電暖、車隊支出、購買版面費、課題外轉(zhuǎn)等業(yè)務(wù)。

2.其他應(yīng)收款的含義

其他應(yīng)收款是指“企業(yè)除應(yīng)收票據(jù)、應(yīng)收賬款、預(yù)付賬款、應(yīng)收股利和應(yīng)收利息以外的其他各種應(yīng)收及暫付款項。主要包括應(yīng)收的各種賠款、罰款；應(yīng)向職工收取的各種墊付款項，比如為職工墊付的水電費、醫(yī)藥費，存出保證金和其他各種應(yīng)收、暫付款項等”。

在《政府會計制度——行政事業(yè)單位會計科目和報表》中，將其他應(yīng)收款定義為：“除財政應(yīng)返還額度、應(yīng)收票據(jù)、應(yīng)收賬款、預(yù)付賬款、應(yīng)收股利以外的其他各項應(yīng)收及暫付款項，比如職工出差預(yù)借的差旅費備用金、應(yīng)向職工收取的各種墊付款項、提前支付未來可收回的保證金或押金、應(yīng)收的上級補助和附屬單位上繳款項等?！?/p>

其他應(yīng)收款在高校的實際核算中，主要用于確認、記錄、計量教職工個人因公借款業(yè)務(wù)，如國際差旅費、國內(nèi)差旅費、會議費、醫(yī)療款、基建工程、備用金等業(yè)務(wù)。

三、高校預(yù)付及其他應(yīng)收款管理的現(xiàn)狀及存在的問題——以G 大學(xué)為例

1.現(xiàn)狀

高校的預(yù)付及其他應(yīng)收款多產(chǎn)生于行政、教學(xué)、科研、基建、后勤服務(wù)等業(yè)務(wù)活動中，這些業(yè)務(wù)的債務(wù)人有的為部門，比如行政部門、后勤部門等為維持學(xué)校正常運轉(zhuǎn)所產(chǎn)生的借款；有的為個人，比如教師在教學(xué)科研活動中產(chǎn)生的所必需的差旅、科研設(shè)備采購、論文發(fā)表等相關(guān)借款。在過去很長一段時間內(nèi)，G 高校受管理意識、水平及條件等因素限制，存在著大量沒有及時沖銷的預(yù)付及其他應(yīng)收款，給國有資產(chǎn)流失帶來風險。

例如，2020年，應(yīng)上級單位要求，G 高校開展往來款清理工作，在全處同事的努力和全校老師的配合下，共清理2018年及以前年度預(yù)付及其他應(yīng)收款247 筆，其中清理2018年借款169 筆，2017年借款50 筆，2016年借款18 筆，2015年借款5 筆，2014年借款2 筆，2012年借款2 筆，2005年借款1 筆。剩余82 筆未清理，清理率達75%，金額約為7259 萬元。

2.問題

在清理工作中，G高校發(fā)現(xiàn)，導(dǎo)致以前年度預(yù)付及其他應(yīng)收款長期未清理的主要原因有以下幾點。

（1）粗放式的財務(wù)管理模式，致使會計水平不足，歷史遺留問題多。

G 高校財務(wù)在結(jié)束手工記賬模式后，開始實行會計電算化，財務(wù)管理模式由粗放轉(zhuǎn)為精細。在實行會計電算化的過程中，G 高校分別進行了兩次大型財務(wù)系統(tǒng)切換。在財務(wù)系統(tǒng)初始化時，未對當時的預(yù)付及其他應(yīng)收款做清理工作，且由于切換時摘要描述不清，導(dǎo)致遺留的債權(quán)存在成因復(fù)雜、關(guān)系不明晰、陳年舊賬追收有難度，常年積壓，無法清理。比如借款人突發(fā)疾病去世，遺留下的暫付款沒人負責；借款人退休或出國多年，無法與其取得聯(lián)系，導(dǎo)致借款無法沖銷等。

（2）對預(yù)付及其他應(yīng)收款管理重視程度不足，財務(wù)人員未進行定期清理，行政及科研人員未進行及時報銷。

由于過去社會經(jīng)濟水平相對落后，財務(wù)人員風險意識不強，管理水平有限，G 高校沒有設(shè)置專人對預(yù)付及其他應(yīng)收款進行定期清理。從20世紀90年代發(fā)展至今，G 高校無論人員還是機構(gòu)都發(fā)生很大變化，人員的流動造成工作交接不清，使得新進的財務(wù)人員不了解預(yù)付及其他應(yīng)收款的形成原因，新進的部門員工不清楚借款事項，且借款也沒有及時移交到新進員工名下，由此導(dǎo)致大量欠款積壓，無法順利開展催報工作。

多數(shù)教學(xué)科研人員還款意識薄弱，核銷借款滯后。為滿足科研任務(wù)需要，教師會經(jīng)常產(chǎn)生差旅、購買設(shè)備等業(yè)務(wù)。由于出差周期長，差旅費票據(jù)繁雜，發(fā)票丟失的情況時有發(fā)生，加上報銷人員并未在出差歸來及時報銷差旅費，隨著時間的拖延，難以取得當時出差所產(chǎn)生的發(fā)票記賬聯(lián)復(fù)印件。在缺少原始票據(jù)的情況下，出差人又不愿以退現(xiàn)金的形式?jīng)_銷借款，導(dǎo)致差旅費借款長期掛賬，無法核銷。而在購買設(shè)備業(yè)務(wù)中，尤其是進口設(shè)備，到貨及驗收時間很長，經(jīng)常導(dǎo)致借款業(yè)務(wù)跨幾個年度還未核銷。

（3）內(nèi)部控制不完善。

目前，G 高校在預(yù)付賬款及其他應(yīng)收款的管理上還有待完善。主要體現(xiàn)在：

第一，尚未制定往來款項的相關(guān)管理辦法，對預(yù)付及其他應(yīng)收款的管理不夠規(guī)范。很多催報工作只是通過電話、郵件等方式口頭類催促，并未設(shè)定相應(yīng)的懲罰措施，也沒有形成具有實操性的監(jiān)控機制，造成無故欠款、無意識還款，資金管控存在漏洞。

第二，在新會計制度出臺前，《高等學(xué)校會計制度》中沒有制定針對其他應(yīng)收款及壞賬準備的細則。

第三，對教學(xué)科研等業(yè)務(wù)的合同管理力度有限。目前，G 高校的合同管理工作主要通過合同管理系統(tǒng)完成，但只是針對在購買雙方?jīng)]有合同樣本的情況下，通過校合同管理系統(tǒng)擬定合同樣本，經(jīng)法務(wù)部門審核后，加蓋雙方公章形成正式合同，教學(xué)科研人員在拿到合同后便可到財務(wù)部門進行預(yù)付款的處理?？梢姡珿 高校在合同管理上，僅僅是由法務(wù)部門單方面進行合同的合法合規(guī)性審核及檔案保管，并沒有和財務(wù)部門聯(lián)合，導(dǎo)致財務(wù)人員對合同執(zhí)行及付款進度不能及時掌握，不利于預(yù)付及其他應(yīng)收款的回收。

第四，沒有將預(yù)付及其他應(yīng)收款等財務(wù)收入質(zhì)量指標納入對科研人員的考核評價指標中，導(dǎo)致科研人員不夠重視預(yù)付及其他應(yīng)收款的核銷。

四、加強高校預(yù)付及其他應(yīng)收款管理的對策

1．重視預(yù)付及其他應(yīng)收款管理，建立合理的資金內(nèi)控機制

首先，制定符合學(xué)校實際情況的《G大學(xué)暫付款管理辦法》。在管理辦法中應(yīng)明確借款范圍、還款時間、相關(guān)責任人責任及懲罰措施等。

其次，建立預(yù)付及其他應(yīng)收款清理機制。財務(wù)部門應(yīng)設(shè)立專人定期對預(yù)付及其他應(yīng)收款進行催報清理。每個季度末，借款催報專員向全校各部門及課題負責人下發(fā)催款通知書，限定還款時間，提醒老師及時核銷借款，對掛賬時間較長且短時間內(nèi)不能核銷的借款，要求老師出具情況說明和延期還款申請表。此處可借鑒劉文婷的設(shè)想，將暫付款催繳分為首次催繳和二次催繳兩個階段。具體流程如圖1 和圖2所示。

圖1 N 大學(xué)暫付款催繳流程

圖2 N 大學(xué)二次催繳暫付款流程

最后，將借款核銷引入科研人員的考核評價指標中，樹立還款意識，調(diào)動借款相關(guān)人的還款積極性，合理使用高校資金。

2．積極推進歷史借款清理工作，確定高校計提壞賬準備的范圍和方法

根據(jù)新政府會計制度準則，“對于高校收回后無需向財政上繳的應(yīng)收賬款和其他應(yīng)收款應(yīng)計提壞賬準備”。高校應(yīng)根據(jù)自身業(yè)務(wù)特點，建立壞賬準備計提制度，確定適當?shù)膲馁~計提比例。由于有些歷史借款時間很長，成因復(fù)雜，難以追蹤，無法核銷，財務(wù)部門應(yīng)將這些借款計提壞賬準備并匯總上報至學(xué)校。認定屬實無法核銷的，在得到批準后確認壞賬損失，進而解決暫付款項大量占用資金、引發(fā)資產(chǎn)虛高的問題，也能更真實地反映高校的財務(wù)狀況。

3.大力推行公務(wù)卡的使用，減少不必要的借款

在高校中推行公務(wù)卡制度，可從源頭上減少不必要的借款。教職工在遇到提前付款的情況時，可先自行使用公務(wù)卡墊付，在取得發(fā)票后，再到財務(wù)部門報銷，由財務(wù)部門進行公務(wù)卡還款業(yè)務(wù)。這種做法既達到了現(xiàn)金管理制度的要求，又可以有效防范財務(wù)風險。

4.通過信息化技術(shù)手段，完善雙系統(tǒng)，實現(xiàn)信息共享

首先，借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，通過完善合同管理系統(tǒng)和財務(wù)信息化系統(tǒng)，將兩個系統(tǒng)實行聯(lián)動，實現(xiàn)財務(wù)部門與業(yè)務(wù)部門的信息實時共享。根據(jù)高校執(zhí)行新政府會計制度的補充規(guī)定，“高校中采用應(yīng)收款方式確認的事業(yè)收入應(yīng)根據(jù)合同完成進度計算本期應(yīng)收款項”。為保證合同信息的完整性，合同系統(tǒng)中不僅要顯示自擬合同，還應(yīng)錄入外部供應(yīng)商提供的合同信息，才能使財務(wù)系統(tǒng)和合同系統(tǒng)有效對接，更方便財務(wù)人員在進行催報工作時快速查找到合同中關(guān)于預(yù)付及應(yīng)收賬款的具體信息，比如合同年限、支付次數(shù)及每筆支付金額等，起到良好的合同執(zhí)行全流程監(jiān)控作用。

其次，在財務(wù)微信公眾號上關(guān)聯(lián)財務(wù)系統(tǒng)的部分模塊功能，可以使經(jīng)辦人和課題負責人在微信中及時收到關(guān)于報銷各個環(huán)節(jié)的流程信息，如提交、簽批、審核、付款、退單等，同時也可以通過公眾號快捷地查詢自己的借款信息，提高借款人員的報銷意識及重視程度。在財務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的精準保證和微信平臺快捷查詢與通知操作的支持下，財務(wù)部門便可高效地完成定期借款催報工作。

最后，在財務(wù)信息化系統(tǒng)中，可添加“暫時黑名單”功能和“控制借款筆數(shù)”功能。“暫時黑名單”功能主要針對的是在預(yù)付及其他應(yīng)收款催報臺賬中，有長期借款未還且經(jīng)催報后仍不積極報銷的重點人員，嚴格實行“前款不清，后款不借”的原則，禁止其產(chǎn)生新的報銷及借款業(yè)務(wù)?！翱刂平杩罟P數(shù)”功能是指財務(wù)部門對借款業(yè)務(wù)進行分類，根據(jù)每類業(yè)務(wù)的特點和借款人的信譽，合理設(shè)置借款筆數(shù)。當借款筆數(shù)即將到達高限時，系統(tǒng)將會出現(xiàn)紅字提醒，督促老師及時核銷借款；當借款筆數(shù)超過限制筆數(shù)，系統(tǒng)將自動限制其填寫借款單。此功能可有效幫助借款人養(yǎng)成“隨借隨報”的好習慣。

5.強化信用風險防范意識

在全校范圍內(nèi)，以宣講或公告的方式，定期開展有關(guān)信用風險及其相關(guān)案例的宣傳教育，提高教師們對信用風險的重視程度并培養(yǎng)防范意識。