關(guān)于經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)檔案管理信息化發(fā)展策略

花再娟

摘要：開發(fā)區(qū)檔案工作真實(shí)的反映出整個(gè)開發(fā)區(qū)發(fā)展建設(shè)活動(dòng)的信息內(nèi)容，特別是對(duì)于經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)發(fā)展來說，檔案資料的管理應(yīng)用關(guān)系到整個(gè)地區(qū)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展。為此，文章立足經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)發(fā)展實(shí)際情況，在闡述經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)檔案管理現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，就如何實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)檔案信息化管理進(jìn)行探究。

關(guān)鍵詞：經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū);檔案;信息化管理

經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)所實(shí)施的檔案管理模式是定期接收歸檔的傳統(tǒng)檔案管理模式，這樣的檔案管理模式既能夠節(jié)省檔案管理人員的消耗，又能夠提升檔案管理工作的發(fā)展效率。但是從發(fā)展實(shí)際情況來看，在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代背景下，這種傳統(tǒng)意義上的檔案管理模式已經(jīng)不再能夠滿足經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)的發(fā)展需要。為此，文章立足經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)檔案管理發(fā)展實(shí)際情況，就如何借助先進(jìn)的技術(shù)形式實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)檔案的信息化管理進(jìn)行探究。

一、經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)檔案管理現(xiàn)狀

第一，經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)檔案管理范圍擴(kuò)大，但是檔案資料信息的分類大綱陳舊。在經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)檔案資料信息增多的情況下，經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)的檔案管理范圍也在不斷擴(kuò)大，以往的檔案管理機(jī)構(gòu)和管理模式不再能夠滿足新時(shí)期經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)的檔案管理需要。第二，定期清理庫存檔案資料，提升檔案管理質(zhì)量。經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)檔案館所存貯的檔案資料類型眾多，檔案管理人員變動(dòng)頻繁?；谶@樣的特點(diǎn)，為了能夠在最大限度上發(fā)揮出檔案資料應(yīng)該有的作用，需要相關(guān)人員適時(shí)清點(diǎn)庫存檔案，通過定期清點(diǎn)檔案來幫助相關(guān)人員更為全面的了解檔案的內(nèi)容，在發(fā)現(xiàn)檔案管理內(nèi)容的時(shí)候及時(shí)采取措施予以解決。第三， 檔案管理設(shè)施和軟件滯后。從經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)檔案管理發(fā)展實(shí)際情況來看，檔案館所擁有的設(shè)施落后、陳舊，檔案管理人員的專業(yè)水平有待提升，且現(xiàn)有的檔案管理軟件無法滿足當(dāng)前檔案管理的需要。【1】

二、經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)檔案管理信息化發(fā)展的優(yōu)化對(duì)策

（一）強(qiáng)化檔案管理意識(shí)

檔案管理在經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)建設(shè)發(fā)展中起著十分重要的作用，隨著經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)的深入發(fā)展，檔案資料管理也邁入到新的發(fā)展階段，檔案資料在經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)發(fā)展建設(shè)中的作用也日益凸現(xiàn)出來。不管是從歷史記錄角度，還是從效勞決策角度來看，檔案資料信息都發(fā)揮著十分重要的作用，為了能夠?qū)崿F(xiàn)經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)的長遠(yuǎn)發(fā)展，需要加強(qiáng)對(duì)檔案資料信息管理的重視。

一方面，經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)的領(lǐng)導(dǎo)和職工都需要在心底上都能夠認(rèn)識(shí)到檔案管理在社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的重要作用，將檔案管理和經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)的建設(shè)管理放到同等重要的地位，站在戰(zhàn)略發(fā)展高度來考慮檔案管理。另外一個(gè)方面，經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)各部門人員要樹立一種檔案意識(shí)，對(duì)于平時(shí)的招商引資、簽約管理、工程動(dòng)工、客商考查、會(huì)議召開等工作的開展都需要留存檔案，有意識(shí)的將紙質(zhì)材料、視頻資料等有效保留?！?】

（二）打造完善的經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)檔案管理系統(tǒng)

經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)建設(shè)過程中會(huì)牽扯到比較多的內(nèi)容，經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)的檔案管理也是一項(xiàng)系統(tǒng)性、復(fù)雜性的工作。為了能夠確保這項(xiàng)工作的順利發(fā)展，需要相關(guān)人員加快打造出一個(gè)完善的管理體系，具體內(nèi)容如下：第一，打造完善的系統(tǒng)溝通協(xié)調(diào)機(jī)制。為了能夠規(guī)范管理，檔案管理人員要將檔案資料的管理體現(xiàn)在制度層面上，將一系列會(huì)議召開中產(chǎn)生的資料通過視頻、音頻、照片的形式保管起來，之后由檔案管理部門人員集中化管理。第二，加快打造“1+3+N”的檔案管理體系。經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)管理內(nèi)容眾多，相應(yīng)的檔案管理也需要形成權(quán)責(zé)關(guān)系明確的管理體系，即形成“1+3+N”的管理體系，其中，“1”是檔案管理專業(yè)部門，“3”是檔案管理下設(shè)的開發(fā)區(qū)、部門、局室，“N”是專業(yè)檔案管理人員。在整個(gè)體系中包含了開發(fā)區(qū)、各部門的檔案管理人員?！?】

（三）實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)檔案的與時(shí)俱進(jìn)管理

在信息時(shí)代背景下，為了能夠提升檔案管理成效，需要立足實(shí)際情況來創(chuàng)新檔案管理形式。第一，實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)檔案資料的數(shù)字化管理。經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)傳統(tǒng)意義上的檔案采取的是紙質(zhì)檔案管理模式，這樣的檔案管理對(duì)室內(nèi)的面積、溫度和濕度有著較高的要求，且在管理的期間很容易出現(xiàn)檔案受潮、磨損等問題。而將信息技術(shù)引入到檔案管理中能夠在整合各個(gè)技術(shù)的情況下打造出一個(gè)數(shù)字化檔案庫。第二，實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)檔案的入庫管理，減少紙質(zhì)檔案。根據(jù)經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)建設(shè)構(gòu)成中所產(chǎn)生的檔案類別來對(duì)其實(shí)施分級(jí)管理，并將整個(gè)開發(fā)區(qū)的檔案資源納入到數(shù)字化檔案庫中，打破檔案資料信息資源的共享局限。第三，完善經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)檔案追蹤管理機(jī)制。在檔案資料應(yīng)用的過程中一方面需要打造出完善的臺(tái)賬機(jī)制，做好檔案入庫、借閱、償還的登記管理?！?】另外，在檔案資料管理的時(shí)候要注重發(fā)揮出數(shù)字化平臺(tái)的作用，明確每一份檔案資料信息的使用期限，確保所有資料信息都能夠得到充分利用。

（四）提升經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)檔案資料信息的利用率

檔案資料信息只有被應(yīng)用到實(shí)際才能夠在最大限度上發(fā)揮其應(yīng)該有的作用，為了能夠更好的發(fā)揮出檔案資料信息的作用需要做好以下幾個(gè)方面的工作：第一，提供檔案節(jié)約，幫助檔案使用者了解歷史。檔案資料信息記錄了經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)的發(fā)展，如歷史時(shí)間、重要紀(jì)念日等，在傳播檔案資料信息的時(shí)候需要幫助檔案使用者全面了解檔案信息的重要內(nèi)容。第二，強(qiáng)化對(duì)檔案資料信息的分析利用，為決策提供支持。經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)所包含的檔案資料眾多，為了能夠更好的發(fā)揮出檔案資料信息應(yīng)該有的作用，需要相關(guān)人員加強(qiáng)對(duì)這些數(shù)據(jù)信息的深入分析，包含經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)每年的經(jīng)濟(jì)總量、稅收信息、增長速度信息、市場主體信息等，通過整合利用這些信息來幫助信息使用者能夠更為全面的了解開發(fā)區(qū)的發(fā)展水平，并為開發(fā)區(qū)的未來發(fā)展規(guī)劃提供重要參考支持。

結(jié)束語

綜上所述，檔案資料信息是社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要產(chǎn)物，在推動(dòng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展方面起到了十分重要的作用。經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)是近幾年城市化發(fā)展過程中出現(xiàn)的新型區(qū)域，文章以此為研究切入點(diǎn)，圍繞經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)發(fā)展建設(shè)實(shí)際情況，就如何優(yōu)化經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)的經(jīng)濟(jì)管理進(jìn)行了分析，通過一系列措施的完善能夠更好的發(fā)揮出檔案資料在經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)建設(shè)發(fā)展中的作用。

【參考文獻(xiàn)】

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