檔案管理的信息化建設(shè)分析

韓雪靈

摘要：檔案管理是當(dāng)前企事業(yè)單位中的重點(diǎn)工作，在社會的發(fā)展過程中，由于企事業(yè)單位業(yè)務(wù)量的增加，檔案信息的內(nèi)容也更加豐富，以檔案管理工作提出了更高的要求，作為企事業(yè)單位業(yè)務(wù)辦理以及發(fā)展決策制訂的重要依據(jù)，如果檔案管理效率不足，檔案信息出現(xiàn)誤差，會對企事業(yè)單位的發(fā)展和運(yùn)行產(chǎn)生嚴(yán)重影響。在信息背景下，檔案管理模式也要有所創(chuàng)新，結(jié)合高新技術(shù)，加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)，全面促進(jìn)管理效能的提升，這也是當(dāng)前企事業(yè)單位的重點(diǎn)任務(wù)。本文對此進(jìn)行分析研究，并且提出了幾點(diǎn)淺見。

關(guān)鍵詞：檔案管理;優(yōu)勢作用;信息化建設(shè);策略分析

1 檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)勢作用

1.1保證檔案信息安全性

在之前的檔案管理模式中，檔案信息通常以紙張為載體，具有實(shí)質(zhì)化的特點(diǎn)，這種檔案存儲方式存在很大的弊端，不僅會占用很大的空間，而且紙張在長期的存儲過程中，很容易出現(xiàn)破損，導(dǎo)致檔案信息遺失，對企業(yè)的發(fā)展會產(chǎn)生很大的影響。而電子化的檔案管理模式，可以實(shí)現(xiàn)虛擬化的信息管理，在這種模式中，檔案信息是以數(shù)據(jù)的形式存儲的，只需要利用信息設(shè)備或者移動硬盤，就可以承載大量的檔案數(shù)據(jù)，占用空間較小，而且不會受到時間因素的影響，信息遺失的概率較低，最重要的，電子化的檔案管理模式，有助于提升檔案信息收集、整理以及調(diào)用的效率，更好的為企業(yè)服務(wù)，根據(jù)實(shí)際需求，只需要在檢索目錄輸入檔案編號或者關(guān)鍵詞，系統(tǒng)就會自動的索取相應(yīng)的檔案內(nèi)容，整個過程耗時較短，可以更好的滿足企事業(yè)單位的運(yùn)行需求，提高其整體的運(yùn)行效率。

1.2提高管理效率

對于企事業(yè)單位來說，檔案文件的重要性是毋庸置疑的，各種業(yè)務(wù)的辦理，都需要以檔案信息為依據(jù)，而且發(fā)展決策的制訂，也要依賴于各種檔案文件，檔案管理效率的提升，是企事業(yè)單位非常關(guān)注的問題。在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，管理效率較低，檔案信息的獲取以及文件的制訂和存儲，都需要依賴于工作人員來完成，而且在技術(shù)因素的限制作用下，部門之間的聯(lián)動性不足，許多的檔案信息文件都不能及時歸檔，在檔案信息的查詢過程中，要進(jìn)行大量的文件翻閱，不僅耗時較長，而且反復(fù)的翻閱，會加速文件破損，給工作人員帶來很大的工作壓力。在信息技術(shù)的作用下，可以改變之前的檔案管理模式，應(yīng)用信息化管理系統(tǒng)，部門之間的聯(lián)動性更高，各個部門產(chǎn)生的檔案信息都能第一時間歸檔，檔案信息處理實(shí)現(xiàn)了自動化，效率較高，而且檔案信息的查詢工作也非常便捷，這也是信息技術(shù)在檔案管理中的主要應(yīng)用優(yōu)勢，為此，加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)是非常必要的。

2 檔案管理信息化建設(shè)策略分析

2.1創(chuàng)新管理意識

信息化的檔案管理模式意義重大，與傳統(tǒng)的管理方式相比，以信息技術(shù)為基礎(chǔ)的當(dāng)那管理工作明顯效率更高，而且信息內(nèi)容也更加精準(zhǔn)，優(yōu)勢顯著。為了加速檔案管理的信息化進(jìn)程，管理人員要真正的認(rèn)識到信息技術(shù)的應(yīng)用價值，當(dāng)檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)意識到檔案管理信息化建設(shè)帶來的有利作用之后，掌握大數(shù)據(jù)技術(shù)檔案管理工作的內(nèi)涵，最大限度的提升自身和相關(guān)工作人員的檔案管理信息技術(shù)應(yīng)用能力。保證檔案管理有一個良好的環(huán)境，為檔案管理部門裝配專業(yè)且完善的檔案管理信息處理設(shè)備，確保為檔案管理的信息化建設(shè)奠定發(fā)展的基礎(chǔ)。檔案管理的信息化建設(shè)得到重視，就會獲得相應(yīng)的建設(shè)資金投入，這樣一來就能夠建立檔案管理信息化的服務(wù)平臺和數(shù)據(jù)庫。信息服務(wù)平臺能夠幫助工作人員更快的進(jìn)行檔案的整理、歸納和保存，有助于檔案管理工作更好的開展。數(shù)據(jù)庫的建立有助于提升對檔案資源的利用率，保證檔案資源能夠發(fā)揮出最大的價值。

2.2健全檔案管理信息化建設(shè)的各種機(jī)制和體系。檔案管理本身就具有比較強(qiáng)的專業(yè)性、保密性和系統(tǒng)性，因此這項工作對檔案管理的機(jī)制必須具備完整性和系統(tǒng)性的特點(diǎn)。檔案管理的內(nèi)部體系完整性包括的內(nèi)容很多，如檔案管理的責(zé)任機(jī)制、對檔案管理工作人員的激勵機(jī)制和績效考核機(jī)制以及對檔案管理信息化建設(shè)的監(jiān)督機(jī)制等。從健全檔案管理責(zé)任機(jī)制的角度來說，檔案管理工作需要責(zé)任機(jī)制作為保證，對檔案管理人員的責(zé)任、義務(wù)以及相應(yīng)的權(quán)利進(jìn)行明確的劃分和落實(shí)，保障檔案管理部門的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和基層工作人員的責(zé)任意識都能夠得到提升。從健全檔案管理工作人員的激勵和績效考核機(jī)制角度來說，要想保證檔案管理工作人員的工作積極性，需要檔案管理機(jī)制發(fā)揮作用。對檔案管理的相關(guān)人員進(jìn)行績效考核，將檔案管理工作的質(zhì)量納入到績效考核的指標(biāo)體系當(dāng)中。綜合考慮檔案管理工作人員的指標(biāo)狀況和檔案管理工作人員的績效狀況，將兩者結(jié)合起來進(jìn)行檔案管理人員的總體評估。

2.3加強(qiáng)檔案信息安全防護(hù)

信息技術(shù)的出現(xiàn)和應(yīng)用，給檔案管理工作帶來了創(chuàng)新機(jī)遇，全面促進(jìn)了檔案管理效能的提升，但是在這個過程中，也帶來了一些風(fēng)險隱患，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的質(zhì)量，對檔案信息的安全性產(chǎn)生了直接影響，如果安全管理不到位，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中的風(fēng)險因素，容易對檔案信息造成侵蝕，導(dǎo)致信息篡改或者被竊取，這種情況對企事業(yè)單位的發(fā)展非常不利。就現(xiàn)有的形勢來看，當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境質(zhì)量較差，風(fēng)險因素眾多，在信息背景下，關(guān)于檔案信息的安全管理工作也要持續(xù)深入，把網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險對檔案信息產(chǎn)生的影響控制在最低限度，提高檔案信息的安全性。具體來講，在檔案管理過程中，企事業(yè)單位要設(shè)置防火墻，對內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)進(jìn)行隔離，增加訪問權(quán)限，對于非法訪問及時的做出預(yù)警和阻隔，通過這種方式，可以有效的提高檔案信息的安全性，這也是一種非常高效的安全管理手段。此外，對于重要的檔案文件，可以設(shè)置加密系統(tǒng)，形成加密文件，采用信息加密技術(shù)，提高檔案文件的安全等級，利用各種安全防護(hù)措施，進(jìn)一步促進(jìn)檔案信息安全性的提升，保證檔案管理信息化建設(shè)的穩(wěn)定推行，這也是企事業(yè)單位管理層需要重點(diǎn)關(guān)注的內(nèi)容。

3 結(jié)束語

綜上所述，現(xiàn)階段，信息技術(shù)在各個領(lǐng)域中都得到了廣泛應(yīng)用，在信息背景下，許多行業(yè)的生產(chǎn)和管理模式都發(fā)生了根本性變化，信息化建設(shè)也是檔案管理的必然趨勢。在之前的檔案管理工作開展中，主要以人為管理的方式為主，管理效率較低，信息化技術(shù)的應(yīng)用，能改變這些管理問題，有助于促進(jìn)檔案信息重要作用的充分發(fā)揮，對企事業(yè)單位的發(fā)展和運(yùn)行具有非常重要的意義。企事業(yè)單位方面要樹立信息化意識，根據(jù)自身的發(fā)展需求，持續(xù)加強(qiáng)檔案管理創(chuàng)新，消除檔案信息風(fēng)險，進(jìn)一步的發(fā)揮出檔案管理的重要作用。

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