醫(yī)院資產(chǎn)管理系統(tǒng)的實(shí)踐探討

邊翠翠，高佩志，胡梅

寧陽(yáng)縣第一人民醫(yī)院 （山東寧陽(yáng) 271400）

醫(yī)院資產(chǎn)管理系統(tǒng)是應(yīng)醫(yī)療器械法律法規(guī)和實(shí)際管理工作需要而研發(fā)的新型管理工具，可實(shí)現(xiàn)醫(yī)療設(shè)備全生命周期的信息化管理，讓臨床人員更方便地管理本科室資產(chǎn)，讓設(shè)備管理工程師更高效地完成設(shè)備管理工作，為醫(yī)院管理層提供更精確的數(shù)據(jù)分析。設(shè)備管理工程師是醫(yī)院資產(chǎn)管理系統(tǒng)持續(xù)高效工作的執(zhí)行者，通過(guò)在系統(tǒng)內(nèi)完善設(shè)備基礎(chǔ)信息，適時(shí)開展系統(tǒng)使用操作培訓(xùn)，定期匯總并及時(shí)解決臨床科室工作人員使用中遇到的問(wèn)題，能夠極大地調(diào)動(dòng)醫(yī)院資產(chǎn)管理系統(tǒng)的運(yùn)行效能。寧陽(yáng)縣第一人民醫(yī)院上線資產(chǎn)管理系統(tǒng)后，設(shè)備科工程師及時(shí)維護(hù)全院醫(yī)療設(shè)備信息、積極探索系統(tǒng)潛在功能，主動(dòng)優(yōu)化臨床人員使用流程，讓系統(tǒng)持續(xù)發(fā)力，提升管理質(zhì)量。

1 上線資產(chǎn)管理系統(tǒng)的必要性

1.1 法規(guī)監(jiān)管趨嚴(yán)

國(guó)家對(duì)醫(yī)療器械的監(jiān)管日趨嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致。從2014年國(guó)務(wù)院令第650號(hào)《醫(yī)療器械監(jiān)督管理?xiàng)l例》到2017年國(guó)務(wù)院令第739號(hào)對(duì)該條例的修改；從醫(yī)療器械的68分類到2017年發(fā)布的《醫(yī)療器械分類目錄》，再到2022年3月30日國(guó)家藥監(jiān)局對(duì)《醫(yī)療器械分類目錄》的部分調(diào)整；從鼓勵(lì)上報(bào)醫(yī)療器械不良事件到專業(yè)化的醫(yī)療器械風(fēng)險(xiǎn)分析等，均表明國(guó)家對(duì)醫(yī)療器械監(jiān)管力度在不斷加大。如涉及到設(shè)備生命周期的各環(huán)節(jié)均有全鏈條智能化監(jiān)管，使產(chǎn)品生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、使用的溯源將更清晰，不僅可有效避免人工記錄中存在的盲區(qū)，降低管理風(fēng)險(xiǎn)，還可保障醫(yī)療安全，實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理。

1.2 評(píng)審要求更細(xì)

國(guó)家衛(wèi)健委發(fā)布的《三級(jí)醫(yī)院評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)（2020 年版）實(shí)施細(xì)則》[1]中第158 條要求“根據(jù)醫(yī)院功能定位和發(fā)展規(guī)劃，有大型醫(yī)用設(shè)備使用、功能開發(fā)、社會(huì)效益、成本效益等分析評(píng)價(jià)”且對(duì)應(yīng)的評(píng)審方法建議中有“數(shù)據(jù)核查”方式，表明評(píng)審要求更加細(xì)化。如果是通過(guò)傳統(tǒng)的手工記錄表格，完成效益分析工作，需要查詢多方信息（如資產(chǎn)值、資產(chǎn)損耗、人員工資支出、水電氣費(fèi)用、診療收入等），而在評(píng)審現(xiàn)場(chǎng)，短時(shí)間內(nèi)把這些紙質(zhì)資料呈現(xiàn)給評(píng)審專家較為困難，如能借助信息化手段以圖表形式呈現(xiàn)，將可大大提高工作效率。

1.3 實(shí)際管理工作亟需

醫(yī)療設(shè)備是醫(yī)院重要的資產(chǎn)組成，種類多、數(shù)量大，純手工記錄無(wú)法自動(dòng)獲取維護(hù)保養(yǎng)工作進(jìn)程、計(jì)量時(shí)間提醒、生命支持類完好率等數(shù)據(jù)[2]，且存在效率低、易出錯(cuò)的弊端；也很難科學(xué)分析新設(shè)備的購(gòu)置論證，進(jìn)而無(wú)法為醫(yī)院決策層提供有效的數(shù)據(jù)支持。

2 資產(chǎn)管理系統(tǒng)的選擇

雖然醫(yī)院運(yùn)用資產(chǎn)管理系統(tǒng)有很多必要原因，但因各科室所關(guān)注的資產(chǎn)管理信息重點(diǎn)不同[3]。因此，資產(chǎn)管理系統(tǒng)需具備功能化強(qiáng)、覆蓋科室面廣等特點(diǎn)，可統(tǒng)籌管理醫(yī)院各個(gè)科室資產(chǎn)，為決策層提供全面精確的數(shù)據(jù)分析。

寧陽(yáng)縣第一人民醫(yī)院在上線資產(chǎn)管理系統(tǒng)前1年內(nèi)，持續(xù)利用每周早例會(huì)，收集并分析醫(yī)療設(shè)備在驗(yàn)收、使用、維護(hù)保養(yǎng)、計(jì)量檢定、效益分析、報(bào)廢審計(jì)等多方面存在的問(wèn)題，并積極向其他醫(yī)院學(xué)習(xí)經(jīng)驗(yàn)，實(shí)地考察資產(chǎn)管理系統(tǒng)的運(yùn)行情況等。除綜合分析醫(yī)院自身內(nèi)需外，還要嚴(yán)謹(jǐn)考察軟件開發(fā)方實(shí)力。醫(yī)療設(shè)備信息化管理并非上線系統(tǒng)即可實(shí)現(xiàn)，需要長(zhǎng)期投入、思考與實(shí)踐。上線系統(tǒng)化軟件是基礎(chǔ)，后續(xù)的功能完善、信息維護(hù)、資源共享、質(zhì)控管理同樣是重點(diǎn)[4]。因此，應(yīng)著重考慮軟件開發(fā)方的實(shí)力[5]。較為有效的方式為實(shí)地考察使用同款資產(chǎn)管理系統(tǒng)的醫(yī)院，關(guān)注醫(yī)療設(shè)備全生命周期的信息化管理，杜絕低水平、單獨(dú)模塊的花樣式開發(fā)。

經(jīng)過(guò)長(zhǎng)時(shí)間對(duì)多方系統(tǒng)的考察，醫(yī)院最終所選系統(tǒng)為方式上能夠滿足B/S 與C/S 架構(gòu)，且可同時(shí)應(yīng)用于微信公眾號(hào)端；功能上可集醫(yī)療設(shè)備與信息設(shè)備于一體，方便臨床工作人員系統(tǒng)管理本科室資產(chǎn)。

3 資產(chǎn)信息數(shù)據(jù)采集與錄入

基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是信息化的關(guān)鍵。使用資產(chǎn)管理系統(tǒng)的前幾年都是數(shù)據(jù)積累和沉淀階段，只有將大數(shù)據(jù)利用起來(lái)，才能更好地發(fā)揮信息化作用[6]。數(shù)據(jù)采集可分為利用原系統(tǒng)的歷史數(shù)據(jù)和盤點(diǎn)清資兩種方式。（1）利用歷史數(shù)據(jù)：即醫(yī)院之前所用舊版資產(chǎn)管理系統(tǒng)或生命周期中單個(gè)環(huán)節(jié)的信息化程序中的數(shù)據(jù)信息，系統(tǒng)信息管理人員可先從原系統(tǒng)中導(dǎo)出備份，最大化利用原系統(tǒng)數(shù)據(jù)，但需保證數(shù)據(jù)準(zhǔn)確全面，如原系統(tǒng)存在數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，則應(yīng)進(jìn)行實(shí)際資產(chǎn)清資盤點(diǎn)，保證初始數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確可靠性。（2）清資盤點(diǎn)：清資盤點(diǎn)是一項(xiàng)系統(tǒng)化、準(zhǔn)確性要求高的工作，需配備固定的工作人員，且盤點(diǎn)內(nèi)容要保證設(shè)備信息數(shù)據(jù)的完整性；設(shè)備信息可以分為基礎(chǔ)信息、類別信息、生產(chǎn)和供應(yīng)商信息、折舊信息、保養(yǎng)與質(zhì)量控制信息等，包括設(shè)備名稱、注冊(cè)證號(hào)、型號(hào)、規(guī)格、安裝日期、驗(yàn)收日期、所屬科室和放置科室等。

4 資產(chǎn)管理系統(tǒng)上線后實(shí)現(xiàn)資源共享，提高工作效能

資產(chǎn)管理系統(tǒng)軟件應(yīng)具備實(shí)現(xiàn)信息共享功能，杜絕出現(xiàn)信息孤島，盡可能與HIS、LIS、PACS 及電子病歷進(jìn)行關(guān)聯(lián)[7]。資產(chǎn)管理系統(tǒng)應(yīng)用界面的設(shè)計(jì)需具多樣性，不僅考慮醫(yī)院設(shè)備管理科室和醫(yī)院決策層的需求，更要考慮到設(shè)備使用科室人員的需求，這樣不僅方便采集一線數(shù)據(jù)，又為臨床科室掌握本科室資產(chǎn)狀態(tài)提供便利，同時(shí)便于后期的保養(yǎng)、維修上報(bào)、配件使用、維修評(píng)價(jià)等。

4.1 錄入便捷

實(shí)際工作過(guò)程中受設(shè)備使用時(shí)間長(zhǎng)、記錄不完整等多方面因素影響，數(shù)據(jù)采集工作較煩瑣。二維碼與掌上電腦（personal digital assistant，PDA）的應(yīng)用實(shí)現(xiàn)了設(shè)備掃碼清資盤點(diǎn)。以往清資盤點(diǎn)中，至少需有兩人配合，一人查看實(shí)物，一人核對(duì)賬目；利用 PDA 掃碼技術(shù)，承擔(dān)起實(shí)物與賬目的核對(duì)工作，節(jié)約人力。以往人工盤點(diǎn)中遇到某些更換或調(diào)配頻繁的設(shè)備，如電腦主機(jī)，需人工仔細(xì)核對(duì)主機(jī)的出廠編號(hào)、設(shè)備型號(hào)，不方便且耗時(shí)長(zhǎng)；而利用 PDA 盤點(diǎn)時(shí)，只需掃描資產(chǎn)編碼即可完成設(shè)備信息核對(duì)，節(jié)省時(shí)間。以往清資盤點(diǎn)結(jié)束后，需要工作人員制作盤點(diǎn)表，涉及到賬目與實(shí)際盤點(diǎn)數(shù)量分析等數(shù)據(jù)處理工作；利用 PDA 盤點(diǎn)結(jié)束后，系統(tǒng)可自動(dòng)生成盤點(diǎn)表，更專業(yè)。

4.2 效益分析

資產(chǎn)管理系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)按設(shè)備、科室、收入多方分類，滿足多角度分析效益與需求。資產(chǎn)管理系統(tǒng)上線前，一些科室在申請(qǐng)購(gòu)置醫(yī)療設(shè)備時(shí)，未權(quán)衡設(shè)備的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，購(gòu)置前論證不足，導(dǎo)致設(shè)備驗(yàn)收安裝后使用頻率低，收回成本困難，資源浪費(fèi)嚴(yán)重；但上線資產(chǎn)管理系統(tǒng)后利用系統(tǒng)內(nèi)自有的報(bào)表分析模塊，可以敏感捕捉到使用率低的設(shè)備，管理部門進(jìn)而制定出量化指標(biāo)，嚴(yán)格把控申請(qǐng)環(huán)節(jié)，而資產(chǎn)申請(qǐng)端可根據(jù)量化指標(biāo)全面衡量預(yù)申請(qǐng)?jiān)O(shè)備，完善論證報(bào)告。

4.3 設(shè)備檔案管理

醫(yī)療設(shè)備信息化管理改變了以往設(shè)備檔案管理中煩瑣的工作模式，替代為“一次掃描，終身使用”。設(shè)備檔案管理人員只需在初次維護(hù)設(shè)備信息時(shí)，將設(shè)備檔案上傳至系統(tǒng)，方便后續(xù)其他人員的查詢和使用，實(shí)現(xiàn)了信息共享。

5 資產(chǎn)管理系統(tǒng)上線后的不足與改進(jìn)措施

5.1 穩(wěn)扎穩(wěn)打，扎實(shí)筑牢設(shè)備臺(tái)賬信息

醫(yī)院在資產(chǎn)管理系統(tǒng)上線后第1年的實(shí)際績(jī)效分析中，發(fā)現(xiàn)某些設(shè)備的效益分析結(jié)果與日常工作量出入較大。經(jīng)仔細(xì)分析每臺(tái)設(shè)備的臺(tái)賬信息發(fā)現(xiàn)是設(shè)備基礎(chǔ)信息匹配錯(cuò)誤，導(dǎo)致結(jié)果分析偏差較大?？赡茉?yàn)橛械脑O(shè)備是由幾個(gè)獨(dú)立設(shè)備組成，在驗(yàn)收過(guò)程中未將每一臺(tái)設(shè)備的信息完全錄入，導(dǎo)致有物無(wú)賬；有的設(shè)備已經(jīng)達(dá)到了報(bào)廢要求，設(shè)備已經(jīng)處理，但在資產(chǎn)管理系統(tǒng)中未消賬，導(dǎo)致有賬無(wú)物；有的設(shè)備需要調(diào)科處理，調(diào)科過(guò)程中存在實(shí)物與賬目未同時(shí)變動(dòng)，導(dǎo)致賬物混亂。為避免其他設(shè)備出現(xiàn)此類問(wèn)題，召集多名工程師，采用頭腦風(fēng)暴的方式，排查原因，并針對(duì)性整改，完善臺(tái)賬信息。

5.2 一物一碼，建好賬物溝通橋梁

設(shè)備標(biāo)簽是設(shè)備在醫(yī)院管理系統(tǒng)中的識(shí)別碼，是實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)全程電子化管理的橋梁。借助PDA 和資產(chǎn)管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)醫(yī)療設(shè)備全生命周期管理，其重要性不言而喻。但在實(shí)際管理過(guò)程中，存在標(biāo)簽二維碼模糊或標(biāo)簽與實(shí)物不符的情況，究其原因可能有以下3 點(diǎn)：（1）外出維修設(shè)備時(shí)，標(biāo)簽被污染或破壞；（2）設(shè)備維修時(shí)，一旦被維修的設(shè)備符合報(bào)廢要求，就可能會(huì)銷毀資產(chǎn)標(biāo)簽，而調(diào)配的備用設(shè)備標(biāo)簽未及時(shí)更新，進(jìn)而對(duì)后續(xù)報(bào)修等造成影響；（3）在醫(yī)療設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)環(huán)節(jié)中，需定期擦拭設(shè)備，以達(dá)到消毒的效果，而此過(guò)程中可能會(huì)造成標(biāo)簽內(nèi)容磨損。為此，無(wú)論是科室使用人員，還是設(shè)備科工程師，在每次接觸設(shè)備時(shí)應(yīng)多留意標(biāo)簽信息，做到“一物一碼”，避免在后續(xù)報(bào)修或清資盤點(diǎn)環(huán)節(jié)中出現(xiàn)問(wèn)題[8]。

5.3 促使員工習(xí)慣養(yǎng)成，助力管理質(zhì)量穩(wěn)步提升

工作人員使用資產(chǎn)管理系統(tǒng)時(shí)需養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣。以設(shè)備故障報(bào)修為例，臨床科室習(xí)慣利用電話通知設(shè)備科維修班組，但這種方式會(huì)對(duì)后續(xù)配件安裝、費(fèi)用支出、評(píng)價(jià)維修效果等造成困難，且故障報(bào)修科室也無(wú)法獲取設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)進(jìn)度。新上資產(chǎn)管理系統(tǒng)后，設(shè)備維修可以實(shí)現(xiàn)掃碼報(bào)修，報(bào)修人信息對(duì)設(shè)備故障描述、拍照，并選擇是否加急操作，掃碼后即可顯示設(shè)備所在科室，短時(shí)高效地把設(shè)備出現(xiàn)的問(wèn)題反應(yīng)給維修工程師；而維修工程師根據(jù)故障情況，帶好特定工具，前往維修；完成設(shè)備維修后，報(bào)修人員還可以對(duì)工程師維修效果進(jìn)行評(píng)價(jià)。

5.4 重視設(shè)備科人才培養(yǎng)，積蓄學(xué)科高質(zhì)量發(fā)展內(nèi)在驅(qū)動(dòng)力

設(shè)備科的臨床工程技術(shù)人員是資產(chǎn)管理系統(tǒng)上線后持續(xù)調(diào)動(dòng)系統(tǒng)最大潛能的保障。對(duì)此，臨床工程技術(shù)人員需充分熟悉系統(tǒng)功能，結(jié)合臨床維修維護(hù)知識(shí)、計(jì)算機(jī)運(yùn)用能力等更全面地改善管理質(zhì)量。但設(shè)備科在多數(shù)醫(yī)院屬行政后勤科室，受重視程度不夠。對(duì)此，有以下3條建議：（1）設(shè)備科工程師要保持學(xué)習(xí)積極性，尤其是處于信息化的大環(huán)境下，積極提高自身能力尤為重要，除學(xué)習(xí)醫(yī)療器械行業(yè)最新法規(guī)外，更要具備計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力以及修護(hù)常見網(wǎng)絡(luò)故障的能力；（2）設(shè)備科要營(yíng)造積極進(jìn)取、不畏試錯(cuò)的氛圍，打造基礎(chǔ)知識(shí)扎實(shí)、動(dòng)手能力強(qiáng)、善于發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、主動(dòng)解決問(wèn)題的團(tuán)隊(duì)。（3）醫(yī)院要給予設(shè)備科相應(yīng)待遇，工程師外出學(xué)習(xí)培訓(xùn)，不僅需要資金成本，還有時(shí)間和實(shí)踐成本，只有醫(yī)院更加重視設(shè)備科，才能進(jìn)一步促進(jìn)臨床工程技術(shù)人員成長(zhǎng)。

設(shè)備科的后期工作包括日常維護(hù)保養(yǎng)、故障報(bào)修、清資盤點(diǎn)，甚至是更為專業(yè)化的效益分析工作。設(shè)備科工程師要充分認(rèn)識(shí)到各環(huán)節(jié)分工的重要性。此外，申請(qǐng)?jiān)O(shè)備環(huán)節(jié)也應(yīng)加強(qiáng)管理：（1）嚴(yán)格把關(guān)申請(qǐng)科室的論證報(bào)告，尤其是報(bào)告中的預(yù)計(jì)開展項(xiàng)目、成本回收年限，杜絕過(guò)度購(gòu)置[9]；（2）設(shè)備基本信息的錄入務(wù)必保證全面準(zhǔn)確，對(duì)多合一的設(shè)備，須確保每一臺(tái)獨(dú)立設(shè)備信息齊全，并定期盤點(diǎn)；（3）工程師巡檢時(shí)，除了關(guān)注設(shè)備運(yùn)行狀態(tài)外，要留意資產(chǎn)標(biāo)簽是否被污染或破壞，做好登記及保養(yǎng)維護(hù)；（4）處理報(bào)廢設(shè)備的工程師要做到全流程跟蹤，與系統(tǒng)信息管理工程師對(duì)接資產(chǎn)標(biāo)簽信息[10]。

6 結(jié)束語(yǔ)

資產(chǎn)管理系統(tǒng)是醫(yī)院管理質(zhì)量提升的關(guān)鍵工具，可維護(hù)全院醫(yī)療設(shè)備信息，優(yōu)化設(shè)備使用流程，提升醫(yī)院管理質(zhì)量。設(shè)備科作為管理醫(yī)院上億元資產(chǎn)的科室，要不斷探索、善于總結(jié)，利用信息化手段提升管理質(zhì)量，積極服務(wù)于臨床一線，并為醫(yī)院重大決策提供精準(zhǔn)數(shù)據(jù)分析和科學(xué)建議。