新形勢(shì)下檔案管理工作創(chuàng)新機(jī)制探討

貴州省黔南民族職業(yè)技術(shù)學(xué)院 張金梅

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，事業(yè)單位的檔案工作日益復(fù)雜。檔案管理人員要進(jìn)行一系列的復(fù)雜工作，如收集、分類、審查、歸納等。在新形勢(shì)下，事業(yè)單位要想切實(shí)提高檔案工作質(zhì)量，就需要對(duì)檔案工作進(jìn)行創(chuàng)新改革，對(duì)檔案的管理方式進(jìn)行深入研究，制訂科學(xué)合理制度，加強(qiáng)其相關(guān)管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，注重它的信息化建設(shè)。只有如此，才能更好地促進(jìn)檔案管理工作的開展，使其發(fā)揮出應(yīng)有的價(jià)值。從檔案管理工作的本質(zhì)上看，工作是不以營(yíng)利為目的，屬于工作的結(jié)尾部分，但只有將檔案服務(wù)工作做好了，其他部門的整個(gè)工作內(nèi)容才會(huì)得到總結(jié)，才能根據(jù)工作時(shí)效給企業(yè)帶來的經(jīng)濟(jì)效益分析未來工作量，因此，要充分認(rèn)識(shí)到它的重要性，要時(shí)刻把握其未來發(fā)展趨勢(shì)，樹立高效的管理服務(wù)意識(shí)，在其他工作完結(jié)后，整理其工作內(nèi)容，把控企業(yè)獲得的經(jīng)濟(jì)效益標(biāo)準(zhǔn)，為企業(yè)注入新的活力。進(jìn)一步完善企業(yè)檔案管理工作條件，順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)，檔案管理工作不容忽視，只有將檔案工作放在重要位置，工作人員才會(huì)重視到工作總結(jié)的重要性，檔案管理人員要與時(shí)俱進(jìn)，開拓創(chuàng)新，才能使檔案管理工作服務(wù)于社會(huì)的各項(xiàng)事業(yè)當(dāng)中，是檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

一、目前事業(yè)單位檔案管理工作的狀況

檔案管理工作一般會(huì)有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)牧鞒毯鸵?guī)范的管理辦法，隨著時(shí)代的發(fā)展和進(jìn)步，人們對(duì)信息的掌握和敏感度要不斷加強(qiáng)，提高社會(huì)檔案管理意識(shí)是可持續(xù)發(fā)展道路的必要條件，人們要不斷地認(rèn)識(shí)檔案管理的重要性，更新檔案管理觀念，對(duì)于事業(yè)單位來說，妥善保管和記錄檔案，將具有一定價(jià)值的材料加密，是事業(yè)單位開展活動(dòng)和經(jīng)營(yíng)的重要保障，這類工作是事業(yè)單位最重要的部分，也是事業(yè)單位發(fā)展和進(jìn)步的見證，工作的開展都是用檔案為基礎(chǔ)，檔案管理工作的效率也會(huì)直接影響到事業(yè)單位管理工作的水平，開展科學(xué)化的檔案管理工作是必要的，不僅能夠記錄事業(yè)單位每個(gè)部門的工作情況，也能表現(xiàn)事業(yè)單位發(fā)展工作的標(biāo)準(zhǔn)和專業(yè)能力，有利于促進(jìn)事業(yè)單位的工作朝著科學(xué)的方向發(fā)展。隨著信息時(shí)代的到來，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)滿足不了事業(yè)單位的發(fā)展和進(jìn)步了，這類工作看似簡(jiǎn)單其實(shí)難度非常大，相關(guān)人員對(duì)計(jì)算機(jī)檔案技術(shù)管理知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)安全檔案技術(shù)管理知識(shí)尤其重大型企業(yè)管理數(shù)字化和財(cái)務(wù)檔案系統(tǒng)技術(shù)管理知識(shí)比較匱乏。以下是現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀。

（一）事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)未重視檔案管理工作

長(zhǎng)期以來，不少事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)和管理人員深受傳統(tǒng)觀念的影響，對(duì)檔案管理的關(guān)注度不足，這就對(duì)檔案管理事業(yè)的發(fā)展造成了一定的阻礙。檔案工作相對(duì)于其他工作崗位來說是最容易被忽略的，單位大多不具備檔案管理工作的條件，檔案管理工作人員也常常被忽略，導(dǎo)致工作人員對(duì)檔案管理工作抱有戒備心理，害怕工作被固化，不能夠得到其他的工作崗位，有的單位對(duì)于檔案管理工作放任不管，整個(gè)工作的開展都是靠員工的自覺；有的單位對(duì)于檔案工作的資金投入不足，致使檔案管理設(shè)備未能得到及時(shí)地更新，辦公設(shè)備得不到保障；有些單位對(duì)于檔案管理制度視若無睹，遲遲不能按規(guī)定配置工作人員，導(dǎo)致檔案工作人員流動(dòng)性大，流失率高，嚴(yán)重地阻礙了檔案管理工作的開展[1]。

（二）檔案管理制度不完善

新時(shí)期，許多事業(yè)單位僅注重日常業(yè)務(wù)工作，忽略了檔案管理工作，這就造成了部分員工對(duì)于檔案工做出現(xiàn)敷衍應(yīng)付、流于形式等情況。此外，由于部分單位對(duì)檔案工作重視程度較低，未將其列入日常工作中，導(dǎo)致了檔案工作機(jī)制發(fā)展落后，缺乏相關(guān)的工作管理制度。最后，由于檔案管理制度的缺失，這就使得對(duì)員工的工作監(jiān)督和指導(dǎo)等方面不到位，出現(xiàn)檔案工作與單位日常工作脫節(jié)的問題，嚴(yán)重阻礙了檔案工作的開展。

（三）檔案工作人員的專業(yè)水平不高

因?yàn)槿狈挝还芾?、科技、信息技術(shù)等方面的專業(yè)知識(shí)，對(duì)現(xiàn)代信息化技術(shù)的了解不深，所以事業(yè)單位檔案管理人員的專業(yè)水平不高，信息素養(yǎng)不足。另外，很多檔案管理員工存在著知足常樂的觀念，員工的管理水平和專業(yè)水平都不能取得很大的提高，缺乏開拓創(chuàng)新精神，這也是導(dǎo)致我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量降低的一個(gè)主要原因。

（四）未重視檔案管理工作的信息化建設(shè)

部分事業(yè)單位很少開展相關(guān)培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案管理人員的現(xiàn)代化水平不高，嚴(yán)峻地影響了檔案的搜集、處理、歸檔以及利用等管理工作的進(jìn)行。主要表現(xiàn)在以下方面:一是我國(guó)的檔案管理工作仍然處在滯后和粗放的階段，以傳統(tǒng)的、人工的方式為主，對(duì)于紙質(zhì)版工作存在著高度依賴性。二是中國(guó)電子檔案工作的開展速度緩慢，硬件系統(tǒng)和軟件管理系統(tǒng)并不健全，制約了檔案工作的質(zhì)量和效率。另外，有些單位的信息安全意識(shí)也比較薄弱，不能深刻認(rèn)識(shí)數(shù)字著錄、高速查詢、單字節(jié)深度查詢、檔案云備份等運(yùn)作手段的重要意義，這些都制約著檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展。

二、新形勢(shì)下檔案管理工作的創(chuàng)新機(jī)制

在信息迅速發(fā)展的背景下，事業(yè)單位要提高工作的整體效率，就必須重視檔案管理工作，完善相關(guān)制度，規(guī)范檔案管理工作內(nèi)容。從上面所闡述的管理現(xiàn)狀來看，領(lǐng)導(dǎo)缺乏對(duì)這類管理工作的認(rèn)知，沒有意識(shí)到這類工作對(duì)于未來的發(fā)展和經(jīng)濟(jì)效益的必要性。由于傳統(tǒng)檔案管理工作的缺陷，使事業(yè)單位重視到這類管理工作對(duì)于發(fā)展的重要意義，開展相關(guān)人員的培訓(xùn)工作，讓工作人員深刻認(rèn)識(shí)到這類管理工作的意義，明確工作內(nèi)容，加強(qiáng)對(duì)工作人員的監(jiān)督，從主觀上提高對(duì)這類管理工作的責(zé)任感和使命感，要提升效率，為事業(yè)單位長(zhǎng)期發(fā)展要有遠(yuǎn)見。要成立具體的檔案管理工作室，制定相關(guān)制度，使檔案管理工作與其他部門工作相互協(xié)助，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，將流程科學(xué)化，減少檔案管理工做出現(xiàn)的問題，使檔案管理工作有效發(fā)揮作用，在實(shí)際的工作中，加強(qiáng)檔案管理工作的技術(shù)投入，推動(dòng)檔案管理工作與其他部門的協(xié)作和配合，順利開展檔案管理工作，有效開發(fā)重要信息，以下是有關(guān)檔案管理工作問題具體的解決措施。

（一）制定檔案管理系統(tǒng)相關(guān)制度

在當(dāng)今時(shí)代，檔案管理的業(yè)務(wù)空間得到了擴(kuò)大，檔案管理的方法也發(fā)生了變化。但是，在具體的檔案管理業(yè)務(wù)中，因?yàn)槿狈唧w的標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致檔案工作者的職能出現(xiàn)了錯(cuò)位[2]。因此，應(yīng)完善事業(yè)單位的檔案管理體系，才能更好地發(fā)揮其作用。在檔案管理工作中，檔案主管部門要建立健全的檔案監(jiān)管制度，并根據(jù)歸檔的目的，按照規(guī)章制度對(duì)工作人員的職責(zé)進(jìn)行分配和管理。此外，可運(yùn)用信息技術(shù)接入檔案監(jiān)督系統(tǒng)，通過檔案信息系統(tǒng)，管理者可以清楚地認(rèn)識(shí)到信息的重要性，從而可以更好地判斷信息的可用性，進(jìn)而大大的緩解了管理者的工作壓力。通過相關(guān)的責(zé)任體系，可以對(duì)檔案工作人員的職責(zé)進(jìn)行細(xì)化，防止檔案工作人員的工作混亂，同時(shí)也能確保對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行落實(shí)，提高了檔案管理人員的工作責(zé)任感。

（二）加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)

新形勢(shì)下發(fā)展的背景下，事業(yè)單位要積極地吸收國(guó)外先進(jìn)的檔案管理理念，引進(jìn)先進(jìn)的管理設(shè)備和工具，學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)模式，確保檔案的自動(dòng)化處理和歸檔工作順利完成。最后，要正確調(diào)整檔案管理隊(duì)伍的結(jié)構(gòu)。當(dāng)前我國(guó)的檔案管理隊(duì)伍結(jié)構(gòu)不合理，年輕人比較少，年長(zhǎng)的工作人員居多，這樣的不合理的人員構(gòu)成，會(huì)對(duì)檔案工作的科學(xué)性造成很大的影響。因此，住房保障事業(yè)單位要積極吸納高素質(zhì)人才，增加檔案管理工作的生機(jī)。由于事業(yè)單位不斷提高自身發(fā)展目標(biāo)和更新自身的計(jì)劃，這對(duì)檔案管理工作人員有了較高的要求，工作人員要根據(jù)能力標(biāo)準(zhǔn)劃分工作內(nèi)容，開展合理化和針對(duì)性的培訓(xùn)，檔案管理工作人員要提高自身的專業(yè)化水平，學(xué)習(xí)和掌握檔案管理流程，研究相關(guān)專業(yè)知識(shí)，不斷地更新自身的管理理念。不是所有的單位都適應(yīng)新形勢(shì)下的檔案管理規(guī)范，所以就要求事業(yè)單位檔案管理工作人員開展實(shí)踐，找到適合本單位的檔案管理方式，要對(duì)檔案管理規(guī)范進(jìn)行創(chuàng)新和總結(jié)，使檔案管理功能能夠更好地為事業(yè)單位所服務(wù)。

（三）管理層應(yīng)重視檔案管理工作

單位發(fā)展的整個(gè)過程都與檔案管理有著密切的聯(lián)系，優(yōu)化檔案管理制度和完善檔案管理規(guī)范是事業(yè)單位發(fā)展的必要原則，真正提高檔案管理工作效率。檔案管理工作人員要結(jié)合事業(yè)單位的實(shí)際情況，使各部門的檔案進(jìn)行合理分類，在臨時(shí)使用某種檔案時(shí)能夠迅速完成查找，并將檔案的相關(guān)信息提調(diào)出來。檔案管理是事業(yè)單位里比較隱秘的工作，這導(dǎo)致許多領(lǐng)導(dǎo)低估了檔案管理的作用。當(dāng)需要提取和檢查檔案文件時(shí)，部分事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)就會(huì)發(fā)現(xiàn)檔案文件管理監(jiān)控措施不完善的問題。因此，管理層應(yīng)重視檔案管理工作，設(shè)定專門的部門進(jìn)行檔案管理，并且設(shè)定主要負(fù)責(zé)人。配備的專職檔案管理人員必須相對(duì)固定，人員一經(jīng)指定，不得頻繁更換。檔案管理是各部門考核中的重要內(nèi)容，對(duì)在檔案管理工作中表現(xiàn)突出的員工要給予獎(jiǎng)勵(lì)。此外，各事業(yè)單位必須把檔案管理作為一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，并且要有效地利用檔案，實(shí)現(xiàn)檔案管理與事業(yè)單位發(fā)展的緊密聯(lián)系。最后，管理層有必要樹立起現(xiàn)代化的檔案管理理念，要把創(chuàng)新檔案管理工作納入到重點(diǎn)任務(wù)中，以此更好地確保所有工作連接的有效性[4]。要完善和優(yōu)化檔案管理機(jī)制，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)合理規(guī)整檔案，同時(shí)，加強(qiáng)檔案工作的宣傳力度，使有關(guān)部門和工作人員正確認(rèn)識(shí)檔案管理工作，明確各環(huán)節(jié)的重要性，樹立良好的檔案意識(shí)，這對(duì)檔案管理工作的開展有著積極的影響。

（四）強(qiáng)化檔案管理工作的信息化水平

在信息技術(shù)蓬勃發(fā)展的今天，事業(yè)單位檔案管理工作的信息化建設(shè)，已是時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)。強(qiáng)化檔案管理工作的信息化水平，是事業(yè)單位檔案管理工作開展的基本要求。合理地保存和使用檔案資料，可以為單位領(lǐng)導(dǎo)做出正確的決策提供一定的參考依據(jù)，進(jìn)而促進(jìn)事業(yè)單位可持續(xù)的發(fā)展。計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的普及，給檔案管理工作改革帶來了新的契機(jī)，傳統(tǒng)的檔案管理工作效率低，緊急性的文件提調(diào)要耗費(fèi)大量的人力和時(shí)間精力，不僅耽誤工作的進(jìn)程，工作時(shí)長(zhǎng)的增多也讓相關(guān)工作人員感到疲累，但信息技術(shù)的到來，不僅能夠?qū)㈦s亂的檔案瞬間歸整，還能通過時(shí)間和事件內(nèi)容進(jìn)行劃分，例如，人事部門要調(diào)取某一工作人員的資料，只要輸入調(diào)取人員的名字，關(guān)于調(diào)取人的進(jìn)單位以來所有的工作內(nèi)容和家庭信息以及對(duì)未來工作的計(jì)劃都會(huì)顯現(xiàn)在計(jì)算機(jī)上，如果要搜索某件工作內(nèi)容，就會(huì)現(xiàn)實(shí)這次工作事件的時(shí)間及參與人員和他們各自的工作內(nèi)容。計(jì)算機(jī)的介入大大增強(qiáng)了事業(yè)單位檔案管理工作的效率，能夠更好地規(guī)范管理員工，從員工角度來看，這也是事業(yè)單位對(duì)自己負(fù)責(zé)的一種態(tài)度，不僅在工作中能夠方便自身查閱資料，也能夠公平地靠能力享受事業(yè)單位待遇。但要實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的技術(shù)支持還需要經(jīng)過不斷地投資和管理，首先要給予資金支持，保證軟件和硬件設(shè)備齊全，為今后的檔案工作奠定良好的物質(zhì)基礎(chǔ)。其次要確保檔案管理信息與各單位的實(shí)際需要相符，強(qiáng)化安全監(jiān)管，增強(qiáng)文件存儲(chǔ)的安全性，確保信息的安全、可靠，從而使整個(gè)信息化檔案管理體系發(fā)揮出最大的價(jià)值。事業(yè)單位要加強(qiáng)檔案信息化管理工作，真正提升其使用效益，使之能夠深入地推進(jìn)“無紙化辦公”，不斷地提升檔案管理水平，從而適應(yīng)我國(guó)檔案工作的開展趨勢(shì)。

（五）行政干預(yù)檔案管理工作，提高工作效率

行政干預(yù)有助于全面開展檔案管理工作，將其工作內(nèi)容作與依法治檔相結(jié)合，促進(jìn)檔案管理工作的有效進(jìn)行。首先，人事行政管理方面要對(duì)其的工作性質(zhì)提高重視程度，將檔案管理工作發(fā)揮有效作用并與單位任何事件掛鉤，使人們重視到工作總結(jié)歸檔的重要性。然后行政管理部門要發(fā)揮他們自身的主體作用，定期開展關(guān)于如何進(jìn)行檔案管理工作的會(huì)議，各部門負(fù)責(zé)人要深刻認(rèn)識(shí)到自身所在部門的檔案重要性，要將其的工作內(nèi)容作為任何工作的出發(fā)點(diǎn)，重點(diǎn)落實(shí)每個(gè)工作人員的資料總結(jié)，對(duì)管理優(yōu)秀的部門做出表彰，對(duì)檔案管理工做出現(xiàn)的問題要及時(shí)解決，對(duì)待嚴(yán)重的問題，要經(jīng)過各部門的討論和研究決定解決措施，提高檔案工作管理的有效性。

（六）用創(chuàng)新方式看待檔案管理工作

由于現(xiàn)階段檔案管理工作受到越來越多的單位重視，要提高自身競(jìng)爭(zhēng)力，就要嚴(yán)格要求檔案管理工作，相關(guān)工作人員必須以辯證創(chuàng)新的眼光看待檔案管理工作過程中出現(xiàn)的問題，要?jiǎng)?chuàng)新自身的思維方式，優(yōu)化檔案管理工作的服務(wù)模式，確保單位的每一個(gè)人都能夠從檔案管理工作中獲得滿足，有利于所有工作的開展，減少不必要的工作內(nèi)容。為確保管理效率的提高，要對(duì)相關(guān)工具采取合理的開發(fā)和利用，制定嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)于大眾的目標(biāo)。相關(guān)工作人員要熟悉和掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)，將所有部門規(guī)整的檔案進(jìn)行整理和劃分，并將其完整的輸入到計(jì)算機(jī)中，通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，建立檔案信息庫(kù)，發(fā)揮計(jì)算機(jī)優(yōu)勢(shì)，使檔案資源能夠得到高效利用，擴(kuò)展檔案的服務(wù)面。相關(guān)工作人員要經(jīng)常翻閱檔案信息，要做到對(duì)每份檔案的大概內(nèi)容都大致了解，提高檔案的利用率，將只有紙質(zhì)化的檔案錄入到電腦中，保存電子版資料進(jìn)行存檔，能夠?qū)n案安全有效儲(chǔ)存，形成完備的檔案信息庫(kù)，還需建立檔案目錄，能夠明確知道檔案涉及的內(nèi)容，提高檔案管理水平。

（七）信息化建設(shè)推動(dòng)檔案現(xiàn)代化發(fā)展

隨著經(jīng)濟(jì)水平的提高，計(jì)算機(jī)的發(fā)展也使得關(guān)于檔案管理的軟件應(yīng)運(yùn)而生，其已經(jīng)成為當(dāng)代事業(yè)單位必須具備的能力，各部門領(lǐng)導(dǎo)們要充分認(rèn)識(shí)到其建立信息化的重要性，真正提高其對(duì)單位所有工作產(chǎn)生的管理效益，將傳統(tǒng)的檔案管理進(jìn)行深度改造，讓其為單位的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展的背景下，事業(yè)單位必須推動(dòng)其信息化的發(fā)展，將所有紙質(zhì)化的檔案?jìng)魅氲诫娮佑?jì)算機(jī)中，有利于單位所有工作人員的查閱。規(guī)避傳統(tǒng)的工作模式帶來的難題，也會(huì)有效解決其中出現(xiàn)的漏洞。信息化的發(fā)展推動(dòng)了其現(xiàn)代化的發(fā)展進(jìn)程，拓寬了檔案服務(wù)的領(lǐng)域，有效發(fā)揮它的價(jià)值，為事業(yè)單位未來的發(fā)展奠定了基礎(chǔ)。

三、結(jié)束語(yǔ)

在新形勢(shì)下，創(chuàng)新檔案管理工作已經(jīng)成了一個(gè)不可避免的趨勢(shì)。檔案工作人員要把握好新時(shí)期的發(fā)展契機(jī)，認(rèn)真面對(duì)各種挑戰(zhàn)，不斷學(xué)習(xí)、創(chuàng)新。對(duì)檔案管理方法進(jìn)行深入的研究，重新認(rèn)識(shí)檔案工作。在新技術(shù)的驅(qū)動(dòng)下，充分挖掘和利用檔案信息資源中蘊(yùn)含的龐大的知識(shí)財(cái)富，為事業(yè)單位創(chuàng)造更多的價(jià)值。