檔案數(shù)字化建設(shè)與數(shù)字化檔案信息的利用研究

山東省德州市環(huán)境衛(wèi)生服務(wù)中心 徐澤

在現(xiàn)代社會，信息技術(shù)的飛速發(fā)展使各個行業(yè)都逐步進入信息化階段，隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，數(shù)字化檔案出現(xiàn)并不斷發(fā)展。由于信息數(shù)字化日益普及，利用各種先進的技術(shù)將檔案內(nèi)容信息化并且進行儲存和傳輸，對提升檔案管理工作效率有很大幫助。數(shù)字化檔案將數(shù)字化技術(shù)與檔案相結(jié)合，是從傳統(tǒng)檔案管理到現(xiàn)代化檔案管理的轉(zhuǎn)變，雖然近年來數(shù)字化檔案發(fā)展有了長足的進步，但仍有許多問題亟待解決。

一、檔案數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)容

（一）數(shù)字化建設(shè)要注重系統(tǒng)的總體水平提升

構(gòu)建完整的數(shù)字檔案體系是檔案數(shù)字化建設(shè)的核心工作，系統(tǒng)的縱向和橫向環(huán)節(jié)都要達到一定的橫縱深層次融合，并在區(qū)域網(wǎng)絡(luò)中進行關(guān)聯(lián)互通，發(fā)揮整體優(yōu)勢，增強系統(tǒng)的整體性、綜合性及完整運算力，實現(xiàn)檔案資源數(shù)字化并共享。系統(tǒng)某一節(jié)點乃至某個重要的節(jié)點出現(xiàn)故障阻礙，都可能會對系統(tǒng)產(chǎn)生梗阻。當(dāng)然，需要各個結(jié)點的橫縱向使用能力并行不悖是不符合實際的，“并行不?！币彩菑臋n案數(shù)字化系統(tǒng)建設(shè)理想建設(shè)中設(shè)想的。為了獲得值得借鑒的數(shù)字化經(jīng)驗，鼓勵和支持先進單位優(yōu)化數(shù)字化水平，并在某些單位進行更高水平的試點實驗，這對于整個檔案數(shù)字化系統(tǒng)建設(shè)是具有參考價值和推廣價值的，但要形成先進的、完整的系統(tǒng)，單純依靠少數(shù)先進節(jié)點無法形成，其建設(shè)是基于整個系統(tǒng)節(jié)點互幫互助、相互融合的。

（二）推進檔案數(shù)字化，就必須提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平

檔案數(shù)字化建設(shè)水平標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化程度滯后，應(yīng)用軟件繁多，雜亂無章，將嚴(yán)重阻礙整個數(shù)字化體系的總體發(fā)展。很久以前，這個問題取得了一定的共識，使得我們的檔案管理格局從電腦系統(tǒng)擴展到了整個檔案信息化的集中管理，是新時期檔案數(shù)字化總體思路質(zhì)的飛躍。檔案自動化涵蓋了檔案工作的各個方面和各個環(huán)節(jié)，將其建立完善可以真正實施檔案標(biāo)準(zhǔn)，使檔案的相關(guān)業(yè)務(wù)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范本身也是系統(tǒng)工程，把握兩者相輔相成、相互促進的辯證關(guān)系，是推進檔案數(shù)字化建設(shè)的必勝法寶。

（三）有重點地抓好數(shù)據(jù)庫建設(shè)

國家檔案信息化工程建設(shè)的核心和基礎(chǔ)——檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的開發(fā)建設(shè)，是新時期檔案數(shù)字化工程的骨干力量。數(shù)據(jù)庫服務(wù)器的含義是依托于先進的數(shù)字化系統(tǒng)對檔案進行科學(xué)的分類管理和利用。數(shù)據(jù)庫服務(wù)器系統(tǒng)的建立是一個循序漸進的過程，由低到高、由單一到團體是一項長期的工作。經(jīng)過實踐摸索，我們認(rèn)為在數(shù)據(jù)庫服務(wù)器建設(shè)的經(jīng)驗中最關(guān)鍵的是：領(lǐng)導(dǎo)重視，思想統(tǒng)一，堅持檔案數(shù)字化技術(shù)人員與檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同作戰(zhàn)，加強合作可以提高工作效率；面向應(yīng)用，建立“活庫”，對數(shù)據(jù)庫服務(wù)器的“活性”進行利用頻率和使用效率的考核；突出重點，從單一的資料庫發(fā)展到系統(tǒng)資料庫等等。當(dāng)前，如果我們能夠系統(tǒng)地完善綜合數(shù)據(jù)庫建設(shè)，完善各單位檔案目標(biāo)庫建立聯(lián)系組網(wǎng)，形成通過區(qū)域網(wǎng)絡(luò)連接的開放式、階梯式的數(shù)據(jù)庫服務(wù)器群，將進一步提高檔案自動化系統(tǒng)在新時期的運行效率。

二、檔案數(shù)字化建設(shè)與數(shù)字化檔案信息利用現(xiàn)狀

（一）思想觀念滯后

通過分析數(shù)字化檔案建設(shè)實踐以及相關(guān)信息利用現(xiàn)狀，可以發(fā)現(xiàn)很多事業(yè)單位對檔案管理工作缺乏足夠的重視，部分單位對檔案工作缺乏正確認(rèn)識，認(rèn)為檔案管理只是數(shù)據(jù)與信息的存儲，對實際工作作用不大，覺得沒有必要建立系統(tǒng)化、規(guī)范化、專業(yè)化的檔案管理體系。還有部分單位認(rèn)為利用紙質(zhì)檔案已基本可滿足實際工作需求，沒有必要推進數(shù)字化建設(shè)，也不愿意花費較多經(jīng)費實現(xiàn)檔案數(shù)字化建設(shè)及維護。上述表現(xiàn)可以發(fā)現(xiàn)很多事業(yè)單位在檔案數(shù)字化建設(shè)推進過程中存在著觀念滯后、重視度不足等問題。在此背景下，使得事業(yè)單位檔案工作人員對自身工作也缺乏足夠重視和正確認(rèn)識，在檔案數(shù)字化建設(shè)工作開展中缺乏動力，數(shù)字化檔案信息利用也缺乏創(chuàng)新，只安于現(xiàn)狀，習(xí)慣于傳統(tǒng)的檔案管理模式，不夠關(guān)注結(jié)合時代發(fā)展創(chuàng)新檔案數(shù)字化建設(shè)路徑，也不積極研究檔案資源的信息化利用，阻礙檔案數(shù)字化建設(shè)工作順利推進，難以充分發(fā)揮數(shù)字化檔案信息利用價值。

（二）相關(guān)機制不完善

在大數(shù)據(jù)時代背景下，雖然很多事業(yè)單位越來越重視檔案數(shù)字化建設(shè)，并不斷創(chuàng)新數(shù)字化檔案資源的利用方式，不過，在相關(guān)工作開展中面臨嚴(yán)峻的機制欠缺問題。事業(yè)單位在推進檔案數(shù)字化建設(shè)，積極利用數(shù)字化檔案資源過程中，若沒有相關(guān)機制的支撐和監(jiān)管，將難以保證數(shù)字化檔案建立的標(biāo)準(zhǔn)化以及數(shù)字化檔案信息利用的規(guī)范化。另外，在缺乏成熟、完善的檔案監(jiān)管以及執(zhí)行機制情況下，容易引發(fā)一系列問題，如檔案資料收集不完整、存檔不及時、資料整理混亂、數(shù)字化檔案信息被篡改、被刪除或者存儲數(shù)字化檔案資源的介質(zhì)被損壞等，相關(guān)問題將直接阻礙紙質(zhì)檔案數(shù)字轉(zhuǎn)化工作，使所建立的數(shù)字化檔案資源缺乏原始性、真實性，還直接影響后續(xù)信息的數(shù)字化利用體驗，降低檔案數(shù)字化建設(shè)品質(zhì)，不利于相關(guān)工作的有序開展。

（三）工作人員綜合素質(zhì)有待提升

在信息時代背景下，無論哪個行業(yè)都對人才提出越來越高的要求，同樣，事業(yè)單位在推進檔案數(shù)字化建設(shè)以及數(shù)字化檔案信息利用過程中，對相關(guān)人員也提出更高要求。但就目前情況來看，很多事業(yè)單位嚴(yán)重缺乏專業(yè)的檔案數(shù)字化建設(shè)人才，很多檔案工作者只是利用商業(yè)化軟件開展一些基本、淺層的檔案轉(zhuǎn)化工作，對檔案數(shù)字化建設(shè)相關(guān)工作模式以及技術(shù)應(yīng)用缺乏創(chuàng)新探索，這種流于表面的檔案建設(shè)工作因缺乏思索和探究，使得相關(guān)工作難以深入要害，不能緊抓關(guān)鍵面。同時，在利用數(shù)字化檔案信息過程中，很多人員因所掌握的信息化技術(shù)不足，會在資源利用工作開展中感覺非常吃力，難以高效利用數(shù)字化檔案信息，甚至可能在數(shù)字化資源利用中因為缺乏專業(yè)知識或者思想認(rèn)識不到位導(dǎo)致數(shù)字化檔案被病毒侵染，引發(fā)信息丟失、被篡改或者被盜取等風(fēng)險。

三、檔案數(shù)字化建設(shè)策略

（一）建立開放共享的發(fā)展理念

在數(shù)字化時代背景下，事業(yè)單位在推進檔案數(shù)字化建設(shè)期間要建立并滲透開放共享發(fā)展理念，且要重點體現(xiàn)以下三大特征：一是零距離。事業(yè)單位在推進檔案數(shù)字化建設(shè)期間，檔案管理部門要注意和檔案信息利用方加強遠程交流和溝通，為檔案利用者制定個性化的檔案信息，為后續(xù)高效利用數(shù)字化檔案資源奠定基礎(chǔ)；二是去中心化。事業(yè)單位在推進檔案數(shù)字化建設(shè)期間，要積極通過互聯(lián)網(wǎng)強化分布式管理，使檔案信息利用者能夠在第三方平臺中高效獲取數(shù)字化檔案信息，促進檔案管理質(zhì)量不斷優(yōu)化；三是開放化。在檔案數(shù)字化建設(shè)以及共享數(shù)字化檔案資源期間，要勇于打破傳統(tǒng)封閉式檔案管理模式，促進檔案數(shù)據(jù)共享效率提升?？傮w來說，事業(yè)單位在檔案管理過程中為有效提升數(shù)字化檔案建設(shè)水平及質(zhì)量，必須及時轉(zhuǎn)變思想觀念，高度關(guān)注檔案信息的共享建設(shè)，借助數(shù)字化技術(shù)優(yōu)勢保證檔案信息收集更加完整、真實、全面，為打造數(shù)字化檔案管理體系奠定堅實基礎(chǔ)，并推進信息化檔案管理水平提升。

（二）增加軟硬件設(shè)備設(shè)施投入

事業(yè)單位在推進檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，完備配置軟硬件設(shè)備設(shè)施是重要基礎(chǔ)和前提，需要單位加強統(tǒng)籌規(guī)劃，根據(jù)數(shù)字化檔案建立及管理基本要求，合理選擇設(shè)備設(shè)施類型，科學(xué)確定設(shè)備設(shè)施數(shù)量，通過增加設(shè)備設(shè)施投入，為檔案數(shù)字化建設(shè)奠定堅實基礎(chǔ)，提供良好條件。事業(yè)單位要關(guān)注針對檔案數(shù)字化建設(shè)增加相關(guān)設(shè)備設(shè)施購置投入力度，及時更換老舊設(shè)備設(shè)施，做好系統(tǒng)更新工作，使軟硬件設(shè)備設(shè)施不斷提升綜合性能，促進數(shù)字化建設(shè)成效不斷提升。與此同時，事業(yè)單位要針對檔案數(shù)字化建設(shè)相關(guān)設(shè)備設(shè)施投入合理編制預(yù)算，綜合對比與分析設(shè)備設(shè)施價格及性能，優(yōu)選性價比更高的軟硬件設(shè)備設(shè)施，合理控制信息化建設(shè)成本。除此以外，要針對檔案數(shù)字化建設(shè)相關(guān)設(shè)備設(shè)施制定完善的維護及保養(yǎng)制度，包括打印機、存儲器、錄音機、掃描儀等，促使工作人員嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)范維護數(shù)字化檔案建設(shè)相關(guān)設(shè)備設(shè)施，充分發(fā)揮設(shè)備設(shè)施性能優(yōu)勢，促進檔案資源的數(shù)字化轉(zhuǎn)換。

（三）明確數(shù)字化檔案建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)

事業(yè)單位在推進檔案數(shù)字化建設(shè)過程中體現(xiàn)出專業(yè)性特征，所以，還要針對相關(guān)建設(shè)工作制定標(biāo)準(zhǔn)化體系，保證數(shù)字化檔案建立中技術(shù)應(yīng)用以及管理方式等均符合實際工作需求。事業(yè)單位檔案管理部門要全面細(xì)化數(shù)字化檔案建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和檔案資源管理標(biāo)準(zhǔn)，面向不同行業(yè)與領(lǐng)域做出相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范，同步結(jié)合實際情況進行標(biāo)準(zhǔn)優(yōu)化，確保各類標(biāo)準(zhǔn)具有更高可行性，以免影響數(shù)字化建設(shè)成效。與此同時，單位相關(guān)管理部門還要全方位監(jiān)管及評估檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)進程，明確數(shù)字化建設(shè)面臨的沖突及矛盾，結(jié)合相關(guān)問題及時調(diào)整與優(yōu)化實施細(xì)則，使所建標(biāo)準(zhǔn)具有更強適用性。

（四）加強安全防護

事業(yè)單位的很多檔案都體現(xiàn)出保密性特征，檔案管理過程中要高度關(guān)注安全性，防止檔案信息被竊取或者泄露，以免給公眾及社會帶來嚴(yán)重?fù)p失。因此，事業(yè)單位在推進數(shù)字化檔案建設(shè)期間還要加強安全防護，完善構(gòu)建信息防護機制，最大程度規(guī)避網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險。數(shù)字化檔案建設(shè)中，要注意所用計算機必須安裝殺毒軟件，以抵御黑客攻擊，避免受到網(wǎng)絡(luò)病毒侵襲。同時，還要聯(lián)合運用加密技術(shù)、身份認(rèn)證識別技術(shù)、防火墻技術(shù)等加大系統(tǒng)防護力度，特別是對于重要的檔案資源，要專門設(shè)置安全軟件，使檔案系統(tǒng)安全等級進一步提升。與此同時，要在檔案數(shù)字化建設(shè)過程中全方位監(jiān)管網(wǎng)絡(luò)狀況，及時了解網(wǎng)絡(luò)中存在的各種安全隱患與問題，采取有效的預(yù)防措施，針對性編制應(yīng)急處理預(yù)案，確保一旦發(fā)生緊急情況可以及時響應(yīng)，避免造成嚴(yán)重?fù)p失。事業(yè)單位在推進數(shù)字化檔案建設(shè)過程中，還要對檔案原件采取有效的保護措施，并對數(shù)字化檔案信息做好備份，如果相關(guān)檔案信息丟失，能夠及時彌補。

（五）完善管理機制

事業(yè)單位在推進檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，還要完善建立檔案工作機制，為建設(shè)工作以及后續(xù)信息利用提供指導(dǎo)和保障，促使相關(guān)工作能夠有序推進。事業(yè)單位要結(jié)合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及實際情況完善建立檔案數(shù)字化建設(shè)相關(guān)規(guī)范以及管理機制，同時要針對數(shù)字化檔案建立信息保存機制以及利用機制等，使各項檔案工作更加規(guī)范，促進檔案建設(shè)質(zhì)量提升。通過完善的建立檔案數(shù)字化建設(shè)機制，可為相關(guān)工作人員提供正確指導(dǎo)，使其更有序、科學(xué)地進行資料收集、整理及分類，并在相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和制度指導(dǎo)下使所建立數(shù)字化檔案排列有序，建設(shè)成果達標(biāo)。單位還要針對數(shù)字化檔案信息的利用以及查閱制定相關(guān)工作機制，促進檔案利用率提升，強化檔案數(shù)字化建設(shè)成效。

四、數(shù)字化檔案信息利用策略

（一）增強服務(wù)意識

為高效利用數(shù)字化檔案信息，事業(yè)單位檔案部門還要不斷增強服務(wù)水平，明確服務(wù)目標(biāo)與方向，促進服務(wù)質(zhì)量及效率提升，充分發(fā)揮數(shù)字化檔案信息利用價值。服務(wù)過程中，要始終堅持以用戶為中心原則，及時更新服務(wù)意識，樹立先進的服務(wù)理念，促進數(shù)字化檔案信息的全方位利用。事業(yè)單位還要結(jié)合社會公眾對檔案資源提出的需求，及時公開部分?jǐn)?shù)字化檔案信息，為社會及國家發(fā)展奠定良好的信息基礎(chǔ)。事業(yè)單位檔案管理部門還要由之前被動式的服務(wù)理念發(fā)展為主動式的服務(wù)理念，通過為用戶主動推送各類數(shù)字化檔案信息，提升檔案資源利用率。目前，人們對數(shù)字化檔案資源提出越來越高的需求量，要求事業(yè)單位完善構(gòu)建檔案服務(wù)體系，以滿足用戶個性化、多元化需求，加強與用戶溝通交流，促進檔案服務(wù)改革，檔案管理水平提升。

（二）創(chuàng)新多元化的服務(wù)方式

事業(yè)單位要進一步提升數(shù)字化檔案信息利用效率，還要積極利用信息技術(shù)搭建網(wǎng)絡(luò)信息交互平臺，使檔案部門通過線上平臺和用戶加強溝通，在此基礎(chǔ)上創(chuàng)新服務(wù)方式，拓寬服務(wù)渠道。檔案部門要創(chuàng)新在線查詢功能以及在線調(diào)用檔案資源等功能，幫助工作人員緩解勞動負(fù)擔(dān)，并簡化數(shù)字化檔案信息的利用流程，切實滿足用戶實際需求。檔案管理部門還要積極建設(shè)信息數(shù)據(jù)庫，結(jié)合各部門職能特征合理拓展服務(wù)功能，實現(xiàn)數(shù)字化檔案信息采集、整理、匯總、調(diào)用等工作的一體化銜接，借助信息化系統(tǒng)及時更新檔案信息，保證檔案資源具有較高時效性。檔案部門還要通過網(wǎng)絡(luò)平臺和公眾增進交流，及時了解用戶在數(shù)字化資源利用中遇到的問題以及所提出的建議，不斷改進并創(chuàng)新檔案服務(wù)方式。事業(yè)單位內(nèi)部可專門建立電子文件閱覽室，并優(yōu)化基礎(chǔ)設(shè)施環(huán)境，使各部門密切配合，高效、實時共享數(shù)字化檔案資源，突破傳統(tǒng)服務(wù)模式下的信息壁壘。

（三）加強人員培訓(xùn)

為高效利用數(shù)字化檔案信息，事業(yè)單位還要關(guān)注對數(shù)字化檔案建設(shè)相關(guān)工作人員加強培訓(xùn)管理，使其不斷增強服務(wù)意識和專業(yè)能力。通過對檔案管理者加強專業(yè)化培訓(xùn)，可使相關(guān)工作人員立足整體層面評估數(shù)字化檔案內(nèi)容、類型以及形式等，落實分類分級管理方式，促進數(shù)字化資源的高效利用，并有效提高檔案服務(wù)質(zhì)量。在人員培訓(xùn)過程中，要使其深入學(xué)習(xí)現(xiàn)代化信息技術(shù)，熟練掌握相關(guān)設(shè)備設(shè)施的應(yīng)用方法，在實際工作中積極借助先進手段創(chuàng)新服務(wù)方式，為用戶提供高質(zhì)量、個性化服務(wù)。同時，人才培養(yǎng)過程中還要強化職業(yè)道德教育，使檔案管理者不斷增強職業(yè)素養(yǎng)，自覺肩負(fù)崗位職責(zé)，并對數(shù)字化檔案建設(shè)及相關(guān)資源利用有更深刻的認(rèn)識。除此以外，事業(yè)單位還要積極引進現(xiàn)代化、優(yōu)秀的數(shù)字化檔案建設(shè)及管理人才，增強隊伍活力，激發(fā)員工創(chuàng)造力，打造數(shù)字化、信息化工作環(huán)境，促進檔案信息的高效利用。

五、結(jié)束語

總之，在新時期下，檔案數(shù)字化建設(shè)是歷史發(fā)展的必經(jīng)之路。但是，當(dāng)前的檔案管理工作中，檔案館的檔案信息資源開發(fā)是重中之重，要與時俱進，根據(jù)自己的實際情況，運用現(xiàn)代化的科技手段提高檔案信息的使用效率。這樣公眾才能享受更為方便、快捷的服務(wù)。要提高檔案工作的效率，可以依靠數(shù)字化技術(shù)，建立健全數(shù)字化檔案，明確工作導(dǎo)向、加強協(xié)作、提高員工的整體素質(zhì)、提高檔案數(shù)字化工作質(zhì)量、不斷拓寬檔案使用渠道等，這些都是提高檔案使用效率的重要手段。