淺談提高醫(yī)院檔案管理科學(xué)化水平的創(chuàng)新路徑

李文清 韓寶海

摘 要：隨著我國社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，醫(yī)療保障體制日趨完善，醫(yī)院要想實現(xiàn)穩(wěn)定可持續(xù)發(fā)展的目標(biāo)，就要充分重視自身內(nèi)部的檔案管理工作。在我國“十二五”衛(wèi)生信息化發(fā)展規(guī)劃中指出，醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展不僅關(guān)系著廣大民眾的健康，同時也是一個十分關(guān)鍵的民生問題。為此，醫(yī)院要不斷提高檔案管理的科學(xué)化水平，并在此基礎(chǔ)上進(jìn)一步完善我國的醫(yī)療衛(wèi)生保障體制，促進(jìn)醫(yī)院的長遠(yuǎn)發(fā)展?；诖?，本文主要就提高醫(yī)院檔案管理科學(xué)化水平的創(chuàng)新路徑展開了分析與探究。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;檔案管理;科學(xué)化水平的創(chuàng)新路徑

早在我國“十二五”衛(wèi)生信息化發(fā)展規(guī)劃中指出，醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展不僅關(guān)系著廣大民眾的健康，同時也是一個十分關(guān)鍵的民生問題，為此醫(yī)院要不斷提高檔案管理的科學(xué)化水平，并在此基礎(chǔ)上進(jìn)一步完善我國的醫(yī)療衛(wèi)生保障體制，促進(jìn)醫(yī)院的長遠(yuǎn)發(fā)展?；诖?，醫(yī)院在開展醫(yī)療、科研、藥品及衛(wèi)生管理的過程中會形成多種類型的文件，被統(tǒng)稱為醫(yī)院檔案。隨著國家層面醫(yī)療改革的進(jìn)一步深入，醫(yī)院自身的信息化建設(shè)不斷深化，人口健康信息化框架初步形成，全員人口信息數(shù)據(jù)庫、電子病歷數(shù)據(jù)庫、電子健康檔案數(shù)據(jù)庫支持公共衛(wèi)生、計劃生育、醫(yī)療服務(wù)、醫(yī)療保障、藥品供應(yīng)保障和綜合管理等功能，醫(yī)院的信息化建設(shè)必須緊跟國家信息化規(guī)劃要求，科學(xué)提高醫(yī)院檔案管理科學(xué)化水平。一般情況下，醫(yī)院的檔案不僅可以為本院各項工作的開展提供相關(guān)依據(jù)，同時也能夠為各項領(lǐng)導(dǎo)決策的制訂提供有關(guān)參考，屬于較為寶貴的資料。隨著我國信息化技術(shù)的持續(xù)發(fā)展與完善，人們對于醫(yī)療服務(wù)的質(zhì)量及效率的要求也越來越高。在這一背景下，醫(yī)院要進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理工作，以此來有效提升醫(yī)療服務(wù)的質(zhì)量與服務(wù)水平。

一、提高檔案管理科學(xué)化水平的必要性

1.節(jié)省檔案管理成本，規(guī)范檔案管理工作

一方面，持續(xù)推動醫(yī)院檔案的科學(xué)化管理，不僅可以有效減少檔案管理過程中的紕漏與不足，同時也能夠有效降低檔案管理成本。為此，檔案管理人員在日常工作中要嚴(yán)格遵循醫(yī)院的規(guī)章制度與檔案管理流程，開展高質(zhì)量的檔案管理工作，以此來降低檔案管理中的物力、財力以及人力等多方面的資源消耗，實現(xiàn)檔案管理節(jié)約成本的基本目標(biāo);另一方面，檔案管理科學(xué)化水平的提高，有利于醫(yī)院對檔案管理人員的管理行為進(jìn)行有效規(guī)范，可以有效避免檔案損壞或者遺失等情況的發(fā)生，進(jìn)一步提升檔案資源的準(zhǔn)確性、完整性與真實性，提高檔案管理的實效性。

2.發(fā)揮檔案資源決策咨詢作用，推動醫(yī)院長遠(yuǎn)穩(wěn)定發(fā)展

作為一項重要的信息憑證，檔案資源不僅詳細(xì)、系統(tǒng)地記錄了醫(yī)院開展各種業(yè)務(wù)及管理工作的相關(guān)內(nèi)容，同時也是醫(yī)護(hù)人員是否認(rèn)真履行自身職責(zé)的主要證明。為此，提高檔案管理的科學(xué)化水平，一方面可以大大提升醫(yī)院檔案的檢索效率，最大程度發(fā)揮檔案在醫(yī)院決策咨詢中的優(yōu)勢與作用。與此同時，醫(yī)院管理人員以及基層員工也可以通過查閱檔案資料，制訂出更加科學(xué)可行的決策方案，或者是合理擬定下一步的工作計劃，以此來提高醫(yī)院總體的運(yùn)行效率。另一方面持續(xù)深化醫(yī)院檔案的科學(xué)化管理工作，還可以在醫(yī)療體制改革的背景下，滿足醫(yī)院在轉(zhuǎn)型升級過程中對于信息的需求，進(jìn)而促進(jìn)醫(yī)院實現(xiàn)更加高質(zhì)量的發(fā)展目標(biāo)?？偟膩碇v，醫(yī)院要高度重視檔案管理的科學(xué)化水平，并且要不斷增強(qiáng)檔案管理的實效性，以此來進(jìn)一步發(fā)揮檔案資源管理的實際效用。

二、醫(yī)院檔案管理中存在的不足

1.檔案管理理念較為落后

近些年來，隨著我國網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與計算機(jī)信息技術(shù)的持續(xù)發(fā)展與完善，人們的生活與工作方式也發(fā)生了翻天覆地的改變。但是，部分醫(yī)院在開展檔案管理工作中所應(yīng)用的管理方式仍舊較為傳統(tǒng)，且部分檔案管理人員的管理理念也相對較為落后。一般情況下，醫(yī)院開展檔案管理工作的主要目的是詳細(xì)記錄與管理每位患者的就醫(yī)信息，包括醫(yī)務(wù)人員的詳細(xì)資料，這不僅十分有利于醫(yī)院不斷改進(jìn)自身的服務(wù)質(zhì)量，同時也能夠為患者提供更好的就醫(yī)環(huán)境。但根據(jù)目前的情況來看，多數(shù)醫(yī)院仍舊沒有正確認(rèn)識到科學(xué)管理檔案對于提升醫(yī)院服務(wù)質(zhì)量的重要性，且片面地認(rèn)為檔案管理就是簡單完成醫(yī)院各種信息及數(shù)據(jù)的保管，在一定程度上降低了檔案管理的目的性，也無法充分發(fā)揮檔案管理的實際價值。

2.缺乏專職的檔案管理人員

近年來，隨著病患數(shù)量的不斷增多，多數(shù)醫(yī)院都已經(jīng)將日常管理工作的重點放在了如何提高醫(yī)務(wù)人員的綜合能力，忽視了檔案管理人員的素質(zhì)管理。有調(diào)查研究顯示，我國大部分醫(yī)院沒有聘用專業(yè)的檔案管理人員來負(fù)責(zé)檔案管理工作，多數(shù)情況下是由兼職人員來負(fù)責(zé)檔案管理工作。與此同時，由于兼職人員的文化水平較低、缺乏專業(yè)的檔案管理知識，并且沒有接受過統(tǒng)一的培訓(xùn)，這就導(dǎo)致醫(yī)院的檔案管理工作無法得到有效落實。

3.缺乏完善的檔案管理制度

由于大多數(shù)醫(yī)院沒有對原有的檔案管理制度進(jìn)行創(chuàng)新與完善，這就導(dǎo)致檔案部門所采用的檔案管理制度仍舊較為滯后，且主要表現(xiàn)在無法明確檔案管理人員的具體職責(zé)，降低了檔案管理效率，沒有構(gòu)建科學(xué)統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)。與此同時，醫(yī)院也沒有將檔案部門規(guī)劃到日常考評管理制度的目標(biāo)當(dāng)中，這就導(dǎo)致其日常管理工作較為混亂，多數(shù)職工的檔案都沒有得到統(tǒng)一管理，而是散落在各科室。這不僅十分不利于檔案的調(diào)閱，同時也會埋下較大的檔案信息安全隱患。

4.檔案利用率低

醫(yī)院在開展日常管理工作中，經(jīng)常會忽視檔案管理，并且會片面地認(rèn)為檔案管理工作的主要職責(zé)只是保存好資料，并沒有意識到要對檔案資料進(jìn)行有效開發(fā)與利用。這就會導(dǎo)致檔案管理人員在對各種檔案資料進(jìn)行管理的過程中，多處于被動的工作狀態(tài)，而在日常工作中也不會積極主動地引導(dǎo)各科室對檔案信息進(jìn)行高效利用，更無法根據(jù)醫(yī)院的發(fā)展歷程對有價值的檔案信息資源進(jìn)行開發(fā)利用導(dǎo)致醫(yī)院檔案的利用率不高。

三、提高醫(yī)院檔案管理科學(xué)化水平的路徑

1.及時更新檔案管理理念

檔案管理理念的轉(zhuǎn)變會直接影響到檔案管理人員的行為。為此，在日常工作中要想進(jìn)一步提升醫(yī)院檔案管理的科學(xué)化水平，就要積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)滯后的檔案管理理念，并結(jié)合當(dāng)前時代發(fā)展的要求，進(jìn)一步明確檔案管理對于醫(yī)院長遠(yuǎn)發(fā)展的多重優(yōu)勢與應(yīng)用價值。與此同時，醫(yī)院也要適當(dāng)引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，以此來輔助先進(jìn)的檔案管理理念，充分發(fā)揮檔案管理的實際價值，為醫(yī)院的穩(wěn)健發(fā)展奠定良好的發(fā)展基礎(chǔ)。另外，醫(yī)院要幫助檔案管理人員樹立強(qiáng)烈的管理服務(wù)意識，以便檔案管理工作可以有效滿足醫(yī)院各部門對于檔案利用的具體需求，以此顯著增強(qiáng)檔案管理工作的服務(wù)能力，并在未來工作中為醫(yī)院各科室提供更加全面與專業(yè)的檔案服務(wù)，將檔案的應(yīng)用價值發(fā)揮到最大。

2.提升檔案管理人員的綜合能力

首先，醫(yī)院要樹立“以人為本”的人才管理理念，加強(qiáng)對專職及兼職檔案管理人員的培訓(xùn)，進(jìn)一步明確檔案管理人員的工作職責(zé)，幫助其掌握更為科學(xué)的工作方法，提升其綜合素養(yǎng)。其次，醫(yī)院也要為檔案管理人員提供更多與同行進(jìn)行交流與學(xué)習(xí)的平臺，擴(kuò)寬其眼界與知識面。最后，醫(yī)院也要對檔案管理人員提出更為嚴(yán)格的要求，要求其主動參與到醫(yī)院的各項活動當(dāng)中，與各科室、部門保持有效溝通，主動了解與掌握醫(yī)院發(fā)展的歷程，并認(rèn)真做好檔案資料信息的收集、整理工作，以此來打造一支更為專業(yè)化的檔案管理團(tuán)隊，大大提升醫(yī)院檔案管理工作的科學(xué)化水平。

3.完善檔案管理制度

醫(yī)院在開展檔案管理工作過程中，經(jīng)常會表現(xiàn)出條理性與嚴(yán)謹(jǐn)性等特點。完善醫(yī)院當(dāng)前的檔案管理制度，是保證其檔案管理人員能夠順利完成檔案管理工作與任務(wù)的重要前提。為此，醫(yī)院就要著眼于當(dāng)前實際，結(jié)合我國相關(guān)的法律法規(guī)，制訂完善的檔案管理制度與獎懲制度，合理構(gòu)建監(jiān)管系統(tǒng)，以此來實現(xiàn)檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)化與科學(xué)化管理。與此同時，醫(yī)院也要對如下制度體系進(jìn)行完善。第一，要完善檔案收集體系，明確各部門的具體職責(zé)，加大檢查監(jiān)督的力度，確保各科室及部門可以及時、完整地上交各種檔案信息。第二，要健全檔案分類體系，要求檔案管理人員要根據(jù)類別與性質(zhì)的不同，對檔案實施分類。第三，要完善檔案保管體系，制訂與檔案管理部門有關(guān)的責(zé)任制度，并安排專業(yè)的工作人員，對檔案存放狀況以及檔案室設(shè)施的維護(hù)情況進(jìn)行定期檢查，以此確保醫(yī)院的檔案管理工作能夠得到有序落實。

4.積極引進(jìn)先進(jìn)的管理設(shè)備，提升檔案管理效率

隨著我國信息技術(shù)的廣泛普及與應(yīng)用，各個行業(yè)均得到進(jìn)一步發(fā)展，現(xiàn)代化設(shè)備也得到了更加廣泛的應(yīng)用。為此，醫(yī)院要想持續(xù)推動檔案的科學(xué)化管理，就要緊隨時代發(fā)展的腳步，加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)，提高檔案管理的實效性。目前，傳統(tǒng)的手寫檔案、紙質(zhì)檔案以及手工搜集方式已經(jīng)無法滿足當(dāng)前社會發(fā)展的實際需求，且存在較多不足，因此就需要利用電子檔案來有效彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案的各種不足。首先，醫(yī)院要充分重視現(xiàn)代化先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用，并借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與計算機(jī)技術(shù)來構(gòu)建科學(xué)、高效的電子檔案管理模式，以此來實現(xiàn)醫(yī)院檔案資源的共享，增強(qiáng)檔案的可利用價值，而不是像傳統(tǒng)的檔案管理模式一樣，將檔案只是保存起來。同時，電子檔案管理模式的建立還可以在檔案的整理、搜集、使用與保存等多個環(huán)節(jié)發(fā)揮作用，尤其是在檔案檢索環(huán)節(jié)當(dāng)中，利用電子檔案管理模式就可以通過關(guān)鍵詞來快速查詢到自己想要的檔案信息。其次，醫(yī)院要充分應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理工作，確保檔案信息的完整性。在有條件的情況下，醫(yī)院可以利用光學(xué)技術(shù)等更為先進(jìn)的技術(shù)來提高檔案管理的儲存密度與保存效率。與此同時，醫(yī)院還可以借助數(shù)字化技術(shù)來更加全面地完善檔案管理工作。例如，較為常見的身份識別與認(rèn)證技術(shù)、數(shù)字加密技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)與掃描技術(shù)等，這些先進(jìn)的數(shù)字化技術(shù)不僅可以把醫(yī)院內(nèi)部檔案資料轉(zhuǎn)變成數(shù)字檔案，同時也十分有利于檔案信息的及時更新，對各類資料信息實施更加合理地分類處理與高效整合。最后，醫(yī)院要適當(dāng)引進(jìn)現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備，構(gòu)建體系化的檔案管理模式。在具體建設(shè)時，要針對部門銜接、檔案資料以及內(nèi)部流程實施一體化建設(shè)，以此來大大增強(qiáng)醫(yī)院檔案的兼容性與通用性，提高檔案管理的效率與科學(xué)化水平。

5.深入研究檔案管理的應(yīng)用價值

第一，要加強(qiáng)歸檔電子文件的管理。充分利用醫(yī)院內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)資源的共享功能，對歸檔電子文件進(jìn)行全面利用，以便直接轉(zhuǎn)換上級來文以及各科室所生成的各類文件，并將其歸納到醫(yī)院內(nèi)部的檔案數(shù)據(jù)庫中，進(jìn)而實現(xiàn)電子文件與紙質(zhì)文件的同步歸檔，進(jìn)一步完善醫(yī)院內(nèi)部的辦公自動化系統(tǒng)。

第二，要加大硬軟件等基礎(chǔ)設(shè)施的資金支持。這就要求醫(yī)院要結(jié)合自身實際，依據(jù)設(shè)備適當(dāng)延伸、超前、填平補(bǔ)齊等原則，對現(xiàn)有的設(shè)施進(jìn)行高效利用。同時，也要合理引入技術(shù)，有計劃地采購設(shè)備。例如，圖文影像掃描、數(shù)據(jù)庫服務(wù)器等多種設(shè)備。

第三，要利用醫(yī)院內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，構(gòu)建符合醫(yī)院現(xiàn)狀的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，并提供多種功能服務(wù)。例如，遠(yuǎn)程檢索光盤、電子郵件、聯(lián)機(jī)查詢公共目錄等服務(wù)，同時也要提供檔案信息咨詢等服務(wù)，以此來為廣大用戶定向提供更為具有交互性的信息咨詢服務(wù)。另外，檔案管理人員也要利用各種先進(jìn)的信息技術(shù)對檔案信息進(jìn)行深度提煉、加工與挖掘，以便為醫(yī)院提供經(jīng)過2次、3次加工的信息產(chǎn)品，大大提升醫(yī)院檔案管理水平與服務(wù)質(zhì)量，充分發(fā)揮檔案的實際效應(yīng)，為醫(yī)院創(chuàng)造更大的經(jīng)濟(jì)效益。在當(dāng)前背景下，醫(yī)院要在檔案管理工作中合理引入網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，構(gòu)建系統(tǒng)的檔案網(wǎng)絡(luò)管理平臺，在平臺中設(shè)置多個模塊，幫助醫(yī)院順利實現(xiàn)檔案分類管理。

第四，檔案管理人員要借助網(wǎng)絡(luò)分析軟件對醫(yī)院檔案信息及有關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行深度分析與高效整理，以此來實現(xiàn)檔案的深層次開發(fā)。首先，要利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)對醫(yī)院檔案實施集中管理，在簡化檔案管理流程的同時，增強(qiáng)檔案管理的高效性與科學(xué)化。同時，醫(yī)院醫(yī)護(hù)人員也要借助各種社交軟件來進(jìn)行數(shù)據(jù)資料的傳遞與共享，以此來全面提升檔案的使用率。對于傳統(tǒng)的檔案管理模式來說，紙質(zhì)檔案就會占據(jù)較大的空間，且對于環(huán)境的要求也較高，再加上檔案的查閱與傳遞大多是由人工來完成，這就導(dǎo)致檔案管理工作在空間與時間等方面受到極大限制，顯著降低醫(yī)院檔案管理的總體效率。隨著信息化技術(shù)的普及與應(yīng)用，檔案管理人員通過電子數(shù)據(jù)形式將醫(yī)院的各種檔案存放到電腦當(dāng)中，這不僅可以將醫(yī)院檔案室的更多空間節(jié)約出來，同時也能夠避免檔案遭受氣候與環(huán)境等多種因素影響，大大提升檔案管理質(zhì)量。除此之外，信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，可以大大加強(qiáng)對檔案信息的保護(hù)。例如，為了避免檔案室內(nèi)部管理系統(tǒng)遭受惡意攻擊，可以在檔案室的電腦中安裝防火墻，以此來進(jìn)一步提高檔案管理的安全性。

四、結(jié)束語

總而言之，在我國社會持續(xù)發(fā)展與創(chuàng)新的大環(huán)境下，醫(yī)院要想實現(xiàn)更好、更快的發(fā)展，為患者提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，就要進(jìn)一步提高內(nèi)部檔案管理工作的科學(xué)化水平。節(jié)省檔案管理成本，規(guī)范檔案管理工作，發(fā)揮檔案資源決策咨詢作用，推動醫(yī)院長遠(yuǎn)穩(wěn)定發(fā)展是提高檔案管理科學(xué)化水平的首要目的。針對檔案管理理念落后、缺乏專職的檔案管理人員、檔案利用率低以及檔案管理制度不健全等一系列問題。一方面，檔案管理人員要積極更新檔案管理理念，不斷提升自我的綜合素質(zhì)與專業(yè)能力;另一方面，醫(yī)院要對現(xiàn)有的檔案管理制度進(jìn)行完善，結(jié)合實際需要來合理引進(jìn)先進(jìn)的管理設(shè)備，不斷提升檔案管理效率，加大對檔案管理應(yīng)用價值的深度挖掘，要加強(qiáng)歸檔電子文件的管理，要加大硬軟件等基礎(chǔ)設(shè)施的資金支持，要利用醫(yī)院內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，構(gòu)建符合醫(yī)院現(xiàn)狀的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，并提供多種功能服務(wù)。借助網(wǎng)絡(luò)分析軟件對醫(yī)院檔案信息及有關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行深度分析與高效整理，以此來實現(xiàn)檔案的深層次開發(fā)，全面推動醫(yī)院的穩(wěn)健發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]朱曼麗.新技術(shù)環(huán)境下醫(yī)院會計檔案管理信息化建設(shè)研究[J].蘭臺內(nèi)外，2021

[2]李 琳.基于“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下的醫(yī)院基建檔案信息化管理策略[J].蘭臺內(nèi)外，2021

[3]毛 偉.醫(yī)院檔案管理規(guī)范化可行性探討[J].蘭臺內(nèi)外，2021

[4]劉 妍.醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新研究[J].蘭臺內(nèi)外，20214

[5]余 潔.公立醫(yī)院合同檔案管理淺析[J].行政事業(yè)資產(chǎn)與財務(wù)，2021

（作者單位：1.濰坊市中醫(yī)院;2.濰坊職業(yè)學(xué)院）