ERP信息化建設(shè)對學(xué)校財務(wù)工作的促進

韋映琦

摘 要：在傳統(tǒng)的學(xué)校財務(wù)工作處理中，其多依靠財務(wù)人員人工錄入，不僅耗時，還增加了錯誤率。且隨著國家、社會對教育事業(yè)的愈發(fā)關(guān)注，相關(guān)的資金投入逐年加大，學(xué)校的規(guī)模、教育工作者等都在不斷的增加，在促進我國教育事業(yè)發(fā)展的同時，也對財務(wù)人員帶來了很大的工作壓力，原有的財務(wù)管理模式已然不滿足，結(jié)合現(xiàn)代信息化的發(fā)展，各種各樣的新型財務(wù)管理工具被應(yīng)用到財務(wù)工作中。本文立足學(xué)校財務(wù)工作實際，著重探究ERP信息系統(tǒng)在學(xué)校財務(wù)工作中的應(yīng)用，使其發(fā)揮解放人力、優(yōu)化財務(wù)組織框架的作用，不斷提高學(xué)校財務(wù)工作質(zhì)量和時效性。

關(guān)鍵詞：ERP信息化建設(shè);學(xué)校;財務(wù)工作;存在問題;優(yōu)化路徑

ERP系統(tǒng)在財務(wù)工作中的應(yīng)用已經(jīng)十分普遍，就整體市場情況來看，相較事業(yè)單位而言，企業(yè)的應(yīng)用更廣泛、深入。學(xué)校作為事業(yè)單位的一種表現(xiàn)形式，在日常工作中也在不斷向企業(yè)靠近，借鑒其優(yōu)秀的管理辦法，而ERP系統(tǒng)的使用，不僅利于學(xué)?？拷F(xiàn)代市場，還有利于學(xué)校提高自身管理能力，由此，本文對ERP系統(tǒng)在學(xué)校的應(yīng)用研究，有一定的閱讀價值。

一、ERP信息化建設(shè)

ERP系統(tǒng)即企業(yè)資源企劃，最初定義為應(yīng)用軟件，隨著其理論的不斷完善和企業(yè)應(yīng)用的效果愈發(fā)顯著，逐漸被商業(yè)化，現(xiàn)已成為企業(yè)管理中的重要理論之一。ERP信息化建設(shè)，要基于現(xiàn)代信息技術(shù)的基礎(chǔ)上，結(jié)合大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)+等信息化產(chǎn)物，為企業(yè)提供科學(xué)的數(shù)據(jù)信息支持。而今，ERP系統(tǒng)已經(jīng)不僅僅應(yīng)用在企業(yè)管理中，在事業(yè)單位以及其他機構(gòu)組織中都會看到ERP系統(tǒng)的管理觀念。通過對ERP系統(tǒng)的應(yīng)用，能夠幫助經(jīng)濟組織重塑業(yè)務(wù)流程，實現(xiàn)規(guī)范化管理，最終提高企業(yè)的管理效率和經(jīng)營水平。本文重點提到的學(xué)校財務(wù)管理，雖與企業(yè)不同，不以盈利為目的，但ERP系統(tǒng)的應(yīng)用對自身內(nèi)部管理來說，也起到了重要作用。

二、ERP信息化建設(shè)在學(xué)校財務(wù)工作中的重要性

（一）提高了學(xué)校財務(wù)管理能力

相對傳統(tǒng)人工處理數(shù)據(jù)的工作模式，引進ERP系統(tǒng)后的財務(wù)處理，極大的提高了學(xué)校的工作能力。信息化的出現(xiàn)，基本上實現(xiàn)了辦公自動化，但辦公自動化不是簡單的將線下工作轉(zhuǎn)移到線上，而是通過科學(xué)、先進的信息技術(shù)改變傳統(tǒng)線下記賬、入賬的復(fù)雜手續(xù)，由繁入簡，節(jié)省工作時間，創(chuàng)造更大的經(jīng)濟效益。ERP系統(tǒng)是一款通用型的財務(wù)管理工具，必定首當(dāng)其沖，在學(xué)校對其不斷進行應(yīng)用時，一是能夠發(fā)現(xiàn)自身財務(wù)管理存在的問題，進而優(yōu)化解決，二是能夠借助ERP系統(tǒng)為跳板，創(chuàng)建更適合自身發(fā)展的個性化管理平臺，不斷提升財務(wù)管理能力。

（二）清晰化學(xué)校財務(wù)狀況

具有事業(yè)單位性質(zhì)的學(xué)校，其主要工作內(nèi)容是提供教育服務(wù)，營運資金主要源于國家財政和學(xué)費收入等，雖不用為資金發(fā)愁，但是對學(xué)校內(nèi)部而言資金的管理工作仍十分重要。對于學(xué)校負(fù)責(zé)人來說，自有資金存量是其對自身規(guī)模等的評判標(biāo)準(zhǔn)，也是其后期擴大招生、教學(xué)改建等活動的主要支撐。而通過ERP系統(tǒng)，能夠讓學(xué)校內(nèi)部各項資源得以具體化、數(shù)據(jù)化，更清晰明顯的展現(xiàn)單位財務(wù)現(xiàn)狀，從而更好的確定未來發(fā)展方向，不斷提高決策的科學(xué)合理性。

二、ERP信息化建設(shè)下學(xué)校財務(wù)工作存在問題

（一）未正視ERP系統(tǒng)作用

對于學(xué)校來說，尤其是事業(yè)單位性質(zhì)的學(xué)校，其主營業(yè)務(wù)是教育、教學(xué)工作，像ERP這類系統(tǒng)，屬于后臺輔助管理工具，且學(xué)校不需要為運作資金籌謀，其財務(wù)工作只需滿足日常經(jīng)濟往來即可。因此，學(xué)校對ERP系統(tǒng)的運用，很多都是追趕潮流，為了跟上時代變化而已，于自身而言，尚未完全深入認(rèn)識到ERP系統(tǒng)在財務(wù)工作中的優(yōu)勢。此外，ERP系統(tǒng)的真正應(yīng)用，需要得到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的支持，發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)威性作用，但目前學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)雖具備專業(yè)的管理技能，但對于財務(wù)方面的工作不甚熟悉，像ERP這類財務(wù)系統(tǒng)，對基本的操作和學(xué)習(xí)并不多，這種情況下無法發(fā)揮ERP系統(tǒng)在財務(wù)工作上的作用。

（二）ERP系統(tǒng)應(yīng)用不熟練

當(dāng)前學(xué)校的財務(wù)管理模式不斷向企業(yè)靠近，愈發(fā)的市場化、制度化，ERP管理系統(tǒng)的應(yīng)用，則是其向現(xiàn)代市場靠近邁出的重要一步，也是改善傳統(tǒng)人工核算模式的重要舉措，但在ERP系統(tǒng)的選擇上仍存在著問題。其一，由于ERP系統(tǒng)對于從事教育服務(wù)型的學(xué)校來說，關(guān)于相關(guān)的研究并非主要工作，而市場上提供的ERP系統(tǒng)具體類型卻有很多種，自身匹配度高的管理系統(tǒng)，對學(xué)校后期的核算范圍、部門工作等都有著很緊密的關(guān)系。例如系統(tǒng)中的側(cè)重點、模塊分解，包括后期升級時的系統(tǒng)過渡等細節(jié)問題，這些對具體執(zhí)行人員都有著較高的要求，相關(guān)知識理論的不清晰，降低了ERP系統(tǒng)與學(xué)校的適配性;其二，ERP作為系統(tǒng)性管理工具，對部門、職員之間有著較強的邊界要求，根據(jù)組織框架劃分模塊等。但是由于學(xué)校受人員、規(guī)模等的影響，無法保證專人專崗，很多均是身兼數(shù)職，這種職位劃分無法滿足ERP系統(tǒng)的范式運轉(zhuǎn)，阻滯了財務(wù)工作的正常運行。

（三）人才隊伍缺失

與現(xiàn)代信息化的接軌工作，需要有專業(yè)人員推進，但當(dāng)下學(xué)校普遍缺少應(yīng)用型人才，除了掌握日常的財務(wù)處理外，還要掌握一定的信息科技。第一，就當(dāng)下學(xué)校財務(wù)部門人員構(gòu)成來看，很多都是招收的財務(wù)專業(yè)的學(xué)生，再加上學(xué)校的賬務(wù)處理并不難，只是不斷重復(fù)、略微枯燥，長期的復(fù)制式操作無法讓財務(wù)人員得到拓充知識框架的機會，更不利于學(xué)校向現(xiàn)代化靠近;第二，關(guān)于線上財務(wù)管理系統(tǒng)的入職培訓(xùn)工作不到位，對于多數(shù)學(xué)校來說，都是在人員流動的時候招聘人才，缺少人才儲備的意識，且人員入職后受各種因素的影響。除非學(xué)校集體組織，否則充實自身、學(xué)習(xí)信息化新產(chǎn)物的時間和精力很少，缺少ERP應(yīng)用經(jīng)驗，無法真正熟練操作，難以展開日常的賬務(wù)處理，無疑增加了財務(wù)工作人員的壓力，難以發(fā)揮個人價值。

（四）資金支持度低

上述提到，學(xué)校的主要工作是提供教育服務(wù)，關(guān)于后端薪酬管理、資金管理等均是輔助作用，再加上有國家財政的幫助，學(xué)校關(guān)于財政建設(shè)方面自然缺少更多的關(guān)注。人力、物力、財力的支持力度不夠。人力主要是綜合性人才的輸入，上文已詳細解釋;物力則是足夠支撐的硬件信息系統(tǒng)，很多學(xué)校的計算機設(shè)施只是為了滿足線上溝通的需要，未考慮到對較大信息系統(tǒng)的承載力等問題，難以支撐ERP系統(tǒng)的實際運轉(zhuǎn)使用;財力則是指其關(guān)于該方面建設(shè)的資金投入力度不足，難以搭建起高質(zhì)量的財務(wù)處理平臺。學(xué)校內(nèi)部財務(wù)部門的整體信息化氛圍不強，無法推動其財務(wù)處理有質(zhì)的進步。

（五）學(xué)校工作量驟增

隨著國家對教育工作的愈發(fā)重視，各大小學(xué)校也在積極響應(yīng)國家政策，擴大招生、提高教學(xué)質(zhì)量，越來越多的優(yōu)秀人才加入了教師行業(yè)，除了教育事業(yè)蒸蒸日上以外，財務(wù)部門對于學(xué)校全員的人力財務(wù)管理工作量也驟增。比如目前學(xué)校數(shù)據(jù)十分分散，缺少系統(tǒng)管理，上級其他部門要數(shù)據(jù)如基本工資、薪級工資、績效工資一年總量等，以及人員分類數(shù)據(jù)如控制數(shù)、在編的、聘用的等，所有數(shù)據(jù)均是由人工錄入到表格中，通過匯總?cè)缓筮M行計算。這種核算方式雖然更加精確、細致，但不適用人數(shù)較多的情況，無法滿足全員要求。且在工作量日漸增大的情況下，難以保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和真實性，不利于學(xué)校財務(wù)管理工作施展，為此，對ERP系統(tǒng)的應(yīng)用已然亟不可待。

三、ERP信息化建設(shè)下學(xué)校財務(wù)工作優(yōu)化路徑

（一）普及基本ERP信息系統(tǒng)內(nèi)涵

要想使ERP信息系統(tǒng)在學(xué)校中深度應(yīng)用，就必須從學(xué)校人員的思維意識上入手，使其充分認(rèn)識到ERP信息系統(tǒng)的作用，繼而積極主動的學(xué)習(xí)相關(guān)理念。首先，做好學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層、管理層的思想工作，向其普及基本的ERP信息系統(tǒng)知識，同時通過日常會議、宣傳手冊等手段，將ERP信息系統(tǒng)內(nèi)容潛移默化的滲透到日常工作中。其次，ERP信息系統(tǒng)作為財務(wù)管理中的一種，其主要應(yīng)用方面自然落實到了財務(wù)部門，尤其要重視財務(wù)人員的個人技能培養(yǎng)，同時打開ERP系統(tǒng)與學(xué)校其他財務(wù)系統(tǒng)的接口，實現(xiàn)數(shù)據(jù)高效傳輸，不斷提高財務(wù)工作效率。

（二）選擇適配度高的信息系統(tǒng)

ERP系統(tǒng)類型多樣，學(xué)校要想從整體上提高財務(wù)工作質(zhì)量，就要篩選出匹配度強、性價比高的ERP系統(tǒng)。針對學(xué)校的教學(xué)模式和財務(wù)工作模式，其在選擇信息系統(tǒng)時要考慮到以下三方面因素：一是供應(yīng)商質(zhì)量以及后續(xù)服務(wù)質(zhì)量。就當(dāng)下學(xué)校發(fā)展現(xiàn)狀來看，多數(shù)學(xué)校不具備單獨研發(fā)財務(wù)系統(tǒng)的能力，那么在對外選擇時就必須注重系統(tǒng)建設(shè)的性價比，ERP系統(tǒng)內(nèi)部涵蓋模塊多，前期投入資金較多，后期的維修、更新等都需要制度等的保障。因此，學(xué)校在選擇供應(yīng)商時，可采用“招標(biāo)選型”法，篩選優(yōu)質(zhì)ERP系統(tǒng)供應(yīng)商，提高基礎(chǔ)系統(tǒng)質(zhì)量;二是供應(yīng)商的供應(yīng)類型和思維模式符合教育行業(yè)對ERP系統(tǒng)的需求應(yīng)用。學(xué)校與企業(yè)對ERP系統(tǒng)的需求有所不同，學(xué)校必須考慮到自身的屬性，在對企業(yè)進行借鑒時也要對供應(yīng)商進行差異性分析;三是合理的價格和收費模式，受學(xué)校工作性質(zhì)的影響，其在該方面的重視程度較低，學(xué)校必須重視供應(yīng)商的收費形式和價格，形成供應(yīng)鏈管理模式，保證ERP系統(tǒng)的持續(xù)運轉(zhuǎn)。

（三）引進綜合性人才

除了硬件系統(tǒng)的支撐，ERP系統(tǒng)主要功能作用的發(fā)揮還要依靠專業(yè)人才的推進，學(xué)校必須注重財務(wù)部門復(fù)合型人才的培養(yǎng)工作。對外，學(xué)?？芍苯右M具有ERP系統(tǒng)運用經(jīng)驗的財務(wù)管理人才，明確人才招聘標(biāo)準(zhǔn)，打開招聘渠道，吸納專業(yè)化、年輕化的人才加入;對內(nèi)，學(xué)校必須從整體上給到財務(wù)人員再學(xué)習(xí)、再培訓(xùn)的時間和機會，通過內(nèi)訓(xùn)師、外部機構(gòu)等形式為其傳授ERP系統(tǒng)的操作流程和要求，這批人員本就明確學(xué)校財務(wù)工作流程，提高其ERP系統(tǒng)的操作能力，能夠強化自身人才儲備，將個人價值最大化。同時，學(xué)校還可改善其用人機制，強化部門之間、職員之間的工作交流，提高財務(wù)數(shù)據(jù)信息的流動性，對于優(yōu)秀財務(wù)職員安排深造、進修等獎勵。通過供血式和造血式雙重工作，全面提高學(xué)校財務(wù)人才質(zhì)量，加大對ERP系統(tǒng)的應(yīng)用程度，以此保障學(xué)校財務(wù)工作順利進行。

（四）加大財力、物力支持

學(xué)校要想改善當(dāng)下財務(wù)工作現(xiàn)狀，對ERP系統(tǒng)的應(yīng)用是重要的途徑，而學(xué)校ERP系統(tǒng)運用的氛圍感還需要財力、物力上的支持。其一，學(xué)校必須加大ERP系統(tǒng)建設(shè)資金支持力度，從塑造自身形象出發(fā)，提高學(xué)校知名度，擴大企業(yè)的資金來源，建立一定的資金管理模式，充分預(yù)留財務(wù)信息化建設(shè)的資金;其二，學(xué)校必須做好承載ERP系統(tǒng)運行的硬件設(shè)置建設(shè)，保證計算機質(zhì)量，確保其能夠維系ERP系統(tǒng)的運行。

（五）合理設(shè)置ERP系統(tǒng)板塊

學(xué)校規(guī)模的擴大、招生人數(shù)的增加，帶來了更大的財務(wù)核算量，為此在基本ERP系統(tǒng)引進后，必須做好系統(tǒng)內(nèi)部不同模塊的設(shè)置，使其能夠單獨運行，又能夠形成整體條例清晰的財務(wù)數(shù)據(jù)。第一，優(yōu)化ERP系統(tǒng)的組織框架，按照部門工作內(nèi)容對學(xué)校部門進行專業(yè)分工，相關(guān)財務(wù)方面的職位一一對應(yīng)，明確基礎(chǔ)的組織框架和運行規(guī)范;第二，設(shè)置考勤管理系統(tǒng)，這是ERP系統(tǒng)中重要的子系統(tǒng)，結(jié)合學(xué)校個人休假、出勤、加班等制度，設(shè)置相應(yīng)參數(shù)，使ERP系統(tǒng)能夠自動計算職員加班、請假后的薪酬構(gòu)成，從而生成完整的考勤薪酬體系;第三，強化ERP系統(tǒng)運行時的動態(tài)監(jiān)管，實現(xiàn)數(shù)據(jù)實時更新、財務(wù)數(shù)據(jù)共享。通過ERP系統(tǒng)將職員與財務(wù)管理進行聯(lián)系，便于學(xué)校職員查詢薪酬數(shù)據(jù)、績效數(shù)據(jù)等，同時財務(wù)部門也可通過ERP系統(tǒng)監(jiān)督學(xué)校各部門、崗位的工作情況，以此確定職員的年終獎勵等，不斷提升學(xué)校管理質(zhì)量。

四、ERP系統(tǒng)在學(xué)校財務(wù)工作中的應(yīng)用效果

受現(xiàn)代經(jīng)濟市場的影響和先進財務(wù)管理系統(tǒng)的普及，學(xué)校已經(jīng)在不斷的摸索、試錯下形成了自身的ERP信息系統(tǒng)，其在學(xué)校的教學(xué)工作中、財務(wù)處理中也發(fā)揮了巨大的作用。

實現(xiàn)了系統(tǒng)集成化運行。ERP系統(tǒng)與學(xué)校其他系統(tǒng)之間的接口被打開，數(shù)據(jù)之間能夠高效傳輸，系統(tǒng)間可以并行運轉(zhuǎn)，ERP系統(tǒng)逐漸成為了學(xué)校日常的管理工具，這也是ERP信息系統(tǒng)最基本的職能，成為了集物流（學(xué)校固定資產(chǎn)）、資金流、信息流為一體的軟件管理系統(tǒng)，實現(xiàn)跨部門，甚至是跨學(xué)校的聯(lián)動，實現(xiàn)集成化應(yīng)用，為學(xué)校提供更完善的數(shù)據(jù)體系和信息共享機制。

實現(xiàn)了學(xué)校業(yè)務(wù)流程再造。這也是ERP信息系統(tǒng)提升管理效率的明顯表現(xiàn)，ERP信息系統(tǒng)應(yīng)用成功的前提，是其對學(xué)校傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)工作流程進行了修飾，使其充分配合ERP信息系統(tǒng)的需求，形成新的業(yè)務(wù)流程模式，使其更趨于合理化，擴寬了學(xué)校的面向市場，為其吸引了更多生源，提高了家長、教師和學(xué)生對學(xué)校的滿意度。

不斷提升了學(xué)校管理質(zhì)量。ERP信息系統(tǒng)最先應(yīng)用到企業(yè)中，也正是其在企業(yè)中成效顯著，極大的促進了企業(yè)管理質(zhì)量，其應(yīng)用范圍才會變得愈發(fā)廣泛，在事業(yè)單位上的表現(xiàn)同樣如此，學(xué)校在不斷使用ERP信息系統(tǒng)的同時，相關(guān)使用人員的綜合素質(zhì)也在被不斷提升，ERP信息系統(tǒng)幫助學(xué)校培養(yǎng)了一批現(xiàn)代化、專業(yè)化的雙專業(yè)職工隊伍。為了更好的衡量ERP信息系統(tǒng)在學(xué)校財務(wù)工作上的作用，一些學(xué)校與三方管理咨詢公司合作，借助其管理評價指標(biāo)體系，對學(xué)校的管理水平進行綜合評價，發(fā)現(xiàn)其管理質(zhì)量大幅提升，另外評價作用并不僅限于本身，通過評價，能夠為學(xué)校建立一個今后可以不斷進行自我管理的機制，這也是ERP信息系統(tǒng)常常被人忽視的重要作用之一，ERP系統(tǒng)可在一定程度上解放學(xué)校相關(guān)財務(wù)工作者，實現(xiàn)線上全過程動態(tài)監(jiān)管，極大的節(jié)約了人力、物力，提升了工作效率，降低了人力成本，管理效能顯著提升。

提高了學(xué)校績效管理的準(zhǔn)確性、及時性。ERP信息系統(tǒng)為學(xué)校提供的信息不僅是財務(wù)方面，還包括其他多方面內(nèi)容，而這些信息在學(xué)校決策和管理上發(fā)揮了重要的作用，在學(xué)校ERP信息系統(tǒng)運用日漸成熟之后，學(xué)校根據(jù)自身的實際需要，設(shè)計出了一套動態(tài)監(jiān)控績效變化表，能夠及時反饋和修正日常問題，同時將個人的工作成果與相應(yīng)的獎懲連接起來，通過月度、季度以及年度匯總后，綜合評判學(xué)校職員的工作能力和工作質(zhì)量，以此確定職工獎勵，達到了提升工作效率、激勵職工工作熱情的作用，實現(xiàn)了ERP系統(tǒng)的良性循環(huán)，不斷提高學(xué)校的內(nèi)部管理質(zhì)量，更好的踐行其社會服務(wù)、教書育人的服務(wù)性質(zhì)。

五、結(jié)束語

綜上所述，ERP系統(tǒng)在學(xué)校財務(wù)工作上的應(yīng)用，不僅是當(dāng)下學(xué)校日益增加的財務(wù)工作量的需求，也是現(xiàn)下經(jīng)濟市場發(fā)展的要求。學(xué)校只有結(jié)合自身財務(wù)工作實際，不斷摸索，形成個性化的ERP管理系統(tǒng)，才能夠使其發(fā)揮真正促進財務(wù)工作、提升財務(wù)工作質(zhì)量的作用。由于對相關(guān)文獻、理論等解讀不精準(zhǔn)，視野狹窄，提出的相關(guān)建設(shè)難免淺顯，未來會不斷的深入學(xué)習(xí)，力求提出更行之有效的優(yōu)化方案，進一步加強ERP信息系統(tǒng)在學(xué)校中的應(yīng)用，但就目前學(xué)校ERP系統(tǒng)應(yīng)用效果來看，還有很大的提升空間。

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