中小企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理工作中存在的問(wèn)題與對(duì)策

陽(yáng)慧

（北京雙高志信人力資源有限公司，北京 100032）

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)環(huán)境的快速發(fā)展，我國(guó)的中小企業(yè)在繁榮的市場(chǎng)中脫穎而出，在創(chuàng)造企業(yè)價(jià)值的過(guò)程中也產(chǎn)生了各種各樣的原始會(huì)計(jì)檔案，這些會(huì)計(jì)檔案也將為企業(yè)持續(xù)發(fā)展提供參考價(jià)值。會(huì)計(jì)檔案的管理工作是財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門(mén)工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，國(guó)家對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的要求也做出了明確規(guī)定，讓各類企業(yè)意識(shí)到會(huì)計(jì)檔案的重要性，而中小企業(yè)限于自身?xiàng)l件，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理還只是停留在保存階段，沒(méi)有發(fā)揮其經(jīng)濟(jì)效益。因此有必要結(jié)合自身實(shí)踐工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策進(jìn)行探討。

一、中小企業(yè)加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理的重要性

（一）會(huì)計(jì)檔案記錄能夠?yàn)楣芾韺記Q策提供依據(jù)

會(huì)計(jì)檔案中的會(huì)計(jì)憑證及會(huì)計(jì)賬簿可以全面、連續(xù)、準(zhǔn)確的記錄企業(yè)發(fā)生的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)軌跡，根據(jù)記錄的信息加工整理生成財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，給企業(yè)管理層提供當(dāng)前的財(cái)務(wù)信息與歷史財(cái)務(wù)信息進(jìn)行對(duì)比，分析企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的變化規(guī)律，給企業(yè)的經(jīng)營(yíng)決策提供分析數(shù)據(jù)，為企業(yè)未來(lái)發(fā)展指明道路，也有利于社會(huì)監(jiān)督部門(mén)（工商、稅務(wù)、外部審計(jì)機(jī)構(gòu)）檢查企業(yè)是否遵守國(guó)家法律、法規(guī)、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)制度等提供證據(jù)。

（二）通過(guò)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理，可以加強(qiáng)企業(yè)財(cái)務(wù)人員的責(zé)任心

專業(yè)的會(huì)計(jì)人員應(yīng)遵守國(guó)家法律、法規(guī)、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)制度和會(huì)計(jì)人員職業(yè)道德，根據(jù)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)制度進(jìn)行賬務(wù)處理，依法照章納稅，避免企業(yè)違法經(jīng)營(yíng)。而會(huì)計(jì)人員是否遵守國(guó)家法律、法規(guī)、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)制度的相關(guān)規(guī)定可以從以下兩個(gè)方面的檢查中發(fā)現(xiàn)：一是在日常的財(cái)務(wù)工作中檢查；二是通過(guò)檢查、復(fù)核歷史財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案資料。通過(guò)以上兩條路徑檢查會(huì)計(jì)人員的工作是否盡職盡責(zé)，揭露隱藏的問(wèn)題，對(duì)會(huì)計(jì)人員的違規(guī)行為進(jìn)行責(zé)任追究，迫使會(huì)計(jì)人員在日常工作中隨時(shí)保持責(zé)任心。

（三）可以為企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中發(fā)生的違約事件向仲裁機(jī)構(gòu)提供重要證據(jù)

企業(yè)在正常的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中與交易對(duì)方難免會(huì)發(fā)生不同程度的經(jīng)濟(jì)糾紛，當(dāng)糾紛發(fā)生時(shí)雙方不能協(xié)商解決，只能通過(guò)仲裁或法院判決時(shí)，企業(yè)就必須向相關(guān)機(jī)構(gòu)提供必要的資料以證明自己的合法權(quán)益，會(huì)計(jì)檔案資料就是維護(hù)正常權(quán)益的證據(jù)之一。

（四）會(huì)計(jì)檔案是明確責(zé)任、分析判斷事故原因的重要證據(jù)

一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)從發(fā)生到完結(jié)是一系列的活動(dòng)過(guò)程，會(huì)計(jì)檔案記錄了全部過(guò)程，經(jīng)專業(yè)的會(huì)計(jì)人員收集、記錄、加工整理成一套完整的會(huì)計(jì)檔案。保存完整的會(huì)計(jì)檔案信息，能對(duì)以前發(fā)生的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)提供精確的數(shù)據(jù)，事后對(duì)經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)有任何問(wèn)題都可以通過(guò)查找會(huì)計(jì)檔案來(lái)加以綜合分析，確定相關(guān)經(jīng)濟(jì)責(zé)任主體，對(duì)其進(jìn)行追責(zé)提供佐證資料。同時(shí)，也給社會(huì)監(jiān)督機(jī)構(gòu)在監(jiān)督檢查過(guò)程中提供原始證據(jù)，為企業(yè)預(yù)測(cè)未來(lái)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)奠定基礎(chǔ)。

二、會(huì)計(jì)檔案管理的具體內(nèi)容及表現(xiàn)形式

會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容繁多，具體內(nèi)容有會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告、納稅申報(bào)表、銀行賬戶開(kāi)立和變更等信息資料、銀行流水、對(duì)賬單、余額調(diào)節(jié)表、專用發(fā)票抵扣聯(lián)以及與財(cái)務(wù)相關(guān)的合同等其他資料。具體來(lái)說(shuō)，包括以下幾個(gè)大類。

（一）會(huì)計(jì)憑證

會(huì)計(jì)憑證是企業(yè)記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生、明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任的最基礎(chǔ)的會(huì)計(jì)檔案，包括反映業(yè)務(wù)發(fā)生的原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等。

（二）會(huì)計(jì)賬簿

會(huì)計(jì)賬簿是指由統(tǒng)一格式、相互關(guān)聯(lián)的賬頁(yè)組成，以會(huì)計(jì)憑證為依據(jù)，進(jìn)行全面、連續(xù)、系統(tǒng)的記錄企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)，企業(yè)會(huì)計(jì)賬簿包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片等其他輔助性簿等。

（三）財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告

財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告是指企業(yè)向財(cái)務(wù)報(bào)告使用者提供地反映企業(yè)某一特定日期的財(cái)務(wù)狀況的資產(chǎn)負(fù)債表；某一會(huì)計(jì)期間的經(jīng)營(yíng)成果的利潤(rùn)表；反映現(xiàn)金流走向的現(xiàn)金流量表；對(duì)股東分配企業(yè)經(jīng)營(yíng)成果的所有者權(quán)益變動(dòng)表；以及在報(bào)表中未能反映，但對(duì)財(cái)務(wù)報(bào)表使用者有輔助說(shuō)明的報(bào)表附注等總結(jié)性文件。

（四）納稅申報(bào)表

納稅申報(bào)表是企業(yè)向國(guó)家稅務(wù)局申報(bào)并繳納其所處行業(yè)按規(guī)定應(yīng)繳納稅種的會(huì)計(jì)資料，企業(yè)納稅申報(bào)表按企業(yè)類型分為一般納稅人和小規(guī)模納稅人，各自申報(bào)和保存的資料也不相同，本次探討的會(huì)計(jì)資料均以一般納稅人企業(yè)為依據(jù)。

（五）其他會(huì)計(jì)資料

其他會(huì)計(jì)資料是指與會(huì)計(jì)核算、會(huì)計(jì)監(jiān)督緊密相連的，由財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)辦理的有關(guān)會(huì)計(jì)核算資料，包括銀行流水、對(duì)賬單、余額調(diào)節(jié)表、銀行稅務(wù)工商辦理及變更資料、與財(cái)務(wù)相關(guān)的合同和審計(jì)報(bào)告、專用發(fā)票抵扣聯(lián)及其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料。

三、中小企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理工作中存在的問(wèn)題

（一）中小企業(yè)管理層及財(cái)務(wù)人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理意識(shí)淡薄

中小企業(yè)的目的是追求利益最大化，管理者往往認(rèn)為會(huì)計(jì)檔案管理不能給企業(yè)帶來(lái)經(jīng)濟(jì)利益，只會(huì)造成成本的增加，對(duì)會(huì)計(jì)檔案的意識(shí)都停留在業(yè)務(wù)發(fā)生后將原始憑證作為記賬依據(jù)，匯總形成財(cái)務(wù)報(bào)告，就完成了使命，對(duì)后期的文件整理、歸檔工作完全忽視。很多中小企業(yè)沒(méi)有將會(huì)計(jì)檔案管理納入企業(yè)日?；顒?dòng)，造成文件隨意堆放，會(huì)計(jì)檔案資料不全，給企業(yè)后續(xù)發(fā)展道路埋下了隱患。

（二）企業(yè)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作沒(méi)有制度約束

中小企業(yè)由于其自身規(guī)模的制約以及管理者思想意識(shí)的不足，一般都沒(méi)有根據(jù)國(guó)家對(duì)檔案管理的要求制定一套與企業(yè)相適應(yīng)的財(cái)務(wù)檔案管理制度，更缺乏對(duì)現(xiàn)代電算化會(huì)計(jì)檔案資料管理的相關(guān)規(guī)定和具體操作流程，造成企業(yè)在檔案管理工作中沒(méi)有明確的指導(dǎo)方向，對(duì)檔案管理工作內(nèi)容不明確，會(huì)計(jì)檔案信息化管理更是一無(wú)所知，也沒(méi)有專人進(jìn)對(duì)檔案進(jìn)行整理和管理，現(xiàn)存會(huì)計(jì)檔案存放地點(diǎn)環(huán)境不利于資料的長(zhǎng)期存放，容易造成自然毀損。

（三）保存的會(huì)計(jì)檔案資料不完整、不連續(xù)、不規(guī)范

中小企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案管理工作一般都由會(huì)計(jì)人員兼職，而會(huì)計(jì)人員也只對(duì)自己工作范圍內(nèi)的會(huì)計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告和納稅申報(bào)資料整理歸檔，對(duì)其他會(huì)計(jì)檔案資料沒(méi)有納入會(huì)計(jì)檔案范圍內(nèi)，對(duì)這些資料都是置之不理的。財(cái)務(wù)人員自行保管的會(huì)計(jì)檔案封面或檔案盒信息填寫(xiě)不完整，沒(méi)有會(huì)計(jì)人員簽章，會(huì)計(jì)報(bào)告和納稅申報(bào)資料沒(méi)有按月打印歸檔，年度資料不齊全。

（四）對(duì)納稅申報(bào)表及會(huì)計(jì)報(bào)表等資料僅保存電子版，無(wú)紙質(zhì)存檔資料

由于會(huì)計(jì)人員日常基礎(chǔ)工作比較繁重，且在現(xiàn)階段的實(shí)際工作中絕大部分的會(huì)計(jì)工作都為電子化操作，故對(duì)有電子版的會(huì)計(jì)檔案都不再整理留存紙質(zhì)資料。特別是會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、納稅申報(bào)表等。會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告都只保存在財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)中，一旦系統(tǒng)崩盤(pán)所有歷史資料都將無(wú)從查找，將給企業(yè)造成很大的麻煩。對(duì)于納稅申報(bào)資料大家都覺(jué)得反正國(guó)家稅務(wù)局系統(tǒng)中隨時(shí)可以查看，但企業(yè)不知道的是，如果企業(yè)注銷后國(guó)家稅務(wù)局的系統(tǒng)企業(yè)是進(jìn)不去的。

（五）缺乏專業(yè)的會(huì)計(jì)檔案管理人員

會(huì)計(jì)檔案管理也是一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)的工作，鑒于中小企業(yè)管理層對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理意識(shí)不清，出于成本效益的考慮原則，在檔案管理方面很少投入，所用檔案保管人員多為綜合管理部門(mén)人員兼職，他們都沒(méi)有檔案管理基本知識(shí)，在實(shí)踐工作中沒(méi)有方法和規(guī)章可指導(dǎo)，更不會(huì)運(yùn)用科學(xué)合理的方法，造成企業(yè)會(huì)計(jì)檔案歸檔不規(guī)范，與財(cái)務(wù)部門(mén)交接檔案時(shí)只是照單點(diǎn)數(shù)，給企業(yè)未來(lái)發(fā)展帶來(lái)隱患。會(huì)計(jì)工作電算化的普及促進(jìn)著會(huì)計(jì)檔案信息化管理工作的進(jìn)程，會(huì)計(jì)檔案信息化管理也是中小企業(yè)未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)，急需中小企業(yè)培養(yǎng)專業(yè)化會(huì)計(jì)檔案信息化管理人才。

四、中小企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理工作存在問(wèn)題的解決措施

（一）加強(qiáng)公司領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的認(rèn)知

鑒于中小企業(yè)全體人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理缺乏認(rèn)知，企業(yè)管理層應(yīng)帶頭在企業(yè)內(nèi)部宣傳、普及會(huì)計(jì)檔案管理工作的相關(guān)知識(shí)及在企業(yè)發(fā)展道路中的作用，使全體員工明白會(huì)計(jì)檔案不只是記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)的發(fā)生，列舉會(huì)計(jì)檔案在企業(yè)的發(fā)展中起到的作用。如：為企業(yè)日后活動(dòng)數(shù)據(jù)分析，預(yù)測(cè)未來(lái)發(fā)展機(jī)遇，制定企業(yè)總體發(fā)展戰(zhàn)略，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)提供參考依據(jù)等。通過(guò)這些舉措使企業(yè)全體人員意識(shí)到檔案管理工作的重要性，從而加強(qiáng)檔案管理工作。

（二）制定會(huì)計(jì)檔案管理辦法，設(shè)立會(huì)計(jì)檔案信息化管理操作規(guī)則

為了規(guī)范會(huì)計(jì)檔案的管理工作，企業(yè)應(yīng)根據(jù)財(cái)政部和國(guó)家檔案管理局共同發(fā)布的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合企業(yè)自身?xiàng)l件，建立一套完善的符合企業(yè)目前經(jīng)營(yíng)狀況的會(huì)計(jì)檔案管理制度和具體操作規(guī)則。

首先，要明確會(huì)計(jì)檔案的具體內(nèi)容，分類歸檔、按年裝訂成冊(cè)的會(huì)計(jì)檔案可以由會(huì)計(jì)人員保管一年，一年期限屆滿后在紀(jì)委或其他監(jiān)察部門(mén)的監(jiān)督下及時(shí)將會(huì)計(jì)檔案移交至公司綜合檔案管理部門(mén)。

其次，對(duì)已交接的會(huì)計(jì)檔案需要調(diào)閱的，都應(yīng)該制定調(diào)閱流程，說(shuō)明調(diào)閱原因，明確規(guī)定調(diào)閱手續(xù)及審批權(quán)限，企業(yè)外部人員調(diào)閱會(huì)計(jì)檔案需提供其身份證明后經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后方可調(diào)閱，會(huì)計(jì)檔案原則上不能外借，特殊原因必須外借的應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行審批手續(xù)，外借人員應(yīng)妥善保管和利用借入的會(huì)計(jì)檔案，確保借入檔案的安全完整，并在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還。

再次，隨著會(huì)計(jì)電算化的全面普及，會(huì)計(jì)檔案紙質(zhì)保存已過(guò)渡到信息化管理，中小企業(yè)應(yīng)根據(jù)其自身?xiàng)l件，建立相應(yīng)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)化系統(tǒng)，配備計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、服務(wù)器等先進(jìn)的硬件設(shè)施，配備電算化專業(yè)人才，對(duì)會(huì)計(jì)電算化信息及時(shí)備份，確保電算化會(huì)計(jì)檔案信息的安全。

最后，對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理人員必須明確指定，出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案管理工作，保管人員應(yīng)遵守保密制度，不得擅自出借和隨意透露檔案內(nèi)容，更不得擅自涂改有關(guān)檔案，并對(duì)其管理權(quán)限和責(zé)任具體要求，以確保企業(yè)會(huì)計(jì)檔案工作能夠有序進(jìn)行。

（三）完善會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容，規(guī)范檔案管理工作具體事項(xiàng)

中小企業(yè)應(yīng)根據(jù)會(huì)計(jì)檔案管理辦法的相關(guān)規(guī)定收集真實(shí)、合法的會(huì)計(jì)檔案資料，進(jìn)行分類歸集，對(duì)電子報(bào)銷憑證要同時(shí)收集紙質(zhì)和電子憑證，同時(shí)對(duì)已報(bào)銷的憑證單獨(dú)建立臺(tái)賬，避免出現(xiàn)一張憑證多次報(bào)銷的情況。會(huì)計(jì)憑證按照編號(hào)順序按月裝訂成冊(cè)，封面上填寫(xiě)公司名稱、年度、月份、起止號(hào)碼、會(huì)計(jì)主管和裝訂（經(jīng)辦）人簽章等內(nèi)容。在年度賬務(wù)處理完畢后應(yīng)及時(shí)編制財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，并打印會(huì)計(jì)賬簿歸檔；裝訂成冊(cè)的財(cái)務(wù)報(bào)告封面上應(yīng)填寫(xiě)公司名稱、報(bào)告名稱、所屬年月以及計(jì)劃財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管和裝訂（經(jīng)辦）人簽章等內(nèi)容。在月度、季度、半年度賬務(wù)處理完畢后，及時(shí)編制財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告并按要求歸檔。

按規(guī)定在電子稅務(wù)局系統(tǒng)申報(bào)的各類申報(bào)資料也應(yīng)在每期申報(bào)成功后打印紙質(zhì)資料裝訂成冊(cè)。對(duì)其他會(huì)計(jì)資料也應(yīng)按年月，分類單獨(dú)裝訂成冊(cè)，為企業(yè)保存全面、連續(xù)、系統(tǒng)的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案資料。

（四）對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案及時(shí)備份并打印紙質(zhì)資料存檔

會(huì)計(jì)電算化已全面普及，會(huì)計(jì)人員也從繁瑣的手工賬務(wù)處理中解脫，只需簡(jiǎn)單地將基礎(chǔ)數(shù)據(jù)錄入電算化系統(tǒng)中，再由系統(tǒng)輸出最終結(jié)果。會(huì)計(jì)人員應(yīng)及時(shí)對(duì)最終結(jié)果完成紙質(zhì)資料的整理裝訂。對(duì)所有整理歸檔的會(huì)計(jì)檔案按年、按檔案內(nèi)容分類建立一套完整的會(huì)計(jì)檔案臺(tái)賬，以備隨時(shí)查看。

（五）加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，提高其素質(zhì)

在經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的過(guò)程中，企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理人員不僅要提高檔案管理的專業(yè)知識(shí)，還需培養(yǎng)與時(shí)俱進(jìn)的會(huì)計(jì)檔案信息化管理人才。企業(yè)應(yīng)為會(huì)計(jì)檔案管理人員定期提供學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)和提高職業(yè)道德素養(yǎng)的機(jī)會(huì)，增強(qiáng)保密意識(shí)，對(duì)在檔案管理過(guò)程中獲悉的商業(yè)秘密守口如瓶；關(guān)注會(huì)計(jì)檔案存放環(huán)境的安全性，對(duì)檔案存放的地點(diǎn)、文件柜等都要做到防火、防潮、防盜，安裝災(zāi)害發(fā)生時(shí)的提前預(yù)報(bào)系統(tǒng)；提高檔案管理的業(yè)務(wù)能力，給企業(yè)的檔案管理工作營(yíng)造一個(gè)良性的運(yùn)行環(huán)境。對(duì)于通過(guò)培訓(xùn)還不能勝任工作要求的人員應(yīng)及時(shí)更換，為企業(yè)組建一支高效的檔案管理團(tuán)隊(duì)，為企業(yè)檔案信息化建設(shè)服務(wù)。

五、結(jié)束語(yǔ)

隨著社會(huì)信息化的發(fā)展，會(huì)計(jì)電算化的普及，會(huì)計(jì)檔案也在向電子化信息轉(zhuǎn)型，現(xiàn)階段會(huì)計(jì)檔案向電子化轉(zhuǎn)型的相關(guān)成本和有關(guān)技術(shù)都不是中小企業(yè)能夠匹配得起的，大多數(shù)在會(huì)計(jì)檔案電子化過(guò)程中的大型企業(yè)也還在摸索階段，也會(huì)存在紙質(zhì)和電子檔案同時(shí)保存，在現(xiàn)代會(huì)計(jì)電算化的發(fā)展下，會(huì)計(jì)檔案信息化將會(huì)取代大部分紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，中小企業(yè)應(yīng)加快信息化會(huì)計(jì)檔案管理體系的建設(shè)，制定會(huì)計(jì)檔案信息化管理操作手冊(cè)，培養(yǎng)專業(yè)的管理人員，提升數(shù)字化設(shè)備的操作能力。為加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案信息化管理工作，要隨時(shí)了解科技進(jìn)步對(duì)會(huì)計(jì)檔案信息化管理工作帶來(lái)的便利，從而加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作。