信息化時(shí)代茶葉檔案的搜集與管理

申紹云

（江西省非物質(zhì)文化遺產(chǎn)研究保護(hù)中心，江西 南昌 330019）

茶葉檔案是指在茶葉生產(chǎn)、營(yíng)銷等活動(dòng)中創(chuàng)建的有意義的記載，在信息化時(shí)代的今天，作為一種至關(guān)重要的信息資源與經(jīng)濟(jì)資源，茶葉的檔案管理工作價(jià)值日益凸顯，深入挖掘和利用茶葉檔案的信息資源，能夠極大地推動(dòng)茶葉的發(fā)展革新。在此背景下，加強(qiáng)茶葉檔案的搜集與管理工作建設(shè)對(duì)于茶葉發(fā)展具有不可忽視的現(xiàn)實(shí)意義。

1 茶葉檔案工作概述

1.1 茶葉檔案的搜集

1.1.1 搜集范圍。在檔案搜集內(nèi)容方面，茶葉檔案所搜集的范圍十分廣泛，從廣義上來(lái)說，所有同茶葉相關(guān)的信息都可歸入茶葉檔案的搜集范圍，但在實(shí)際工作中，為使搜集效率最大化，往往將一些具有實(shí)際價(jià)值、意義的信息作為茶葉檔案的搜集內(nèi)容，這主要包括茶葉的生產(chǎn)檔案、市場(chǎng)檔案、歷史文化檔案等內(nèi)容。從茶葉的生產(chǎn)檔案來(lái)說，主要是指茶葉在生產(chǎn)過程中所形成的信息內(nèi)容，具體包括種植、加工、設(shè)備、工藝等內(nèi)容；從茶葉的市場(chǎng)檔案來(lái)說，主要是指茶葉在市場(chǎng)規(guī)劃、市場(chǎng)營(yíng)銷與售后反饋等方面的信息；從茶葉的歷史文化檔案來(lái)看，主要是指茶葉在歷史發(fā)展過程中所形成的信息內(nèi)容。在檔案搜集載體方面，包括文本、聲像、圖片、實(shí)物等等，豐富多樣且具有各自的優(yōu)勢(shì)和特點(diǎn)。例如紙質(zhì)檔案是傳統(tǒng)的檔案載體形式，具有耐時(shí)久的特點(diǎn)，但因其占據(jù)空間大而不便于傳遞；聲像等電子檔案是信息技術(shù)高速發(fā)展背景下的產(chǎn)物，具有高效率、低成本的特點(diǎn)。

1.1.2 搜集方式。茶葉檔案的搜集是檔案管理工作的基礎(chǔ)和前提，在以前，人們往往主動(dòng)移交的方式，要求相關(guān)單位主動(dòng)向檔案部門移交茶葉信息。當(dāng)前，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的深入發(fā)展，茶葉檔案信息內(nèi)容多、更新快、傳播廣，這給茶葉檔案的收集工作帶來(lái)了嚴(yán)重考驗(yàn)，在此背景下，檔案管理人員不斷更新其信息化技術(shù)，借助現(xiàn)代化的搜集方式來(lái)把握網(wǎng)絡(luò)動(dòng)態(tài)資源，提高茶葉檔案的搜集工作效率。

1.2 茶葉檔案的管理

1.2.1 管理者。在茶葉的搜集和管理過程中，管理者起到了至關(guān)重要的作用，要想提高茶葉檔案搜集和管理效率，就應(yīng)當(dāng)提高管理者的業(yè)務(wù)能力，要求其應(yīng)當(dāng)兼具專業(yè)的檔案管理能力和茶葉行業(yè)的專業(yè)知識(shí)，使其能夠正確處理好茶葉相關(guān)檔案。此外，在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，茶葉檔案管理者還應(yīng)當(dāng)具備信息技術(shù)能力，能夠熟練操作各類信息軟件、了解信息化技術(shù)發(fā)展方向，唯有如此才能有效提高其業(yè)務(wù)能力，推動(dòng)茶葉檔案搜集、管理工作的提升。

1.2.2 管理方式。茶葉檔案的管理方式也應(yīng)當(dāng)采用傳統(tǒng)和現(xiàn)代化相結(jié)合的管理方式。一方面檔案管理人員應(yīng)當(dāng)繼續(xù)堅(jiān)持人工管理的方式，并不斷提高其業(yè)務(wù)能力，切實(shí)提高茶葉檔案的管理效率；另一方面，還應(yīng)當(dāng)借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來(lái)提高管理效率，例如搭建信息管理系統(tǒng)、完善管理流程、優(yōu)化檢索服務(wù)等等。

2 信息化背景下茶葉檔案管理模式的變化

任何事物的發(fā)展都應(yīng)當(dāng)追隨時(shí)代的步伐，不斷適應(yīng)時(shí)代、融入時(shí)代，茶葉檔案管理也同樣如此，在信息化時(shí)代背景下，茶葉檔案的管理模式發(fā)生了較大的變化，主要體現(xiàn)在管理理念和數(shù)據(jù)資源兩方面。

2.1 檔案管理理念的變化

隨著信息技術(shù)的深入發(fā)展與廣泛普及，茶葉檔案管理工作得到了長(zhǎng)足進(jìn)步，例如茶葉檔案信息數(shù)據(jù)的增加、服務(wù)水平的提高以及信息化技術(shù)的應(yīng)用等等，在此背景下，檔案管理者對(duì)于茶葉檔案的理念認(rèn)識(shí)不能只停留在傳統(tǒng)的管理理念層面，而應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)，不斷更新其觀念認(rèn)識(shí)，提高其茶葉檔案管理理論水平。

2.1.1 大數(shù)據(jù)觀念。大數(shù)據(jù)是指海量數(shù)據(jù)的增加，強(qiáng)調(diào)一些數(shù)據(jù)皆有其價(jià)值，在大數(shù)據(jù)技術(shù)的加持下，這些海量的數(shù)據(jù)得到了有效的開發(fā)和利用，實(shí)現(xiàn)了其價(jià)值的最大化。而在茶葉檔案管理中，由于人力物力財(cái)力的限制，管理者往往采用去粗存精的方式篩選茶葉信息，將其中有重要價(jià)值的信息歸入檔案保存，摒棄了一些無(wú)關(guān)緊要或是在當(dāng)時(shí)無(wú)重要意義的信息，這對(duì)茶葉檔案的發(fā)展造成了一定的損失，因而，管理者應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化大數(shù)據(jù)觀念，將所有有著重要價(jià)值的茶葉信息收入檔案。

2.1.2 廣服務(wù)觀念。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)背景下，信息的存在都有著潛在的價(jià)值和意義，茶葉檔案同樣如此，管理者應(yīng)當(dāng)積極轉(zhuǎn)變其茶葉檔案的管理理念，以信息服務(wù)為一切工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，為大眾提供更好的服務(wù)。此外，當(dāng)前茶葉檔案服務(wù)發(fā)展呈現(xiàn)出多元化、社會(huì)化發(fā)展趨勢(shì)，管理者應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持個(gè)性化服務(wù)原則，借助信息技術(shù)對(duì)用戶的習(xí)慣和興趣進(jìn)行數(shù)據(jù)挖掘和量化分析，并為其提供針對(duì)性的服務(wù)內(nèi)容，切實(shí)滿足其不同的信息需求。

2.1.3 大平臺(tái)觀念。大平臺(tái)的建設(shè)既能夠加強(qiáng)信息資源的收集，又能夠憑借海量信息吸引用戶，推動(dòng)其自身的發(fā)展，因而加強(qiáng)大平臺(tái)建設(shè)是信息爆炸的互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展背景下茶葉檔案發(fā)展的必然之舉。茶葉管理這應(yīng)當(dāng)盡快轉(zhuǎn)變“老牛人力車”的現(xiàn)狀，強(qiáng)化大平臺(tái)觀念意識(shí)，建成資源富、效率高、范圍廣的茶葉檔案信息平臺(tái)，提高茶葉管理效率。

2.2 檔案數(shù)據(jù)資源的變化

茶葉檔案資源的搜集建設(shè)是檔案管理工作的重要內(nèi)容，也是開展茶葉檔案服務(wù)工作的基礎(chǔ)和前提，而在信息化時(shí)代背景下，茶葉檔案數(shù)據(jù)資源發(fā)生了巨大變化，給檔案管理帶來(lái)了巨大的變化。首先是檔案數(shù)據(jù)來(lái)源更廣。在傳統(tǒng)的茶葉信息搜集過程中，茶葉信息的來(lái)源往往限定于特定機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位以及茶葉傳承者等范圍內(nèi)，而在信息化背景下，茶葉信息來(lái)源則更多傾向于網(wǎng)絡(luò)化、社會(huì)化、平民化。部分茶葉檔案管理者也紛紛順應(yīng)這一發(fā)展趨勢(shì)，喚醒民眾的茶葉檔案意識(shí)，引導(dǎo)其關(guān)注、記錄生活中的茶葉相關(guān)信息。其次是檔案內(nèi)容更加豐富。一方面互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展推動(dòng)了信息的平民化，越來(lái)越多的民眾可以自由的分享記錄身邊的茶葉信息，推動(dòng)了茶葉資源的擴(kuò)大；另一方面，茶葉數(shù)據(jù)類型也逐漸增多，例如紙質(zhì)、聲像、實(shí)物、圖片等茶葉信息資源，將成為檔案館藏的重要組成部分。

3 大數(shù)據(jù)背景下茶葉企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新

信息化時(shí)代的到來(lái)給茶葉檔案管理帶來(lái)了發(fā)展的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)抓住這一發(fā)展機(jī)遇，積極改變茶葉檔案的管理，尋求更多、更廣、更適應(yīng)信息化時(shí)代的茶葉檔案管理新模式。

3.1 完善茶葉檔案資源體系

茶葉檔案資源是開展檔案搜集、管理工作的基礎(chǔ)和前提，加強(qiáng)茶葉檔案資源建設(shè)能夠進(jìn)一步豐富檔案資源，提高其工作效率。

3.1.1 拓寬檔案資源收集類別。在茶葉檔案的收集類別方面，形成以紙質(zhì)檔案收集為主、其他檔案收集為輔的檔案資源收集形式。一方面，應(yīng)當(dāng)不斷加強(qiáng)紙質(zhì)檔案資源的收集建設(shè)，提高紙質(zhì)檔案的收集效率；另一方面，信息電子化、數(shù)字化已成為時(shí)代發(fā)展主流，應(yīng)當(dāng)借助信息技術(shù)不斷拓寬檔案資源的收集形式，更加主動(dòng)、積極對(duì)收集更多價(jià)值高、形式多的數(shù)據(jù)資源。例如加快對(duì)圖片、聲音、影像等多種形式的茶葉信息的收集，豐富茶葉檔案收集類別。

3.1.2 完善檔案資源建設(shè)主體。在信息大眾化的時(shí)代中，社會(huì)中的每個(gè)人都是信息的創(chuàng)造者和傳輸者，都無(wú)法置身于數(shù)據(jù)之外。而在茶葉檔案資源的收集過程中，因自身人單力薄，導(dǎo)致其檔案收集效率較低，無(wú)法完成茶葉檔案資源全部收集的重任，因此加強(qiáng)和不同茶信息擁有者的合作就顯得非常有必要。檔案部門可以通過合同、委托等方式向社會(huì)購(gòu)買檔案服務(wù)，將茶葉檔案的收集工作交給業(yè)務(wù)能力較高的服務(wù)機(jī)構(gòu)來(lái)幫忙完成茶葉檔案資源收集的工作，或是采用眾包模式，將一些僅憑自身力量無(wú)法完成的資源收集任務(wù)轉(zhuǎn)交給大眾，利用大眾的智慧和力量來(lái)實(shí)現(xiàn)茶葉檔案資源的集中。

3.1.3 轉(zhuǎn)變檔案資源收集方式。在信息化時(shí)代背景下，茶葉檔案資源的收集不能光是坐等人來(lái)，而應(yīng)當(dāng)借助互聯(lián)網(wǎng)轉(zhuǎn)變檔案資源的采集方式，收集到更多更廣的檔案資源。首先，在信息爆炸時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)資源數(shù)量多且更新速度快，有著重要價(jià)值的茶葉信息往往會(huì)被淹沒在海量的垃圾信息中，一旦錯(cuò)過將很難找回，因此，檔案部門就應(yīng)當(dāng)積極承擔(dān)自己的職責(zé)，改變檔案收集方式，變身茶葉數(shù)據(jù)捕手，實(shí)時(shí)監(jiān)控網(wǎng)絡(luò)動(dòng)態(tài)信息，采取積極主動(dòng)的方式完成信息資源的抓捕任務(wù)。其次，在過去的茶葉檔案手機(jī)過程中，往往需要將全年工作處理完畢后才能將茶葉進(jìn)行歸檔，而在信息化時(shí)代，管理人員可以借助檔案內(nèi)部管理系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案的實(shí)時(shí)推送歸檔，既降低檔案資源因長(zhǎng)時(shí)間的累放而丟失的風(fēng)險(xiǎn)，又分散了管理人員的工作任務(wù)、化解了集中歸檔時(shí)間緊任務(wù)重的難題，能夠進(jìn)一步提高其歸檔質(zhì)量。

3.2 完善檔案服務(wù)體系

“數(shù)據(jù)本身是沒有價(jià)值的，通過數(shù)據(jù)提供服務(wù)才能具有真正的價(jià)值，數(shù)據(jù)即服務(wù)。”在茶葉檔案管理中，應(yīng)當(dāng)深入挖掘數(shù)據(jù)信息中的價(jià)值、盤活檔案資源，實(shí)現(xiàn)其價(jià)值的最大化。

3.2.1 創(chuàng)新檔案服務(wù)理念。在信息化時(shí)代，檔案管理者應(yīng)當(dāng)不斷創(chuàng)新檔案服務(wù)理念，用新思維新方法，開辟檔案服務(wù)新高度。首先，堅(jiān)持人性化服務(wù)，在茶葉檔案管理中具體表現(xiàn)為以用戶第一為服務(wù)原則，以滿足用戶需求為出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，熱心、耐心、細(xì)心、專心對(duì)待一切用戶的合理需求，為其提供所需茶葉信息。其次，堅(jiān)持個(gè)性化服務(wù)。在信息大眾化背景下，用戶的分類日趨明顯，其對(duì)茶葉信息的需求也大不相同，因而管理者應(yīng)當(dāng)借助互聯(lián)網(wǎng)來(lái)詳細(xì)了解用戶需求，并提供精確性匹配的服務(wù)，滿足其實(shí)際需求。此外，還應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持智能化服務(wù)。大數(shù)據(jù)時(shí)代更加重視技術(shù)的運(yùn)用，在此背景下，檔案部門也應(yīng)當(dāng)不斷提高其智能化服務(wù)水平，通過構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)，快速完成數(shù)據(jù)分析任務(wù)、抓取有效信息、提供服務(wù)通道，實(shí)現(xiàn)茶葉信息的順暢流通和廣泛傳播。

3.2.2 拓展檔案服務(wù)方式。信息技術(shù)的深入發(fā)展，極大地豐富了信息傳播的渠道。檔案管理部門可以借助這一渠道不斷拓展服務(wù)形式。首先，茶葉檔案管理部門可以借助微博、微信等新社交媒介來(lái)拓展檔案服務(wù)形式。其中，微博是當(dāng)前大眾社交中使用最廣泛的平臺(tái)之一，主要包括網(wǎng)絡(luò)營(yíng)銷、時(shí)事熱點(diǎn)、交流互動(dòng)等內(nèi)容，微信則是為智能終端提供通訊服務(wù)的應(yīng)用，包括語(yǔ)音、視頻、文字、圖片等交流功能，同時(shí)還能夠通過微信公眾平臺(tái)為用戶提供咨詢、信息等服務(wù)。檔案部門可以入駐微博、微信平臺(tái)，強(qiáng)化同大眾的交流互動(dòng)，為其提供更加便捷的服務(wù)。其次，遠(yuǎn)程服務(wù)是指利用通訊手段實(shí)現(xiàn)不同地域之間的人工服務(wù)，具有成本高、效率低、服務(wù)管理集中化的優(yōu)勢(shì)特點(diǎn)，檔案管理部門可以加強(qiáng)這一內(nèi)容建設(shè)，建設(shè)好覆蓋范圍廣、內(nèi)容全、檢索快的遠(yuǎn)程服務(wù)平臺(tái)，提高其服務(wù)效率。此外，云服務(wù)是以云計(jì)算技術(shù)為基礎(chǔ)，將分散的信息通過云平臺(tái)構(gòu)建起來(lái)的系統(tǒng)，通過其強(qiáng)大的計(jì)算處理能力來(lái)實(shí)現(xiàn)信息資源共享的一種服務(wù)模式，具有低成本、高效率的優(yōu)勢(shì)特點(diǎn)，因此，茶葉檔案管理部門可以以云技術(shù)、云存儲(chǔ)為基礎(chǔ)，建立起覆蓋面廣的檔案云服務(wù)平臺(tái)，為公眾提供全方位的專業(yè)服務(wù)。

3.3 完善檔案安全體系

茶葉檔案的安全是檔案管理的重中之重，尤其是在信息化時(shí)代背景下，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)加快完善檔案安全保密防護(hù)體系，消除潛在的檔案風(fēng)險(xiǎn)。

3.3.1 加強(qiáng)物理防護(hù)。物理防護(hù)是是檔案安全的基礎(chǔ)性保障，檔案部門應(yīng)當(dāng)加快茶葉檔案的物理防護(hù)。首先，提高檔案館安全建設(shè)的科學(xué)性。檔案館在建設(shè)過程中應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持相關(guān)規(guī)章制度，以科學(xué)選址、標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計(jì)為原則，建成質(zhì)量可靠、面積達(dá)標(biāo)、設(shè)備完善、功能齊全、安全保密的現(xiàn)代化茶葉檔案館。其次，提高茶葉檔案的保護(hù)條件。主要是提高一些硬件設(shè)施的安全性，包括視屏監(jiān)控系統(tǒng)、報(bào)警系統(tǒng)、溫濕度控制系統(tǒng)等等，檔案部門應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)配備安全防護(hù)設(shè)施，并定期對(duì)其進(jìn)行維護(hù)和更新，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并排除隱患，提高其安全保障。

3.3.2 提升隊(duì)伍能力。茶葉檔案管理者是確保檔案安全工作的實(shí)施者，其專業(yè)能力的高低將直接影響著檔案安全管理的效率，因此，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)管理者隊(duì)伍建設(shè)，使其用責(zé)任和行為捍衛(wèi)茶葉檔案的安全。首先，完善人員安全管理制度。一方面，應(yīng)當(dāng)健全檔案安全責(zé)任制，由單位高層領(lǐng)導(dǎo)者直接全權(quán)負(fù)責(zé)茶葉檔案安全總責(zé)，并將責(zé)任具體劃分到每個(gè)人身上，進(jìn)一步提高管理人員的安全防患意識(shí)；另一方面健全茶葉檔案安全應(yīng)急管理制度，對(duì)茶葉管理中全過程中潛在的安全風(fēng)險(xiǎn)和可能出現(xiàn)的安全紕漏進(jìn)行分析和預(yù)測(cè)，并制定出具體的應(yīng)對(duì)措施。其次，提高隊(duì)伍整體專業(yè)素養(yǎng)。對(duì)茶葉檔案的管理要求相關(guān)人員不僅要具有豐富的檔案管理知識(shí)，還應(yīng)當(dāng)具備一定茶葉文化素養(yǎng)，能夠以其專業(yè)的業(yè)務(wù)能力帶領(lǐng)茶葉檔案事業(yè)向前發(fā)展，因而，相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)隊(duì)伍的培訓(xùn)。一方面可以通過專業(yè)的教育培訓(xùn)來(lái)提升隊(duì)伍的專業(yè)能力，使其兼具茶葉和檔案管理知識(shí)；另一方面還應(yīng)當(dāng)提高相關(guān)人員的職業(yè)道德感，促使其以積極主動(dòng)的態(tài)度對(duì)待茶葉管理工作，并梳理終身學(xué)習(xí)的目標(biāo)，與時(shí)俱進(jìn)，不斷提高自我的業(yè)務(wù)水平。

3.3.3 加強(qiáng)技術(shù)建設(shè)。首先，建立茶葉檔案信息系統(tǒng)安全體系。一方面應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)電子檔案存儲(chǔ)的應(yīng)用系統(tǒng)安全審查，加快數(shù)字化工作，提高安全保護(hù)信息化技術(shù)，確保茶葉檔案信息安全；另一方面還可以加強(qiáng)同社會(huì)企業(yè)的合作，選擇合法規(guī)范、可信度高的公司來(lái)幫助其完成茶葉檔案的信息安全防護(hù)建設(shè)，提高其安全系數(shù)。其次，建設(shè)茶葉檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)備份中心。檔案數(shù)據(jù)的開發(fā)利用大大提高了檔案資源利用率、節(jié)約了其檔案庫(kù)房的容量，盡管如此，在信息爆炸的今天，茶葉檔案部門的數(shù)據(jù)庫(kù)容量仍舊無(wú)法溶度巨量茶葉資源信息，因此，相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變存儲(chǔ)方式，來(lái)確保檔案信息的安全，而大數(shù)據(jù)強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理和存儲(chǔ)功能能夠有效解決這一問題，因此相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)借助大數(shù)據(jù)功能來(lái)建設(shè)檔案大數(shù)據(jù)存儲(chǔ)備份中心，使其成為茶葉檔案信息管理、開發(fā)服務(wù)、綜合利用的重要平臺(tái)。