高校電子檔案元數(shù)據(jù)收集管理探究

高海燕 解素芳

摘? 要：信息化、大數(shù)據(jù)飛速發(fā)展背景下，元數(shù)據(jù)在高校檔案工作中的作用愈發(fā)凸顯，較之傳統(tǒng)檔案管理模式，基于元數(shù)據(jù)手機(jī)管理使檔案管理信息化、智能化程度更高。但是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境復(fù)雜多變，元數(shù)據(jù)收集管理面臨著諸多問題，與當(dāng)前檔案利用管理呈現(xiàn)出供需矛盾。本文在分析高?，F(xiàn)有辦公OA系統(tǒng)環(huán)境下元數(shù)據(jù)生成、存儲(chǔ)狀況，結(jié)合近年國家政策對(duì)元數(shù)據(jù)收集存儲(chǔ)的要求，探討高校檔案管理系統(tǒng)中元數(shù)據(jù)收集、存儲(chǔ)、管理存在的不足之處，提出高校電子檔案元數(shù)據(jù)收集管理策略。

關(guān)鍵詞：高校;電子檔案;元數(shù)據(jù);收集管理

Abstract： Under the background of the rapid development of informatization and big data， the role of metadata in Archives work in colleges and universities has become more prominent. Compared with the traditional archive management mode， mobile Phone management based on metadata makes archive management more informatized and intelligent. However， the network environment is complex and changeable， and metadata collection and management are facing many problems， which is in contradiction between supply and demand with current archive utilization management. This article analyzes the generation and storage of metadata in the current office OA system environment of universities， and combines the requirements of national policies for metadata collection and storage in recent years， and explores the deficiencies in metadata collection， storage and management in university Archives management systems. Propose the collection and management strategy of metadata for university electronic Archives.

Keywords： University; Electronic archives; Metadata; Collection and management

檔案信息化是檔案管理的主流趨向，電子檔案元數(shù)據(jù)管理關(guān)乎電子檔案管理的高效性，高校OA（OA，Office Automation）辦公從傳統(tǒng)紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)向電子檔案，電子檔案的管理需要基于元數(shù)據(jù)展開，元數(shù)據(jù)體系的構(gòu)建是保障電子檔案管理的基礎(chǔ)，因此，元數(shù)據(jù)被稱為電子檔案的“生命線”。元數(shù)據(jù)是電子文件歸檔后的科學(xué)化管理，綜合分析、記錄電子檔案數(shù)據(jù)，確保電子檔案得以更好地管理與利用?；谠獢?shù)據(jù)開展高校電子檔案管理對(duì)于進(jìn)一步優(yōu)化電子檔案管理系統(tǒng)具有重要意義，提升可操作性、成本效益與工作效能。

1 現(xiàn)有辦公OA系統(tǒng)對(duì)元數(shù)據(jù)生成、存儲(chǔ)狀況

元數(shù)據(jù)是完整記錄電子檔案內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景的管理及電子文件的生成等全過程的相關(guān)數(shù)據(jù)。[1]近年來，信息化、大數(shù)據(jù)為高校辦公開拓了新路徑，從收發(fā)文到內(nèi)部溝通等都采用OA協(xié)同辦公軟件，實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，不僅提升了辦公效率，同時(shí)實(shí)現(xiàn)了綠色辦公。

現(xiàn)今，互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、人工智能成為推動(dòng)世界經(jīng)濟(jì)發(fā)展的新型引擎，在此背景下，各行各業(yè)朝向信息化、數(shù)字化、智能化方向轉(zhuǎn)型升級(jí)，高校辦公系統(tǒng)也在朝向“無紙化”“單套制”方向發(fā)展。

高校在辦公信息的處理上既有數(shù)據(jù)化的電子信息，也有非數(shù)據(jù)化的紙質(zhì)信息，[2]如何將這些紙質(zhì)化信息轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)信息，才能使其共同納入現(xiàn)代電子檔案的管理系統(tǒng)之中，實(shí)現(xiàn)電子檔案數(shù)據(jù)化管理。反之，如果紙質(zhì)等實(shí)體信息無法及時(shí)有效轉(zhuǎn)為電子信息，不僅降低了辦公效率，更難以實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程化、分布式辦公，更不能契合現(xiàn)代電子檔案數(shù)據(jù)處理需求?，F(xiàn)代高校辦公系統(tǒng)中仍存在著實(shí)體檔案與電子檔案混存的狀態(tài)。在數(shù)字化背景下，高校電子檔案優(yōu)化元數(shù)據(jù)建設(shè)迫在眉睫。

2 國家政策對(duì)元數(shù)據(jù)收集存儲(chǔ)的要求

在數(shù)字轉(zhuǎn)型背景下，國家數(shù)字化建設(shè)不斷加大對(duì)紙質(zhì)檔案和非電子檔案的數(shù)據(jù)化整理，這皆得益于國家政策的扶持，得益于信息化建設(shè)的有力推動(dòng)。

2014年，國務(wù)院辦公廳印發(fā)《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見》，同時(shí)，國家檔案局提出“存量數(shù)字化，增量電子化”發(fā)展戰(zhàn)略，基于此，推動(dòng)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案向數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)型升級(jí)成為主流態(tài)勢(shì)。如何有效處理檔案數(shù)字化及理論與實(shí)踐成果應(yīng)用，檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型急需科學(xué)理論的指導(dǎo)。而《電子文件元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)》《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等國家標(biāo)準(zhǔn)的出臺(tái)，對(duì)電子檔案元數(shù)據(jù)內(nèi)涵、性質(zhì)、外延等進(jìn)行了詳細(xì)的界定。電子檔案元數(shù)據(jù)不僅是電子文件的管理載體，更是電子文件真實(shí)性、完整性、可靠性的基本憑證，不僅描述了檔案文件本身，還對(duì)文件管理信息進(jìn)行收集與管理，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文件的全過程覆蓋式管理與監(jiān)控。[3]

3 高校電子檔案元數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)

3.1 元數(shù)據(jù)管理設(shè)計(jì)。元數(shù)據(jù)管理設(shè)計(jì)主要包括元數(shù)據(jù)生成、捕獲、封裝、維護(hù)全過程。在元數(shù)據(jù)生成上，設(shè)置元數(shù)據(jù)值域，明確元數(shù)據(jù)內(nèi)容，借助統(tǒng)一軟件處理元數(shù)據(jù)，繼而將處理后的元數(shù)據(jù)內(nèi)容保存至元數(shù)據(jù)庫中。在元數(shù)據(jù)捕獲上，根據(jù)國家標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)于數(shù)據(jù)源對(duì)應(yīng)數(shù)據(jù)需借助裝置進(jìn)行自動(dòng)采集，基于人工著錄，結(jié)合系統(tǒng)自動(dòng)生成方式甄選數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)值域，隨即將元數(shù)據(jù)導(dǎo)入其中，有些電子檔案元數(shù)據(jù)藏于系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境中，在元數(shù)據(jù)的捕獲上，使用人工著錄+計(jì)算機(jī)方式，元數(shù)據(jù)的捕獲時(shí)間地點(diǎn)等要素可由系統(tǒng)自動(dòng)標(biāo)識(shí)，由此降低人為誤差。元數(shù)據(jù)封裝上，元數(shù)據(jù)封裝基于 XML 為技術(shù)平臺(tái)，以檔案卷宗級(jí)、文件級(jí)、全宗級(jí)的順序封裝元數(shù)據(jù)，其中每一數(shù)據(jù)封裝有一個(gè)XML數(shù)據(jù)文件，形成若干檔案元數(shù)據(jù)，若干電子檔案元數(shù)據(jù)結(jié)合XML數(shù)據(jù)文件即可進(jìn)行封裝，形成數(shù)據(jù)文件。在元數(shù)據(jù)維護(hù)上，利用文本方式切入，將元數(shù)據(jù)嵌入其中，再進(jìn)行文件封裝，包括屬性描述、編碼處理、加密處理三種方式。

3.2 歸檔收集管理。對(duì)于實(shí)體檔案的收集主要借助數(shù)字化掃描技術(shù)，在實(shí)體文檔上傳上主要利用OA在線、公文導(dǎo)入等方式。[4]如，OA在線指元數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)運(yùn)行抑或離線狀態(tài)下，仍可有OA系統(tǒng)對(duì)電子文件進(jìn)行在線或離線傳送，公文導(dǎo)入則是針對(duì)上傳后的文件，按照文檔導(dǎo)入日期、數(shù)據(jù)類型等進(jìn)行電子文件的導(dǎo)入，并進(jìn)行自動(dòng)分類。歸檔收集之后，判斷歸檔價(jià)值，歸檔電子文件，做好數(shù)據(jù)維護(hù)，進(jìn)行案卷調(diào)整，對(duì)無價(jià)值歸檔文件進(jìn)行篩除處理，提升電子檔案工作效能。

3.3 檔案查詢管理。電子檔案管理系統(tǒng)中查詢是其中一項(xiàng)重要功能，管理人員在登錄頁面后，輸入電子文件的文件編號(hào)、文件名稱、機(jī)構(gòu)、年度、檔號(hào)等即可進(jìn)行文件項(xiàng)目的搜索。對(duì)于加密文件，則要輸入相應(yīng)秘密等級(jí)。對(duì)于檔案的統(tǒng)計(jì)編研分析，需要準(zhǔn)確設(shè)計(jì)填寫檔案元數(shù)據(jù)，完善檔案元數(shù)據(jù)信息。

3.4 檔案銷毀利用。電子檔案接收移交后應(yīng)進(jìn)行檔案鑒定銷毀與保管利用。在檔案數(shù)據(jù)備份上，采取脫離系統(tǒng)保管方式，便于后期檔案數(shù)據(jù)的貯存。對(duì)于元數(shù)據(jù)的銷毀和利用要基于服務(wù)器空間，根據(jù)國家檔案法，結(jié)合高校人、物、財(cái)?shù)葘?shí)際條件，電子檔案元數(shù)據(jù)一旦被銷毀，在管理系統(tǒng)中也會(huì)被清理，不會(huì)再被查詢到，在實(shí)際檔案管理工作中，檔案管理人員可根據(jù)實(shí)際安排電子文件的留存或銷毀。[5]在電子檔案的利用上，經(jīng)審批后，檔案管理人員可查閱加密文件，查閱權(quán)限待達(dá)到審批時(shí)間節(jié)點(diǎn)結(jié)束，為保證電子檔案的安全性，一般時(shí)間節(jié)點(diǎn)設(shè)置為24小時(shí)，由此，切實(shí)發(fā)揮元數(shù)據(jù)利用價(jià)值。

3.5 數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)。數(shù)據(jù)庫中對(duì)于電子檔案內(nèi)容和元數(shù)據(jù)的劃分主要基于來源、檔號(hào)、形式、內(nèi)容、數(shù)字化屬性等，其中元數(shù)據(jù)涵蓋文件信息數(shù)據(jù)的狀態(tài)、行為、依據(jù)等，可更有效地描述、判斷電子檔案內(nèi)容。為了更好地實(shí)現(xiàn)電子檔案的管理與應(yīng)用，應(yīng)切實(shí)規(guī)范數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)，提高管理利用質(zhì)效。

4 高校電子檔案元數(shù)據(jù)收集管理實(shí)效的對(duì)策

4.1 強(qiáng)化規(guī)范意識(shí)。建立電子文檔元數(shù)據(jù)，筑牢電子文檔管理的安全防線。檔案管理人員在OA辦公系統(tǒng)中，嚴(yán)格按照要求對(duì)電子文件進(jìn)行應(yīng)用管理，明確元數(shù)據(jù)組成結(jié)構(gòu)及分類，對(duì)元數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一管理與配置，進(jìn)一步規(guī)范元數(shù)據(jù)填寫、收集等，構(gòu)建元數(shù)據(jù)體系，基于元數(shù)據(jù)提高電子檔案管理實(shí)效性、完整性、可靠性等。

4.2 注重實(shí)踐應(yīng)用。現(xiàn)有高校OA辦公系統(tǒng)中電子檔案形成應(yīng)用中元數(shù)據(jù)起著重要作用，形成捕獲階段更是開展元數(shù)據(jù)管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。高校進(jìn)行元數(shù)據(jù)收集管理上，需進(jìn)行前端控制與全程管理，提高工作準(zhǔn)確性。[6]在元數(shù)據(jù)的收集上，要確定各環(huán)節(jié)的元數(shù)據(jù)項(xiàng)，建構(gòu)元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)性，將其作為電子檔案管理依據(jù)。需要?dú)w檔的電子文件應(yīng)從其形成階段到捕獲階段進(jìn)行“全程化管理”，形成階段中的元數(shù)據(jù)信息，應(yīng)及時(shí)記錄易遺落的文件信息。元數(shù)據(jù)可記錄并追溯檔案何人、何時(shí)進(jìn)行檔案的整理、等級(jí)、歸檔、移交等工作，實(shí)現(xiàn)全程化立體溯源。利用元數(shù)據(jù)進(jìn)行電子檔案內(nèi)容的描述，檔案人員要認(rèn)真研究分析檔案專有元數(shù)據(jù)項(xiàng)，豐富檔案利用、分析編研等內(nèi)容，從而對(duì)行政管理等提供支撐。

4.3 完善保障機(jī)制。保障機(jī)制包括人才保障機(jī)制、檔案管理機(jī)制、制度保障機(jī)制和監(jiān)督檢查機(jī)制。為保證元數(shù)據(jù)庫充分發(fā)揮其作用，檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)對(duì)實(shí)體元數(shù)據(jù)等元數(shù)據(jù)元素進(jìn)行定期檢查，建立與檔案管理要求相符的元數(shù)據(jù)庫。高校信息化辦公軟件在應(yīng)用上應(yīng)做好元數(shù)據(jù)的分類，設(shè)置分類方案，建立元數(shù)據(jù)檔案信息庫，為檔案數(shù)據(jù)高效利用提供全方位保障。

5 結(jié)語

元數(shù)據(jù)收集管理是高校電子檔案工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，對(duì)于檔案數(shù)字化建設(shè)具有重要意義。檔案管理者要明確現(xiàn)有辦公OA系統(tǒng)對(duì)元數(shù)據(jù)建設(shè)的現(xiàn)實(shí)要求，結(jié)合國家政策導(dǎo)向，合理設(shè)計(jì)元數(shù)據(jù)，建設(shè)元數(shù)據(jù)庫，電子文件形成之初便可建立起元數(shù)據(jù)檔案信息，對(duì)元數(shù)據(jù)進(jìn)行分類研究，提高元數(shù)據(jù)的可操作性，降低電子檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)管理風(fēng)險(xiǎn)，保障電子檔案的安全性、真實(shí)性與可靠性，提升電子檔案管理的效率。

基金項(xiàng)目：山東省檔案科技項(xiàng)目“大數(shù)據(jù)背景下高校電子文件歸檔和電子檔案管理研究”（2019-22）;國家檔案局科技項(xiàng)目“高校檔案資源區(qū)域共享與利用模式研究”（2020-X-61）。

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（作者單位：濟(jì)寧醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院 來稿日期：2021-10-15）