基層單位單機(jī)版檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用的問題與策略探討

摘? 要：本文在結(jié)合單機(jī)版檔案管理系統(tǒng)的具體結(jié)構(gòu)及工作原理的基礎(chǔ)上，發(fā)現(xiàn)其在基層單位值得推廣的優(yōu)勢以及還存在的一些問題，結(jié)合國家“十四五”規(guī)劃加快各行各業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的背景，為基層單位檔案工作的發(fā)展提出了思考與建議。

關(guān)鍵詞：檔案管理;移交進(jìn)館;單機(jī)版;檔案管理系統(tǒng);基層單位

Abstract： Based on the specific structure and operating principle of the system， this article finds its problems besides the advantages of being promoted in grassroots or units. In combination with the scenario that digitalization acceleration of industries articulated in the national'14th Five-Year Plan'， this article provides forward thoughts and suggestions towards the archive management work of the grassroots units.

Keywords： Archives management; Transfer archive; Stand-alone version; File management system; Grassroots units

從基層單位的資金投入、技術(shù)支撐到人員配備等整體上實力及多年以來所采用的既分散又集中的簡約化、扁平化的靈活機(jī)動的管理方式[1][2]上來看，單機(jī)版檔案管理系統(tǒng)是當(dāng)前條件下較為實際的選擇。它促進(jìn)了基層單位傳統(tǒng)檔案管理工作與計算機(jī)技術(shù)相結(jié)合，并且為今后實現(xiàn)檔案信息化管理打下基礎(chǔ)。

1 單機(jī)版檔案管理系統(tǒng)的實用性

基層單位的單機(jī)版檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)是檔案社會化服務(wù)機(jī)構(gòu)基于客戶實際需要，依照其行業(yè)特征，協(xié)助發(fā)掘潛在需求而設(shè)計的初級計算機(jī)檔案管理系統(tǒng)，其系統(tǒng)總體框架設(shè)計是按照基層單位檔案室基本的業(yè)務(wù)流程所設(shè)計的，所有的流程設(shè)計是建立在檔案管理規(guī)范化達(dá)標(biāo)的基礎(chǔ)之上，是對檔案管理各項業(yè)務(wù)流程按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行的計算機(jī)數(shù)據(jù)處理。

單機(jī)版檔案管理系統(tǒng)在基層單位的實際應(yīng)用取得了一定的成效，它首先完成了檔案移交進(jìn)館發(fā)揮社會效益的任務(wù)，支持了對檔案實體的安全性保存，并且以數(shù)字化電子版形式支撐了基層單位檔案的日常管理工作。同時也能夠?qū)F(xiàn)用紙質(zhì)檔案的歸檔管理與單機(jī)版檔案管理系統(tǒng)并存使用，逐步縮小兩者之間互聯(lián)距離，更好建立起兼容的運行模式。

該平臺支持滿足了使用人員對檔案的查詢、調(diào)閱、統(tǒng)計、輸出打印的基本要求，可以在指定計算機(jī)上方便地搜索、查看、打印原件的電子掃描件等，達(dá)到了一事一辦的效果，在很大程度上提高了檔案的查詢利用效率，其實用性可基本滿足基層單位的工作需要。

經(jīng)過數(shù)字化處理后的檔案材料，能夠保持檔案的原始狀態(tài)，體現(xiàn)出檔案的唯一性、真實性特點，目前查閱者主要以查詢電子版文檔來減少對紙質(zhì)版文件的高頻次使用，從而有效地降低了對紙質(zhì)檔案的人為磨損和不必要的折裝訂合，延長了檔案的壽命，起到了對紙質(zhì)檔案信息的安全保護(hù)作用。

2 單機(jī)版檔案管理系統(tǒng)在實際應(yīng)用中的問題

基層單位使用的單機(jī)版檔案管理系統(tǒng)是適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代電子文件管理向信息化系統(tǒng)管理轉(zhuǎn)變的過渡期產(chǎn)物，在開發(fā)使用過程中呈現(xiàn)出各單位自行探索、各具特色的局面，整體管理模式也是多樣性與差異性并存。

目前，采用與檔案社會化服務(wù)機(jī)構(gòu)合作研究開發(fā)，滿足客戶的信息管理和知識服務(wù)需求已經(jīng)成為重要的方式[3]。但是，因用戶的行業(yè)特點及專業(yè)的偏重，對管理標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行的理解所限，會在開發(fā)功能的覆蓋、重心上發(fā)生弱化現(xiàn)象，如不能針對文書檔案的內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)分類，系統(tǒng)在使用方面會出現(xiàn)一些瑕疵。

2.1 系統(tǒng)分類及層次劃分不明晰。從目前基層單位使用的單機(jī)版檔案管理系統(tǒng)實際情況來看，該系統(tǒng)的使用模式主要是基于三級管理員的權(quán)限展開的，沒有按照檔案類別加以限制以對應(yīng)不同的科室及人員。

在人員管理方面，雖然系統(tǒng)設(shè)置了三級管理員權(quán)限，但因查找利用也是同樣的權(quán)限，在權(quán)限設(shè)置上沒有嚴(yán)格區(qū)分，會產(chǎn)生檔案的保密漏洞。授權(quán)用戶進(jìn)入系統(tǒng)就可瀏覽所有的文檔目錄，并且能夠查閱所對應(yīng)的相應(yīng)文件，這種沒有管控的操作是違反檔案管理規(guī)章制度和安全保密規(guī)定的。

對于使用檔案材料頻繁的部門科室來說，目前只能是管理員親自檢索查閱或人為監(jiān)督每位使用者的查檔過程，干預(yù)并加以制止其超出允許權(quán)限的文檔查閱。這種方式?jīng)]有充分體現(xiàn)出現(xiàn)代化檔案管理簡捷、智能的優(yōu)勢，與檔案信息化管理的初衷有很大距離。

2.2 用戶交互界面不友好。由于單機(jī)版檔案管理系統(tǒng)是由社會化檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)設(shè)計并開發(fā)，具體操作指令在計算機(jī)專業(yè)性和知識性方面與基層單位人員素質(zhì)的實際情況存在很大的差距。

因缺少在線幫助、過程操作中的指導(dǎo)性提議或可能提示，導(dǎo)致檔案利用人員不會操作或不敢操作。同時，單機(jī)版系統(tǒng)是對已經(jīng)移交的文件進(jìn)行管理，而對待移交文件的自動化過程有所忽略，在現(xiàn)有框架下擴(kuò)充文檔管理內(nèi)容也存在著較高的門檻。

2.3 檔案移交進(jìn)館之后所形成檔案的數(shù)字化管理問題。目前，還存在移交進(jìn)館后的紙質(zhì)檔案與過程文件的電子版分別保存的情況。[4]移交之后形成的檔案不能及時納入單機(jī)版檔案管理系統(tǒng)，查詢與利用也是兩種互不搭界的管理方式，其后果就是使文件的查詢和利用過程變得更為繁瑣。這種情況既占用了人力、物力資源，又影響了檔案的利用效率，伴隨著后續(xù)檔案移交進(jìn)館的任務(wù)，這些問題會更加突出。

3 改進(jìn)措施及思考

3.1 標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的檔案管理制度是前提。檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范主要包括管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范[5]。目前，各基層單位無論檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)還是辦公環(huán)境、庫房設(shè)施等硬件，大多不能達(dá)到集中統(tǒng)一化的管理標(biāo)準(zhǔn)，所以，以統(tǒng)一的業(yè)務(wù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和管理規(guī)范來促進(jìn)實現(xiàn)數(shù)字化管理顯得尤為重要。同時，單機(jī)版檔案管理系統(tǒng)軟件的開發(fā)人員必須在前期深入用戶單位，充分了解用戶檔案部門業(yè)務(wù)的整個流程，包括檔案分類、鑒別、目錄、歸檔號及檔案需求，有針對性地進(jìn)行設(shè)計開發(fā)。從這點來說，標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的管理流程是該系統(tǒng)能否成功開發(fā)及后期運用的關(guān)鍵所在。

筆者所在單位的檔案管理工作因在先期通過了北京市檔案管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)達(dá)標(biāo)并驗收合格，因此，在開發(fā)設(shè)計檔案管理軟件和檔案移交進(jìn)館過程中節(jié)省了大量的時間和人力。

3.2 增加并細(xì)化系統(tǒng)管理權(quán)限的層次，強(qiáng)化保密意識。基層單位單機(jī)版系統(tǒng)開發(fā)過程中，可在原權(quán)限設(shè)置基礎(chǔ)上增設(shè)層次權(quán)限功能，細(xì)化并增加單機(jī)版檔案管理系統(tǒng)的查詢條目權(quán)限、進(jìn)入條目權(quán)限、打開條目內(nèi)容權(quán)限以及打印權(quán)限等相應(yīng)權(quán)限層次。通過一級管理員設(shè)置查閱賬號，可自主登錄系統(tǒng)查詢檔案基礎(chǔ)信息，待系統(tǒng)列出所需檔案材料的條目時，再由二級、三級檔案管理員審核，方能打開并查閱、打印文件的具體內(nèi)容。這樣，既可以保證檔案信息資源在安全保密的前提下提高檔案的查詢利用效率，又簡化了查詢步驟，體現(xiàn)出單機(jī)版檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)勢。

3.3 建立更加人性化智能化的用戶交互界面。大多數(shù)基層單位檔案管理人員并非是檔案專業(yè)與計算機(jī)專業(yè)出身，雖然能夠應(yīng)對紙質(zhì)文件的收集、整理及查詢工作，但對于電子文件管理系統(tǒng)的建立及應(yīng)用知識卻非常欠缺，因此，單機(jī)版的人機(jī)交互界面的智能化設(shè)計顯得尤其重要。系統(tǒng)的應(yīng)用既要有一定的容錯能力，能夠即時正確給出運行狀態(tài)指示和出錯信息，并且能引導(dǎo)用戶改正錯誤，又要操作方式簡單、容易記憶、輸入/輸出容易理解，減少用戶負(fù)擔(dān)。這是基層單位在下一步檔案管理和移交進(jìn)館時需要慎重考慮的工作。

3.4 重視檔案管理基礎(chǔ)工作，為移交進(jìn)館做好準(zhǔn)備。盡管基層單位檔案信息化建設(shè)相對滯后，但從現(xiàn)實來看，單機(jī)版檔案管理系統(tǒng)也能夠促進(jìn)檔案管理水平提升，也是實現(xiàn)信息化管理的必經(jīng)階段，所以必須重視檔案管理的基礎(chǔ)工作。

一是充分收集并整理目前產(chǎn)生的文件，嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的歸檔流程，做好檔案的分類、鑒定、著錄等基礎(chǔ)工作，把打印好的紙質(zhì)版的檔案文件歸檔保存。

二是對于已經(jīng)移交檔案館并錄入系統(tǒng)的文件，要做好系統(tǒng)維護(hù)工作，保障本單位文件的查詢、借閱和使用，充分利用數(shù)字化查詢系統(tǒng)，并修訂本單位檔案管理相關(guān)制度、指南及規(guī)范。

三是對于移交后產(chǎn)生的檔案要基于開發(fā)機(jī)構(gòu)的支持，進(jìn)行數(shù)字化電子掃描采集后，爭取納入歸類到單機(jī)版檔案管理系統(tǒng)中，對現(xiàn)有單機(jī)版檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行擴(kuò)充調(diào)整。

四是對于已經(jīng)形成的電子文檔，可作為源數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)，根據(jù)本單位建立的計算機(jī)文件管理流程，安全保存于硬盤之中，待后續(xù)進(jìn)行檔案移交時可直接錄入系統(tǒng)以節(jié)省人力、財力，提高工作效率。

4 結(jié)語

在國家關(guān)于數(shù)字化轉(zhuǎn)型的政策和要求的大背景下，單機(jī)版檔案管理系統(tǒng)是基層單位檔案工作向數(shù)字化轉(zhuǎn)型邁出的第一步。首先，單機(jī)版檔案管理系統(tǒng)完成了檔案移交進(jìn)館的任務(wù)，滿足了對檔案信息安全保存和社會廣泛利用的需求，用現(xiàn)代化的管理方式替代了本單位對移交檔案信息的查閱使用。其次，對于大部分基層單位來說，尚不具備以購置先進(jìn)設(shè)備、提高硬件設(shè)施作為加快實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程的手段，而單機(jī)版檔案管理系統(tǒng)以其所需要的硬件設(shè)施和人員素質(zhì)要求不高，且成本較低，基本能夠滿足基層單位日常工作需要，明顯提高了檔案查詢利用的效率。更加重要的意義是，單機(jī)版檔案管理系統(tǒng)基層單位檔案工作已經(jīng)邁入數(shù)字化時代的重要階段。如果在管理權(quán)限上對查閱內(nèi)容管理進(jìn)行細(xì)化，完善在線幫助使用及細(xì)化階段式指導(dǎo)提示，在管理權(quán)限和使用幫助上做進(jìn)一步人性化的改進(jìn)，單機(jī)版檔案管理系統(tǒng)是能夠長期有效地發(fā)揮作用的。隨著社會的進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，提升基層單位的檔案工作現(xiàn)代化和信息化建設(shè)能力和水平將成為必然趨勢。

參考文獻(xiàn)：

[1]王子肖.淺談基層單位檔案工作的監(jiān)督和指導(dǎo)[J].檔案天地，2009，12.

[2]劉小斌.基層醫(yī)院檔案管理改進(jìn)與提升的思考[J].管理觀察，2016，615：138.

[3]黃霄羽.檔案社會化服務(wù)的特征、功能和原則[J].北京檔案，2015，5：16.

[4]于敏.新技術(shù)環(huán)境下高校檔案工作發(fā)展探微[J].北京檔案，2020，6：39.

[5]周風(fēng)云，趙煥中，姜桂娥.淺談檔案信息化建設(shè)的思路[J].山東檔案，2004.2.35.

（作者單位：北京市中關(guān)村醫(yī)院? 來稿日期：2021-10-20）