信息化背景下圖書資料管理方法研究

趙紅艷

（山西工程職業(yè)學院，山西太原 030001）

隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，越來越多行業(yè)開始著眼于信息化建設(shè)，通過現(xiàn)代信息技術(shù)的引進實現(xiàn)生產(chǎn)或管理機制的創(chuàng)新改革，借此提高管理效能。對于圖書資料管理工作來說，傳統(tǒng)管理方法過于依賴人力，面對大量的館藏資料資源難免出現(xiàn)管理混亂的情況。在信息化背景下，圖書資料管理方法的要求也有了轉(zhuǎn)變，信息化水平的提升成為實現(xiàn)現(xiàn)代化發(fā)展的必然需求。在圖書資料管理過程中，信息化建設(shè)的全面推進能夠在圖書資料的采集、歸納、管理、檢索等多個環(huán)節(jié)發(fā)揮效用，在提高服務質(zhì)量的同時讓圖書資料利用率得以提升。

一、傳統(tǒng)圖書資料管理存在的問題

（一）管理意識與服務意識淡薄

受傳統(tǒng)管理理念的影響，圖書資料管理人員對于工作的理解大多停留在館藏書籍的整理、擺放、借閱管理方面。在信息化背景下，信息技術(shù)的快速發(fā)展使得圖書資料管理的改革優(yōu)化迎來了更為廣闊的空間，也為其指明了方向，這也從側(cè)面展現(xiàn)出了傳統(tǒng)管理模式的薄弱項。管理模式是行業(yè)發(fā)展的根本所在，就現(xiàn)階段圖書管理工作而言，很多管理人員并沒有從根本上轉(zhuǎn)變管理理念，對于館藏資料管理的必要性理解不夠深刻，對圖書資料管理的服務職能也缺乏理解，管理水平難以有效提高，導致圖書管理工作始終得不到創(chuàng)新和優(yōu)化。管理意識淡薄可能會導致管理人員在工作中存在多種偏差錯漏問題，單一的知識與認知結(jié)構(gòu)使得信息技術(shù)的接受度和應用規(guī)范性存在缺失，也會給圖書資料管理的信息化建設(shè)帶來一定的阻礙。

（二）管理混亂，資料檢索借閱困難

圖書資料館藏較為豐富且種類較多，并且圖書資料的擺放分類也可能存在標準不一或交叉劃分的現(xiàn)象，使得讀者在查閱目標書籍時往往需要花費大量的時間和精力，部分資料即便在管理人員的幫助下也需要花費大量時間才能找到，資料借閱需要辦理借閱手續(xù)。這種圖書資料管理模式和信息化社會存在著明顯的脫軌，不但難以滿足讀者對于館藏資料的使用需求，還會影響資料利用率，無法有效提高圖書資料管理的服務職能，也無法增加圖書管理工作人員的有效工作時間。

（三）軟硬件設(shè)施建設(shè)較為滯后

傳統(tǒng)的圖書資料管理方式多為實體紙質(zhì)資料和人為管理，在借閱過程中需要登記有關(guān)程序才能進行。而信息化背景下，已經(jīng)實現(xiàn)了館藏資料的電子化，大大提高了資料檢索便利和利用率，也避免了實體資料管理混亂和丟失、損壞等問題。相比之下，傳統(tǒng)管理方法的不足也更加明顯，如建設(shè)投資大多用于建筑設(shè)施的完善以及館藏資料的收集，并沒有致力于軟硬件管理設(shè)施的建設(shè)與更新，這使得讀者在查閱圖書資料時會受到很多約束，也不利于圖書資料管理方法的創(chuàng)新。

（四）管理人員綜合素質(zhì)還需提升

信息化背景下，圖書資料管理的信息化建設(shè)也離不開人員的支持，人員是信息技術(shù)的使用者，直接決定了信息化建設(shè)與運行質(zhì)量。但若人員綜合素質(zhì)不足，則會成為圖書資料管理信息化建設(shè)最大的制約因素之一，具體表現(xiàn)在信息技術(shù)的掌握與應用上。很多老牌圖書館的管理人員多為中老年人，這類人員對于信息技術(shù)和智能管理技術(shù)的接受度與掌握度通常較弱，投入信息化建設(shè)和信息化管理的熱情也相對較差，使得圖書資料管理的現(xiàn)代化發(fā)展也受到制約。在實踐中，很多管理人員在面對圖書館信息化建設(shè)時，表現(xiàn)為“迫不得已而為之”，雖然接受了信息技術(shù)，卻十分被動，應要求才開始學習信息技術(shù)，即便掌握了信息技術(shù)也只能保證圖書資料信息化管理的基本運行，無法在后續(xù)工作中探索創(chuàng)新，也會影響圖書資料管理的信息化發(fā)展。

二、信息化背景下的圖書資料管理方法研究

（一）資料檢索與分類

通常圖書館中的很多圖書在分類標準上往往參差不齊，并不具備統(tǒng)一性，圖書資料的管理也不夠有序化。比如部分圖書館受限于自身的基礎(chǔ)設(shè)施條件，都選擇了套路數(shù)據(jù)的方式，將自建數(shù)據(jù)作為輔助手段，導致使用進度遠遠不及編目進展。對此，應當積極應用信息技術(shù)，對資料檢索的機制和方法進行改進，這也是現(xiàn)代圖書館發(fā)展必須要進行的一項工作，如運用文獻專家檢索系統(tǒng)或繪畫文獻檢索系統(tǒng)等，讓資料檢索更加簡單快捷。

信息化技術(shù)在圖書資料分類中的應用需要遵照既定的分類準則，才能實現(xiàn)自動化分類和科學分類的效果。目前文獻資料分類專家系統(tǒng)可以有效解決資料分類混亂的問題，包含中文地質(zhì)資料和文獻資料等系統(tǒng)，文獻資料系統(tǒng)可以通過文獻向量間的近似度進行計算，當近似度較高時可以將資料進行準確的歸納分類。評價模式可以通過人工評價的方式執(zhí)行，在完成評價后通過信息技術(shù)將結(jié)果輸入知識庫，將其作為基準，進行資料的二次分類。中文地質(zhì)資料系統(tǒng)可以根據(jù)DOS 環(huán)境，運用GCLPS 軟件進行制作，特點便是利用了產(chǎn)生式表示法，類似于“中國圖書資料分類法”的思維邏輯和分類準則，可以將文獻資料進行科學分類，提高管理和檢索效率。

（二）圖書資料管理自動化

信息化是當前許多行業(yè)的發(fā)展趨向，圖書資料管理也不例外，甚至信息化建設(shè)完美解決了圖書資料管理備受“詬病”的各種問題，最大的優(yōu)勢在于資料資源的電子化和檢索自動化、管理自動化等。如ACV 離散控制技術(shù)在圖書資料管理中的應用，通過智能小車來完成圖書資料的定位與搬運工作，提高管理效率的同時節(jié)約大量的人力成本。智能小車的應用不需要考慮圖書的位置，小車可以自動行走，期間可以對小車進行精準定位，操控小車完成圖書資料的搬運工作。此外還可以在智能小車中加裝新標定位，可以避免書架等館內(nèi)設(shè)施對小車作業(yè)帶來的影響。通過上述方式不僅能夠提高圖書館運行的自動化水平，還能夠有效降低圖書館工作人員的工作壓力，為現(xiàn)代化圖書館的構(gòu)建助力。圖書資料管理的自動化需要根據(jù)實際需求提高設(shè)備建設(shè)投入，引進先進的設(shè)備來提高資料管理的現(xiàn)代化水準，圖書館可以借此構(gòu)建特色化的讀書閱覽室，利用更多更新穎的現(xiàn)代化服務來吸引讀者，還可以有效促進圖書館的現(xiàn)代化發(fā)展。

（三）圖書資料積累

傳統(tǒng)的圖書資料積累大多為紙質(zhì)資料的收錄與管理，但紙質(zhì)資料面臨的最大問題是易丟失、易損壞、易風化等，若出現(xiàn)破損則可能導致信息的丟失，紙質(zhì)資料的修復會增加時間與資金成本，變相提高圖書資料管理難度。以往圖書館在開展圖書管理工作時，上述情況出現(xiàn)頻率較高，且解決難度較大。信息技術(shù)的應用可以讓圖書資料的積累變得更簡易，且避免傳統(tǒng)積累形式存在的各項制約，將館藏的圖書資料電子化錄入數(shù)據(jù)庫或計算機硬盤中，更有利于長時間存放和資料管理，使其受外部因素影響更小。信息化的圖書資料積累形式可以降低管理成本和工作壓力，還可以運用計算機實現(xiàn)圖書資料的實時獲取，提高資料積累效率。

三、圖書資料信息化管理要點

（一）制定信息化發(fā)展計劃

在圖書資料管理中，圖書館應不斷豐富館藏圖書資源，做好圖書資料的引進是信息化管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。首先，圖書管理員可以利用橫幅和傳單等多種方式擴大宣傳力度，讓更多人了解并主動在圖書館借閱和查找圖書，并且對圖書資料的信息化加以關(guān)注。其次，制定符合社會服務需求和圖書館發(fā)展方向的圖書資料管理計劃，全面且高效地展開圖書資料的信息化管理探索，做好圖書資料的歸檔與整理，對圖書資料管理方法進行總結(jié)，利用新舊方法的對比了解信息化管理手段的優(yōu)點與不足，從而找到改進的方向。最后，制定基于信息技術(shù)的圖書資料管理發(fā)展計劃，需要緊緊貼合時代發(fā)展、社會發(fā)展、圖書館發(fā)展的現(xiàn)狀與趨向，以信息技術(shù)助推圖書館的現(xiàn)代化發(fā)展。

（二）積極引進先進設(shè)備

面對圖書資料管理設(shè)備老舊等問題，管理人員關(guān)注資料信息化管理中的基礎(chǔ)建設(shè)和設(shè)備引進尤為重要。計算機能夠有效替代大量人力操作，并且將原本工作量大、周期長、過程復雜的工作變得更加簡單高效，更有利于提高圖書資料管理質(zhì)量，具體可以引進以下設(shè)備：

1.標簽

可以為圖書資料添加疏耦合RFID（射頻識別）標簽芯片，設(shè)計標準為SIO/IEC15693，設(shè)計防電磁屏蔽的專用信息標簽，讓圖書資料實現(xiàn)精準定位，管理更加便捷，也能夠優(yōu)化讀者借閱歸還程序。在圖書資料借閱歸還后，借閱的資料信息可以記錄在圖書RFID標簽之中形成相關(guān)數(shù)據(jù)，為管理人員對讀者信息的分析提供條件，借此來實現(xiàn)后續(xù)的個性化服務。利用該技術(shù)不僅能夠提高閱讀者的閱讀體驗，還能夠為圖書管理工作帶來便利。

2.電子掃描設(shè)備

在紙質(zhì)圖書資料電子化處理期間，管理人員可以利用電子掃描設(shè)備來實現(xiàn)紙質(zhì)資料與電子資料的轉(zhuǎn)換，充分拓展圖書館電子圖書資源，并做到對圖書信息的精確記錄，為讀者提供更高效便捷的服務。

3.自動借還設(shè)備

自動借還設(shè)備可以安放于圖書館空曠且顯眼的位置，這一設(shè)備同樣配備了RFID 標簽掃描功能，讀者在歸還圖書資料時可以按照提示進行操作，大大降低了管理人員的工作壓力，也提高了圖書資料管理的信息化水平。

4.智能安全門

圖書館出口位置可以安裝智能安全門，讀者在完成借閱程序后可以通過RFID 借書憑證掃描通過，否則將觸發(fā)報警。智能安全門的應用可以準確識別圖書上的RFID 標簽與RFID 借書憑證，提高圖書資料的安全性。

（三）加強網(wǎng)絡安全管理

雖然圖書資料信息化管理可以優(yōu)化圖書管理程序和提高管理效率，但由于網(wǎng)絡的開放性，導致電子化的圖書資料可能面臨網(wǎng)絡安全風險，所以，應當做好圖書館網(wǎng)絡安全管理措施。對此需要加快圖書資料數(shù)據(jù)庫建設(shè)，應用數(shù)據(jù)庫來實現(xiàn)圖書資料的分類與管理。并對數(shù)據(jù)庫訪問權(quán)限進行明確劃分，避免不法分子通過非法手段盜取或篡改圖書信息。同時還要提高必要的人力與資力投入，讓數(shù)據(jù)庫可以長久安全運作。例如成立數(shù)據(jù)信息安全部門，進一步保證圖書數(shù)據(jù)安全。此外還要提高網(wǎng)絡安全監(jiān)管，使信息傳播范圍進一步拓展，提高圖書資料信息的傳播速度。而有關(guān)部門也要加大網(wǎng)絡信息的監(jiān)督力度，對網(wǎng)絡信息內(nèi)容進行科學分類，規(guī)避網(wǎng)絡病毒和黑客入侵帶來的重要資料泄漏等問題。

（四）提高信息化建設(shè)投入，完善基礎(chǔ)管理設(shè)施

圖書資料管理的信息化建設(shè)離不開資金投入的支持，不管是新設(shè)備與新技術(shù)的引進，還是系統(tǒng)軟件的開發(fā)都要在前期提高投入力度。隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，物價也在不斷攀升，圖書資料價格隨之水漲船高，圖書資料采購資金以及技術(shù)引進成本都需要進一步提升。對此，圖書資料管理的資金投入必須要酌情提高，注重技術(shù)研發(fā)、圖書資料引進、服務創(chuàng)新等投入，促進圖書資料管理的現(xiàn)代化水平。

圖書資料管理工作的效率大多會受基礎(chǔ)設(shè)施完善與否的影響，傳統(tǒng)的管理設(shè)施優(yōu)缺點共存，而信息化管理下的基礎(chǔ)設(shè)施應當彌補傳統(tǒng)設(shè)施的不足，并且做到持續(xù)性優(yōu)化改進和功能性完善。對此，圖書館應將原有的圖書資料管理設(shè)施進行檢查更新，不僅要提高圖書管理的工作效率，更要為讀者提供更加方便的資料查詢與閱讀體驗，提高其綜合服務水平。有關(guān)部門需要對此提高關(guān)注力度與資金投入力度，在做好先進設(shè)備引進的基礎(chǔ)上，強化設(shè)備設(shè)施的維護保養(yǎng)力度，還要廣納圖書資料管理領(lǐng)域?qū)I(yè)人士或讀者的意見，結(jié)合圖書館情況酌情采納。通過信息化建設(shè)投入力度的持續(xù)提高，從原本的人力管理為主模式轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒到y(tǒng)化管理，在網(wǎng)絡技術(shù)全面普及的背景下，對讀者的閱讀方式和服務需求也帶來了一定影響，圖書館需要開發(fā)線上圖書資料管理的全新機制，將紙質(zhì)閱讀資料轉(zhuǎn)變?yōu)椤凹堎|(zhì)+電子資料”，為不同需求的讀者提供基礎(chǔ)服務和線上服務，運用網(wǎng)絡的開放性特征，拓展資料收集渠道和管理方法。

（五）建立圖書資料電子信息索引系統(tǒng)

在傳統(tǒng)的圖書資料管理中，人力管理模式導致管理效率難以有效提高，也隨之產(chǎn)生很多問題，影響管理工作的整體質(zhì)量，主觀因素影響下也極易造成管理失誤等問題。而在信息時代，電子化的服務成了普羅大眾的需求之一，生活節(jié)奏的加快，人們對于各類生活服務的需求也有了明顯轉(zhuǎn)變。因此，圖書館應當積極探索信息化管理渠道下傳統(tǒng)人力管理的新機制、新方法，與時俱進實現(xiàn)電子化的管理模式，建立圖書資料電子信息索引系統(tǒng)，讓讀者可以更方便地查詢到所需圖書資料。索引系統(tǒng)可以通過圖書資料首字母排序或分類排序的方式進行檢索，將圖書資料首字母由A到Z 的順序順延排列，為讀者提供可選擇的檢索模式，方便在忘記圖書名后可以利用資源分類查詢所需圖書資源。信息化的索引服務大大降低了圖書館管理工作壓力，也能為讀者提供更多的選擇和操作空間，讓管理人員空能余出更多時間為讀者提供所需要的其他知識服務。

（六）提高管理人員綜合素質(zhì)，確保信息化管理的執(zhí)行與落實

在探索圖書資料管理方法信息化的同時，也要關(guān)注管理人員綜合素質(zhì)的提升，只有這樣才能保證信息化的管理方法落實到位。關(guān)注圖書資料管理人員的意向和意見，并通過專業(yè)化培訓和注入新鮮血液的方式提高其綜合素質(zhì)，尤其是信息素養(yǎng)的提高，讓圖書資料管理模式得以創(chuàng)新，以此推動后續(xù)管理方法的創(chuàng)新。通過落實在職培訓的方式，定期對圖書管理工作者進行考核，并針對考核中暴露出的問題進行專項解決，為圖書管理人員傳授更多的現(xiàn)代化管理知識，使其能夠積極參與到圖書資料管理信息化建設(shè)中。還可以利用“崗位輪換”的制度和思維來強化圖書資料管理，招聘一些思想創(chuàng)新和具備創(chuàng)新意識、創(chuàng)新能力的年輕人才，借此改善圖書管理人員結(jié)構(gòu)，實現(xiàn)管理方法的不斷創(chuàng)新。

四、結(jié)語

信息化時代的到來使得圖書資料管理機遇與挑戰(zhàn)并存，抓住機遇和應對挑戰(zhàn)的主要路徑便是信息化建設(shè)。圖書資料管理效率是其服務效能的主要因素，而信息化建設(shè)則可以讓圖書資料管理更加方便快捷，不僅方便了管理，也方便了讀者借閱，這也是讀者心中最理想的圖書資料服務模式。