企業(yè)檔案保密與檔案信息化發(fā)展的融合實(shí)踐

衣蕾 柴青

摘要：企業(yè)檔案信息化管理作為當(dāng)下企業(yè)檔案管理的主要趨勢(shì)，在此過(guò)程中企業(yè)需要強(qiáng)化對(duì)檔案管理保密性與安全性的重視。企業(yè)檔案管理信息化水平的提升有利于檔案管理效率，同時(shí)對(duì)檔案管理精準(zhǔn)性與便捷性具有重要價(jià)值，也是降低檔案管理人員工作壓力的主要途徑。企業(yè)檔案信息化管理為企業(yè)檔案管理工作提供優(yōu)勢(shì)的同時(shí)其對(duì)檔案管理工作提出了要求，部分企業(yè)檔案具有保密性，這也就要求信息化檔案管理需要強(qiáng)化對(duì)檔案保密工作的重視?；诖宋恼聦?duì)企業(yè)檔案保密與檔案信息化發(fā)展的融合進(jìn)行研究與分析，以為當(dāng)下企業(yè)信息化檔案管理工作提供參考。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案 檔案保密 檔案信息化發(fā)展

一、企業(yè)檔案信息化

企業(yè)檔案信息化作為當(dāng)下企業(yè)檔案管理的主要模式，信息化檔案管理模式下檔案管理工作更加高效，但同時(shí)檔案信息化為企業(yè)檔案管理帶來(lái)了一定的風(fēng)險(xiǎn)。檔案信息化管理平臺(tái)在缺乏風(fēng)險(xiǎn)管理的情況下，檔案管理工作難以保障安全性，從而檔案數(shù)據(jù)被盜風(fēng)險(xiǎn)增加，不利于企業(yè)發(fā)展的穩(wěn)定性與持續(xù)性?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)與信息技術(shù)高速發(fā)展背景下，企業(yè)檔案信息化系統(tǒng)平臺(tái)存在風(fēng)險(xiǎn)性，此類風(fēng)險(xiǎn)嚴(yán)重影響著檔案信息資料的保存，使檔案資料數(shù)據(jù)面臨著泄漏與損壞風(fēng)險(xiǎn)，這也就導(dǎo)致企業(yè)面臨著嚴(yán)重的損失。

二、企業(yè)檔案泄密途徑

2.1檔案信息化系統(tǒng)設(shè)計(jì)問(wèn)題

在進(jìn)行企業(yè)檔案信息化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)過(guò)程中，檔案信息化系統(tǒng)設(shè)計(jì)存在不合理因素，這也就導(dǎo)致企業(yè)檔案管理與使用過(guò)程中，存在檔案丟失風(fēng)險(xiǎn)。另外部分檔案信息化系統(tǒng)設(shè)計(jì)復(fù)雜，檔案管理人員在操作過(guò)程中容易出現(xiàn)操作失誤，這也就導(dǎo)致檔案管理質(zhì)量難以保障，尤其是在檔案操作失誤的情況下，業(yè)務(wù)檔案或者核心檔案一旦出現(xiàn)外部傳輸，企業(yè)數(shù)據(jù)將面臨公開(kāi)風(fēng)險(xiǎn)，這也就嚴(yán)重影響著企業(yè)的發(fā)展。

2.2檔案信息化存儲(chǔ)風(fēng)險(xiǎn)

在企業(yè)檔案信息化存儲(chǔ)過(guò)程中，系統(tǒng)平臺(tái)在接入電子存儲(chǔ)設(shè)備的過(guò)程中，部分電子存儲(chǔ)設(shè)備具有數(shù)據(jù)拷貝功能，這也是現(xiàn)階段企業(yè)檔案數(shù)據(jù)泄密的主要形式。除卻U盤等常見(jiàn)拷貝形式外，藍(lán)牙或者WLAN同樣屬于資料泄密的重要途徑，檔案信息化存儲(chǔ)過(guò)程中，此類檔案泄密方式防不勝防，是未來(lái)檔案信息化發(fā)展工作的重要著力點(diǎn)，以此實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案保密工作質(zhì)量的落實(shí)。

2.3病毒與黑客攻擊

病毒與黑客攻擊往往存在于不正常的行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)中，企業(yè)檔案信息記錄著企業(yè)發(fā)展核心數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)信息，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)病毒與黑客攻擊得到企業(yè)數(shù)據(jù)，此類檔案泄密屬于嚴(yán)重的商業(yè)安全性問(wèn)題。檔案保密工作應(yīng)當(dāng)落實(shí)于檔案信息化管理的全方面，對(duì)此檔案信息化管理應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化對(duì)信息化系統(tǒng)平臺(tái)的建設(shè)，以此強(qiáng)化檔案信息存儲(chǔ)安全性。

三、企業(yè)檔案保密與檔案信息化發(fā)展的融合措施

3.1強(qiáng)化檔案保密工作理念

企業(yè)檔案信息化管理工作中需要切實(shí)強(qiáng)化檔案保密工作理念。理念作為工作前提，提出工作保密理念后，企業(yè)檔案信息化管理人員需要結(jié)合企業(yè)檔案信息化程度對(duì)其信息化系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化，以此滿足企業(yè)檔案保密需求。檔案保密作為檔案信息化建設(shè)中的重要內(nèi)容，檔案信息化建設(shè)水平嚴(yán)重影響著檔案保密工作質(zhì)量，對(duì)此在企業(yè)檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，檔案信息化建設(shè)水平要不斷提升，以更好的構(gòu)建企業(yè)檔案保密環(huán)境。另外從檔案管理人員來(lái)講，檔案管理人員也要強(qiáng)化對(duì)檔案信息化工作流程的重視，以不斷提升自身工作能力水平，滿足檔案信息化發(fā)展下檔案管理工作需求。在此過(guò)程中檔案管理人員需要明確檔案信息化管理與紙質(zhì)管理的差異性，從而樹(shù)立新的檔案保密意識(shí)。

3.2落實(shí)檔案保密管理制度

企業(yè)檔案信息化管理體系中需要不斷完善并落實(shí)檔案保密管理制度，以此為檔案管理人員形成新的工作機(jī)制，以提升對(duì)檔案內(nèi)容信息的保密管理質(zhì)量。從檔案泄密途徑來(lái)講，檔案泄密途徑主要集中在檔案信息化平臺(tái)建設(shè)、檔案存儲(chǔ)與傳輸、網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)等方面，為減少檔案泄密現(xiàn)象的出現(xiàn)，檔案信息化建設(shè)人員需要針對(duì)各風(fēng)險(xiǎn)因素提出針對(duì)性解決措施，從而確保檔案信息化管理全過(guò)程的保密性。此外，在進(jìn)行檔案信息化管理的過(guò)程中，需要構(gòu)建完善的工作監(jiān)督管理制度，以此實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理全過(guò)程的監(jiān)督與控制，及時(shí)對(duì)相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)隱患因素進(jìn)行發(fā)現(xiàn)與處理。為提升檔案管理人員檔案保密意識(shí)，企業(yè)可適當(dāng)對(duì)工作人員進(jìn)行職業(yè)培訓(xùn)，以提升其工作警惕性。

3.3規(guī)范檔案管理工作流程

企業(yè)檔案信息化管理工作的開(kāi)展應(yīng)強(qiáng)化各環(huán)節(jié)工作細(xì)節(jié)，以減少檔案泄密現(xiàn)象的出現(xiàn)，提升檔案管理工作流程安全性，以此確保檔案保密工作質(zhì)量。從企業(yè)檔案信息化管理工作流程來(lái)講，檔案查閱登記與審批流程應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化，以此對(duì)檔案使用流程嚴(yán)加監(jiān)管。在檔案管理工作中，檔案管理人員需要對(duì)檔案保密等級(jí)進(jìn)行劃分，以對(duì)檔案借閱人員資質(zhì)進(jìn)行審批，判斷其是否具有檔案使用權(quán)限。檔案使用嚴(yán)禁二次傳閱，為明確此類工作制度，企業(yè)可制定相關(guān)檔案工作機(jī)制，以此強(qiáng)化對(duì)檔案資料使用過(guò)程的安全管理。信息化檔案管理工作以電子檔案為主，因此在檔案借閱時(shí)間到期后，檔案信息化設(shè)計(jì)人員應(yīng)當(dāng)設(shè)計(jì)相關(guān)權(quán)限，以對(duì)檔案借閱人員提出警示信息，從而落實(shí)檔案管理全流程的安全把控。

3.4優(yōu)化檔案信息化管理系統(tǒng)

信息化技術(shù)作為提升檔案信息化管理中檔案保密性的主要因素，技術(shù)人員需要不斷就檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化。檔案信息化管理系統(tǒng)的優(yōu)化能夠從源頭上提升檔案保密性，對(duì)減少檔案資料泄密風(fēng)險(xiǎn)具有重要價(jià)值。首先檔案信息化技術(shù)人員應(yīng)當(dāng)就檔案管理中檔案保密訴求進(jìn)行分析，以對(duì)系統(tǒng)架構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化，從而提升系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全系數(shù)，提高系統(tǒng)對(duì)外部風(fēng)險(xiǎn)的防御機(jī)制。另外檔案信息化管理系統(tǒng)自身需要設(shè)置安全保護(hù)機(jī)制，以對(duì)檔案資料各保密級(jí)別進(jìn)行劃分，保密級(jí)別每遞增一級(jí)，系統(tǒng)安全保護(hù)機(jī)制增加一項(xiàng)，此舉能夠避免越權(quán)查閱檔案現(xiàn)象的出現(xiàn)。且同時(shí)檔案管理信息化系統(tǒng)的優(yōu)化，能夠?qū)ぷ魅藛T登錄操作記錄進(jìn)行存儲(chǔ)，這也能夠及時(shí)對(duì)檔案泄密風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行了解，是提升檔案保密質(zhì)量的重要途徑。

四、結(jié)束語(yǔ)

企業(yè)部分檔案具有保密性，此類檔案往往以企業(yè)核心數(shù)據(jù)相關(guān)，但傳統(tǒng)檔案保密管理模式難以適應(yīng)信息化檔案管理，為切實(shí)落實(shí)企業(yè)檔案保密工作，企業(yè)檔案信息化發(fā)展應(yīng)當(dāng)融合檔案保密這一需求，實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)檔案信息化管理工作的調(diào)整。

參考文獻(xiàn)：

[1]張淼.檔案保密與檔案信息化發(fā)展的融合實(shí)踐研究[J].產(chǎn)業(yè)科技創(chuàng)新，2020，2（04）：106-107.