完善檔案管理促進(jìn)檔案管理精細(xì)化

摘要：隨著社會(huì)的發(fā)展，提升信息效率是提升現(xiàn)代各社會(huì)機(jī)構(gòu)部門(mén)運(yùn)作效率的重要渠道，這在事業(yè)單位內(nèi)部也不例外。本文就先分析現(xiàn)代事業(yè)單位檔案管理的特點(diǎn)，再在結(jié)合事業(yè)單位檔案管理特點(diǎn)的基礎(chǔ)上提出完善現(xiàn)代檔案管理的有效辦法，旨在為相關(guān)人員提供一定的經(jīng)驗(yàn)參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理;精細(xì)化管理;事業(yè)單位;管理手段

【引 言】精細(xì)化管理手段注重管理的“精、準(zhǔn)、細(xì)、嚴(yán)”，這是上世紀(jì)五十年代提出的一種基于常規(guī)管理手段，注重更低成本、更高效的一種管理方式，這在機(jī)構(gòu)內(nèi)部管理中可有效降低不必要的損耗，尤其在組織結(jié)構(gòu)復(fù)雜的企業(yè)內(nèi)部和以管理組織為核心的事業(yè)單位內(nèi)部，所以由此看來(lái)，在事業(yè)單位中實(shí)施檔案管理具有得天獨(dú)厚的優(yōu)勢(shì)。

1. 精細(xì)化檔案管理對(duì)事業(yè)單位的重要意義

1.1在國(guó)家層面，精細(xì)化檔案管理可讓社會(huì)運(yùn)作更高效

我國(guó)事業(yè)單位是以社會(huì)公益服務(wù)為目標(biāo)組建的從事教育、科技、文化、衛(wèi)生等活動(dòng)的社會(huì)服務(wù)組織，這直接關(guān)系到社會(huì)民生建設(shè)服務(wù)水平。在近現(xiàn)代我國(guó)能在社會(huì)建設(shè)中取得巨大成就，這和我國(guó)資料檔案的高效利用有著巨大的關(guān)系。在當(dāng)代國(guó)家層面的宏觀決策中，各事業(yè)單位檔案作為國(guó)家戰(zhàn)略制定的重要參考資料，其質(zhì)量對(duì)國(guó)家發(fā)展建設(shè)有著直接性的影響。推動(dòng)精細(xì)化檔案管理，不僅能提升資料信息的可參考價(jià)值，還可提升資料參考利用的效率，這對(duì)我國(guó)政要部門(mén)做出更準(zhǔn)確的決策具有重要的導(dǎo)向作用。

1.2精細(xì)化檔案管理可推動(dòng)管理的有序進(jìn)行，將管理責(zé)任落實(shí)化

傳統(tǒng)的人事檔案管理中存在一定的管理漏洞或者管理交叉的問(wèn)題，當(dāng)出現(xiàn)重大責(zé)任事件時(shí)，可能面臨無(wú)法追責(zé)的問(wèn)題，而精細(xì)化檔案管理立足于個(gè)人崗位建設(shè)，重視個(gè)人和檔案之間的對(duì)照管理關(guān)系，從上屬負(fù)責(zé)人到下屬執(zhí)行人都在精細(xì)化檔案管理中被明確地劃分了責(zé)任，這樣的管理機(jī)制有利于推動(dòng)管理的有序進(jìn)行，提升領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)人對(duì)管理的重視程度，從而更愿意花時(shí)間花精力去升級(jí)改善管理體制，提升管理效率。

1.3事業(yè)單位檔案具有一定的社會(huì)史實(shí)價(jià)值，精細(xì)化管理可為其注入更多內(nèi)涵

事業(yè)單位的檔案不同于普通企業(yè)檔案，在它還能從側(cè)面反應(yīng)出社會(huì)層面的變遷，堪稱(chēng)現(xiàn)代社會(huì)的歷史記錄，這讓其檔案資料具備了更高的史實(shí)價(jià)值。而精細(xì)化檔案管理可讓其資料之間的關(guān)聯(lián)性更密切、邏輯性更嚴(yán)謹(jǐn)，讓事業(yè)單位的檔案資料內(nèi)涵更豐富。完善精細(xì)的檔案管理資料對(duì)于整個(gè)時(shí)代而言更像是一盞明燈，“以史為鏡，可以知興替”，精細(xì)化管理可進(jìn)一步提升我黨經(jīng)驗(yàn)累積的效率。

2. 事業(yè)單位檔案管理特點(diǎn)

2.1獨(dú)立性和依附性

事業(yè)單位組織體系普遍較為復(fù)雜，檔案管理工作相比于其他工作需要保持一定的獨(dú)立性，需要組建專(zhuān)人管理團(tuán)隊(duì)，以保證其管理運(yùn)作的高效性。但是事業(yè)單位的檔案管理主要目標(biāo)是以檔案為后盾，有效保障事業(yè)單位其他工作的有序開(kāi)展，所以又需要和其他部門(mén)工作產(chǎn)生一定的依附性。因此具有雙重屬性。

2.2政治性和專(zhuān)業(yè)性

事業(yè)單位的檔案管理工作的開(kāi)展圍繞我黨路線方針進(jìn)行，并且同時(shí)作為我黨內(nèi)部收集、鑒別、取舍、清理工作的重要信息參考，因此其管理工作會(huì)被融入高度的政治性，在檔案管理中會(huì)有更多的競(jìng)爭(zhēng)和信息干擾。所以在高度政治性特點(diǎn)下，也需要管理工作具備更高的專(zhuān)業(yè)性，相比于普通企業(yè)，事業(yè)單位的檔案管理工作需要管理人員具備更高度的管理戰(zhàn)略目光，更專(zhuān)業(yè)的管理技巧。

2.3紀(jì)實(shí)性和全面性

事業(yè)單位的檔案管理需要全面記錄單位和內(nèi)部人員的行為活動(dòng)，這更像是紀(jì)實(shí)記錄，并且在記錄內(nèi)容上，不僅限于人事和核心資料，在科技發(fā)展、衛(wèi)生管理、教育培訓(xùn)、文化活動(dòng)開(kāi)展等各方面都應(yīng)當(dāng)有所反應(yīng)，在總體量方面，事業(yè)單位的檔案管理規(guī)模會(huì)更龐大。

2.4隱秘性和安全性

事業(yè)單位的檔案管理中的數(shù)據(jù)信息并非簡(jiǎn)單地反應(yīng)一個(gè)企業(yè)一個(gè)機(jī)構(gòu)的局域信息，它的信息能在一定一定程度上反應(yīng)社會(huì)發(fā)展問(wèn)題，越是在高層的事業(yè)單位中，其檔案中攜帶信息的含金量越高，所以在管理中更具備高度的隱秘性和安全性，這些信息涉及到國(guó)家的安全健康發(fā)展。

3. 完善檔案管理促進(jìn)檔案管理精細(xì)化的策略探討

從上可知，時(shí)代發(fā)展對(duì)現(xiàn)代事業(yè)單位的檔案管理工作提出了更高的要求，而精細(xì)化檔案管理理念恰好從信息管理角度著手提升信息管理的安全性、獨(dú)立性和高效性，和現(xiàn)代事業(yè)單位檔案管理具有很高的融合性，在具體的工作中可考慮從以下角度推動(dòng)精細(xì)化檔案管理：

3.1思想上強(qiáng)化精細(xì)化管理意識(shí)

時(shí)代發(fā)展已經(jīng)對(duì)事業(yè)單位檔案管理提出了更高的要求，但是傳統(tǒng)管理模式下的負(fù)責(zé)人難以充分認(rèn)識(shí)到推動(dòng)管理精細(xì)化的意義，在工作中積極性不高，這導(dǎo)致檔案管理的效率越來(lái)越低下，所以針對(duì)這種情況，首先要加強(qiáng)思想上對(duì)精細(xì)化管理的重視。

在具體的工作中，我黨必須從上至下開(kāi)始發(fā)力，率先改善領(lǐng)導(dǎo)層面的認(rèn)識(shí)，為相關(guān)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)普及現(xiàn)代精細(xì)化管理信息在現(xiàn)代企業(yè)決策、組織、指揮、創(chuàng)新中的重要輔助意義，培養(yǎng)領(lǐng)導(dǎo)以精細(xì)化檔案信息指導(dǎo)事業(yè)單位履行社會(huì)服務(wù)職責(zé)的認(rèn)識(shí)。在思想層面建設(shè)中，要將精細(xì)化檔案管理納入日常管理議事流程，并高度重視在檔案精細(xì)化管理中的人員任用問(wèn)題，并將重視檔案精細(xì)化管理的思想下達(dá)到下屬個(gè)管理層級(jí)中[1]。

3.2健全機(jī)制，落實(shí)精細(xì)化檔案管理責(zé)任制

要真正將精細(xì)化檔案管理落到實(shí)處，僅有思想上的重視還不夠，必須將精細(xì)化檔案管理工作和各部門(mén)各人員的工作之間建立起責(zé)任制關(guān)系，這樣才能推動(dòng)精細(xì)化管理的有序進(jìn)行，所以核心就是要不斷完善機(jī)制，以機(jī)制的方式為精細(xì)化管理工作保駕護(hù)航。

在機(jī)制完善中，要專(zhuān)注于檔案精細(xì)化管理工作建立新的管理制度，在目標(biāo)導(dǎo)向的原則下，結(jié)合已有的《檔案管理制度》、《檔案借閱制度》、《文件歸檔制度》、《檔案統(tǒng)計(jì)制度》、《檔案網(wǎng)絡(luò)化管理制度》等制度不斷完善既有的檔案管理制度，以制度強(qiáng)化管理。制度建設(shè)核心部分要結(jié)合實(shí)際的管理環(huán)境建立有效的考核制度，采用獎(jiǎng)懲并行的方式推動(dòng)檔案管理向精細(xì)化的方案靠攏，為了提升工作人員積極性，要給予突出表現(xiàn)者公開(kāi)獎(jiǎng)勵(lì)，鼓勵(lì)團(tuán)隊(duì)個(gè)人積極在工作中反思不足，并提出有效的改善措施，以不斷提升機(jī)制的完整想和高效性。

3.3檔案管理業(yè)務(wù)流程優(yōu)化

檔案精細(xì)化管理的實(shí)踐體現(xiàn)是要保證在實(shí)際的業(yè)務(wù)中，精細(xì)化管理具有更高的信息安全性，更強(qiáng)的信息溯源功能和更低的信息管理成本。在實(shí)際的精細(xì)化管理推行中，要善于結(jié)合檔案管理的流程進(jìn)行針對(duì)性優(yōu)化。比如傳統(tǒng)的檔案管理中，經(jīng)手人太多，這不但導(dǎo)致了管理時(shí)長(zhǎng)大大增加，也難以保障信息安全性，所以在新的精細(xì)化檔案管理業(yè)務(wù)理念下，要?jiǎng)h減掉不必要的經(jīng)手環(huán)節(jié)，結(jié)合檔案管理流程，認(rèn)真審核每一個(gè)管理關(guān)節(jié)的優(yōu)化方向，從收集資料開(kāi)始，到資料分析、歸檔范圍確定、裝訂、編號(hào)編目最后到上柜階段，都要確定有效的經(jīng)辦人、負(fù)責(zé)人，同時(shí)嚴(yán)格控制無(wú)權(quán)限人員的干擾，保證業(yè)務(wù)流程的精簡(jiǎn)高效[2]。

3.4推動(dòng)信息化管理，優(yōu)化管理工具

在確定了精細(xì)化管理大方向以后，當(dāng)下事業(yè)單位的檔案管理面臨著體量大、項(xiàng)目多、流程長(zhǎng)等諸多特點(diǎn)，傳統(tǒng)的人工管理模型顯然已經(jīng)難以勝任當(dāng)代大數(shù)據(jù)的精細(xì)化檔案管理工作。所以在管理工具上，要推動(dòng)信息化管理手段的普及，從底層自下而上解放工作人員，從而讓檔案管理人員的工作重心，從數(shù)據(jù)獲取轉(zhuǎn)移到數(shù)據(jù)分類(lèi)甄別上來(lái)，這符合精細(xì)化檔案管理“由量到質(zhì)”的根本理念。

在信息化檔案管理中，要推動(dòng)硬件設(shè)施和軟件設(shè)施的布局，培養(yǎng)更多的現(xiàn)代專(zhuān)業(yè)的信息化管理人才。在精細(xì)化的信息管理背景下，要注重安全管理，要善于從網(wǎng)關(guān)、防火墻和內(nèi)部定期存儲(chǔ)備份角度全面提升信息數(shù)據(jù)的安全性，對(duì)于核心數(shù)據(jù)部分，可考慮采用和傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔結(jié)合的方式進(jìn)行備份管理。

3.5強(qiáng)化以人為本的精細(xì)化管理理念

精細(xì)化管理不僅僅是一種管理模式，它更是一種管理理念和文化。在當(dāng)代“以人為本”的社會(huì)理念下，倡導(dǎo)精細(xì)化檔案管理在人員層面上的目標(biāo)是，在內(nèi)部管理系統(tǒng)中建立和管理人員一一對(duì)應(yīng)的管理關(guān)系，做到最大潛力發(fā)揮人員價(jià)值，讓員工人盡其用，以保障每一位檔案管理人員能盡職盡責(zé)，在內(nèi)部建立“人人有事管、事事有標(biāo)準(zhǔn)，行動(dòng)有考核”的有秩序的管理氛圍。精細(xì)化檔案管理的優(yōu)勢(shì)還在于其具備良好的拓展性，不僅僅保證在當(dāng)下檔案管理工作中能發(fā)揮很好的成效，在管理任務(wù)量變更或者管理需求出現(xiàn)調(diào)整時(shí)，也能快速做出反應(yīng)。因此在推行精細(xì)化檔案管理的過(guò)程中，要立足于崗位展開(kāi)人文管理，加強(qiáng)崗位之間的內(nèi)部協(xié)調(diào)交流，以提升管理團(tuán)隊(duì)的應(yīng)急管理能力[3]。

【結(jié)束語(yǔ)】

精細(xì)化檔案管理可有效應(yīng)對(duì)當(dāng)下我國(guó)事業(yè)單位檔案管理的多種需求，同步提升檔案管理的效率性、安全性和實(shí)時(shí)性，同時(shí)提升檔案數(shù)據(jù)反饋指導(dǎo)事業(yè)單位決策建設(shè)的參考價(jià)值，這對(duì)事業(yè)單位優(yōu)化其管理運(yùn)作方式，提升社會(huì)服務(wù)功能具有重要意義，所以事業(yè)單位要注重精細(xì)化檔案管理的普及推行。

參考文獻(xiàn)：

[1]吳尚蕓.精細(xì)化管理在工程檔案管理中的應(yīng)用[J].城建檔案，2019（08）：72-73.

[2]王西龍，曹景德.檔案精細(xì)化管理在檔案管理中的實(shí)踐應(yīng)用探析[J].科技經(jīng)濟(jì)導(dǎo)刊，2019，27（21）：240.

[3]耿玲.醫(yī)院檔案精細(xì)化管理中“加減乘除法”的應(yīng)用分析[J].中國(guó)衛(wèi)生產(chǎn)業(yè)，2017（15）：147-148.

作者簡(jiǎn)歷：2003年12月至2016年1月任職于常州市國(guó)土資源局武進(jìn)分局;

2016年2月至今任職于常州市不動(dòng)產(chǎn)登記交易中心武進(jìn)分中心

姓名：羅唯娜 ?出生年月：1979年10月 ?性別：女 ?籍貫：江蘇，常州 ?職務(wù)：職員 ?學(xué)歷：本科，研究方向：檔案管理