科研試劑耗材采購與危險化學(xué)品管理平臺構(gòu)建

宋 雙，張 璟，程 曦，龐 雁，王至誠，方志軍

（江蘇省中醫(yī)藥研究院a.科技處；b.保衛(wèi)科；c.藥學(xué)部；d.信息中心；e.腫瘤科，南京 210028）

0 引言

目前，很多高校、科研院所等單位仍采用傳統(tǒng)的課題組自行分散采購模式，采購管理采取人工管理方式，導(dǎo)致出現(xiàn)很多問題，如沒有統(tǒng)一規(guī)范的采購管理工具，出入庫管理薄弱，商品良莠不齊且無法溯源，質(zhì)量把控難度大，價格透明度不高，行政管理效率低下，試劑耗材審批報銷煩瑣周期長，信息化程度不高，無電子留痕而存在溯源及審計風(fēng)險等［1，5-7］。當(dāng)前，新一代信息技術(shù)迅猛發(fā)展，并加速與科技改革融合，為科研單位貫徹落實改革舉措、創(chuàng)新科研管理、提升管理效能創(chuàng)造了有效手段和良好機遇。而基于網(wǎng)絡(luò)化、信息化的科研試劑耗材采購亦成為近幾年的研究熱點，不少學(xué)者認(rèn)為探索構(gòu)建科研試劑耗材信息化平臺勢在必行［2，4，8］。

國內(nèi)高校、科研院所、醫(yī)院的實驗室是使用科研試劑尤其是危險化學(xué)品的重要場所。危險化學(xué)品具有毒害、腐蝕、爆炸、燃燒、助燃等性質(zhì)，對人體、設(shè)施、環(huán)境具有危害，而科研活動所用的危險化學(xué)品亦具有種類繁多、臨時性強、單品種用量少等特點，科研活動存在開展實驗的學(xué)生流動性大、安全意識淡薄等問題，由危險化學(xué)品引發(fā)的實驗室事故時有發(fā)生，且占比高、傷亡大，對危險化學(xué)品的管理成為實驗室安全管理的重中之重［9-12］。信息化管理是合理管理危險化學(xué)品的重要環(huán)節(jié)，構(gòu)建信息化平臺是實現(xiàn)危險化學(xué)品全流程動態(tài)監(jiān)控的有效手段，有利于提高單位危險化學(xué)品的管理水平及管理效率［10，13-16］。

由此，依托信息化平臺同時構(gòu)建科研試劑耗材采購與危險化學(xué)品管理模式，對規(guī)范科研采購、強化實驗室安全、減輕科研人員負(fù)擔(dān)、提升管理服務(wù)能力具有很大的促進作用。2020 年下半年，江蘇省中醫(yī)藥研究院上線運行了某知名平臺公司為其量身打造的“江蘇省中醫(yī)藥研究院試劑耗材管理系統(tǒng)”信息化平臺（見圖1），為探索科研試劑耗材采購與危險化學(xué)品管理模式提供了借鑒。

圖1 “江蘇省中醫(yī)藥研究院試劑耗材管理系統(tǒng)”信息化平臺首頁

1 信息化平臺構(gòu)建

信息化平臺分為試劑耗材管理系統(tǒng)、危險化學(xué)品全流程管理系統(tǒng)以及實驗室信息化管理系統(tǒng)。

1.1 試劑耗材管理系統(tǒng)

該系統(tǒng)包括供應(yīng)商管理、商品管理、采購管理、審批管理、統(tǒng)計查詢等主要功能模塊。

（1）供應(yīng)商管理。采用研究院與平臺公司共同管理模式，平臺公司代替研究院對供應(yīng)商進行嚴(yán)格管理，研究院有權(quán)管控供應(yīng)商的準(zhǔn)入遴選及淘汰，并不定期抽查。在供應(yīng)商遴選方面：①發(fā)布公告，供應(yīng)商申請入駐。②充分尊重科研人員意愿，按照科研人員的推薦，鼓勵支持原供應(yīng)商申請入駐平臺。③平臺公司在江蘇省尤其南京市的用戶單位較多，通過將其他單位平臺上的優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商引至院平臺，擴大了供應(yīng)商范圍。平臺公司設(shè)置有嚴(yán)格的供應(yīng)商資質(zhì)審查體系，遴選時，專人對每家申請入駐院平臺的供應(yīng)商進行資質(zhì)審查，審核材料包括三證或三證合一件、商品授權(quán)書、相關(guān)承諾函／書、危險品經(jīng)營許可證、安全協(xié)議等等。所有證照會拍照上傳到平臺內(nèi)備查。目前已嚴(yán)格篩選200 多家供應(yīng)商入駐院平臺，近1 000 種品牌認(rèn)證。

同時，平臺支持對供應(yīng)商進行評價、投訴、淘汰、退貨，以規(guī)范供應(yīng)商管理。

眾所周知，磁共振掃描是近年來診斷準(zhǔn)確度高且應(yīng)用范圍較為廣泛的先進診斷手段，已經(jīng)在ITN診斷中得到了應(yīng)用，有效提高了ITN的診斷準(zhǔn)確度，為ITN后期的治療及護理提供了真實可靠的診斷依據(jù)，在一定程度上促進了ITN診斷水平、治療效果及護理質(zhì)量的提高，所以在ITN診斷中應(yīng)用磁共振掃描技術(shù)是非常必要和重要，常用的磁共振掃描技術(shù)為3D-TOF-MRA、3D-FIESTA，2種方法組合檢查更有利于提高ITN患者責(zé)任血管的檢出率[12-13]。本次研究中，患側(cè)組接觸或壓迫陽性符合率明顯高于健側(cè)組，由此說明ITN的重要病因是血管壓迫，且責(zé)任血管多為動脈。

（2）商品管理。平臺公司為院平臺提供了統(tǒng)一的產(chǎn)品數(shù)據(jù)庫構(gòu)建與運維。在商品審核方面，專人審核遴選入圍的供應(yīng)商提供的商品信息，審核通過后，對相關(guān)商品進行上架。目前平臺內(nèi)的商品數(shù)量約930 萬條。另外，平臺包含專業(yè)的化學(xué)品管理，目前已集成30 多萬條化學(xué)品標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)庫，集成近8 000 條化學(xué)品安全技術(shù)說明書（MSDS）數(shù)據(jù)庫，集成2 828 種危險化學(xué)品數(shù)據(jù)庫供科研人員選擇學(xué)習(xí)和使用，并結(jié)合國家政策及時更新。

平臺提供開放透明的產(chǎn)品及價格信息，在價格管控上，通過平臺公司的1 TO N 管理云平臺，后臺可實時監(jiān)測同一家供應(yīng)商的同一商品在不同單位的銷售價格、交貨期等信息。當(dāng)出現(xiàn)價格過高等異常情況時，會及時通知相應(yīng)供應(yīng)商。另外，平臺公司與近百家生產(chǎn)廠家和供應(yīng)商簽訂了統(tǒng)一折扣價協(xié)議，有效降低各用戶單位的采購成本，研究院亦受益其中。

（3）采購管理。目前采購管理采用在線采購、自購備案兩種方式。在線采購是指科研人員在平臺內(nèi)搜索選擇商品，在線下單、審核、審批、供應(yīng)商在線發(fā)貨、科研人員在線簽收驗收、相關(guān)部門在線辦理出入庫流程、在線結(jié)賬和打印表單。在線采購全流程透明可控，方便快捷，可使用智能搜索、比較價格、查看銷量等功能，自由選購各類試劑耗材。平臺支持比價功能，同一商品，支持不同供應(yīng)商比價（見圖2）。

圖2 在線采購流程

單位原則上要求使用平臺采購科研試劑耗材，但考慮到科研活動和所用科研試劑耗材有其自身的特殊性［6］，在線采購不能滿足科研需求時，可采用自購備案方式，即科研人員線下自行購買，再到平臺內(nèi)簽訂知情同意書，填寫自采申購表，添加線下訂單，后流程同在線采購，完成在線審核、出入庫等流程。通過自購備案方式，既能滿足科研特殊需求，又能在平臺內(nèi)留有完整采購記錄。

另外，為加強危險化學(xué)品的管理，要求全院危險化學(xué)品在線提交訂單、審批后推送至E 部門統(tǒng)一采購和發(fā)放，且不允許自購備案，確保危險化學(xué)品采購的歸口化管理，防范安全風(fēng)險。

（4）審批管理。平臺包含的審批管理，是按單位相關(guān)規(guī)定、組織機構(gòu)和原有審批報銷習(xí)慣進行定制，根據(jù)普通試劑耗材、危險化學(xué)品、采購金額等管理類別的不同設(shè)置不同的申購、出入庫審批環(huán)節(jié)，實現(xiàn)自定義多級審批。下單后，訂單按普通試劑耗材、非管制危險化學(xué)品或者管制化學(xué)品訂單類型，數(shù)字流智能拆分。管制化學(xué)品按不同類型（如劇毒、易制爆、易制毒等類型）進行自動多級審批，靈活調(diào)整審批順序。各訂單智能拆分，流程自動流轉(zhuǎn)，電子憑證自動生成，符合單位規(guī)定，具備可靠防偽技術(shù)，且無須人員錄入，保證單位采購審批、報銷的規(guī)范化和高效化。

科研人員、管理人員根據(jù)定制權(quán)限，可隨時檢索查看訂單具體狀態(tài)和處理進度。另外，采取在線出入庫審批操作，針對普通試劑耗材，科研人員收到貨物進行驗貨、一鍵簽收時按相關(guān)要求規(guī)范上傳貨物照片等材料，D部門人員嚴(yán)格審核，在線辦理出入庫。針對危險化學(xué)品，D部門收到貨后驗收、在線辦理出入庫。

（5）統(tǒng)計查詢。平臺擁有較強的統(tǒng)計分析能力，可根據(jù)商品的訂單進行多維度自由組合統(tǒng)計。包括訂單、供應(yīng)商、科室、經(jīng)費賬戶、申購人、供應(yīng)商評分等統(tǒng)計。針對危險化學(xué)品，平臺有專門的?；方y(tǒng)計、實驗室安全、?；窐?biāo)簽?zāi)K，供各部門和科室進行數(shù)據(jù)分析。通過平臺，可實時統(tǒng)計相關(guān)數(shù)據(jù)字段；可按需對數(shù)據(jù)進行多維度組合分析；可獲得多種圖表對比，可導(dǎo)出數(shù)據(jù)；數(shù)據(jù)可穿透點擊，供人員進一步了解。

1.2 危險化學(xué)品全流程管理系統(tǒng)

與普通試劑相比，危險化學(xué)品的危險性更大，其在采購、儲存、使用、處置等任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題或紕漏都有可能產(chǎn)生很大的影響。研究院近幾年加強危險化學(xué)品的管理，并嚴(yán)格按國家管控要求和目錄，加強對劇毒化學(xué)品、易制爆危險化學(xué)品、易制毒化學(xué)品、民用爆炸物品等管制化學(xué)品的全方位管控。危險化學(xué)品全流程管理系統(tǒng)通過從采購源頭把控，可實現(xiàn)危險化學(xué)品全生命周期記錄、可追蹤和可溯源；可通過射頻識別（RFID）和物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，對管制化學(xué)品的申購、審批、簽收入庫、領(lǐng)用、盤點、處置等環(huán)節(jié)做到閉環(huán)監(jiān)控和管理，實現(xiàn)對危險化學(xué)品全生命周期的安全管理（見圖3）。其特色功能模塊包括源頭把控、射頻識別（RFID）追蹤管理、危險源標(biāo)識及統(tǒng)計、安全巡檢、危廢處置等。

圖3 危險化學(xué)品全生命周期管理流程圖

（1）源頭把控。在供應(yīng)商管理方面，平臺支持對危險化學(xué)品供應(yīng)商的準(zhǔn)入審核管理，后臺可對危險化學(xué)品供應(yīng)商的資質(zhì)、銷售許可范圍、商品有效期進行有效管理，并隨時掌控供應(yīng)商的銷售資質(zhì)和銷售范圍。為加強對危險化學(xué)品的管控，院根據(jù)各科室危險化學(xué)品使用情況，將院內(nèi)危險化學(xué)品倉庫入駐平臺內(nèi)，同時嚴(yán)格遴選了四家優(yōu)質(zhì)試劑供應(yīng)商來上架供應(yīng)危險化學(xué)品；針對管制類危險化學(xué)品，僅指定其中一家試劑供應(yīng)商有資格供應(yīng)。科研人員采購危險化學(xué)品時，優(yōu)先選擇單位倉庫內(nèi)的危險化學(xué)品。

在商品管理方面，平臺已集成近8 000 條MSDS數(shù)據(jù)庫，集成2 828 種危險化學(xué)品數(shù)據(jù)庫，危險化學(xué)品數(shù)據(jù)庫中又包含管制化學(xué)品數(shù)據(jù)庫（易制毒、易制爆、精神麻醉類、氣體類、劇毒品等）。MSDS 數(shù)據(jù)庫與危險化學(xué)品數(shù)據(jù)庫關(guān)聯(lián)，平臺自動為所有商品進行標(biāo)識，搜索商品即可知曉其危險等級。點擊旁邊的“查看MSDS信息”可以彈出該商品的說明書，實現(xiàn)安全信息在線教育。

（2）RFID追蹤管理。研究院參考本地知名高校，通過嚴(yán)格遴選，指定了某供應(yīng)商為唯一管制化學(xué)品供應(yīng)商，管制化學(xué)品訂單推送至該供應(yīng)商后，供應(yīng)商對每瓶管制化學(xué)品粘貼帶有唯一標(biāo)識的RFID 標(biāo)簽，每瓶管制化學(xué)品都有自己唯一的標(biāo)識。RFID 標(biāo)簽與商品訂單信息一一對應(yīng)。此后，從管制化學(xué)品簽收入庫、出庫、領(lǐng)用、使用、盤點、處置等流通的各個環(huán)節(jié)，通過RFID標(biāo)簽，可記錄管制化學(xué)品在相應(yīng)操作人員中流轉(zhuǎn)的過程，流向清晰，從而實現(xiàn)對管制化學(xué)品的狀態(tài)及存量進行全流程動態(tài)監(jiān)管。

（3）危險源標(biāo)識及統(tǒng)計。平臺內(nèi)包含危化品統(tǒng)計、實驗室安全和?；窐?biāo)簽?zāi)K，同步管理，危險源實時可查。通過?；方y(tǒng)計模塊，全院的危險化學(xué)品清晰可見，通過數(shù)據(jù)穿透點擊功能，可進一步詳細(xì)了解?？砂凑栈瘜W(xué)品種類、實驗室、房間、化學(xué)品關(guān)鍵字、時間段等的不同維度，對全院所有的危險化學(xué)品的采購、領(lǐng)用、庫存等情況進行詳細(xì)統(tǒng)計和導(dǎo)出。通過實驗室安全模塊，管理人員可清晰了解全院所有危險化學(xué)品經(jīng)營科室的具體分布、通過數(shù)據(jù)穿透點擊功能了解某科室的管制化學(xué)品清單及盤點記錄。通過?；窐?biāo)簽?zāi)K，一鍵掌握全院管制化學(xué)品信息，并可詳細(xì)了解和導(dǎo)出管制化學(xué)品的采購、領(lǐng)用和庫存信息。

（4）安全巡檢。在管制化學(xué)品流通的環(huán)節(jié)，平臺能自動生成領(lǐng)用記錄清單，平臺內(nèi)的實驗室安全模塊能顯示各科室管制化學(xué)品清單。單位為相關(guān)管理部門配備了RFID掃描槍，管理人員可憑借RFID掃描槍去各科室檢查盤點管制化學(xué)品的儲存情況。打開相關(guān)化學(xué)品柜，管理人員手持RFID 掃描槍進行無接觸識別，盤點登記在該科室名下的管制化學(xué)品，掃描槍屏上顯示管制化學(xué)品的庫存和狀態(tài)（正常、缺失、錯位、遺失）。如果在不允許存放危險化學(xué)品的位置掃描到管制化學(xué)品，亦能記錄在案并上報。

（5）危廢處置?？筛鶕?jù)危廢處置功能模塊，如實申報需要進行處置的科研廢棄物。管理人員可根據(jù)訂單、科室名稱、危廢數(shù)量和時間段等字眼查詢、統(tǒng)計和導(dǎo)出。

1.3 實驗室信息化管理系統(tǒng)

實驗室信息化管理系統(tǒng)包括人員管理、物料管理、課題管理、實驗管理、庫房管理等主要功能模塊，能夠幫助科室和管理部門完成對于科室的規(guī)范化和電子化管理。例如在物料管理模塊部分，自動入庫課題組或科室所采購的所有試劑和耗材，高貨值和危險化學(xué)品（含批次、庫存、存放位置等自身具備的全部信息）。使用人員使用時需執(zhí)行出庫操作，包括申請領(lǐng)用、審批、發(fā)放等。針對高貨值和危險化學(xué)品，管理人員可根據(jù)存量和用量設(shè)置庫存預(yù)警，并實行電子臺賬管理。當(dāng)人員在平臺下單時，若商品為危險化學(xué)品，購買數(shù)量小于等于庫存余量，則不允許下單，須先操作領(lǐng)用。例如在課題管理模塊部分，課題組或科室可對課題進行錄入、修改、查詢、統(tǒng)計；可導(dǎo)入課題經(jīng)費信息，實現(xiàn)與采購訂單的關(guān)聯(lián)。

2 信息化平臺的成效

（1）實現(xiàn)科研試劑耗材采購全流程透明化管理。平臺上線后，有了統(tǒng)一規(guī)范的科研采購管理工具，采購全流程透明可控；科研試劑耗材商品等信息電子留痕，可溯源；流程規(guī)定符合科研活動特殊性和單位管理實際情況，科學(xué)合理。

（2）強化了實驗室危險化學(xué)品管理。借助相關(guān)功能模塊，實現(xiàn)了危險化學(xué)品全生命周期的管理，危險化學(xué)品可記錄、可追蹤和可溯源；借助RFID 和物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，管理部門把控流程關(guān)鍵節(jié)點，對管制化學(xué)品的狀態(tài)和存量實時監(jiān)管。借助平臺，全院及各科室的危險化學(xué)品清晰可見，取消了非管制危險化學(xué)品紙質(zhì)臺賬。單位的危險化學(xué)品工作獲得上級主管部門的肯定和表揚。

（3）提升科研審批報銷效率?？蒲性噭┖牟牡拇蟛糠謱徟鷪箐N環(huán)節(jié)由線下轉(zhuǎn)為線上，有效實現(xiàn)科研人員少跑路的目標(biāo)；同時借助平臺，創(chuàng)新科研試劑耗材出入庫管理，進一步優(yōu)化了報銷流程，解決科研試劑報銷繁瑣問題，普通科研試劑報銷時間從之前3 個月以上時間，到現(xiàn)在最快1 周報銷完畢，報銷效率得到大幅度提升。

（4）提升管理效能，緩解管理壓力。平臺上線前，為應(yīng)對每年下半年的科研報銷壓力，B 部門會在原有人員基礎(chǔ)上增派1～2 名工作人員加班處理，上線后，目前只有1 人兼職負(fù)責(zé)，效率得到顯著提升。危險化學(xué)品管理方面，平臺上線前，A部門需要對發(fā)票上的試劑種類以及危險化學(xué)品審批表上的危險化學(xué)品類別和數(shù)量進行人工審核，檢查普通試劑采購里是否混有危險化學(xué)品，危險化學(xué)品審批表上的類別是否準(zhǔn)確（類別不同，申請簽字流程不同），數(shù)量是否合理，審核費時，效率低下。危險化學(xué)品信息靠使用科室定期上報，各歸口管理部門匯總，費時費力，且數(shù)據(jù)有延遲和遺漏，不能很好地全方位掌控。平臺上線后，流程信息化，關(guān)鍵節(jié)點把控，緩解了相關(guān)管理部門的壓力。

3 結(jié)語

研究院以信息化平臺為工具，構(gòu)建了科研試劑耗材采購與危險化學(xué)品管理模式，逐步實現(xiàn)科研采購和危險化學(xué)品管理由粗放型向精細(xì)化轉(zhuǎn)變，成效顯著。在科研采購方面，實現(xiàn)了科研試劑耗材采購的全流程透明化、溯源化、規(guī)范化以及科學(xué)化；在危險化學(xué)品管理方面，能夠?qū)崿F(xiàn)危險化學(xué)品的全生命周期的安全管理，單位安全管理水平大幅提升；科研試劑耗材的審批報銷效率得到有效提高，報銷煩瑣問題得到實質(zhì)解決；科研管理效能整體得到提升，單位管理壓力得到緩解。但是，該信息化平臺亦存在科室危險化學(xué)品剩余數(shù)量數(shù)據(jù)偶爾抓取不成功、RFID標(biāo)簽偶爾掃描失敗導(dǎo)致管制品不能及時入庫以及個別商品價格偏高等問題。另外單位即將上線新財務(wù)信息化管理系統(tǒng)，兩個系統(tǒng)如何有效對接從而進一步提升科研管理水平很重要。下一步，將充分利用和完善平臺功能，加強部門協(xié)同，繼續(xù)優(yōu)化管理服務(wù)，為單位高質(zhì)量發(fā)展添磚加瓦！