基于電商模式的高校辦公用品采購平臺建設(shè)探究

帥振威

（北京大學(xué)財務(wù)部，北京 100871）

0 引言

高校辦公用品盡管采購量大但非高校核心業(yè)務(wù)和核心資產(chǎn)，造成辦公用品采購成了極易被忽視的“小事”，對采購過程、供需關(guān)系、外部資源整合和供應(yīng)績效缺乏統(tǒng)一的管理。反觀其他經(jīng)濟(jì)組織，傳統(tǒng)的采購功能正迅速演變?yōu)榻档统杀镜慕?jīng)營功能、控制風(fēng)險的管理功能和整合組織內(nèi)外部資源的戰(zhàn)略功能［2］。采購活動是集技術(shù)可行性、經(jīng)濟(jì)合理性、需求滿足有效性于一體的技術(shù)經(jīng)濟(jì)行為和價值增值過程［3］。高校在辦公用品采購上存在供給約束，需要加強(qiáng)頂層設(shè)計，借助現(xiàn)代信息技術(shù)手段，立足服務(wù)，建設(shè)高校辦公用品采購平臺，對辦公用品采購行為進(jìn)行統(tǒng)一組織、協(xié)調(diào)和控制。

1 高校傳統(tǒng)辦公用品采購模式分析

（1）采購分散，無法發(fā)揮規(guī)模優(yōu)勢。盡管總體采購規(guī)模巨大，但因為采購分散，對品牌供應(yīng)商無法形成吸引力，各分散采購主體無法形成議價能力，被動接受供貨方報價，無法發(fā)揮自身得天獨厚的規(guī)模優(yōu)勢。同時，因其公務(wù)采購的特點，采購人員更傾向于知名度高、體驗良好的電商平臺采購。電商平臺通過積累的大量消費信息和數(shù)據(jù)，應(yīng)用數(shù)據(jù)挖掘、抓取和分析等各種先進(jìn)、高效、復(fù)雜、隱蔽的數(shù)據(jù)算法進(jìn)行大數(shù)據(jù)“殺熟”［4］，采購人員有可能支付更高的采購成本。因其隱蔽性，采購人員可能并不知曉，也可能存在因為公務(wù)采購更重視質(zhì)量而漠視成本的問題。以上問題的根源在于高校對辦公用品這類小規(guī)模零星采購缺乏統(tǒng)一管理，對外部資源整合和掌控力度較弱，處于被動接受的局面。

（2）結(jié)算分散，采購人員和財務(wù)部門壓力較大。頻繁分散的采購必然帶來頻繁分散的財務(wù)結(jié)算，對采購人員和財務(wù)部門都形成較大的工作壓力。雖然每次結(jié)算金額不大，但都需要采購人員辦理資金結(jié)算手續(xù)，頻繁且復(fù)雜。在嚴(yán)肅的財經(jīng)紀(jì)律下，財務(wù)部門在發(fā)票審核、會計核算、款項支付等日常工作投入較大的精力，使財務(wù)人員無法聚焦在提高高校財務(wù)戰(zhàn)略管理能力上，影響工作效果。以某“雙一流”高校為例，據(jù)不完全統(tǒng)計，其2017～2021 年辦公用品采購年均財務(wù)結(jié)算近1.2 萬次，財務(wù)結(jié)算所附單據(jù)逾10 萬張，平均單次結(jié)算金額僅為1 000元。

（3）采購活動腐敗的風(fēng)險。成本管理研究中，一般認(rèn)為費用存在黏性，即費用隨著業(yè)務(wù)量的變化而變化時，邊際變化率在不同的業(yè)務(wù)量變化方向上具有不對稱性（特別是降低率低于增長率）［5］，業(yè)務(wù)量上升時費用的邊際增加量大于業(yè)務(wù)量下降時的費用邊際減少量［6］。國家對高等教育財政性教育經(jīng)費投入不斷加大，2012～2019年，年均增幅達(dá)7.9%，反觀高校辦公用品費用，并未體現(xiàn)出費用黏性的特點。隨著高校年度決算支出的逐年增加，辦公用品支出金額隨著中央八項規(guī)定的出臺出現(xiàn)了迅速下降后緩慢回升的特點。一個極具中國特色的事實是：辦公用品的采購很容易變成一個“筐”，一些不能在財務(wù)上列支的招待、禮品等費用很容易通過辦公用品的形式，變相公款列支，辦公用品發(fā)票成為“萬能發(fā)票”，出現(xiàn)經(jīng)費違規(guī)使用甚至腐敗風(fēng)險。

2 高校辦公用品采購平臺建設(shè)的可行性分析

（1）高校具備集中采購的規(guī)模優(yōu)勢，議價能力強(qiáng)。2021年，教育部直屬75 所高校公布的年度預(yù)算超過4 400 億元，平均每所高校達(dá)58 億元，巨額年度預(yù)算必然帶來較大的采購規(guī)模。一個中等規(guī)模的文科院校，每年用辦公用品購置的費用也可近千萬元［7］。以某“雙一流”高校為例，據(jù)不完全統(tǒng)計，其2010～2021 年辦公用品年均采購額超過2 000 萬元，最高年份達(dá)到近4 000 萬元。高校憑借較大的采購規(guī)模，能夠提高與供貨商的議價的能力，形成局部買方市場，增強(qiáng)與供貨商的議價能力，降低采購成本，節(jié)約有限的經(jīng)費，提高經(jīng)費使用效益，實踐證明規(guī)?；碾娚滩少徔梢詫崿F(xiàn)采購成本10%以上的降幅［8-9］。

（2）電子商務(wù)蓬勃發(fā)展，企業(yè)也逐步轉(zhuǎn)型為電商化采購。作為數(shù)字經(jīng)濟(jì)中規(guī)模最大、增長速度最快、覆蓋范圍最廣的電子商務(wù)迅速發(fā)展，深刻影響著居民的消費習(xí)慣、消費行為和消費結(jié)構(gòu)，特別是伴隨移動互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，更是極大地改善了消費體驗，拓寬了消費市場。同期，國家也加大了對企業(yè)供應(yīng)鏈發(fā)展的政策支持力度，在信息技術(shù)進(jìn)步和國家政策推動下，傳統(tǒng)線下采購開始向線上采購、智慧采購轉(zhuǎn)型。比如，針對中小企業(yè)在采購上遇到的痛點，淘寶于2019 年4 月上線了企業(yè)服務(wù)頻道，涉足中小企業(yè)采購服務(wù)；京東推出了智慧采購“678”，提高了采購行為的精準(zhǔn)化、人性化和生態(tài)化水平［2］。

高校辦公用品采購，受到居民個人消費習(xí)慣影響同時又置于社會整體消費行為大環(huán)境下，棘輪效應(yīng)和示范效應(yīng)互相疊加［10］，必然與數(shù)字經(jīng)濟(jì)大趨勢同頻共振。高校辦公用品采購平臺建設(shè)，符合國家對企業(yè)供應(yīng)鏈發(fā)展的政策支持，順應(yīng)了數(shù)字經(jīng)濟(jì)發(fā)展轉(zhuǎn)型大趨勢。

（3）高校智慧校園協(xié)同推進(jìn)，“業(yè)財融合”能力進(jìn)一步提高。自2012 年教育部發(fā)布《教育信息化十年發(fā)展規(guī)劃（2011-2020 年）》以來，高校智慧校園建設(shè)進(jìn)行了積極的探索與實踐，取得了顯著的成果，實現(xiàn)了較高的信息化水平。近年來，高校以“互聯(lián)互通、信息共享、業(yè)務(wù)協(xié)同”為目標(biāo)，不斷整合校內(nèi)各獨立系統(tǒng)，在打破了各個管理系統(tǒng)之間存在的技術(shù)壁壘和數(shù)據(jù)區(qū)隔，在消除“信息孤島”、提升信息共享和服務(wù)能力等方面取得了巨大成就［11］，實現(xiàn)了不同系統(tǒng)間數(shù)據(jù)交互和共享。從某種程度上，財務(wù)信息化建設(shè)是高校各業(yè)務(wù)系統(tǒng)建設(shè)的關(guān)鍵節(jié)點，直接影響到智慧校園建設(shè)的整體水平，近年來高校財務(wù)信息化建設(shè)也取得了比較大的發(fā)展。新的信息技術(shù)，正在改變傳統(tǒng)的組織結(jié)構(gòu)和工作模式，使大范圍、高難度的“業(yè)財融合”由藍(lán)圖變?yōu)楝F(xiàn)實。隨著智慧校園建設(shè)的推進(jìn)，校內(nèi)各系統(tǒng)能夠與辦公用品采購平臺互聯(lián)互通，共同支撐平臺的運行。

3 高校辦公用品采購平臺工作機(jī)理和技術(shù)路徑

3.1 高校辦公用品采購平臺工作流程

平臺經(jīng)濟(jì)作為一種新經(jīng)濟(jì)模式，已經(jīng)成為我們?nèi)粘Ｉ铍x不開的事物［12］?；ヂ?lián)網(wǎng)平臺為供需雙方提供一個交匯的場域，通過供需雙方互動產(chǎn)生價值，它集成各種要素，通過強(qiáng)大的數(shù)據(jù)交換功能，降低交易成本，解決供需矛盾。高校辦公用品采購平臺打造一個對信息進(jìn)行集合、分類和規(guī)范的平臺，它對內(nèi)整合校內(nèi)用戶，對外整合供貨資源，內(nèi)外相濟(jì)，通過平臺的強(qiáng)大功能，規(guī)范內(nèi)部財經(jīng)管理，降低內(nèi)部搜尋成本和外部采購成本，總體降低交易成本，提高用戶體驗。

與財務(wù)會計相比，管理會計有以下三個特點：一是在服務(wù)對象方面，管理會計主要是為強(qiáng)化單位內(nèi)部經(jīng)營管理、提高經(jīng)濟(jì)效益服務(wù)，屬于“對內(nèi)報告會計”；而財務(wù)會計主要側(cè)重于對外部相關(guān)單位和人員提供財務(wù)信息，屬于“對外報告會計”。二是在職能定位方面，管理會計側(cè)重在“創(chuàng)造價值”，其職能是解析過去、控制現(xiàn)在與籌劃未來的有機(jī)結(jié)合；而財務(wù)會計側(cè)重在“記錄價值”，通過確認(rèn)、計量、記錄和報告等程序提供并解釋歷史信息。三是在程序與方法方面，管理會計采用的程序與方法靈活多樣，具有較大的可選擇性；而財務(wù)會計有填制憑證、登記賬簿、編制報表等較固定的程序與方法。

信息系統(tǒng)建設(shè)成功的關(guān)鍵在于以信息技術(shù)為工具，對現(xiàn)有工作進(jìn)行改善并取得廣泛的支持，而非對現(xiàn)有流程的顛覆，純粹為了信息化而信息化容易因強(qiáng)阻力而走向失敗。辦公用品采購平臺的建設(shè)應(yīng)對現(xiàn)有采購模式“沖擊小，改善大”。所以，借鑒現(xiàn)有工作流程就顯得很重要，在此基礎(chǔ)上加以優(yōu)化提高，改善工作體驗。

平臺以提出采購需求為起點，確定采購計劃、采購預(yù)算和經(jīng)費來源，通過平臺向供貨方下達(dá)采購訂單，待相關(guān)負(fù)責(zé)人審批后，凍結(jié)采購經(jīng)費，在約定的時間內(nèi)，供貨方送貨上門，采購人員簽收后完成采購。賬期內(nèi)，平臺匯總出具賬單，與供貨方提供賬單對賬無誤后，供貨方開具月度發(fā)票，財務(wù)部門統(tǒng)一完成財務(wù)結(jié)算。采購過程中涉及的商品、展示、訂單、履約、財務(wù)、售后全部由采購平臺完成，通過采購平臺重塑供應(yīng)鏈，為顧客提供一站式服務(wù)（見圖1）。

圖1 高校辦公用品采購業(yè)務(wù)流程圖

3.2 高校辦公用品采購平臺工作機(jī)理

采購平臺部署在本地，平臺對采購人員、采購單位、采購經(jīng)費、第三方商品平臺整合在一起，對采購業(yè)務(wù)進(jìn)行全流程管理，包括用戶登錄、采購經(jīng)費、商品篩選、訂單確認(rèn)、發(fā)貨簽收、售后服務(wù)、資金結(jié)算。作為一個輕量化系統(tǒng)，平臺重點在于對前端分散的采購行為和后端的資金結(jié)算進(jìn)行管理，商品的篩選、配送及售后通過采購平臺鏈接第三方商品平臺完成。辦公用品采購平臺“管理全流程，重點在兩端，核心是采購”，與高校財務(wù)系統(tǒng)和第三方商品平臺進(jìn)行數(shù)據(jù)交互，資金流、商品流和業(yè)務(wù)流協(xié)調(diào)推進(jìn)，共同完成辦公用品采購業(yè)務(wù)。通過平臺，采購人員只需登錄系統(tǒng)“購物”和收到貨物時“簽收”，其他工作全部交由平臺完成。如圖2所示。

圖2 系統(tǒng)間對接流程圖

（1）校內(nèi)多系統(tǒng)互聯(lián)互通，信息共享，破除“數(shù)據(jù)孤島”。為了對采購人員身份進(jìn)行認(rèn)證，采購平臺通過學(xué)校統(tǒng)一身份認(rèn)證登錄，辦公用品采購平臺可以集成到校內(nèi)信息門戶也可以單獨部署，但統(tǒng)一使用學(xué)校身份認(rèn)證系統(tǒng)登錄［13］，以此獲取用戶基本信息，包括單位（院系）、身份（教工、學(xué)生），更好地實現(xiàn)人員管理，免去了重新建立用戶的工作。采購平臺支持Web瀏覽器、移動APP、微信等全媒體展示［11］，實現(xiàn)7 ×24小時隨時隨地便捷地訪問平臺。

采購活動的前提是“無授權(quán)不采購”“無預(yù)算不采購”“無審批不采購”，確定采購經(jīng)費和相應(yīng)財務(wù)審批構(gòu)成了采購的前置要素。采購平臺與財務(wù)系統(tǒng)對接，采購前確定財務(wù)賬號，通過與財務(wù)系統(tǒng)的通信接口，調(diào)取財務(wù)數(shù)據(jù)，確定經(jīng)費使用合規(guī)性，保證經(jīng)費余額，明確經(jīng)費負(fù)責(zé)人，采購前完成審批手續(xù)。訂單確認(rèn)后，由財務(wù)系統(tǒng)對相應(yīng)賬戶進(jìn)行資金凍結(jié)，確保在商品結(jié)算支付時資金充足。同時，在商品簽收前，保留資金解凍通道，對采購人員發(fā)起的任何原因造成的訂單取消指令，財務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行賬戶解凍，釋放凍結(jié)資金。賬期內(nèi)，采購平臺將本月采購訂單推送財務(wù)系統(tǒng)，由財務(wù)系統(tǒng)從凍結(jié)經(jīng)費中支付相應(yīng)款項。

（2）與第三方商品平臺對接，通過與第三方商品平臺通訊完成采購。本地的采購平臺登錄進(jìn)行身份驗證后，通過雙方的通訊機(jī)制，第三方商品平臺允許高校采購平臺用戶調(diào)用其平臺。高校用戶在第三方商品平臺進(jìn)行商品的篩選和確認(rèn)等采購操作，形成的訂單推送給經(jīng)費負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批，審批同意后形成正式訂單推送給第三方商品平臺，由第三方商品平臺進(jìn)行確認(rèn)和發(fā)貨，收貨人簽收后，兩個平臺訂單狀態(tài)進(jìn)行同步。賬期內(nèi)，第三方商品平臺推送上月商品結(jié)算單，高校采購平臺與之對賬無誤后確認(rèn)該賬單，待財務(wù)部門完成款項支付后，雙方系統(tǒng)確認(rèn)上月賬單已結(jié)清。

（3）大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用和AI 采購管控。采購平臺不僅有在線的實時數(shù)據(jù)，更會積累大量歷史采購數(shù)據(jù)及其周邊數(shù)據(jù)，高校根據(jù)采購制度規(guī)定及實際運行情況設(shè)置系統(tǒng)參數(shù)及分析模型［14］，從多角度解析數(shù)據(jù)，比如時間維度數(shù)據(jù)分析，部門間數(shù)據(jù)分析，項目經(jīng)費數(shù)據(jù)分析，對采購項目做出事前、事中、事后全覆蓋研判分析。根據(jù)歷史采購量和單位規(guī)模，平臺對采購數(shù)量提供智能管控，建立采購預(yù)警，當(dāng)達(dá)到紅色預(yù)警時，觸發(fā)熔斷機(jī)制，暫時中斷采購活動，待決策機(jī)構(gòu)審議通過后再次啟動采購程序。根據(jù)經(jīng)費管理制度，平臺對經(jīng)費使用提供管控，對不符合經(jīng)費使用要求的采購進(jìn)行熔斷，保證經(jīng)費使用合理。

4 辦公用品采購平臺建設(shè)的機(jī)制創(chuàng)新

高校辦公用品采購平臺的建設(shè)，契合了數(shù)字新基建的發(fā)展契機(jī)，抓住了“業(yè)財融合”的新趨勢，為高校教學(xué)科研工作提供了更好保障，形成部分機(jī)制性的創(chuàng)新，主要體現(xiàn)在：

（1）整合內(nèi)部購買力和外部網(wǎng)絡(luò)資源，形成活動集合。高校以往的采購比較分散，各采購主體單兵作戰(zhàn)，高校內(nèi)部各采購主體全部納入平臺管理后，通過統(tǒng)一運作的采購平臺，高校內(nèi)部分散的采購單元得到整合，對外部形成統(tǒng)一的購買力，規(guī)?；少徑档土瞬少彸杀?，壓縮了消費性支出。引入外部網(wǎng)絡(luò)資源，通過API接口，實現(xiàn)系統(tǒng)間的集成，內(nèi)部資源和外部資源在一個平臺交匯，形成相互關(guān)聯(lián)的活動集合，內(nèi)外部資源得到較好的配置和協(xié)調(diào)，高校和外部供應(yīng)商實現(xiàn)雙贏。一個有用的啟示是對于一些采購規(guī)模較小特別是自建采購平臺的成本收益不高的高校，可以考慮地域相近的多所高校間建立高校聯(lián)合體，形成采購集群，仍可以實現(xiàn)資源整合和規(guī)模效應(yīng)。

（2）創(chuàng)新財務(wù)結(jié)算方式。便捷的財務(wù)結(jié)算方式，是采購平臺最具獲得感的創(chuàng)新方式。通過與供應(yīng)商約定賬期，賬期內(nèi)，供貨商開具一張月度發(fā)票，由財務(wù)部門在賬期內(nèi)對采購標(biāo)的進(jìn)行統(tǒng)一的支付結(jié)算。大票結(jié)算，提高了結(jié)算的效率，避免了結(jié)算的乘法效應(yīng)，最大程度釋放了各個采購單元的結(jié)算壓力。無論從院系到學(xué)校縱向“條”的角度還是從教學(xué)、科研、管理部門橫向“塊”的角度，都實現(xiàn)了“減流程，減材料、減時間，增服務(wù)”，是涉及范圍廣、效果立竿見影的創(chuàng)新，使各類人員特別是教學(xué)、科研人員將節(jié)約出來的精力和時間投入到核心工作，創(chuàng)造更大的價值，確保了“放管服”改革接得住，能落地，見實效。

（3）科技反腐，大學(xué)治理的新途徑、新實踐?？萍挤锤歉咝｜h風(fēng)廉政“制度+技防”建設(shè)的重要組成部分［15］。辦公用品采購平臺的直接目的是為采購服務(wù)，但平臺的建設(shè)帶來了巨大的正外部性，為辦公用品采購廉政風(fēng)險防控進(jìn)行了有益的技術(shù)實踐。平臺通過剛性的技術(shù)手段，將辦公用品采購凝聚到線上統(tǒng)一管理，規(guī)范了采購流程，規(guī)避了供求雙方人為操縱采購清單的痼疾，顛覆了傳統(tǒng)物資采購運行模式，大大壓縮了不合理的自由裁量權(quán)，有效地抑制腐敗動機(jī)，減少了腐敗發(fā)生的空間和機(jī)會，最大程度上避免了暗箱操作行為，有利于從源頭上杜絕腐敗的發(fā)生。辦公用品采購平臺采購，采購目錄清單清晰，采購記錄詳細(xì)，數(shù)據(jù)“在線跑、全留痕、可追溯、能倒查”，采購業(yè)務(wù)關(guān)鍵內(nèi)部控制措施內(nèi)嵌于平臺，通過電腦程序?qū)Σ少徣^程進(jìn)行嚴(yán)格地約束和管控，最大程度避免人為干預(yù)，有利于采購業(yè)務(wù)的事前、事中、事后監(jiān)控，形成科技反腐的新機(jī)制，大學(xué)治理新途徑、新實踐。

5 結(jié)語

基于電商模式的高校辦公用品采購平臺建設(shè)，是高校充分利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，主動融入數(shù)字經(jīng)濟(jì)發(fā)展大勢，適應(yīng)數(shù)字經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，為教學(xué)科研發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的重要供給側(cè)改革，是利用先進(jìn)信息技術(shù)服務(wù)采購工作的創(chuàng)新舉措，能夠發(fā)揮高校采購的規(guī)模優(yōu)勢，降低采購成本，保證采購質(zhì)量和服務(wù)水平，提高采購便利性和及時性，減輕財務(wù)結(jié)算壓力，提升師生滿意度。采購平臺經(jīng)驗可復(fù)制，可推廣至其他物資采購，是高校改善采購模式，進(jìn)行物資采購流程再造的契機(jī)。