高校機構(gòu)知識庫數(shù)據(jù)管理和服務(wù)模式研究

劉玉博，聶 兵，賈 偌

（山東農(nóng)業(yè)大學圖書館，山東 泰安 271018）

1 高校建設(shè)機構(gòu)知識庫的必要性

信息處理技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的迅猛發(fā)展，促使高校圖書館的服務(wù)模式發(fā)生了極大的變化，對學校教學科研的支撐逐漸由以紙質(zhì)圖書轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮淤Y源，服務(wù)模式逐漸由文獻服務(wù)過渡為知識服務(wù)［1］。機構(gòu)知識庫可將高校學者學習、工作過程中產(chǎn)生的各種學術(shù)成果進行整合而形成一個完整的數(shù)字資源集合［2］?；谪S富的人力優(yōu)勢、技術(shù)優(yōu)勢和專業(yè)優(yōu)勢，高校圖書館成為機構(gòu)知識庫建設(shè)的主力軍，也是其提升服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)效率的重要途徑之一。

高校機構(gòu)知識庫的建設(shè)對圖書館具有以下現(xiàn)實意義：一是拓展圖書館數(shù)據(jù)管理范圍。機構(gòu)知識庫收集的數(shù)據(jù)類型涵蓋期刊論文、會議論文、學位論文、圖書著作、科技成果、專利、標準、報紙等，深度參與各類學術(shù)研究數(shù)據(jù)的管理，為學校和職能部門決策提供數(shù)據(jù)支持。二是促進圖書館服務(wù)模式變革。機構(gòu)知識庫是高校學術(shù)研究數(shù)據(jù)的一項基礎(chǔ)工程，是對信息進行搜尋、組織、分析、重組的有效工具，為圖書館開展學科化信息服務(wù)提供了重要渠道，特別為學科館員開展學科服務(wù)提供了便利條件［3］。

據(jù)OpenDOAR網(wǎng)站統(tǒng)計，截至2020年12月，全球共注冊機構(gòu)知識庫5 585個，其中中國被收錄的機構(gòu)知識庫有59個［4］。目前，全球和中國的機構(gòu)知識庫建設(shè)處在一個快速增長的爆發(fā)期，越來越多的高校認識到了機構(gòu)知識庫的重要性，并加大了投入力度和加快了建設(shè)速度。

2 基于機構(gòu)知識庫的數(shù)據(jù)管理模式

2.1 機構(gòu)知識庫功能需求調(diào)研

為定制機構(gòu)知識庫的功能，作者通過問卷調(diào)查調(diào)研山東農(nóng)業(yè)大學專家學者的需求，得到了以下信息：（1）95%的本校師生對機構(gòu)知識庫不了解或了解不多，說明亟須加強宣傳推廣工作；（2）98%的師生認為機構(gòu)知識庫的建設(shè)有必要或很有必要，說明在初步了解了其功能后能夠契合師生的實際需求；（3）超過七成認為學科評價、科研考核、學位論文等功能是必需的；（4）課件等教學內(nèi)容、研發(fā)的新品種、科研過程數(shù)據(jù)和承擔的教學任務(wù)應(yīng)當作為建設(shè)內(nèi)容；（5）個人主頁應(yīng)可自由選擇展示方式。通過調(diào)研和走訪，更好地了解專家學者對機構(gòu)知識庫的需求情況，為設(shè)計更加實用的功能模塊提供了依據(jù)，有針對性地要求服務(wù)商根據(jù)需求進行設(shè)計和實施。

2.2 機構(gòu)知識庫功能模塊設(shè)計

總結(jié)前期考察和調(diào)研情況，山東農(nóng)業(yè)大學機構(gòu)知識庫設(shè)計了以下功能模塊：（1）成果管理。收集和保存學校產(chǎn)出的學術(shù)研究成果，以正式出版文獻為主；在前臺對學校、院系、學者的可視化統(tǒng)計，以及后臺自定義組合統(tǒng)計、建設(shè)統(tǒng)計、使用統(tǒng)計等。（2）成果展示。對學校的學術(shù)成果進行多維度展示，包括學校、院系、團隊、學者的成果展示，重點成果、最新最熱成果展示，成果收錄情況展示，并且支持對成果的多維度篩選、多條件檢索；通過收集和展示，促進各機構(gòu)內(nèi)的學術(shù)交流與資源共享。（3）計量評價。為學校提供科研水平統(tǒng)計數(shù)據(jù)，為學者提供學術(shù)成果的瀏覽下載、他引被引、合作關(guān)系等統(tǒng)計分析，為重點學科、優(yōu)勢學科發(fā)展提供對標分析和評價，為學?！半p一流”建設(shè)提供決策支持。（4）學科評價。為科研決策人員提供學科建設(shè)情況分析。從學科競爭力分析、學科發(fā)展趨勢、學術(shù)貢獻度分析、人才結(jié)構(gòu)與分布情況等維度展示學校學科發(fā)展情況。解決項目申報、職稱評定等實際應(yīng)用問題。（5）科研考核。輔助科研管理部門進行年度科研考核。支持按中科院JCR分區(qū)標準、WOS的JCR分區(qū)標準和自定義成果等級標準，對成果分區(qū)和等級進行統(tǒng)計標記。（6）輔助功能。對學位論文、學術(shù)出版物等資產(chǎn)集中使用、管理、統(tǒng)計，添加觸摸大屏設(shè)備用于展示和宣傳等。

2.3 學科館員深度參與的數(shù)據(jù)管理模式

高校機構(gòu)知識庫建設(shè)意義重大、工程繁雜，涉及學校和各學院歷史沿革、人事變遷，需要對大量數(shù)據(jù)進行匯集、整理和審核。學校各部門、各學院協(xié)同配合、凝聚合力，才能做到確保完整、準確地收集好辦學歷程中積累的豐富學術(shù)成果，建設(shè)成為集成果典藏、數(shù)據(jù)中心、學者舞臺和合作平臺等多功能于一體的動態(tài)智庫，為學?？茖W決策、學術(shù)創(chuàng)新、學科評估等提供數(shù)據(jù)支撐。

正值機構(gòu)知識庫啟動建設(shè)之時，山東農(nóng)業(yè)大學圖書館全面實施了學科館員定點服務(wù)學院制度，選拔16名具有碩士、博士學歷的館員對口擔任19個教學學院的學科館員開展學科服務(wù)，組建了農(nóng)業(yè)與生命科學、理學與工程科學和人文社會科學3個學部服務(wù)組，建立起有效的信息需求與服務(wù)保障渠道，幫助學科和讀者高效利用圖書館的資源和服務(wù)。

對口服務(wù)學院的學科館員在開展常規(guī)信息咨詢服務(wù)、學科資源建設(shè)與導(dǎo)航、信息素養(yǎng)教育和學科情報分析服務(wù)的同時，還負責分工學院機構(gòu)知識庫建設(shè)的聯(lián)絡(luò)工作。在前期學科服務(wù)工作已經(jīng)取得學院信任和認可的基礎(chǔ)上，學科館員與擔任學校圖書情報委員會委員的學院負責教學或科研的副院長直接聯(lián)系，溝通機構(gòu)知識庫建設(shè)過程中人員信息、數(shù)據(jù)資料的收集和維護工作。另外，學科館員通過參與機構(gòu)知識庫建設(shè)，了解對口服務(wù)學院的專家學者、學術(shù)產(chǎn)出和學科發(fā)展等基本信息，為更好地開展學科服務(wù)掌握了第一手資料，是深入開展工作的有力抓手，也是服務(wù)創(chuàng)新的重要途徑。學科館員依托自身的學科知識和服務(wù)優(yōu)勢，加強機構(gòu)知識庫的內(nèi)容構(gòu)建、利用和推廣，建立圖書館、學院和學校職能部門之間的聯(lián)動機制，從而使機構(gòu)知識庫真正做到可持續(xù)、健康發(fā)展［5］。

3 機構(gòu)知識庫建設(shè)實踐經(jīng)驗和思考

山東農(nóng)業(yè)大學機構(gòu)知識庫已經(jīng)按計劃完成了學校和學院的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)采集、6個試點學院的數(shù)據(jù)整理并上線預(yù)覽、19個教學學院的學者數(shù)據(jù)全面采集等工作，共匯集學校成果總量72 485篇、收集全文64 504篇。目前正在進行全校數(shù)據(jù)的整理和歸屬，預(yù)計2022年上半年完成數(shù)據(jù)整理和本地部署。在建設(shè)過程中形成了以下經(jīng)驗和思考。

3.1 頂層設(shè)計和宣傳推廣

在建設(shè)過程中，完成試點學院預(yù)覽版數(shù)據(jù)收集和功能設(shè)計后，牽頭單位圖書館邀請分管副校長、相關(guān)職能部門和試點學院進行了進展匯報和功能演示。通過前期的調(diào)研發(fā)現(xiàn)，絕大多數(shù)師生對機構(gòu)知識庫不了解或了解不多，如果不進行試點建設(shè)就進行宣傳推廣，就會言之無物，缺乏形象的展示。在進行功能介紹時，抓住部門和學院的痛點，取得最廣泛的理解和支持，后期才能認可并參加建設(shè)。相關(guān)部門和學院均表示機構(gòu)知識庫功能強大，能夠解決煩瑣耗時的數(shù)據(jù)統(tǒng)計和表格填報等實際問題，希望配合圖書館做好數(shù)據(jù)維護工作。討論通過了建設(shè)方案，成立領(lǐng)導(dǎo)小組、明確職能分工、部署建設(shè)進程，并通過校長辦公室向全校正式發(fā)文。

3.2 心理準備和人力儲備

機構(gòu)知識庫的建設(shè)涉及學校幾十年甚至上百年的歷史成果、幾百甚至幾千人的成果歸屬，前期要明確建設(shè)目標、做好詳細的準備工作，一定要做好長期艱苦建設(shè)的心理準備，不可能一蹴而就。早期機構(gòu)知識庫平臺功能弱、數(shù)據(jù)質(zhì)量差，逐漸放棄更新并淪為圖書館自娛自樂的工具，沒有發(fā)揮其應(yīng)有的價值。在沒有做到完善的功能和優(yōu)質(zhì)的數(shù)據(jù)前，不宜進行推廣使用。機構(gòu)知識庫的建設(shè)需要穩(wěn)定的人力資源投入，短期內(nèi)難以實現(xiàn)全部工作自動化，數(shù)據(jù)的精準化也需要學者的參與。圖書館成立跨多個部門業(yè)務(wù)骨干組成的18人建設(shè)小組，館辦公室負責調(diào)研規(guī)劃、系統(tǒng)建設(shè)部負責平臺建設(shè)、以信息咨詢部為主的學科館員服務(wù)團隊負責各學院數(shù)據(jù)整理。

3.3 基本功能和深化拓展

收集和保存學校教職工產(chǎn)出的學術(shù)研究成果，是機構(gòu)知識庫的基本功能，也是實現(xiàn)其他一切功能的基礎(chǔ)。機構(gòu)知識庫平臺支持自定義成果類型，例如動植物品種作為農(nóng)業(yè)高校的特色成果類型進行了添加。除了科研產(chǎn)出，評價學者的另一個關(guān)鍵指標是教學工作量。為此，山東農(nóng)業(yè)大學機構(gòu)知識庫專門定制了教學課程模塊，可以與教務(wù)處和研究生處的系統(tǒng)對接，接收課程編號、課程名稱、課時量、任課教師、開課時間等數(shù)據(jù)信息，生成學者的教學工作量展示頁面。學院提出了許多個性化的功能需求，希望能解決頻繁填報各類科研數(shù)據(jù)的實際問題，統(tǒng)計和利用數(shù)據(jù)是機構(gòu)知識庫的目標定位之一，優(yōu)質(zhì)的數(shù)據(jù)加上定制化的功能，甚至可以讓職能部門直接調(diào)取所需數(shù)據(jù)，而不需要各個學院分別提報，節(jié)省時間、提高效率。但需要清醒地認識到，圖書館擅長的事是與文獻資源打交道，機構(gòu)知識庫建設(shè)的核心數(shù)據(jù)也是文獻資源，要在做好基礎(chǔ)功能的前提下再考慮功能拓展。

3.4 數(shù)據(jù)提交和審核機制

機構(gòu)知識庫可以自動收集的公開發(fā)表的科研成果最高只能達到90%左右，這其中還包括標識不符、重名等原因需要學者手動認領(lǐng)，剩下的仍然需要學者自助提交，特別是一般不標注單位的著作等成果類型。機構(gòu)知識庫必須建設(shè)成及時、全面和權(quán)威的系統(tǒng)平臺才能讓學者有動力去維護個人數(shù)據(jù)。學者應(yīng)該為自己提交的個人數(shù)據(jù)真實性負責，否則就是一種學術(shù)不端行為，但誰來審核學者提交的個人數(shù)據(jù)同樣是個棘手的問題。機構(gòu)知識庫建設(shè)的目的之一就是解決冗繁的數(shù)據(jù)提報，學院只需做好日常數(shù)據(jù)維護，部門即可通過平臺報表提取所需數(shù)據(jù)。筆者認為，機構(gòu)知識庫里學者自提交數(shù)據(jù)的審核權(quán)應(yīng)該放在更了解情況的學院，由學院科研秘書匯總，分管科研的副院長審核，然后提交圖書館由學科館員進行繳存。

3.5 開放獲取和服務(wù)學校

機構(gòu)知識庫建設(shè)的初衷之一是開放獲取，即圖書館界理想地認為機構(gòu)建成自己的成果庫并共享，就可以打破出版界對學術(shù)成果的壟斷，以實現(xiàn)知識的自由傳播和價值提升。但是，根據(jù)OpenDOAR（開放存取知識庫名錄）網(wǎng)站資料，國內(nèi)59個在網(wǎng)站注冊的可開放獲取的機構(gòu)知識庫中，38個為中科院系統(tǒng)科研院所，港澳高校6個，內(nèi)地高校只有北京大學、清華大學、廈門大學、蘭州大學、西安交通大學等寥寥10個。絕大多數(shù)內(nèi)地高校建設(shè)機構(gòu)知識庫的目的變成了服務(wù)學?？茖W研究和學術(shù)創(chuàng)新，大量科研數(shù)據(jù)被收集后反而變得敏感起來，開放獲取變得唯恐避之不及。但也應(yīng)該意識到“存在即合理”，機構(gòu)知識庫能服務(wù)好學校發(fā)展也同樣是成功的、有價值的，開放獲取之路“道阻且長”。