人事檔案信息化對策研究

段海昕

摘要：如何做好人事檔案管理信息化建設(shè)工作，是新時期人事檔案管理的重要課題。本文首先分析了信息化對人事檔案管理的作用，然后針對目前人事檔案管理中存在的問題進(jìn)行探討，最后提出了人事檔案管理信息化建設(shè)對策，為人事檔案管理信息化建設(shè)方面提供可行性思路。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理;信息化;對策

引言

計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，為人們的日常生活帶來眾多便捷，而且信息化的應(yīng)用可以為人事檔案管理提供更多幫助，解決傳統(tǒng)紙質(zhì)管理面臨的問題，促進(jìn)管理效率大幅度提升[1]。因此，單位應(yīng)該遵循時代發(fā)展，確?？梢院侠韺⑿畔⒒夹g(shù)融入人事檔案管理工作當(dāng)中，發(fā)揮其應(yīng)用效果的同時，促進(jìn)人事檔案管理效率的提升。

1信息化對人事檔案管理的作用分析

單位人事檔案作為人事管理工作的重要部分，選拔確定優(yōu)秀人才的過程中，必須要強(qiáng)化對人事檔案管理工作的重視。在信息化穩(wěn)定發(fā)展的推動下，各項技術(shù)的應(yīng)用可以全面展現(xiàn)自身的優(yōu)勢，為各項工作的順利進(jìn)行提供更多幫助，解決傳統(tǒng)管理工作面臨的問題，促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)。再加上信息技術(shù)的應(yīng)用能夠通過計算機(jī)進(jìn)行管理，從而對人事檔案資源進(jìn)行歸納分類，提高檔案工作的效率。這種管理模式與傳統(tǒng)管理相比，不僅可以有效發(fā)揮自身的優(yōu)勢，還可以在各項工作開展的過程中進(jìn)行創(chuàng)新，解決傳統(tǒng)檔案管理的不足，提高檔案的利用率，降低檔案管理的成本[2]。除此之外，檔案信息化建設(shè)與檔案管理工作效率的提升有著密切的聯(lián)系，推動單位檔案管理工作水平的提升，充分發(fā)揮檔案信息資源的價值，并開展符合當(dāng)前發(fā)展的各項工作，為社會提供高效的服務(wù)。

2現(xiàn)代人事檔案管理中存在的問題

2.1人事檔案管理人員不專業(yè)，檔案內(nèi)容質(zhì)量低

人事檔案管理工作與其他工作不同，更多的是單調(diào)和乏味的連續(xù)性工作，看起來很輕松，實則工作內(nèi)容極為細(xì)致和專業(yè)。因此，事業(yè)單位對于人事檔案管理人才的要求越來越高。但是，在實際的人事檔案管理工作中，由于檔案管理人員整體專業(yè)素質(zhì)不高、專業(yè)性不足，缺乏對人事檔案管理的全面知識儲備，使得實際的管理工作混亂不堪。甚至在一些事業(yè)單位中，很多人事檔案管理人員往往身兼多職，比如監(jiān)察、科技等，使得人員在人事檔案管理工作上的時間和精力方面超負(fù)荷運(yùn)轉(zhuǎn)，無法做好人事檔案管理及相關(guān)工作。

2.2檔案管理手段落后，信息化開發(fā)力度不足

很多人事檔案管理人員，因為不具備專業(yè)的人事檔案管理技能，不具備專業(yè)的人事檔案管理知識，未參加過人事檔案管理相關(guān)培訓(xùn)，導(dǎo)致在實際的人事檔案管理過程中，無論是管理手段還是管理模式，都是比較落后的。甚至有些事業(yè)單位，人事檔案管理設(shè)備落后，人事檔案管理基本保管措施不到位，比如防火和防潮等，人事檔案管理還停留在七八十年代的水平上。另外，事業(yè)單位在人事檔案信息開發(fā)工作中極為被動，人事檔案管理工作人員沒有主動意識，只有當(dāng)人們需要使用時才會查詢，而且也是一些最基本、最簡單的信息，比如黨團(tuán)信息、個人簡歷等，而對于通過人事檔案發(fā)掘人才、選拔人才方面的全面性、時效性、深度分析等作用不是很明顯。

3人事檔案管理信息化建設(shè)的對策

3.1以材料為依托，建立數(shù)據(jù)庫

建立數(shù)據(jù)庫，對檔案材料的長期保存至關(guān)重要。傳統(tǒng)的檔案管理模式較為落后，依靠人工的形式。一是紙質(zhì)檔案資料較多而且容易受到外界環(huán)境的影響，包括氣候、溫度、濕度、檔案室條件的影響。二是隨著檔案的保存年限，調(diào)檔閱讀的次數(shù)，檔案文本會受到污染，遭到不同程度的污損和腐蝕，難以長期保存。三是溫度的高低，空氣環(huán)境潮濕的影響，會促使紙質(zhì)材料水解，字跡洇化、風(fēng)化，建立數(shù)據(jù)庫可以有效地保護(hù)檔案材料長期存放，解決了紙質(zhì)檔案在保存上存在的許多弊端。四是信息技術(shù)可以將檔案材料進(jìn)行分類，進(jìn)而做好編目、檢索的工作。另外，信息技術(shù)的應(yīng)用可以促進(jìn)檔案管理工作的信息化和數(shù)字化[3]。

3.2信息化建設(shè)資金的投入

檔案信息化建設(shè)在開展的過程中，需要強(qiáng)化對基礎(chǔ)設(shè)施工作的重視，

單位應(yīng)該投入一定數(shù)額的資金，確保人事檔案管理信息化順利進(jìn)行。檔案信息管理作為事業(yè)單位順應(yīng)時代發(fā)展的必然選擇，必須要得到單位的重視，確保能夠做好相對全面的分析，圍繞人事檔案信息管理工作而開展，嚴(yán)格遵守事業(yè)單位人事檔案管理要求，并建立較為完善的系統(tǒng)，這樣可以保證各項工作順利進(jìn)行，減少影響的同時，保證各項管理工作的順利進(jìn)行。再加上檔案管理信息化需要涉及的設(shè)備相對較多，為了避免受到多種因素影響[4]，需要適當(dāng)對各個環(huán)節(jié)工作進(jìn)行優(yōu)化，配備防火、防盜及各項檢測措施，保證人事檔案信息化管理順利進(jìn)行。對于配置信息管理儀器來講，要想保證各項工作的順利進(jìn)行，應(yīng)該強(qiáng)化對各個環(huán)節(jié)工作的重視，確保各項工作能夠得到落實與優(yōu)化，選擇符合信息化要求的打印機(jī)、計算機(jī)及掃描儀等多種技術(shù)設(shè)備，強(qiáng)化對檔案管理工作的重視，落實好各項工作的開展，使得人事檔案管理信息化工作順利進(jìn)行。

3.3加強(qiáng)信息化的宣傳

大數(shù)據(jù)時代，信息化的應(yīng)用絕對不只限于人事檔案管理這一部分，還可以應(yīng)用于機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案資料管理、物料采購檔案管理等許多方面。跳出檔案管理這一塊，信息化在機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展過程中也是必不可少的，但是現(xiàn)階段很多機(jī)關(guān)事業(yè)單位并沒有真正重視起來，這就需要機(jī)關(guān)事業(yè)單位給干部進(jìn)行定期的培訓(xùn)講解，由中上層領(lǐng)導(dǎo)帶頭實施，自上而下地推行信息化，這樣才能快速地推廣到各項工作中，必要的時候可以安排外派培訓(xùn)[5]，去學(xué)習(xí)相關(guān)技能。但是信息化的養(yǎng)成不是一朝一夕就能完成的，它需要潛移默化，逐步完善，經(jīng)過長時間的積累，才能完成由量變到質(zhì)變的過程。

3.4培養(yǎng)管理人員，提高管理素質(zhì)

檔案管理工作是一項業(yè)務(wù)性很強(qiáng)的工作，同時也是服務(wù)性很強(qiáng)的工作，培養(yǎng)一名合格的檔案管理人員，提高檔案管理人員的素質(zhì)尤為重要。這就需要從事檔案管理的工作人員要練好內(nèi)功，具備扎實的業(yè)務(wù)技能、較強(qiáng)的管理能力、一流的服務(wù)意識。增強(qiáng)檔案為社會服務(wù)理念，及時有效地為檔案利用者提供有效的檔案信息，熱情周到細(xì)致的優(yōu)質(zhì)服務(wù)，盡最大努力讓檔案利用者滿意。在為檔案利用者服務(wù)程序上變繁為簡，在手續(xù)完備的情況下盡量簡化查閱手續(xù)，多為檔案利用者著想做好服務(wù)窗口的工作。

結(jié)束語：綜上所述，人事檔案管理信息化建設(shè)，是順應(yīng)新時代下“互聯(lián)網(wǎng)+”的客觀要求。面對社會需求、經(jīng)濟(jì)發(fā)展、工作管理等多方面的變化要求，單位應(yīng)該從人事檔案管理信息化建設(shè)理念、目標(biāo)、機(jī)制、方法、能力等多層面、多角度出發(fā)，落實人事檔案管理政策和制度，從硬件和軟件這兩個維度，提高人事檔案管理信息化建設(shè)水平。

參考文獻(xiàn)：

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