新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路與方法分析

戴雪梅

摘要：事業(yè)單位檔案是保存政府信息的重要載體，研究事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新具有重要意義。因此，本文主要針對(duì)新形勢下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新進(jìn)行分析，以事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀為入手點(diǎn)，探索事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的方式方法，使事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀得到改善，保證事業(yè)單位檔案管理得到滿意的效果，確保檔案資源利用率的提升。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;管理理念

引言

在當(dāng)前的信息時(shí)代發(fā)展背景下，檔案信息資源具備的價(jià)值也越來越高，尤其在事業(yè)單位中，檔案資源在單位決策及單位業(yè)務(wù)開展方面都發(fā)揮著重要的價(jià)值及意義，因而必須要加強(qiáng)檔案管理，為檔案資源的應(yīng)用提供基礎(chǔ)與保障。作為新形勢下的事業(yè)單位檔案管理人員，應(yīng)當(dāng)結(jié)合檔案管理的實(shí)際情況及要求，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)檔案管理的有效完善，為事業(yè)單位內(nèi)檔案信息的利用提供支持與保障，發(fā)揮出檔案管理的作用。

1機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的重要性

一方面檔案能夠?yàn)閱挝坏娜粘９芾砉ぷ?、重大歷史活動(dòng)提供真實(shí)可靠 的查考依據(jù)，另一方面能夠?yàn)闄C(jī)關(guān)事業(yè)單位改革與發(fā)展、領(lǐng)導(dǎo)者科學(xué)正確決策提供有效依據(jù)，同時(shí)當(dāng)單位面臨法律問題時(shí)，也可作為重要的法律憑證。檔案管理工作是否能夠優(yōu)質(zhì)、高效開展直接關(guān)系著機(jī)關(guān)檔案管理工作各項(xiàng)工作的開展質(zhì)量和效果。因此，在高速發(fā)展的新時(shí)代下，要想讓檔案管理工作更好地服務(wù)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位各項(xiàng)工作的高質(zhì)量開展就必須在工作實(shí)踐過程當(dāng)中積極探索，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理工作當(dāng)中存在的不足，并在第一時(shí)間做出科學(xué)、合理的調(diào)整與優(yōu)化改進(jìn)方案，進(jìn)而有效推進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位健康、穩(wěn)定、持續(xù)、優(yōu)質(zhì)高效發(fā)展[1]。

2事業(yè)單位檔案管理工作落后之處

2.1思維方式僵化

雖然我國事業(yè)單位經(jīng)營管理方式推陳出新，在深度改革的形勢下取得 了顯著的成績，但事業(yè)單位檔案管理思維方式僵化問題仍然存在，檔案管理部門還是處于經(jīng)營管理的邊緣，事業(yè)單位薪酬制度優(yōu)化以來，各業(yè)務(wù)部門職工工作干勁十足，為了評(píng)優(yōu)創(chuàng)先更是積極提升業(yè)務(wù)技術(shù)能力。可檔案管理部門工作人員卻沒有納入績效考核機(jī)制中，崗位激勵(lì)政策得不到合理落實(shí)，呈現(xiàn)出了收入分配不均衡的現(xiàn)象，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)也是高度重視能帶來直接經(jīng)濟(jì)效益的業(yè)務(wù)部門，這種檔案管理思維僵化已經(jīng)嚴(yán)重影響了檔案管理部門工作人員的工作積極性，急需破解這一困境。

2.2檔案管理制度不健全

管理制度就是順利、有序開展一切工作的基礎(chǔ)和前提，任何一個(gè)單 位的良好運(yùn)轉(zhuǎn)和發(fā)展都離不開科學(xué)、合理的規(guī)章制度的約束與指引，機(jī)關(guān)事業(yè)單位也是如此。就當(dāng)前的實(shí)際現(xiàn)狀情況來看，有部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位在關(guān)于檔案管理工作開展相關(guān)制度的制定方面存在著忽視和欠缺的地方，存在著一些弊端和漏洞，有待于進(jìn)行完善與優(yōu)化改進(jìn)，檔案管理制度不夠健全，無法跟上機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展的步伐。比如：制度內(nèi)容與檔案管理工作實(shí)際情況存在差異;檔案資料內(nèi)容沒有及時(shí)進(jìn)行更新與補(bǔ)充;檔案管理制度約束力不足，缺乏應(yīng)有的精細(xì)化分工和問題責(zé)任追究機(jī)制等。這些因素造成檔案管理人員工作態(tài)度不端正、責(zé)任落實(shí)不到位，歸檔不及時(shí)、歸檔資料不齊全，從而影響了機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作開展的有效性[2]。

2.3檔案管理信息化建設(shè)落后

在目前信息時(shí)代背景下，事業(yè)單位的檔案信息數(shù)量及類型都不斷增多，在這種情況下傳統(tǒng)的人工檔案管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)實(shí)際需求，需要有效開展檔案管理信息化建設(shè)。然而，目前有些事業(yè)單位并未實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)，在檔案管理工作的開展過程中缺乏對(duì)信息技術(shù)的有效應(yīng)用，導(dǎo)致檔案管理的信息化無法實(shí)現(xiàn)，影響檔案管理效率及質(zhì)量。另外，有些事業(yè)單位內(nèi)雖然開展了檔案管理信息化建設(shè)，然而由于信息化管理思想并未形成，缺乏信息化管理的技術(shù)，也就無法充分體現(xiàn)出檔案管理信息化建設(shè)的價(jià)值及意義，所謂的檔案信息化管理仍處于形式層面，并未真正發(fā)揮出應(yīng)有的作用，影響事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的結(jié)果，最終影響檔案管理的效果。

3事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的具體方法

3.1建立檔案管理制度要求堅(jiān)持制度約束雙向性，體現(xiàn)合理性與科學(xué)性

制度必須具有可操作性，更好地發(fā)揮制度的指導(dǎo)作用。建立檔案管理 制度要符合單位特點(diǎn)，領(lǐng)導(dǎo)行為直接影響制度的執(zhí)行，職工是制度的主要約束對(duì)象。檔案部門是制定檔案制度的主管部門，在制度執(zhí)行中要做到賞罰分明。各級(jí)事業(yè)單位要提高對(duì)檔案管理的重視，建立檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，結(jié)合單位檔案工作實(shí)際，對(duì)檔案工作實(shí)行考核。通過等級(jí)升降實(shí)施動(dòng)態(tài)管理，建立完善質(zhì)量管理體系。各單位研究制定當(dāng)納各項(xiàng)工作質(zhì)量評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，推進(jìn)檔案工作制度化建設(shè)。事業(yè)單位要通過定期宣傳，提高對(duì)檔案工作的重視度。要求單位建立過硬的領(lǐng)導(dǎo)班子，建立適合單位實(shí)際的考核機(jī)制，通過級(jí)別升降實(shí)行動(dòng)態(tài)管理，推動(dòng)檔案管理工作規(guī)范化發(fā)展[3]。

3.2規(guī)范業(yè)務(wù)流程

在事業(yè)單位檔案管理的過程中，為了能夠確保檔案管理順利進(jìn)行，在檔案管理的過程中，需要相關(guān)人員采取必要的措施規(guī)范業(yè)務(wù)流程。首先，規(guī)范檔案管理部門內(nèi)部的業(yè)務(wù)流程，使各個(gè)部門在工作的時(shí)候都能夠熟悉自己的崗位職責(zé)。其次，規(guī)范檔案管理部門和其他部門的業(yè)務(wù)流程，強(qiáng)化檔案管理部門和其他部門之間的溝通，從檔案信息需求者角度出發(fā)規(guī)范檔案信息檢索、利用、處理和反饋。

3.3拓展服務(wù)能力

事業(yè)單位檔案管理的本質(zhì)是服務(wù)，檔案管理服務(wù)能力是事業(yè)單位檔案 信息化發(fā)展的關(guān)鍵。因此，事業(yè)單位檔案信息化管理的過程中要注重提升檔案管理的服務(wù)能力。事業(yè)單位以往的檔案管理服務(wù)職能是檢索、查閱，在信息化技術(shù)的支持下，事業(yè)單位檔案管理要注重借助強(qiáng)大的信息技術(shù)功能來拓展檔案管理功能，積極開展檔案管理功能模塊，利用先進(jìn)的技術(shù)形式來拓展檔案服務(wù)內(nèi)容，將檔案內(nèi)容從被動(dòng)等待拓展到主動(dòng)提供，將檔案信息從單純的指導(dǎo)轉(zhuǎn)變?yōu)榻虒?dǎo)，從普通的服務(wù)拓展到專業(yè)化、個(gè)性化的服務(wù)。在技術(shù)的支持下，還可以不斷拓展檔案的服務(wù)功能，在檔案應(yīng)用的時(shí)候和其他信息打造出一個(gè)清晰的對(duì)比模型，并在檔案服務(wù)過程中增加其他服務(wù)功能，比如根據(jù)所查找數(shù)據(jù)信息提供對(duì)應(yīng)的檔案信息、在檢索中設(shè)置高級(jí)檢索，從而讓檔案信息使用者能夠根據(jù)數(shù)據(jù)出現(xiàn)的年份和使用方向找到同類檔案信息。

3.4提升檔案管理人員素質(zhì)

機(jī)關(guān)事業(yè)單位要重視檔案管理人員的選拔，考調(diào)檔案專業(yè)技術(shù)人員從事檔案管理工作，有條件的單位檔案管理人員實(shí)行專職。要對(duì)現(xiàn)代化專業(yè)化檔案專職人員的培養(yǎng)引起足夠的重視，同時(shí)還要積極做好本單位的檔案管理專業(yè)化、職業(yè)綜合素養(yǎng)等培訓(xùn)工作。有條件的單位，可以讓檔案管理人員定期接受檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的在職繼續(xù)教育。在不斷學(xué)習(xí)的過程中，提升管理人員業(yè)務(wù)能力，增強(qiáng)責(zé)任心，實(shí)現(xiàn)檔案管理水平質(zhì)的飛躍[4]。

結(jié)束語：在新形勢下事業(yè)單位的發(fā)展過程中，實(shí)現(xiàn)事業(yè)檔案管理工作的更有效開展已經(jīng)成為重要的任務(wù)及需求，需要在檔案管理工作中加強(qiáng)投入，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作水平的提升。為此，結(jié)合新時(shí)期事業(yè)單位的變化發(fā)展，需要相關(guān)人員創(chuàng)新檔案管理服務(wù)模式，從而更好地發(fā)揮出檔案資源信

息在事業(yè)單位管理發(fā)展中的作用。

參考文獻(xiàn)：

[1]武晉梅.機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的難點(diǎn)及解決對(duì)策[J].文化產(chǎn)業(yè)，2021（14）.

[2]趙錦秀.新時(shí)代事業(yè)單位檔案管理的思考[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2021（14）.

[3]周麗萍.論機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的服務(wù)創(chuàng)新[J].湖北農(nóng)機(jī)化，2019（22）：8.

[4]孫璨然.信息化時(shí)代機(jī)關(guān)事業(yè)單位業(yè)務(wù)檔案管理的創(chuàng)新[J].城建檔案，2020（09）：67-68.