科技館科普展品檔案的科學(xué)管理研究

王娜

摘要：對于科普展品和檔案的管理，管理意識的轉(zhuǎn)變和管理模式的創(chuàng)新是必不可少的要素?？破照蛊窓n案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)、全面、結(jié)構(gòu)化的工作，不僅需要科技館根據(jù)自身實(shí)際情況投入相應(yīng)的人力、物力、財力，也要求檔案人員樹立科學(xué)的管理意識，創(chuàng)新檔案管理模式。

關(guān)鍵詞：科技館;科普展品;檔案;科學(xué)管理

1科技館科普展品檔案的內(nèi)容

科普展覽檔案可分為自制檔案和購買檔案。一方面，自制展品檔案主要是展品開發(fā)、設(shè)計(jì)、制造、檢測過程中形成的信息資源;另一方面，購買展品檔案主要是指科技館在購買展品過程中所產(chǎn)生的信息資源。采購的展品檔案可細(xì)分為：展品立項(xiàng)、研究、設(shè)計(jì)、制作、演示等信息資源，以及采購合同、招標(biāo)合同、驗(yàn)收等文件。一般來說，科技展品檔案作為科技館中的一種特殊類型的檔案，在科普活動中發(fā)揮著重要的作用，可以幫助公眾充分了解每一個展品的制作、設(shè)計(jì)、制作、維護(hù)等過程。

2科技館科普展品檔案科學(xué)管理的重要性

2.1這有利于更好地發(fā)揮科普檔案的價值

科普檔案的特殊性和科技館的功能決定了科普檔案的潛在價值是通過為社會提供服務(wù)來實(shí)現(xiàn)的?？萍拣^從科學(xué)的角度管理科普展品檔案，可以更好的為以后的科普工作提供信息支持，幫助公眾全面了解科普展品，進(jìn)一步加強(qiáng)科技館的科普教育功能。從科學(xué)的角度對科普展品檔案進(jìn)行管理，細(xì)化管理流程和管理內(nèi)容，可以充分保證科普展品檔案的完整性、真實(shí)性和規(guī)范性，幫助科技館優(yōu)化展品設(shè)計(jì)，更好地為觀眾服務(wù)。

2.2有利于提高科技館的核心競爭力

隨著科普事業(yè)不斷發(fā)展，科普展品檔案的內(nèi)容、形式也不斷豐富，數(shù)量隨之增加。科普展品檔案如實(shí)記載了科普展品的歷史發(fā)展，是科技館研發(fā)展品、優(yōu)化展品內(nèi)容、科學(xué)研究、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、編史修志的重要依據(jù)。為此，必須要從科學(xué)化的角度開展科普展品檔案管理工作，全面對相關(guān)的信息資源收集歸檔，避免有價值的展品及資料散亂、丟失、損毀。除此之外，從科學(xué)化的角度開展科普展品檔案管理，能夠塑造良好的內(nèi)部管理形象，讓科技館在科普教育領(lǐng)域發(fā)揮出更大的作用，進(jìn)而全面提升科技館的核心競爭力。

3科技館科普展品檔案管理中存在的問題

3.1科普展品檔案收集工作質(zhì)量較低

現(xiàn)階段，部分科技館科普展品檔案之所以利用率較低且無法使用，主要是因?yàn)闄n案收集環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題。典型表現(xiàn)在，科普展品檔案資料收集范圍不明確，影響了科普展品檔案的完整性，不利于后期查閱和開發(fā)利用工作。一是沒有做好科普展品檔案收集全覆蓋，展品在開箱、安裝、調(diào)試、維修保養(yǎng)過程中形成的信息資料未歸檔。二是沒有及時對科普展品檔案進(jìn)行檢查和鑒定，無法第一時間發(fā)現(xiàn)材料不全的問題。三是尚未把握好展品實(shí)物與展品文件之間的關(guān)系，沒有對重要的實(shí)物展品進(jìn)行檔案化處理。四是科普展品檔案在整理收集過程中的規(guī)范性不足，部分檔案管理人員沒有嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)程序開展整理收集工作。

3.2科技館檔案管理人才的綜合素質(zhì)有待提升

現(xiàn)階段，部分科技館沒有重視檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)，檔案管理人員難以適應(yīng)新時期科技館科普展品檔案管理工作。具體而言，一是部分檔案管理人員對科普教育、科普宣傳、信息技術(shù)缺乏相應(yīng)的了解，習(xí)慣于按照傳統(tǒng)檔案管理思維來開展個工作。二是部分科技館人才培訓(xùn)工作缺乏創(chuàng)新，培訓(xùn)工作流于形式。一方面，科技館沒有把握好檔案管理與業(yè)務(wù)工作之間的內(nèi)在聯(lián)系，忽視從科技館業(yè)務(wù)層面開展培訓(xùn)。另一方面，科技館與外部單位的交流不足，難以拓寬檔案管理人員的視野，不利于檔案管理工作創(chuàng)新。三是部分檔案管理人員自主學(xué)習(xí)意識不強(qiáng)，知識結(jié)構(gòu)以及技能結(jié)構(gòu)單一，難以做到與時俱進(jìn)。

3.3科普展品檔案利用率低

總體而言，我國大多數(shù)科技館對科普展品檔案的挖掘不夠深入，無法實(shí)現(xiàn)檔案信息二次開發(fā)利用的目標(biāo)，弱化了科普展品檔案在服務(wù)公眾、科普教育、科普宣傳等領(lǐng)域的價值。一是檔案管理人員沒有對檔案資源中有價值的信息進(jìn)行挖掘，難以將檔案內(nèi)容直接轉(zhuǎn)為展示內(nèi)容。二是部分科技館尚未認(rèn)識到科普展品檔案對于未來展品開發(fā)的價值，難以把握住科技館

科普教育、科普宣傳工作的規(guī)律和特點(diǎn)。三是檔案管理人員在開發(fā)利用科普展品檔案過程中較為盲目，既浪費(fèi)了人力、物力、精力，也難以收到應(yīng)有的成效。四是沒有對科普展品檔案中與科技館科技活動相關(guān)的內(nèi)容進(jìn)行系統(tǒng)化挖掘，影響后期的專題建設(shè)與史志編纂工作。

4科技館科普展品檔案科學(xué)管理的有效對策

4.1強(qiáng)化科普展品檔案收集工作，建立科學(xué)化的管理模式

要建立科學(xué)化的檔案管理模式，首先就必須要做好檔案收集等前期工作。為此，一是在外購展品開箱的過程中，必須要及時清點(diǎn)展品并進(jìn)行相關(guān)登記，安裝、調(diào)試過程中產(chǎn)生的信息資源收集歸檔，形成登記文件材料后歸檔。同時，檔案管理人員要按照相關(guān)的制度對信息資料分門別類，養(yǎng)成系統(tǒng)化的管理習(xí)慣。二是要樹立精細(xì)化的意識。檔案管理人員如果發(fā)現(xiàn)相關(guān)信息不全或者記載與實(shí)際發(fā)生之間存在出入時，要及時向展品生產(chǎn)產(chǎn)家或者相關(guān)部門聯(lián)系，對科普展品檔案進(jìn)行補(bǔ)充和完善。三是強(qiáng)化與相關(guān)業(yè)務(wù)部門的聯(lián)系，確保展品收集的齊全完整。對于具有重要價值或者代表性的實(shí)物展品，可以通過錄像并配以文字解說的方式形成科普展品檔案，便于日后參考、使用。四是要注重對科普展品檔案進(jìn)行科學(xué)整理。檔案管理人員要按照檔案分類、檔案排列、檔案編號、目錄編制等四個步驟對科普展品檔案進(jìn)行管理。

4.2加強(qiáng)科技館檔案人才培養(yǎng)，依托人才開展工作

要實(shí)現(xiàn)科技館科普展品檔案科學(xué)化管理的目標(biāo)，必須依托于培養(yǎng)現(xiàn)代化復(fù)合型人才。因此，科技館必須要通過培訓(xùn)工具來強(qiáng)化人才建設(shè)工作。第一，科技館要重點(diǎn)加強(qiáng)對檔案管理人員等相關(guān)人員在科普宣傳領(lǐng)域、科普教育領(lǐng)域、檔案管理領(lǐng)域、信息技術(shù)應(yīng)用領(lǐng)域的培訓(xùn)，提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)，強(qiáng)化檔案管理人員責(zé)任意識、規(guī)范意識。第二，鑒于科技館科普展品檔案管理與科技館科普工作密切相關(guān)的情況，探索采用輪崗制的方式，強(qiáng)化檔案管理人員對于科普業(yè)務(wù)情況的熟悉程度。第三，科技館要強(qiáng)化與高校、檔案館等相關(guān)單位的聯(lián)系，依托上述單位的師資力量開展培訓(xùn)，創(chuàng)新培訓(xùn)方式，不斷夯實(shí)科技館人才隊(duì)伍建設(shè)的基礎(chǔ)，確?？萍拣^檔案管理人員能夠適應(yīng)新形勢下檔案管理工作。第四，檔案管理人員自身要發(fā)揮主觀能動性，主動學(xué)習(xí)并借鑒其他科技館在科普展品檔案管理中的有益模式以及先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，并立足于科技館現(xiàn)實(shí)狀況，對科技館現(xiàn)有的科普展品檔案管理工作予以優(yōu)化。

4.3加快科普展品檔案利用工作

一是要充分發(fā)揮主觀能動性和創(chuàng)造性，將科普展品檔案中的內(nèi)容轉(zhuǎn)化 為展示內(nèi)容，向公眾開展不同形式的科學(xué)教育。例如，檔案管理人員可以將科普展品檔案中關(guān)于生物、化學(xué)、物理的信息資料進(jìn)行深層次研究，并作為展示內(nèi)容進(jìn)行展示，加深公眾對科普展品的理解。二是要將科普展品檔案作為改進(jìn)舊展品、開發(fā)新展品的依據(jù)。例如，科技館可以聘請專業(yè)設(shè)計(jì)人員對科普展品檔案中的展品設(shè)計(jì)圖進(jìn)行研究，及時發(fā)現(xiàn)展品問題并予以優(yōu)化。三是要充分利用科普展品檔案，深入挖掘科普展品檔案的內(nèi)容，編制相關(guān)的專題或者史志，真正實(shí)現(xiàn)從管理到利用的快速轉(zhuǎn)變。

結(jié)束語：綜上所述，科普展品檔案管理工作是否科學(xué)合理，直接關(guān)系科技館未來的發(fā)展。只有從上述角度入手，才能更好地對科普展品檔案中的文字性、實(shí)物性、圖像性信息進(jìn)行合理、科學(xué)保管和利用。

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