高校新生檔案歸檔及檢查方式革新研究
——以上海大學為例

王 偉

(上海大學檔案館，上海，200444)

我國高校學生檔案工作的主管部門一般為學校檔案館、人事處、學生處、研究生院、就業(yè)辦或各學院，無論由哪個部門主管，都涉及新生檔案歸檔和檢查工作。但是，傳統(tǒng)的新生檔案歸檔和檢查工作以人工為主，存在費時費力、重復勞動多、效率不夠高等不足。因此，本文以學校檔案館主管學生檔案工作的情況為例，對新生檔案歸檔和檢查方式的革新進行探討。

一、新生檔案歸檔的革新

(一)新生檔案歸檔的傳統(tǒng)方式

檔案館新生檔案歸檔和檢查涵蓋新生檔案歸檔、新生檔案檢查和整理、新生檔案補歸三大階段。傳統(tǒng)歸檔方式幾乎全為線下工作，很少有線上部分。

在新生檔案歸檔和檢查工作開始前需要進行新生檔案的接收工作。新生檔案的接收分為一級接收和二級接收兩種方式：一級接收方式不經(jīng)過學院，直接由檔案館接收；二級接收由學院先行接收新生檔案，經(jīng)過學院整理檢查后再行歸檔。

以上海大學(以下簡稱我校)為例，其采用的是二級接收的方式。按照我校在2021年之前傳統(tǒng)的工作方式，學院在向檔案館歸檔前需先完成新生檔案的實體移交，在一式兩份的紙質(zhì)版歸檔登記表由檔案館和輔導員簽字確認后雙方各持一份，即完成歸檔流程。

歸檔登記表是非常重要的原始文件，其與其他歸檔材料一樣，應遵循“標準統(tǒng)一，內(nèi)容和名稱規(guī)范”[1]的原則。我校各類歸檔登記表包括的內(nèi)容如下。

本科新生材料歸檔登記表包括學號、姓名、新生入學登記表、身份證復印件、戶口簿復印件、高中畢業(yè)生登記表、考生材料、團/黨材料、獎懲材料、其他材料等內(nèi)容。

碩士新生材料歸檔登記表包括學號、姓名、身份證復印件、戶口簿復印件、研究生新生入學登記表、報考攻讀碩士學位研究生登記表、復試表、高中畢業(yè)生登記表、本科畢業(yè)生登記表、本科成績單、入團志愿書、正式黨員材料、其他材料等內(nèi)容。

博士新生材料歸檔登記表包括學號、姓名、身份證復印件、戶口簿復印件、博士研究生新生入學登記表、報考攻讀博士學位研究生登記表、復試表、碩博連讀發(fā)文、高中畢業(yè)生登記表、本科畢業(yè)生登記表、本科成績單、碩士新生材料、碩士成績單、碩士畢業(yè)生登記表、碩士學位材料、入團志愿書、正式黨員材料、其他材料等內(nèi)容。

(二)新生檔案歸檔的革新

對新生檔案歸檔進行革新的關鍵在于，實現(xiàn)歸檔登記表電子版在系統(tǒng)中的上傳和系統(tǒng)自動比對新生檔案。無論是一級接收還是二級接收，都應該采用電子版歸檔登記表，并將其上傳學生檔案管理信息系統(tǒng)。實現(xiàn)這一目標的前提是學生檔案管理信息系統(tǒng)具有歸檔功能。我校已于2020年1月建成學生檔案接待登記系統(tǒng)，該系統(tǒng)已具備登記歸檔、利用、轉(zhuǎn)檔的能力，但仍需加強新生材料歸檔登記表的規(guī)范化和標準化建設，實現(xiàn)新生檔案的自動在線比對，做到內(nèi)容全面、無所遺漏。

學生檔案管理信息系統(tǒng)的歸檔應兼有批量上傳歸檔和搜索學號歸檔兩種方式。批量上傳歸檔是指系統(tǒng)能夠依據(jù)庫存數(shù)據(jù)對上傳數(shù)據(jù)進行校驗，如遇信息不匹配的情況應及時彈出提示。同時，系統(tǒng)應具有兼容性，能夠讀取各版本電子表格的內(nèi)容并進行上傳。搜索學號歸檔是指通過搜索學號，系統(tǒng)就能檢索學號、姓名、學院、專業(yè)等信息，方便登記者核對信息。

在新生檔案集中歸檔時，各學院由于歸檔數(shù)量大、工作時間緊，一般優(yōu)先使用批量上傳歸檔，對個別疑難雜癥和遺漏的數(shù)據(jù)則使用搜索學號歸檔。在進行新生檔案零星歸檔時，如不超過5卷適合使用搜索學號歸檔，5卷以上則適合使用批量上傳歸檔。

二、新生檔案檢查和整理的革新

(一)新生檔案檢查和整理的傳統(tǒng)方式

檢查和整理新生檔案是檔案館一年一度的常規(guī)工作，也是一項十分棘手的工作。這主要是因為高校學生檔案專職工作人員的數(shù)量一般較少。例如，我校本科生和研究生新生檔案數(shù)量接近10000份，但學生檔案室僅有3名工作人員，新生檔案檢查工作往往到第二年的5月才能全部完成。此外，工作人員需要檢查和整理檔案袋中所有的材料，檢查和整理的內(nèi)容包括材料是否錯塞、完整，還要進行袋內(nèi)材料的排序和拆舊袋等善后工作，工作內(nèi)容十分煩瑣，效率不高。

(二)新生檔案檢查和整理的革新

1.樹立結(jié)合信息技術從實際出發(fā)的觀念

一方面，檔案館要區(qū)分“煩瑣”和“精細化管理”，不能在檢查檔案時僅以細致程度為標準，認為只有核實過每一張紙才算完成了檢查和整理工作。這種主張看似追求極致，實際上卻忽視了檔案館利用現(xiàn)代信息管理技術輔助歸檔工作的作用，也脫離了檔案館人手嚴重不足的實際情況。因此，檔案館要轉(zhuǎn)變觀念，從實際出發(fā)，基于信息技術實現(xiàn)新生檔案檢查和整理工作的革新。

另一方面，檔案館要給予學院足夠的信任，適當放權。事實上，新生檔案檢查和整理工作相對機械，對專業(yè)能力的要求不高，因此，各學院可以發(fā)動學生進行新生檔案的檢查工作。“院系有豐富的學生資源， 可以輔助完成新生檔案的收集、核驗等工作，避免了全校新生檔案收集的重擔壓在一兩個人事檔案工作人員身上?！盵2]因此，檔案館可以將部分工作下放至學院，減輕本就不多的工作人員的工作壓力。

2.由全面檢查法改為重點抽查法

事實上，新生檔案錯塞的概率非常低，缺材料的情況相對常見。因此，新生檔案檢查工作應將焦點集中在缺材料這一問題上。也就是說，新生檔案檢查并不一定需要全部檢查，而應重點抽查，抽查的數(shù)量可以根據(jù)歸檔質(zhì)量靈活調(diào)整，即歸檔質(zhì)量高的學院可以少抽查甚至不抽查，歸檔質(zhì)量差的學院多抽查甚至全部檢查。

重點抽查的工作方式能較好地適應檔案館人手不足的現(xiàn)狀，適應學院對新生檔案已整理檢查的現(xiàn)狀，在不降低檔案館檢查質(zhì)量的基礎上，檔案館工作人員應騰出更多時間和精力投入學生檔案的改革和發(fā)展事業(yè)。

3.提前進行新生檔案整理工作

為理順新生檔案整理流程，解決檔案館在新生檔案整理上碰到的困難，檔案館應明確要求學院在歸檔前就做好新生檔案的整理工作。檔案館應梳理好新生檔案整理的方法和標準，如要求拆舊袋、無歸檔意義的舊袋可以舍棄不用歸檔、對各項歸檔材料編好序號排序放置等。需要注意的是，新生檔案整理工作特別要提防“袋中有袋”的現(xiàn)象。[3]檔案館應該提前將整理的方法和標準告知輔導員，在學院層面對學生進行提前培訓，提高學院的新生檔案整理工作質(zhì)量，從而節(jié)省檔案館的新生檔案整理工作壓力。

三、新生檔案補歸工作方式的革新

(一)新生檔案補歸的傳統(tǒng)方式

傳統(tǒng)的新生檔案補歸工作方式為檔案館工作人員使用Excel表格記錄問題，主要為需要補歸的材料，在新生檔案檢查結(jié)束后，以信息、電子郵件、電話等方式全部反饋給輔導員。輔導員按照檔案館記錄的問題，通知新生自行補齊材料，之后交由輔導員送至檔案館歸檔。雖然與前兩項工作相比，新生檔案補歸工作的流程看似簡單了不少，但其因為以下兩個原因，依然存在效率低下的問題。

1.持續(xù)時間長，工作緩慢

在傳統(tǒng)模式下，新生檔案檢查工作結(jié)束后，輔導員和新生就已經(jīng)明確需要補充的材料。但是，由于缺少外部尤其是檔案館的監(jiān)督壓力，輔導員和新生往往不重視這一問題，一般在檢查工作結(jié)束后數(shù)月才能基本完成補歸工作?？梢?，雖然補歸工作的流程相比其他工作要簡單，但其消耗在拖延上的時間非常長，工作進程比較緩慢。

2.溝通不暢，信息共享不全面

傳統(tǒng)新生檔案補歸工作方式溝通不暢是指其一般由檔案館聯(lián)系輔導員，再由輔導員聯(lián)系學生，所有的溝通都是單向的通知和命令，很容易出現(xiàn)溝通不暢的問題。同時，檔案館直接對接輔導員，輔導員直接對接學生，檔案館與學生很少直接交流。因此，在補歸工作的流程中，檔案館是發(fā)起者，學生是實施者，輔導員則扮演著上傳下達的角色，這種方式十分依賴輔導員，而輔導員需要承擔的綜合事務較多，也不直接對檔案工作負責，這就很容易出現(xiàn)工作拖延和傳達不到位的現(xiàn)象。

傳統(tǒng)新生檔案補歸工作方式信息共享不全面是指學生對自己需要補交的檔案信息認知是不全面的。事實上，作為補充檔案材料的直接承擔者，學生只能通過輔導員了解需要補充的材料的信息，而對自己的新生檔案歸檔記錄和目錄，包括材料的來源、內(nèi)容、用途等幾乎沒有了解的渠道。這就會導致整個新生檔案補歸工作可能出現(xiàn)需求和行動脫節(jié)的情況。

(二)新生檔案補歸的革新

1.在線展示新生檔案歸檔記錄和歸檔細目

學生對自己的新生檔案歸檔記錄和歸檔細目應有足夠的知情權，以此提醒學生對自己檔案完整性的重視。為此，檔案館要建立合適的平臺展示新生檔案歸檔記錄和細目，還要用恰當?shù)男问街笇W生查詢信息的方式。對學生歸檔信息的展示宜細不宜粗，讓學生有全面了解自己檔案的渠道。

我校將新生檔案歸檔記錄和歸檔細目展示在學生檔案管理信息系統(tǒng)的學生檔案查詢功能里，每名新生都可以使用自己的學號或身份證號加姓名登錄系統(tǒng)在線查詢。查詢結(jié)果頁面顯示的歸檔詳情包括新生材料歸檔、畢業(yè)生材料歸檔、學籍發(fā)文等，均具體到歸檔細目。我校的學生檔案查詢須知還會提示學生，新生檔案的齊全完整具有非常重要的作用，如檔案材料不全可能會影響學生以后的就業(yè)、政審、檔案轉(zhuǎn)遞、轉(zhuǎn)正定級、職稱職務晉升、社會保險、退休等。[4]

2.在線展示新生檔案自動比對結(jié)果

在新生檔案歸檔時，輔導員上傳電子版歸檔登記表、檔案館工作人員確認接收后，系統(tǒng)需要即刻比對新生材料，及時判定材料是否齊全，并將結(jié)果上傳學生檔案管理信息系統(tǒng)。之后，輔導員在指導學生在一定期限之前自主查詢，以此引起學生的重視，同時給予補歸工作足夠的提前量。

我校學生檔案管理信息系統(tǒng)的新生檔案比對包括以下材料；本科新生檔案比對包括高中畢業(yè)生登記表、新生入學登記表；碩士新生檔案比對包括研究生新生入學登記表、報考攻讀碩士學位研究生登記表、復試表、高中畢業(yè)生登記表、本科畢業(yè)生登記表、本科成績單；博士新生檔案比對包括博士研究生新生入學登記表、報考攻讀博士學位研究生登記表、復試表、高中畢業(yè)生登記表、本科畢業(yè)生登記表、本科成績單、碩士成績單、碩士畢業(yè)生登記表。

3.提前提醒輔導員和學生的時間點

檔案館對新生檔案檢查采取重點抽查的方式，極大地提高了檢查工作效率，能更早發(fā)現(xiàn)需要補充材料的新生，并提前通知輔導員督促新生自主查詢自己的檔案情況。在這一過程中，輔導員要指導學生利用好檔案查詢功能附帶的學生檔案查詢須知，以便學生更好地理解查詢結(jié)果和下一步的行動。

通過在線公布新生檔案歸檔記錄和細目，檔案館和學生實現(xiàn)了直接對接。在新生檔案檢查工作中，學生也實現(xiàn)了由被督促者的角色向監(jiān)督者角色的轉(zhuǎn)變，可以隨時查詢檔案的歸檔進展。同時，學生還實現(xiàn)了向檔案工作參與者角色的轉(zhuǎn)變，在檔案查詢須知的提示下，對自己作為新生檔案缺材料補歸直接承擔人的角色有了更清晰的認知，提升了完成補歸任務的責任感。這也體現(xiàn)了以人為本的管理理念，突出了學生的主體地位。[5]

檔案館要根據(jù)系統(tǒng)對新生檔案自動比對的結(jié)果，扮演好督促者的角色，不斷提醒輔導員和學生盡快完成補歸工作。由于檔案館和學生產(chǎn)生了直接的互動，學生在檔案完整性的知識上得到了強化教育，有了自覺承擔補歸任務的責任心，對完成補歸任務有據(jù)可循，不僅有利于提高補歸任務的完成質(zhì)量，還能減輕輔導員的指導負擔，實現(xiàn)了檔案館、輔導員、學生的共贏。

四、結(jié)語

總之，傳統(tǒng)的檔案館新生檔案歸檔及檢查方式在檔案行業(yè)信息化建設如火如荼的當下急需革新。為順利推進革新，高校檔案館應切實地做到以下六個轉(zhuǎn)變。第一，轉(zhuǎn)變思想觀念，由煩瑣的人工主義轉(zhuǎn)變?yōu)榻Y(jié)合信息技術從實際出發(fā)的理念。第二，轉(zhuǎn)變歸檔方式，由幾乎全部線下的歸檔轉(zhuǎn)變?yōu)榫€下、線上相得益彰的歸檔。第三，轉(zhuǎn)變檢查方式，由煩瑣的全面檢查轉(zhuǎn)變?yōu)橹攸c抽查。第四，轉(zhuǎn)變整理方式，由以檔案館為主轉(zhuǎn)變?yōu)橐詫W院為主。第五，轉(zhuǎn)變新生檔案歸檔結(jié)果的查看方式，由輔導員告知轉(zhuǎn)變?yōu)樵跈n案館網(wǎng)站在線查詢。第六，轉(zhuǎn)變學生在新生檔案檢查中的角色，由被督促、被催促者轉(zhuǎn)變?yōu)楸O(jiān)督者、參與者。