信息化時代高校教學(xué)檔案管理策略

孫 濤 代明榮

（濰坊學(xué)院 山東 濰坊 261061）

引言

教學(xué)檔案管理是指對按照歸檔制度保存的，在教學(xué)過程中形成的具備一定保存和參考利用價值的教學(xué)文件材料的管理工作，其目的是保證教學(xué)檔案的完整性和安全性，為各類教學(xué)主體提供必要的教學(xué)研究和管理服務(wù)?？梢哉f，教學(xué)檔案管理水平在一定程度決定了各高校的教學(xué)發(fā)展效率和實際教學(xué)質(zhì)量。近年來，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)在教學(xué)檔案管理領(lǐng)域的應(yīng)用，越來越多的高校開始推進教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)，用以滿足自身日益增長的教學(xué)檔案信息服務(wù)需求。各高校要審視自身教學(xué)檔案管理體系的不足之處，發(fā)揚改革創(chuàng)新的時代精神，加強互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，積極探索提升自身教學(xué)檔案管理水平的有效路徑。

1.現(xiàn)階段高校教學(xué)檔案管理存在的問題

1.1 缺乏對教學(xué)檔案管理的正確認(rèn)識

高校對于教學(xué)檔案管理工作的重視程度決定了教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的投入力度?，F(xiàn)如今，許多高校還未曾轉(zhuǎn)變自身陳舊的檔案管理觀念，認(rèn)為教學(xué)檔案管理只是提供教學(xué)檔案信息的工具。這種錯誤的思維定勢影響到了高校領(lǐng)導(dǎo)對于教學(xué)檔案管理改革發(fā)展形勢的判斷，使得高校領(lǐng)導(dǎo)層沒有及時做出正確的決策，最終導(dǎo)致高校的教學(xué)檔案管理模式與信息化時代檔案事業(yè)發(fā)展脫節(jié)。與此同時，許多檔案管理人員也陷入了相同的思想誤區(qū)，習(xí)慣于舊有的教學(xué)檔案管理工作環(huán)境，按部就班地開展傳統(tǒng)檔案管理工作。他們沒有意識到整個檔案管理大環(huán)境的變化，缺乏主動服務(wù)意識，對新事物持輕視、消極態(tài)度，這直接制約了高校教學(xué)檔案管理信息化的發(fā)展。

1.2 檔案管理軟硬件設(shè)備落后

教學(xué)檔案信息化管理離不開軟硬件設(shè)備和信息基礎(chǔ)設(shè)施的支持。由于缺乏足夠的發(fā)展資金，許多高校在檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面存在諸多的不足。無論是信息化硬件設(shè)備的數(shù)量，還是信息化軟件的質(zhì)量都難以達到教學(xué)檔案信息化管理工作要求。許多高校只是通過寥寥數(shù)臺計算機來處理日常教學(xué)檔案管理任務(wù)，既沒有專業(yè)的管理軟件系統(tǒng)，又缺乏全面的信息安全防護體系，甚至未曾建立專門的教學(xué)檔案數(shù)據(jù)庫，這顯然無法發(fā)揮檔案信息化管理模式應(yīng)有的價值。

1.3 檔案管理制度不健全

檔案管理制度可以為各類檔案管理工作提供正確指導(dǎo)，促進檔案管理工作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。目前部分高校的檔案管理信息化發(fā)展仍然處于初級階段，他們還未建立與信息化管理相匹配的檔案管理制度，依舊選擇沿用舊有的檔案管理制度開展教學(xué)檔案信息化管理工作。然而舊有的檔案管理制度缺少了與檔案信息化管理相關(guān)內(nèi)容，部分管理指導(dǎo)意見甚至?xí)c檔案信息化管理相沖突，無法給予工作人員正確的指導(dǎo)，反而會干擾檔案信息化管理工作的正常運行。

1.4 檔案管理人員綜合素質(zhì)欠佳

合理的人員結(jié)構(gòu)，高素質(zhì)的管理人才是檔案管理得以可持續(xù)信息化發(fā)展的關(guān)鍵要素。如果缺乏高素質(zhì)的檔案管理人才，那么檔案管理信息化建設(shè)也無從談起。然而目前多數(shù)高校的檔案管理隊伍結(jié)構(gòu)和管理人員綜合素質(zhì)存在較大的問題。在管理人員類型方面，各高校傳統(tǒng)型檔案管理人員在管理團隊中占據(jù)相當(dāng)大的比例，而具有優(yōu)秀信息素養(yǎng)的復(fù)合型管理人才十分稀缺。雖然各高校已經(jīng)完成檔案信息化管理模式的基礎(chǔ)框架建設(shè)，但卻缺乏能勝任檔案信息化管理工作的人才，從而導(dǎo)致檔案信息化管理形式化、空殼化。在管理人員數(shù)量方面，盡管許多高校已經(jīng)開展全面擴招檔案管理人員，但相較于龐雜的檔案管理工作，目前多數(shù)高校的管理人員數(shù)量還是稍顯不足。由于人員數(shù)量較少，許多管理人員需要花費更多的心思開展檔案管理工作，無法騰出多余的時間提升自我能力，從而形成惡性循環(huán)。

2.高校檔案信息化管理有效策略

2.1 提高對于教學(xué)檔案管理工作的重視

形成對于教學(xué)檔案管理工作的正確認(rèn)識是推進教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的必要前提。一方面，各高校領(lǐng)導(dǎo)層要發(fā)揮自身的領(lǐng)導(dǎo)作用，主動接觸和了解教學(xué)檔案管理相關(guān)內(nèi)容，肯定教學(xué)檔案管理工作的積極作用和教學(xué)檔案管理模式轉(zhuǎn)型升級的必要性，將教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)納入學(xué)校的發(fā)展戰(zhàn)略中，制定全面完善的政策、制度、方針為教學(xué)檔案信息化建設(shè)一路開綠燈，并積極關(guān)注檔案管理信息化建設(shè)狀況，掌握信息化建設(shè)真實需求，加大資源傾斜力度，充分保障信息化建設(shè)過程中人力、物力、財力供給。另一方面，各高校要加強教學(xué)檔案信息化管理相關(guān)教育宣傳，及時轉(zhuǎn)變檔案管理工作人員的思想觀念，加深檔案管理工作人員對于信息化建設(shè)的認(rèn)識，督促管理人員履行信息化時代下的管理職責(zé)，從而使他們接受和適應(yīng)新型檔案信息化管理環(huán)境，自主自愿參與到教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)工作中。

2.2 加大資金投入，完善檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施

加強檔案信息化管理相關(guān)軟硬件設(shè)施建設(shè)是提升高校教學(xué)檔案信息化管理水平的基本手段。一方面，各高校要加大教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的資金投入力度，嚴(yán)格按照國家規(guī)定的檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)購置相關(guān)硬件設(shè)備，積極與軟件開發(fā)企業(yè)開展合作研發(fā)滿足自身檔案管理需求的軟件，構(gòu)建完善的教學(xué)檔案信息化管理工作環(huán)境，確保教學(xué)檔案信息化管理工作能順利開展。另一方面，各高校要定期更新檔案信息化管理相關(guān)軟硬件，拓展檔案信息管理軟件功能，提升檔案信息管理硬件運行效率，做好檔案信息化管理軟硬件故障排查工作，同時采取防火墻、檔案加密、訪問限權(quán)等安全防護技術(shù)保障教學(xué)檔案信息的安全性。

2.3 健全教學(xué)檔案管理相關(guān)制度

教學(xué)檔案信息化管理制度是教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的制度保障。想要實現(xiàn)檔案信息化管理工作的規(guī)范化、有序化就必須健全教學(xué)檔案信息化管理相關(guān)制度。其一、健全檔案信息保密和保管制度。信息化時代背景下，檔案信息的傳播渠道增多，信息傳播效率也得到了極大地提升，這意味著檔案管理變得更加高效快捷，但同時也埋藏了信息安全隱患。檔案信息在存儲、整理、傳播過程中更加容易出現(xiàn)泄漏、盜用問題，給高校和個人造成重大損失。因此各高校必須健全檔案信息保密和保管制度，嚴(yán)格控制檔案信息收集、整理、存儲、傳播流程，規(guī)范檔案信息操作標(biāo)準(zhǔn)，促進檔案信息安全防護體系構(gòu)建。其二、健全檔案利用制度。教學(xué)檔案管理的目的便是充分發(fā)揮檔案信息價值，為各類主體提供優(yōu)質(zhì)的教學(xué)信息服務(wù)。各高校應(yīng)健全檔案利用制度，拓寬檔案利用渠道，結(jié)合現(xiàn)代信息技術(shù)加強檔案信息利用的便利性和精準(zhǔn)性，使各類主體能隨時隨地地調(diào)動教學(xué)檔案信息，從而提升檔案信息的利用率和利用效率。其三、健全檔案歸檔制度?，F(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的應(yīng)用使得檔案信息載體從紙質(zhì)轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游募ｋ娮訖n案信息管理相較于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案更加方便、快捷、準(zhǔn)確，但其管理和歸檔標(biāo)準(zhǔn)與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案截然不同，需要各高校重新進行調(diào)整和優(yōu)化。為了滿足電子檔案的歸檔需求，各高校要健全電子教學(xué)檔案歸檔制度，針對電子檔案管理流程特征來完善電子檔案歸檔細(xì)節(jié)內(nèi)容，從而實現(xiàn)電子檔案完整無誤地歸檔。

2.4 打造高素質(zhì)的檔案管理人才團隊

打造高素質(zhì)的檔案管理人才團隊是提升高校教學(xué)檔案信息化管理水平和服務(wù)質(zhì)量的重要基礎(chǔ)。其一，提高管理人員的思想認(rèn)識。高校教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)不僅僅是改變檔案管理流程、檔案管理工作環(huán)境，還應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變檔案管理人員的管理思想。針對那些對現(xiàn)代信息技術(shù)和新型檔案管理技術(shù)存在抵觸情緒的工作人員，各高校要加強思想教育，大力宣傳檔案信息化管理模式的優(yōu)勢，安排先進管理人員帶領(lǐng)他們體會檔案信息化管理的便利和好處，使得全體管理人員對檔案信息化管理產(chǎn)生正確、全面、清晰的認(rèn)知，在思想上認(rèn)同檔案信息化管理模式，在行動上支持檔案管理信息化建設(shè)工作，從而促進檔案管理信息化建設(shè)進程。其二、加強專業(yè)能力培訓(xùn)。學(xué)習(xí)新型檔案管理知識、方法、技術(shù)對于傳統(tǒng)檔案管理人員而言是一個不小的考驗。各高校要重視檔案管理人員的綜合能力培養(yǎng)，助力內(nèi)部檔案管理人員成長，定期面向全體管理人員開展系統(tǒng)性的專業(yè)培訓(xùn)，安排檔案管理人員學(xué)習(xí)前沿的檔案管理知識和方法，熟練掌握教學(xué)檔案信息化管理相關(guān)軟硬件的應(yīng)用技術(shù)，強化管理人員的數(shù)據(jù)思維，幫助管理人員樹立正確的管理和服務(wù)理念，培養(yǎng)他們的職業(yè)道德和數(shù)字檔案信息安全防護意識，從而充分挖掘檔案管理人員的發(fā)展?jié)撃埽顾麄兡芡耆珓偃谓虒W(xué)檔案信息化管理工作。其三、引入先進管理人才?，F(xiàn)代信息技術(shù)人才和檔案管理專業(yè)人才大多集中于社會一線企業(yè)中。各高校要提高檔案管理崗位的薪資待遇，提升校內(nèi)檔案管理工作對于先進人才的吸引力，面向社會和企業(yè)廣招各類先進專業(yè)人才，豐富管理團隊的專業(yè)結(jié)構(gòu)，緩解檔案管理信息化管理人員稀缺問題，同時拔高檔案管理崗位的選拔門檻，注重考核應(yīng)聘人員除檔案管理專業(yè)能力之外的綜合素質(zhì)，錄用具有優(yōu)秀信息素養(yǎng)和豐富檔案信息化管理經(jīng)驗的復(fù)合型人才，借助人才的信息化管理經(jīng)驗和技術(shù)為教學(xué)檔案信息化管理創(chuàng)新注入新的活力。

結(jié)論

綜上所述，教學(xué)檔案管理是信息化時代背景下各高校經(jīng)營管理工作的重要內(nèi)容，可以為高校的領(lǐng)導(dǎo)決策、教學(xué)質(zhì)量提升方案制定、教學(xué)管理活動開展提供全面可靠的信息保障。各高校要充分認(rèn)識到教學(xué)檔案管理工作的重要性，抓準(zhǔn)信息化時代教學(xué)檔案管理工作特征，加快推動教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)，確保檔案管理工作質(zhì)量，從而從全方位推動高校教學(xué)檔案事業(yè)發(fā)展。