高星月,王巧靈
(四川工商學(xué)院會(huì)計(jì)學(xué)院,四川 眉山 620020)
我國(guó)自古以來(lái)“有房才有家”的傳統(tǒng)觀念,使住房需求在我們生活中扮演著舉足輕重的角色。許多建筑公司良好的發(fā)展前景,得益于我國(guó)基礎(chǔ)建設(shè)的快速增長(zhǎng)和人們住房需求的增加,同時(shí)這也使企業(yè)發(fā)展和上繳的企業(yè)所得稅總量不斷增加,極大促進(jìn)了市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的良好發(fā)展。
而企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要保障是內(nèi)部控制,內(nèi)部控制對(duì)提高企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力、促進(jìn)企業(yè)規(guī)范高效運(yùn)轉(zhuǎn)、降低企業(yè)失誤風(fēng)險(xiǎn)有著極其重要的作用。其中采購(gòu)與付款又是企業(yè)內(nèi)部控制的重要環(huán)節(jié),也是經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的起始點(diǎn),對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)建設(shè)、資金運(yùn)作、成本控制、庫(kù)存管理都會(huì)產(chǎn)生直接影響。采購(gòu)業(yè)務(wù)囊括了許多的環(huán)節(jié),牽涉到的資金使用也比較龐大,如果制度設(shè)計(jì)和監(jiān)督不合理,極易在這個(gè)過(guò)程中發(fā)生腐敗、舞弊等行為。一旦在采購(gòu)環(huán)節(jié)出現(xiàn)了差錯(cuò)或者違規(guī),公司就將蒙受巨大的損失,公司產(chǎn)品質(zhì)量、公司名譽(yù)也將遭受極大的負(fù)面影響。
(1)國(guó)內(nèi)外研究現(xiàn)狀
岳志超(2019)在分散采購(gòu)形式的視角下對(duì)內(nèi)部控制中采購(gòu)與付款環(huán)節(jié)進(jìn)行分析。他重點(diǎn)關(guān)注請(qǐng)購(gòu)環(huán)節(jié)的報(bào)請(qǐng)審核制度、采購(gòu)計(jì)劃環(huán)節(jié)的監(jiān)督機(jī)制、采購(gòu)環(huán)節(jié)的準(zhǔn)入商選擇、驗(yàn)收入庫(kù)環(huán)節(jié)的物品存放統(tǒng)籌管理,付款環(huán)節(jié)的審核流程與財(cái)務(wù)管控力度等,完善內(nèi)部控制體系,降低經(jīng)營(yíng)成本。
鐘媛(2021)在企業(yè)的經(jīng)營(yíng)發(fā)展工程中,強(qiáng)調(diào)了物資采購(gòu)活動(dòng)的重要性。在企業(yè)發(fā)生物資采購(gòu)活動(dòng)時(shí),如果管控力度較弱,可能會(huì)給企業(yè)帶來(lái)不利影響甚至增加一定經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。而加強(qiáng)內(nèi)部控制管理體系有助于提升物資采購(gòu)活動(dòng)管理經(jīng)驗(yàn),一定程度上降低物資采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)并帶動(dòng)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。
唐紫微(2021)指出采購(gòu)和付款環(huán)節(jié)在公司經(jīng)營(yíng)管理的關(guān)鍵作用。因?yàn)槲镔Y采購(gòu)時(shí)會(huì)有大筆交易金額和物資進(jìn)行交換,這個(gè)過(guò)程極易發(fā)生不符合規(guī)定的采購(gòu)情況,一定程度上可能造成企業(yè)的經(jīng)濟(jì)損失。她也對(duì)商業(yè)風(fēng)險(xiǎn)的關(guān)鍵點(diǎn)、采購(gòu)點(diǎn)和企業(yè)付款周期進(jìn)行分析,并就內(nèi)部控制和風(fēng)險(xiǎn)管理的有效性提出了一些建議。
Sunil Kumar Sharma 和 Atri Sengupta(2019)認(rèn)為參與采購(gòu)業(yè)務(wù)的利益相關(guān)者眾多,增加了采購(gòu)過(guò)程的復(fù)雜性,易滋生腐敗行為。如采購(gòu)經(jīng)理可能通過(guò)隨意設(shè)置采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)、泄漏重要信息、變更采購(gòu)單據(jù)等方式實(shí)施腐敗。
Estelle 和 Court (2020) 提出企業(yè)可以對(duì)以下四個(gè)方面進(jìn)行關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)控制,從技術(shù)改革創(chuàng)新、物資運(yùn)輸發(fā)展、市場(chǎng)外部環(huán)境、供應(yīng)商的管理模式層面制定相關(guān)策略來(lái)規(guī)避采購(gòu)業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制過(guò)程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)。
(2)文獻(xiàn)述評(píng)
通過(guò)對(duì)國(guó)內(nèi)外文獻(xiàn)的分析,可以發(fā)現(xiàn)我國(guó)學(xué)者對(duì)采購(gòu)與付款內(nèi)部控制的研究主要集中在對(duì)物資采購(gòu)流程實(shí)施有效的控制管理。內(nèi)部控制在國(guó)外的研究有了一個(gè)較為完整的理論體系,具備較強(qiáng)的條理性。國(guó)內(nèi)研究者圍繞內(nèi)部控制的五要素,來(lái)對(duì)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行解釋和識(shí)別,并對(duì)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)提出了一些建議和意見(jiàn)。國(guó)外研究人員從采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)管理的角度研究采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)和流程,重點(diǎn)關(guān)注采購(gòu)物資報(bào)請(qǐng)審批、供應(yīng)商的選擇等可能存在采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)的流程。
(1)我國(guó)建筑業(yè)規(guī)模及增長(zhǎng)率
通過(guò)查閱國(guó)家統(tǒng)計(jì)局的資料發(fā)現(xiàn)我國(guó)2012年到2021年建筑業(yè)總產(chǎn)值持續(xù)增長(zhǎng),經(jīng)營(yíng)規(guī)模也在不斷壯大。然而建筑業(yè)總產(chǎn)值同比增速在2012-2015年呈現(xiàn)快速下降趨勢(shì),趨勢(shì)波動(dòng)起伏較大。2016年開(kāi)始增速上升,2018年至2019年增速放緩。2021年其總產(chǎn)值更是達(dá)到293079.31億元,比上年增長(zhǎng)了11.04%,建筑業(yè)總產(chǎn)值增速比上年提高了4.80個(gè)百分點(diǎn),連續(xù)兩年上升。近10年建筑業(yè)總產(chǎn)值及同比增速對(duì)比如圖1所示:
圖1 2012-2021年建筑業(yè)總產(chǎn)值及同比增速
(2)建筑業(yè)在國(guó)內(nèi)生產(chǎn)總值的比重
建筑業(yè)的總產(chǎn)值在國(guó)內(nèi)生產(chǎn)總產(chǎn)值中占有很大的比重,其創(chuàng)造的價(jià)值總量在國(guó)民收入中是不可替代的存在。從2012年開(kāi)始,建筑行業(yè)總產(chǎn)值占國(guó)內(nèi)生產(chǎn)總值的比例一直保持在25%以上,可以看出建筑業(yè)作為國(guó)民經(jīng)濟(jì)支柱產(chǎn)業(yè)地位穩(wěn)固,如圖2所示:
圖2 2012-2021年建筑業(yè)總產(chǎn)值占國(guó)內(nèi)生產(chǎn)總值比重
四川圣西朗建筑工程有限公司,于2013年在成都注冊(cè)成立,注冊(cè)資本為2200萬(wàn)元。主要經(jīng)營(yíng)范圍包括市政公共工程、公路工程、橋梁工程、鐵路工程、隧道工程等業(yè)務(wù)。
(1)請(qǐng)購(gòu)環(huán)節(jié)中的預(yù)算外采購(gòu)
四川圣西朗建筑工程有限公司的采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)依據(jù)工程物資的庫(kù)存量而進(jìn)行采購(gòu)申請(qǐng)。庫(kù)房管理工作人員記錄的物資量不足標(biāo)準(zhǔn)量時(shí),采購(gòu)部門將會(huì)接收到需用物資相關(guān)細(xì)節(jié)的請(qǐng)購(gòu)單。采購(gòu)經(jīng)理和項(xiàng)目總監(jiān)最終落實(shí)采購(gòu)申請(qǐng)。另外,建筑公司與其他公司相比,經(jīng)營(yíng)不具有普遍性,部分物資沒(méi)有辦法進(jìn)行預(yù)算管控。比如自然災(zāi)害和工程設(shè)備異常等情況發(fā)生而急需一些物資時(shí),這些就不在預(yù)算管控范圍之內(nèi)了。
(2)預(yù)購(gòu)計(jì)劃與實(shí)際偏差較大
由表1、表2可知四川圣西朗建筑工程有限公司在主體結(jié)構(gòu)和裝修的環(huán)節(jié)中,采購(gòu)的實(shí)際總價(jià)比預(yù)購(gòu)計(jì)劃分別高出18.38%和31.25%,因此可看出公司在采購(gòu)和付款內(nèi)部控制中的成本預(yù)算是有問(wèn)題的,由于四川圣西朗建筑工程有限公司項(xiàng)目部缺乏對(duì)物資的市場(chǎng)調(diào)查,造成采購(gòu)部在不清楚工程物資價(jià)格波動(dòng)、市場(chǎng)供需、優(yōu)惠項(xiàng)目等情況下制定的采購(gòu)計(jì)劃與工程物資市場(chǎng)的實(shí)際情況脫節(jié)。
表1 公司主體結(jié)構(gòu)項(xiàng)目建設(shè)環(huán)節(jié)物資預(yù)算采購(gòu)與實(shí)際支出的對(duì)比
表2 公司裝修工程裝飾環(huán)節(jié)物資預(yù)算采購(gòu)與實(shí)際支出的對(duì)比
(3)采購(gòu)環(huán)節(jié)實(shí)際控制現(xiàn)狀
表3和表4是四川圣西朗建筑工程有限公司2021年一個(gè)建筑工程項(xiàng)目情況。在四川圣西朗建筑工程有限公司的主體結(jié)構(gòu)和裝修環(huán)節(jié)采購(gòu)的物資中,實(shí)際采購(gòu)總價(jià)偏高于預(yù)購(gòu)計(jì)劃。在主體結(jié)構(gòu)的建設(shè)中,主要采購(gòu)砼和鋼材分別超出比例為13.75%和10.77%,其它具體的超出比例具體如表3所示。而在四川圣西朗建筑工程有限公司的裝飾環(huán)節(jié)所采購(gòu)的物資完全不同于主體建設(shè)環(huán)節(jié),因?yàn)檠b飾環(huán)節(jié)所采購(gòu)的物資更加復(fù)雜、種類多樣,所以裝飾環(huán)節(jié)物資采購(gòu)總價(jià)超出的比例也更高,比如其中的五金電線和地板分別超出預(yù)算的52.22%和27.94%,其它在裝飾環(huán)節(jié)主要物資采購(gòu)超出比例具體如表4所示:
表3 公司采購(gòu)與付款的內(nèi)部控制實(shí)際控制情況
表4 相關(guān)人員具體工作內(nèi)容
(4)招標(biāo)審批流程
物資采購(gòu)活動(dòng)中,供應(yīng)商的確定尤為重要。一般情況公司內(nèi)部會(huì)先對(duì)工程物資進(jìn)行選擇性招標(biāo),以這種采購(gòu)招標(biāo)的方式確定最終的供應(yīng)商。招標(biāo)主要由采購(gòu)部、工程部、招標(biāo)小組組成。具體流程為采購(gòu)部與確定數(shù)量的供應(yīng)商之間進(jìn)行招標(biāo)邀請(qǐng)和遞交標(biāo)書(shū)的互換行為,與此對(duì)應(yīng)的供應(yīng)商對(duì)象不會(huì)經(jīng)常更換,有利于公司與中標(biāo)供應(yīng)商長(zhǎng)期合作伙伴關(guān)系維護(hù)。工程項(xiàng)目的采購(gòu)招標(biāo)流程主要如圖3所示:
圖3 招標(biāo)流程圖
(5)驗(yàn)收入庫(kù)要求
工程物資由供應(yīng)商送到倉(cāng)儲(chǔ)部后,項(xiàng)目部負(fù)責(zé)人員需要對(duì)購(gòu)入物資和采購(gòu)單上需夠物資進(jìn)行核實(shí)比對(duì),下一步是技術(shù)檢驗(yàn)部門和質(zhì)量檢驗(yàn)部門共同查看購(gòu)入物資質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)是否在驗(yàn)收規(guī)定范圍之內(nèi)。不符合驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)的與物資供應(yīng)商討論售后服務(wù),符合規(guī)定的物資直接存放倉(cāng)庫(kù)。
(6)付款審核現(xiàn)狀
工程物資會(huì)按照實(shí)際的入庫(kù)數(shù)量,由倉(cāng)儲(chǔ)部簽字給采購(gòu)本批次物資的采購(gòu)部門,再交付給財(cái)務(wù)部,由財(cái)務(wù)部與供應(yīng)商的物資發(fā)票和稅票一一核對(duì),由財(cái)務(wù)主管審批核實(shí)無(wú)誤后出具出款單據(jù)并打款。對(duì)于總付款十萬(wàn)元以上的出納款項(xiàng)必須經(jīng)過(guò)項(xiàng)目經(jīng)理簽字后執(zhí)行付款,財(cái)務(wù)部沒(méi)有自主付款權(quán)。
為了提前竣工四川圣西朗建筑工程有限公司工程建設(shè)項(xiàng)目,物資需要大量供應(yīng),一般實(shí)際到庫(kù)數(shù)量會(huì)超過(guò)預(yù)算的10%。此外,一些緊急情況下的應(yīng)急采購(gòu)不包括在采購(gòu)預(yù)算中導(dǎo)致公司缺乏合理的采購(gòu)預(yù)算體系。在執(zhí)行請(qǐng)購(gòu)程序時(shí),項(xiàng)目部沒(méi)有重新整合采購(gòu)預(yù)算,也沒(méi)有將相關(guān)材料計(jì)劃納入預(yù)算管理范圍中,多數(shù)情況下由項(xiàng)目部直接與供貨方先將多出材料拉入施工地,再補(bǔ)交采購(gòu)單到財(cái)務(wù)部去付款,這樣一來(lái)預(yù)算采購(gòu)的成本控制就形同虛設(shè),無(wú)法發(fā)揮其真正的作用。項(xiàng)目部的權(quán)利過(guò)大會(huì)影響采購(gòu)部的作用,對(duì)采購(gòu)部的供應(yīng)商管理制度、招標(biāo)制度等會(huì)造成的極大的削弱作用。
四川圣西朗建筑工程有限公司制定的招標(biāo)采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)不清晰。當(dāng)采購(gòu)部與一定數(shù)量的供應(yīng)商之間進(jìn)行招標(biāo)活動(dòng)時(shí),供應(yīng)商的數(shù)量控制在一定范圍之內(nèi),這樣降低了供應(yīng)商之間的競(jìng)爭(zhēng)壓力,對(duì)于公司來(lái)說(shuō)也縮小了選擇供應(yīng)商的范圍。此外,如果出現(xiàn)符合招標(biāo)要求并向公司遞交標(biāo)書(shū)的供應(yīng)商低于一定數(shù)量情況,招標(biāo)小組的評(píng)估區(qū)間縮短,也許會(huì)造成公司退而求其次的場(chǎng)面,繼而向不滿足招標(biāo)要求的供應(yīng)商拋出橄欖枝。除此之外,中間還可能出現(xiàn)供應(yīng)商與采購(gòu)部之間的相互勾結(jié)的行為,為了獲取利益,給相關(guān)供應(yīng)商投標(biāo)機(jī)會(huì),給公司造成較大的損失。綜上所述,選擇性招標(biāo)在某些方面導(dǎo)致公司采購(gòu)活動(dòng)的固態(tài)化,采購(gòu)資金的使用價(jià)值也大打折扣。
四川圣西朗建筑工程有限公司對(duì)于購(gòu)入的工程物資沒(méi)有明確的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。若要購(gòu)入工程物資成功進(jìn)入庫(kù)房,必須通過(guò)質(zhì)量保障和安全性能驗(yàn)收檢測(cè)這一關(guān)口。公司的技術(shù)保證部門和質(zhì)量保證部門共同檢查質(zhì)量和安全性能,并出具相關(guān)的檢查報(bào)告。例如,電梯質(zhì)量保證部門和技術(shù)保證部門應(yīng)參與核實(shí)電梯載荷實(shí)際情況和技術(shù)性能是否符合要求。對(duì)符合國(guó)家統(tǒng)一驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)的工程材料,技術(shù)部門和質(zhì)檢部門應(yīng)按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢驗(yàn)。然而,對(duì)于沒(méi)有國(guó)家統(tǒng)一驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)的工程物資,技術(shù)部門和質(zhì)檢部門有各自的檢驗(yàn)參數(shù)區(qū)間,致使雙方對(duì)試驗(yàn)結(jié)果的不同意見(jiàn),導(dǎo)致驗(yàn)收物資效率不高,驗(yàn)收時(shí)間較長(zhǎng),對(duì)工程物資的順利入庫(kù)產(chǎn)生不利影響。
四川圣西朗建筑工程有限公司付款審核程序不規(guī)范。一般情況下,財(cái)務(wù)部的出納先對(duì)相關(guān)物資的付款憑證進(jìn)行審核,然后遞交財(cái)務(wù)總監(jiān)復(fù)核,再次由項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)此審核并簽字確認(rèn),最后出納再進(jìn)行付款。也就是說(shuō),財(cái)務(wù)總監(jiān)并沒(méi)有最終定奪權(quán),這種審核制度擴(kuò)大了項(xiàng)目經(jīng)理的工作范疇。而在現(xiàn)實(shí)工作中,項(xiàng)目經(jīng)理由于工作壓力加大經(jīng)常放權(quán)由財(cái)務(wù)總監(jiān)做出決定。對(duì)于金額較大的付款,很容易造成采購(gòu)資金的損失。同時(shí),也可能導(dǎo)致延期付款,損害公司聲譽(yù)。
四川圣西朗建筑工程有限公司應(yīng)加強(qiáng)預(yù)算外請(qǐng)購(gòu)程序控制。工程項(xiàng)目施工部進(jìn)行預(yù)算之外的請(qǐng)購(gòu)流程時(shí),需要對(duì)以前的采購(gòu)預(yù)算進(jìn)行重新整合,然后向預(yù)算部門提交預(yù)算外請(qǐng)購(gòu)單,預(yù)算部繼而調(diào)整采購(gòu)預(yù)算。審核后,交給工程項(xiàng)目經(jīng)理進(jìn)行審核,這樣可以有效控制預(yù)算采購(gòu)成本。此外,公司還可為監(jiān)督工程項(xiàng)目施工部預(yù)算外采購(gòu)活動(dòng)而成立采購(gòu)督察小隊(duì)。對(duì)工程項(xiàng)目的預(yù)算外采購(gòu)申請(qǐng)資金進(jìn)行詳細(xì)分析,防止各項(xiàng)目部以預(yù)算外項(xiàng)目為由執(zhí)行超預(yù)算采購(gòu)申請(qǐng)程序,減少剩余采購(gòu)資金的損失。預(yù)算外請(qǐng)購(gòu)程序流程如圖5所示:
圖5 預(yù)算外請(qǐng)購(gòu)流程圖
四川圣西朗建筑工程有限公司應(yīng)完善招標(biāo)程序的采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)。采購(gòu)部應(yīng)嚴(yán)格按照物資采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行招標(biāo)活動(dòng)。視實(shí)際情況而定,將固態(tài)化的采購(gòu)方式進(jìn)行動(dòng)態(tài)化調(diào)整。這樣可以提供給眾多供應(yīng)商遞交標(biāo)書(shū)的機(jī)會(huì),從而擴(kuò)大公司對(duì)供應(yīng)商的選擇范圍。例如,符合要求的投標(biāo)供應(yīng)商低于標(biāo)準(zhǔn)量、無(wú)合格中標(biāo)的供應(yīng)商,為及時(shí)完成工程項(xiàng)目急需招標(biāo)物資的情況,采購(gòu)部可同供應(yīng)商進(jìn)行談判,最終確定最佳供應(yīng)商。通過(guò)這種方式,公司可以解決工程物資供應(yīng)不及時(shí)的問(wèn)題。
質(zhì)量部門和技術(shù)部門統(tǒng)一工程物資儲(chǔ)存的標(biāo)準(zhǔn)。只有在技術(shù)部門和質(zhì)量保證部門檢查工程物資的質(zhì)量和安全符合標(biāo)準(zhǔn)后,才能接收并入庫(kù)。一方面,技術(shù)部門和質(zhì)量保證部門必須按照國(guó)家規(guī)定的測(cè)試參數(shù)范圍進(jìn)行檢測(cè)。另一方面,國(guó)家沒(méi)有明確規(guī)定檢驗(yàn)參數(shù)范圍的,對(duì)于不同類型的材料,必須以一致的方式定義技術(shù)和安全指標(biāo)。由技術(shù)部門和質(zhì)量保證部門提供調(diào)整本部門現(xiàn)有的材料測(cè)試標(biāo)準(zhǔn),并保持與測(cè)試標(biāo)準(zhǔn)的一致性。入庫(kù)須同時(shí)獲得技術(shù)部門和質(zhì)量保證部門的批準(zhǔn)。這不僅提高了材料檢驗(yàn)的準(zhǔn)確性,還提高了驗(yàn)收入庫(kù)的效率,簡(jiǎn)化了驗(yàn)收流程。
在付款問(wèn)題上,項(xiàng)目經(jīng)理和公司財(cái)務(wù)部門必須在項(xiàng)目實(shí)施前進(jìn)行審查,這在一定程度上避免了由于財(cái)務(wù)部門權(quán)力過(guò)大而造成的資金損失。然而,無(wú)論金額大小,都需要項(xiàng)目經(jīng)理的控制,這就導(dǎo)致了對(duì)付款的低效控制,可能發(fā)生延遲付款和對(duì)公司聲譽(yù)的損害事件。因此,財(cái)政部門的相關(guān)工作人員應(yīng)該有權(quán)利支付
[][]一定的金額,這樣可以使財(cái)政部門支付一定的金額,在支付過(guò)程中形成權(quán)利和義務(wù)對(duì)等的制度,以提高支付的效率,同時(shí)保證資金的完整性。在大額付款的情況下,除了由項(xiàng)目經(jīng)理控制外,還應(yīng)在總部建立一個(gè)控制系統(tǒng),并由總干事監(jiān)督。對(duì)于不符合支付條件而被清算的支付項(xiàng)目,應(yīng)嚴(yán)格履行復(fù)核人員的職責(zé)。付款流程如圖7所示:
圖7 付款優(yōu)化流程圖
四川工商學(xué)院學(xué)術(shù)新視野2022年4期