高校“網(wǎng)上預(yù)約+投遞”報(bào)賬流程優(yōu)化探討
——以W高校為例

張書(shū)敏

一、引言

隨著國(guó)家對(duì)高校經(jīng)費(fèi)投入的加大，經(jīng)費(fèi)來(lái)源增多，高校報(bào)賬業(yè)務(wù)量劇增，在有限的做賬能力下，財(cái)務(wù)人員超負(fù)荷工作仍然很難消化大量的單據(jù)，高校報(bào)賬矛盾突出。為了解決報(bào)賬難題，W高校報(bào)賬模式從起初手工填制報(bào)銷單到網(wǎng)上預(yù)約填報(bào)，到目前疫情防控推動(dòng)下形成的“網(wǎng)上預(yù)約+投遞”報(bào)賬，極大緩解了報(bào)賬壓力，但年底依然面臨著報(bào)賬難題，不管是投遞機(jī)還是人工窗口都擠滿了排隊(duì)報(bào)銷人員，擁擠程度堪比春運(yùn)。如果單純的解決排隊(duì)交單問(wèn)題，只需增加更多的投遞機(jī)即可，但其根本問(wèn)題在于單據(jù)量劇增，而做賬能力有限，所以，高校報(bào)賬流程需要繼續(xù)優(yōu)化，提升報(bào)賬效率，解決報(bào)賬難題。

二、W高校背景和現(xiàn)狀

隨著W高校的發(fā)展進(jìn)入快車道，學(xué)校報(bào)賬業(yè)務(wù)量迅猛增加。2016年W高校全年會(huì)計(jì)憑證總數(shù)突破10萬(wàn)，自2017年入選國(guó)家首批雙一流高校名單以來(lái)，報(bào)賬業(yè)務(wù)量劇增，2017年憑證數(shù)同比增長(zhǎng)20%，2016年—2020年，W高校會(huì)計(jì)憑證數(shù)以年均18%的速度增長(zhǎng)，平均每年增長(zhǎng)近2萬(wàn)單。2021年憑證數(shù)創(chuàng)歷史新高，達(dá)到163000多筆，比2020年增加了2萬(wàn)筆，是2015年全年憑證數(shù)的2.41倍。報(bào)賬業(yè)務(wù)量在年底增長(zhǎng)明顯，2019年12月份，W高校當(dāng)月憑證數(shù)同比增長(zhǎng)34%，同比增長(zhǎng)率達(dá)到歷史最高，比18年12月增加了1萬(wàn)單，憑證數(shù)是2015年同期的2.43倍；2020年12月，在受到疫情影響下，憑證數(shù)在2019年高峰值基礎(chǔ)上依然同比增長(zhǎng)8%。2021年12月，學(xué)校比往年提前5天結(jié)束報(bào)賬，當(dāng)年12月份憑證數(shù)比前一年即2020年12月略有下降，減少了3000筆，2021年12月憑證數(shù)與19年12月份憑證數(shù)量基本持平。

（一）W高校的報(bào)賬流程

2016年以前，W高校實(shí)行前臺(tái)手工填制報(bào)銷單報(bào)賬，2016年投入網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)，大廳自助叫號(hào)機(jī)和網(wǎng)上預(yù)約排號(hào)系統(tǒng)。自W高校實(shí)行網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬以來(lái)，極大提高了報(bào)賬效率，緩解了排隊(duì)報(bào)賬的問(wèn)題，但年底依然面臨著大廳排不上號(hào)無(wú)法交遞單據(jù)的問(wèn)題，所以，2019年，財(cái)務(wù)處領(lǐng)導(dǎo)研究運(yùn)用投遞機(jī)接單。適逢2020年年初，新冠疫情爆發(fā)，市場(chǎng)對(duì)非接觸式報(bào)賬需求更加強(qiáng)烈，加速推進(jìn)了投遞機(jī)的使用，W高校于2020年12月份投入兩臺(tái)投遞機(jī)試運(yùn)行。在去年首次嘗試投遞機(jī)運(yùn)行后，2021年，W高校財(cái)務(wù)處決定，又在教學(xué)區(qū)增加1臺(tái)投遞機(jī)。2021年12月底，在學(xué)校報(bào)賬大廳前臺(tái)停止報(bào)賬后，投遞機(jī)沒(méi)有立即停，又比前臺(tái)報(bào)賬延長(zhǎng)了2天時(shí)間接收?qǐng)?bào)賬單據(jù)。

圖1 W高校近幾年會(huì)計(jì)憑證數(shù)

三、W高校“網(wǎng)上預(yù)約+投遞”報(bào)賬的優(yōu)點(diǎn)

（一）減少報(bào)賬排隊(duì)等待時(shí)間

傳統(tǒng)手工報(bào)銷模式下，報(bào)銷人拿著各類原始票據(jù)到人工窗口手工填寫(xiě)報(bào)銷單，財(cái)務(wù)人員現(xiàn)場(chǎng)手工錄入制單，然后經(jīng)過(guò)復(fù)核，出納審核付款。整個(gè)流程繁瑣，等待時(shí)間長(zhǎng)，效率低下。在“網(wǎng)上預(yù)約+投遞”模式下，報(bào)銷人可以隨時(shí)網(wǎng)上填寫(xiě)報(bào)銷預(yù)約單，打印后隨時(shí)投遞，填報(bào)和投遞不受時(shí)間限制，減少了去前臺(tái)排隊(duì)等待時(shí)間。

（二）提高報(bào)賬效率

報(bào)銷人網(wǎng)上填寫(xiě)報(bào)銷預(yù)約單，系統(tǒng)自動(dòng)生成會(huì)計(jì)分錄，財(cái)務(wù)人員審核單據(jù)后，只需做少量的修改，減少了填制記賬憑證的時(shí)間。審核通過(guò)后，出納通過(guò)銀校系統(tǒng)網(wǎng)銀支付打款，實(shí)現(xiàn)無(wú)現(xiàn)金支付。整個(gè)流程全在線上完成，提高了報(bào)賬效率，同時(shí)，銀校系統(tǒng)每日自動(dòng)對(duì)賬，減輕了出納盤點(diǎn)庫(kù)存現(xiàn)金，賬實(shí)核對(duì)的工作量，節(jié)省了人力。

（三）減少核算差錯(cuò)

報(bào)銷人自己網(wǎng)上填報(bào)金額，收款信息等，參與數(shù)據(jù)錄入工作，財(cái)務(wù)人員后臺(tái)審核修改，審核無(wú)誤后，出納人員提取付款信息，網(wǎng)銀打款。網(wǎng)上填報(bào)可以避免以往手工填寫(xiě)報(bào)銷單不規(guī)范的問(wèn)題，同時(shí)整個(gè)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)都由報(bào)銷人填寫(xiě)完成，財(cái)務(wù)人員負(fù)責(zé)審核修改，減少了財(cái)務(wù)人員數(shù)據(jù)錄入差錯(cuò)的發(fā)生。

圖2W高校報(bào)賬流程

四、W高?！熬W(wǎng)上預(yù)約+投遞”報(bào)賬存在的問(wèn)題

W高校目前的“網(wǎng)上預(yù)約+投遞”報(bào)銷模式，可以滿足平時(shí)報(bào)銷需求，報(bào)賬矛盾主要在年底集中爆發(fā)。

（一）年底投遞機(jī)單據(jù)爆發(fā)，平時(shí)利用率不高

2019年12月份，W高校當(dāng)月憑證數(shù)同比增長(zhǎng)34%，同比增長(zhǎng)率達(dá)到歷史最高，比18年12月增加了1萬(wàn)單，憑證數(shù)是2015年同期的2.43倍；2020年12月，在受到疫情影響下，憑證數(shù)在2019年高峰值基礎(chǔ)上依然同比增長(zhǎng)8%。

2020年12月，大廳報(bào)賬“一號(hào)難求”，上班前報(bào)賬隊(duì)伍已經(jīng)排到走廊繞三圈，前臺(tái)加班接單，依然有人連續(xù)幾天排不上號(hào)。排不到號(hào)的人員紛紛轉(zhuǎn)戰(zhàn)投遞機(jī)，兩臺(tái)投遞機(jī)爆滿，投遞機(jī)每天接單總量等于前臺(tái)人員接單量。而2021年12月底，在學(xué)校報(bào)賬大廳前臺(tái)停止報(bào)賬后，投遞機(jī)沒(méi)有停，又比前臺(tái)報(bào)賬延長(zhǎng)了2天時(shí)間接收?qǐng)?bào)賬單據(jù)。2021年12月份停止報(bào)賬后，財(cái)務(wù)處報(bào)賬大廳積壓了1萬(wàn)多份單據(jù)，投遞機(jī)的單據(jù)約占了一半。報(bào)賬停止后，財(cái)務(wù)處會(huì)計(jì)科人員全員做賬，晚上加班，周末不休。W高校財(cái)務(wù)制單人員年齡22—31歲，都是能干的強(qiáng)兵悍將，連續(xù)一個(gè)月晚上加班，達(dá)到平時(shí)每日兩倍的制單量，即使如此，也是艱難完成全年任務(wù)。年底加班，財(cái)務(wù)人員身體精力達(dá)到極限，長(zhǎng)期超負(fù)荷工作，影響財(cái)務(wù)工作質(zhì)量。年底過(guò)后，投遞機(jī)又顯得冷清，平時(shí)每日單據(jù)量在50份左右。財(cái)務(wù)處領(lǐng)導(dǎo)面臨兩難，不設(shè)投遞機(jī)，學(xué)校教職工年底報(bào)賬排不到號(hào)；投放投遞機(jī)，雖然滿足了廣大教職工的報(bào)賬需求，但是巨大的工作量，高強(qiáng)度的加班對(duì)財(cái)務(wù)處職工來(lái)說(shuō)非常不“人道”。

（二）投遞機(jī)退單率較高，需要二次返改

投遞機(jī)單據(jù)質(zhì)量普遍不高，有些沒(méi)有附件就往里投。退單原因主要有，簽字審批問(wèn)題，缺少附件，不符合報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)，缺少合同等材料，票據(jù)問(wèn)題等等。如果在前臺(tái)報(bào)賬，財(cái)務(wù)人員當(dāng)場(chǎng)審核，單據(jù)有問(wèn)題能夠當(dāng)場(chǎng)說(shuō)清，及時(shí)解決問(wèn)題。但是投遞機(jī)的單子，單據(jù)經(jīng)投遞后再到財(cái)務(wù)人員手中審核，發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤后再電話通知報(bào)銷人員前來(lái)修改，結(jié)果報(bào)銷人員仍需往返財(cái)務(wù)處，倒不如直接前臺(tái)報(bào)賬。多次往返修改，也易激發(fā)報(bào)銷人員不良情緒。單據(jù)質(zhì)量差，工作量加大，溝通成本高，對(duì)財(cái)務(wù)人員也產(chǎn)生了負(fù)面情緒。

（三）財(cái)務(wù)平臺(tái)信息化程度不夠

W高校網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)目前還不夠完善，只是實(shí)現(xiàn)了報(bào)賬信息的填寫(xiě)、傳輸?shù)群?jiǎn)單功能，對(duì)于無(wú)效信息不能過(guò)濾，導(dǎo)致很多無(wú)效單據(jù)提交浪費(fèi)人力；單據(jù)錯(cuò)誤不能實(shí)現(xiàn)智能校驗(yàn)，需要人工修改；簽字審批也都在線下進(jìn)行，報(bào)銷人員需要來(lái)回跑，效率較低；數(shù)據(jù)孤島問(wèn)題，財(cái)務(wù)處各科室之間配合度不夠，信息不能共享，增加了報(bào)賬困難，信息財(cái)務(wù)平臺(tái)功能需要進(jìn)一步優(yōu)化。

五、優(yōu)化對(duì)策及建議

（一）制度的優(yōu)化

1.建立財(cái)務(wù)助理報(bào)賬預(yù)審制度

院系設(shè)財(cái)務(wù)助理作為財(cái)務(wù)審核人對(duì)報(bào)銷單預(yù)審，審核人對(duì)報(bào)銷單據(jù)審核無(wú)誤后，方可提交至財(cái)務(wù)處。報(bào)銷人網(wǎng)上提交報(bào)銷單至經(jīng)費(fèi)負(fù)責(zé)人，經(jīng)費(fèi)負(fù)責(zé)人審批通過(guò)后單據(jù)信息流轉(zhuǎn)至審核人（院系財(cái)務(wù)助理），審核人審核通過(guò)，生成正式預(yù)約單號(hào)，單據(jù)信息提交至財(cái)務(wù)處系統(tǒng)。真正發(fā)揮財(cái)務(wù)助理的作用，還要建立預(yù)審考核激勵(lì)機(jī)制。很多高校雖然院系設(shè)有財(cái)務(wù)助理，但財(cái)務(wù)助理一般都是兼職，往往不看單據(jù)就簽字，并沒(méi)有真正發(fā)揮作用。所以，建立考核激勵(lì)機(jī)制，每月對(duì)院系退單進(jìn)行標(biāo)記，金額錯(cuò)誤、票據(jù)錯(cuò)誤、發(fā)票錯(cuò)誤、材料不齊、預(yù)約單失效、賬戶信息錯(cuò)誤等等，進(jìn)行退單率統(tǒng)計(jì)。退單率高的延遲報(bào)賬，財(cái)務(wù)助理需要參加財(cái)務(wù)處報(bào)賬培訓(xùn)，培訓(xùn)通過(guò)后所在院系方可繼續(xù)報(bào)賬；退單率低的院系可以優(yōu)先報(bào)賬，并可以適當(dāng)進(jìn)行預(yù)算獎(jiǎng)勵(lì)。院系可根據(jù)情況，教職工輪流作為財(cái)務(wù)助理報(bào)賬，共同分擔(dān)工作壓力。

2.設(shè)立咨詢臺(tái)，提供問(wèn)詢及打印服務(wù)

報(bào)賬大廳設(shè)立咨詢臺(tái)，負(fù)責(zé)報(bào)賬引導(dǎo)、業(yè)務(wù)咨詢、查詢、秩序維護(hù)等工作。很多人對(duì)于報(bào)賬流程不熟悉，在報(bào)賬前，報(bào)賬中，報(bào)賬后，整個(gè)報(bào)賬流程中都會(huì)有各種咨詢、查詢等業(yè)務(wù)需求。w高校報(bào)賬大廳沒(méi)有專門的問(wèn)詢窗口，報(bào)賬前臺(tái)經(jīng)常會(huì)遇到前來(lái)業(yè)務(wù)咨詢、查詢的人員，財(cái)務(wù)核算人員每解答一個(gè)問(wèn)詢，都要耗費(fèi)正常業(yè)務(wù)辦理時(shí)間。業(yè)務(wù)不忙的時(shí)候，財(cái)務(wù)人員還能應(yīng)答處理，在業(yè)務(wù)繁忙時(shí)期，尤其是年底，單據(jù)都做不完，真是分身乏術(shù)，工作壓力雪上加霜，影響服務(wù)質(zhì)量。在報(bào)賬大廳設(shè)立咨詢臺(tái)，由經(jīng)驗(yàn)豐富，業(yè)務(wù)熟悉的專人負(fù)責(zé)解答，引導(dǎo)報(bào)賬，可以提高服務(wù)質(zhì)量，減輕財(cái)務(wù)核算人員的工作量。財(cái)務(wù)人員可以輪流咨詢臺(tái)值班，提高全員的專業(yè)度。投標(biāo)、審計(jì)等銀行回單打印需求也可以交給咨詢臺(tái)處理，也可在咨詢臺(tái)設(shè)立自助查詢機(jī)，方便師生打印。

（二）財(cái)務(wù)管理平臺(tái)功能優(yōu)化

1.建立報(bào)銷審批電子流程

經(jīng)費(fèi)負(fù)責(zé)人和審核人線上審批，審核通過(guò)后方可生成有效預(yù)約單號(hào)。審批權(quán)限可線上授權(quán)給他人，系統(tǒng)備案記錄。報(bào)銷人網(wǎng)上提交報(bào)銷單，經(jīng)費(fèi)負(fù)責(zé)人線上/線下審核單據(jù)，線上批準(zhǔn)，審批通過(guò)后單據(jù)信息流轉(zhuǎn)至審核人處（院系財(cái)務(wù)助理），審核人線下/線下審核單據(jù)，單據(jù)無(wú)誤，線上批準(zhǔn)，生成正式預(yù)約單號(hào)，預(yù)約單信息提交至財(cái)務(wù)處。線上審批，領(lǐng)導(dǎo)不受時(shí)間和空間限制，可以隨時(shí)在手機(jī)、電腦等設(shè)備上線上審核，避免了領(lǐng)導(dǎo)出差耽誤報(bào)銷進(jìn)度，同時(shí)減少了簽字跑腿次數(shù)，實(shí)現(xiàn)“只跑一次”。

2.完善網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)功能

填報(bào)信息智能化校驗(yàn)，報(bào)銷人填報(bào)信息時(shí)，系統(tǒng)對(duì)相關(guān)的財(cái)務(wù)報(bào)銷制度設(shè)計(jì)規(guī)則并進(jìn)行信息提示，超出報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)的費(fèi)用無(wú)法填報(bào)（比如差旅費(fèi)，招待費(fèi)，交通費(fèi)等），減少無(wú)效單據(jù)的提交，提高報(bào)銷效率。同時(shí)增加線上修改溝通功能，財(cái)務(wù)人員對(duì)單據(jù)的錯(cuò)誤，在線上批注或者截圖，返回修改意見(jiàn)，報(bào)銷人登錄財(cái)務(wù)平臺(tái)查看修改?？偨Y(jié)單據(jù)常見(jiàn)錯(cuò)誤錄入系統(tǒng)，方便財(cái)務(wù)人員引用。對(duì)復(fù)雜難以描述的問(wèn)題，開(kāi)通語(yǔ)音、微信等溝通功能，減少了面對(duì)面的溝通成本。加強(qiáng)網(wǎng)上報(bào)賬平臺(tái)和第三方平臺(tái)的合作。比如差旅費(fèi)，可以與攜程等電商的合作，報(bào)銷人在電商平臺(tái)上訂購(gòu)車票、住宿等，數(shù)據(jù)直接上傳到財(cái)務(wù)平臺(tái)，經(jīng)費(fèi)凍結(jié)。待出差完成，報(bào)銷票據(jù)直接傳送到財(cái)務(wù)平臺(tái)，財(cái)務(wù)后臺(tái)與電商直接結(jié)算，便于報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)控制，簡(jiǎn)化了報(bào)銷流程。

3.實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)和預(yù)算系統(tǒng)、資產(chǎn)系統(tǒng)等信息的對(duì)接

通過(guò)與預(yù)算系統(tǒng)和資產(chǎn)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)連接，網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)對(duì)報(bào)銷進(jìn)行預(yù)算控制，超出報(bào)銷范圍、額度、期限的報(bào)銷單將無(wú)法填報(bào)，避免了無(wú)效單據(jù)提交，減少退單率。同時(shí)，各部門之間信息的連接，可以避免報(bào)銷人多個(gè)單位往返，提高報(bào)賬效率。目前，業(yè)財(cái)融合的一體化系統(tǒng)是高校財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的發(fā)展趨勢(shì)，各高校都在積極探索和推進(jìn)業(yè)財(cái)一體化進(jìn)程，業(yè)財(cái)一體化系統(tǒng)將財(cái)務(wù)系統(tǒng)與人事、資產(chǎn)、教學(xué)、科研、采購(gòu)等系統(tǒng)融合，打破信息壁壘，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，從經(jīng)費(fèi)入賬、審批到報(bào)銷等全流程納入信息化管理，全程線上辦理，讓教職工少跑腿，讓信息多跑路。依托多業(yè)務(wù)的融合信息共享，極大提升了學(xué)校的行政管理效率。

4.完善預(yù)算系統(tǒng)的功能

年底集中突擊報(bào)賬，在于經(jīng)費(fèi)支出進(jìn)度不合理，預(yù)算控制需要加強(qiáng)。財(cái)政撥款大都是在上半年下發(fā)額度，年底收回指標(biāo)，科研經(jīng)費(fèi)使用周期不一，也大都在年底結(jié)題，所以會(huì)導(dǎo)致年底，尤其是12月份，突擊花錢現(xiàn)象嚴(yán)重。經(jīng)費(fèi)在入賬時(shí)，就在預(yù)算系統(tǒng)設(shè)置支出進(jìn)度管理，根據(jù)經(jīng)費(fèi)使用周期，制定月度、季度、年度支出計(jì)劃，在進(jìn)度期限截止前，系統(tǒng)進(jìn)行提示。計(jì)劃科對(duì)項(xiàng)目預(yù)算進(jìn)度進(jìn)行考核并將結(jié)果公布，督促相關(guān)責(zé)任人按時(shí)完成計(jì)劃。系統(tǒng)對(duì)經(jīng)費(fèi)支出進(jìn)行分析，將結(jié)構(gòu)、趨勢(shì)等數(shù)據(jù)結(jié)果圖表化展示，為以后的預(yù)算制定和決策提供依據(jù)。

5.完善投遞機(jī)系統(tǒng)，提高投遞報(bào)賬的成功率

在目前的實(shí)踐中，不難看出，投遞機(jī)是把雙刃劍，也是未來(lái)無(wú)接觸式報(bào)賬的發(fā)展趨勢(shì)，所以，我們要利用好這把利劍，更好的為我們的財(cái)務(wù)工作服務(wù)。設(shè)置更加細(xì)化的投遞規(guī)則、投遞分級(jí)。比如，一萬(wàn)元以上單據(jù)不可投遞，勞務(wù)費(fèi)、資產(chǎn)類不可投遞，在投遞時(shí)進(jìn)行相關(guān)信息提示，引導(dǎo)報(bào)賬。特殊賬務(wù)情況復(fù)雜，報(bào)銷材料不確定，需要面對(duì)面溝通，如果盲目投遞，結(jié)果很可能是退單，所以這些業(yè)務(wù)直接去人工窗口審核報(bào)賬，以降低退單率。增設(shè)自助退單機(jī)，減少了取單的時(shí)間成本和單據(jù)丟失風(fēng)險(xiǎn)。憑短信碼、投遞號(hào)或者預(yù)約單號(hào)取單，提示單據(jù)信息進(jìn)行核對(duì)確認(rèn)后領(lǐng)取單據(jù)。取單時(shí)需填寫(xiě)取單人信息，攝像頭拍照記錄，以免單據(jù)誤領(lǐng)或丟失。從投遞開(kāi)始，退回、再次投遞、制單、復(fù)核、支付，系統(tǒng)全程跟蹤記錄，避免單子丟失。同時(shí)，退單機(jī)提高了取單的時(shí)間效率，降低了人工窗口繁忙等候的時(shí)間。財(cái)務(wù)服務(wù)，以人為本，方便服務(wù)對(duì)象，盡量減少報(bào)銷人往返財(cái)務(wù)處的次數(shù)。

六、結(jié)束語(yǔ)

高校不斷增加的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)量，對(duì)高校的財(cái)務(wù)管理水平提出了更高的要求，“網(wǎng)上預(yù)約+投遞”報(bào)賬，這種高校、便捷的報(bào)賬方式，提高了報(bào)賬效率，減輕財(cái)務(wù)人員工作量，是未來(lái)無(wú)紙化、無(wú)接觸式報(bào)賬的發(fā)展趨勢(shì)。隨著電子信息技術(shù)的發(fā)展，業(yè)財(cái)一體化系統(tǒng)也為高校財(cái)務(wù)管理提供了一種新的思考。各高校應(yīng)充分利用前沿的網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)、人工智能技術(shù)，結(jié)合自身特點(diǎn)，在實(shí)踐中，不斷優(yōu)化、創(chuàng)新報(bào)賬模式，讓財(cái)務(wù)人員從繁重的會(huì)計(jì)核算中解脫出來(lái)，也為廣大師生提供更好的提高財(cái)務(wù)服務(wù)。