基于業(yè)財融合背景下特殊采購業(yè)務處理的研究

潘 婧 夏新宇 張高維

一、業(yè)財融合的采購業(yè)務流程

隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，互聯(lián)網(wǎng)技術的快速發(fā)展，業(yè)務創(chuàng)新的不斷涌現(xiàn)，業(yè)財融合的系統(tǒng)中以業(yè)務為導向，從流程出發(fā)，利用系統(tǒng)的操作達成業(yè)務需求，同時生成財務數(shù)據(jù)，實現(xiàn)財務業(yè)務的一體化，為企業(yè)大數(shù)據(jù)的采集、挖掘、分析、可視化奠定基礎。

用友ERPU8V10.1供應鏈管理系統(tǒng)主要是集進、銷、存、財務、決策分析于一體的綜合性管理信息系統(tǒng)，其中采購活動是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的起始環(huán)節(jié)，提供請購、訂貨、到貨、入庫、開票、結算、成本核算及付款等完整業(yè)務流程，各崗位利用各模塊之間的耦合關系，注重對整體流程和綜合業(yè)務的處理，由采購業(yè)務發(fā)生驅動信息流動，在信息平臺上實現(xiàn)雙方信息數(shù)據(jù)的及時共享。如圖1所示：

圖1 采購業(yè)務單據(jù)及數(shù)據(jù)流程

所有的業(yè)務環(huán)節(jié)都需要在系統(tǒng)里完成，財務數(shù)據(jù)只是業(yè)務行為產(chǎn)生的結果，所以財務人員也要掌握業(yè)務處理流程，這個對會計人員提出了巨大的挑戰(zhàn)。因教學進度影響，日常教學時只能對企業(yè)常規(guī)采購業(yè)務進行處理，沒有對企業(yè)應用中的特殊業(yè)務深入研究。但是在企業(yè)采購業(yè)務中經(jīng)常會遇到些特殊的情況處理，如損耗、退貨、受托代銷及贈品等一系列問題的處理，這些特殊業(yè)務在系統(tǒng)操作過程中，需要進行正確的操作處理，才能產(chǎn)生正確的物流數(shù)據(jù)和財務數(shù)據(jù)，這是本文研究的重點。

二、合理損耗與非合理損耗的處理

在企業(yè)的采購活動中，難免會發(fā)生貨物損耗，分析其原因，可以分為合理損耗與非合理損耗，兩者在用友ERP的系統(tǒng)操作流程中處理的方法是有區(qū)別的。

1.合理損耗的處理方式

在簽訂采購的合同中，企業(yè)與供應商一般會對貨物在運輸過程中的損耗有約定，在這個規(guī)定的范圍內發(fā)生的損耗都屬于合理損耗。合理損耗無須確定責任人，也不涉及賬務處理，所以系統(tǒng)處理比較簡單，只需要在入庫時將損耗的成本攤銷到剩余貨物的采購單位成本上。具體操作就是入庫時按扣除損耗后實際的貨物數(shù)量來入庫，但發(fā)票是損耗前的全部數(shù)量和金額，然后進行采購結算，系統(tǒng)自動修改入庫成本的單價。所以這種處理的實質是入庫數(shù)量發(fā)生了變化，總的價格沒有變化，導致采購的單位成本發(fā)生了變化。

2.非合理損耗的處理方式

非合理損耗的處理方式的入庫也是將實際的入庫數(shù)量進行驗收入庫，但在會計處理和入庫成本的處理上比較復雜，會計處理時需要將發(fā)生損耗的采購成本和運輸費及進項稅額的合計數(shù)，計入“待處理財產(chǎn)損溢”科目，查明原因后，按財產(chǎn)清查的方式分別計入“應付賬款”、“其他應收款”或“營業(yè)外支出”。在采購結算時特別要采用手工結算，要標明非合理損耗的成本金額，自動計算出進項稅額轉出的金額。

例1：2020年11月1日，上海勝利電子有限公司收到北京智啟有限公司發(fā)來的LED顯示屏和增值稅專用發(fā)票一張，票號98730874，發(fā)票注明數(shù)量是1000只，不含稅單價是80元/只，稅率為13%，運費全部由勝利電子承擔，同日收到物流公司發(fā)來的運輸費增值稅專用發(fā)票一張，票號是ys34698，發(fā)票注明金額是500元，稅率是9%。驗收該批貨物過程中，發(fā)現(xiàn)損壞100只顯示屏，經(jīng)查明原因屬于運輸方責任，物流公司承諾按實際損失賠償。

案例分析：該批采購的損失由運輸方承擔責任，貨物的損失成本是100*80=8000元，運輸費損失為500*（100/1000）=50元，進項稅額轉出計算得出是8000*13%+50*9%=1044.5元，所以由運輸部門賠償?shù)膿p失合計為8000+50+1044.5=9094.5元，而貨物的實際入庫成本為900*80+450=72450元，分別對業(yè)務和財務在系統(tǒng)中進行處理。具體操作流程如下：

（1）填制到貨單并審核

根據(jù)正常的采購流程，采購人員在用友10.1系統(tǒng)的采購管理系統(tǒng)參照采購訂單生成采購到貨單，并審核，數(shù)量是1000只，單價為80元。

（2）生成并審核采購入庫單

在庫存管理中，參照到貨單生成采購入庫單，但是要把數(shù)量修改為“900”保存，審核。

（3）生成采購發(fā)票

在采購管理中，參照采購訂單生成采購專用發(fā)票，發(fā)票號為“98730874”，再增加一張運費發(fā)票，注明票號是“ys34698”,金額是500元，稅率9%。

（4）手工采購結算

在采購結算界面，選擇采購發(fā)票、運輸發(fā)票、采購入庫三張單據(jù)，輸入非合理損耗數(shù)量100只，非合理損耗金額8000元，非合理損耗類型設置為運輸部門，進項稅額自動計算得出1044.5元，進行“結算”。

（5）審核采購發(fā)票并制單

這部分操作就按錄入系統(tǒng)中的兩張發(fā)票進行審核和制單，可以合并制單，生成如下憑證：

借：在途物資 80500

應交稅費—應交增值稅（進項稅額） 10445

貸：應付賬款—北京智啟 90400

—物流公司 545

（6）入庫單記賬并制單

在財貨核算系統(tǒng)中，對入庫單進行正常單據(jù)記賬，并生成如下憑證：

借：庫存商品 72450

貸：在途物資 72450

（7）填制一張新的憑證

在總賬系統(tǒng)中，填制憑證界面，增加一張由運輸部門賠償?shù)膽諔{證，內容如下：

借：其他應收款—物流公司 9094.5

貸：在途物資 8050

應交稅費—應交增值稅（進項稅額） 1044.5

合理損耗和非合理損耗關鍵看什么發(fā)生了變化，前者數(shù)量發(fā)生了變化，采購的金額沒有變，所以單位采購成本變了，而后者采購數(shù)量變化了，但單位采購成本沒有變，導致采購的金額發(fā)生了變化。而非合理損耗的損失多少？由誰來承擔？還要在系統(tǒng)中另行處理。

三、退貨業(yè)務的處理

在日常采購貨物過程中，由于質量等因素會有退貨業(yè)務的發(fā)生，在用友ERP系統(tǒng)中，對不同的退貨進度處理的時候也是有區(qū)別的，具體可以分為貨物入庫未拿到采購發(fā)票，或貨物已入庫并已拿到發(fā)票但未辦理采購結算，或貨物已入庫并且和采購發(fā)票已辦理采購結算三種情況來處理。

例2：上海勝利電子有限公司采購業(yè)務完成后發(fā)現(xiàn)有10個LED顯示器質量問題，要求退回，這批貨物的單價是80元，根據(jù)貨物發(fā)生退貨不同環(huán)節(jié)分三種情況進行分析處理：

1.貨物已入庫但未拿到采購發(fā)票

這種情況直接對貨物進行退貨處理即可，填制采購退貨單并審核，根據(jù)這張退貨單生成紅字入庫單并審核，等到拿到采購發(fā)票時再作處理。

2.貨物已入庫并拿到發(fā)票但未辦理采購結算

這種情況需要填制退貨單、紅字入庫單、紅字采購專用發(fā)票，然后針對這項業(yè)務的紅藍兩張入庫單和紅藍兩張采購專用發(fā)票進行采購結算，并且對這兩張紅藍入庫單都要在存貨核算系統(tǒng)進行成本記賬，兩張采購專用發(fā)票也在應付系統(tǒng)中審核并制單。

3.貨物已入庫、發(fā)票也拿到,并且已辦理采購結算

這種情況通常在采購一段時間后（還在質保期）發(fā)生的退貨，原來的采購流程已經(jīng)全部走完，采購成本也已記賬，采購發(fā)票也已審核并都生成了憑證，所以只要對退貨進行處理。填制退貨單、紅字入庫單、紅字采購專用發(fā)票，然后針對紅字入庫單和紅字采購專用發(fā)票進行采購結算，在存貨核算系統(tǒng)中對紅入庫單進行成本記賬，在應付系統(tǒng)中對紅采購發(fā)票進行審核并制單。

其中在存貨核算系統(tǒng)中根據(jù)紅字入庫單記賬并生成的憑證為：

借：庫存商品 800

貸：在途物資 800

在應付系統(tǒng)中根據(jù)紅字采購專用發(fā)票生成的憑證為：

借：在途物資 800

應交稅費—應交增值稅（進項稅額） 104

貸：應付賬款 904

四、受托代銷商品的處理

在商貿(mào)企業(yè)采購貨物時，有時會碰到受托代銷業(yè)務，指企業(yè)接受其他單位委托代為銷售商品業(yè)務，這種特殊采購業(yè)務在系統(tǒng)里處理有其特殊性，采購和銷售同時發(fā)生，貨物及資金的處理比較復雜。通常采用受托代銷結算的方式有兩種，收取手續(xù)費方式和買斷方式，這兩種方式的業(yè)務處理和收入確認方式都有差異。

例3：2020年10月1日，星星商貿(mào)公司與寶潔公司簽訂代銷合同，受托代銷寶潔公司洗發(fā)水1000瓶，約定單價為70元。月底星星商貿(mào)公司銷售了洗發(fā)水700瓶。

1.收取手續(xù)費方式

案例分析：雙方代銷合同約定按不含稅價款的10%收取手續(xù)費。也就是說，星星商貿(mào)公司收取的是已售洗發(fā)水收入的10%，即700*70*10%=4900元確認為收入，而在平時銷售過程中不能確認為收入，并且在向寶潔公司采購和銷售給客戶的價格一致。

（1）在基礎設置時增加“受托代銷”，采購類型增加“受托采購”，倉庫增加“受托代銷庫”，然后按采購流程填制采購訂單、到貨單、入庫單等單據(jù)。

（2）根據(jù)入庫單在存貨核算系統(tǒng)單據(jù)記賬并制單：

借：受托代銷商品 70000

貸：受托代銷商品款 70000

（3）銷售商品。按正常銷售流程，在銷售系統(tǒng)填制銷售專用發(fā)票并復核，在庫存系統(tǒng)根據(jù)出貨單生成銷售出庫單并審核。

（4）在應收系統(tǒng)進行銷售發(fā)票審核并制單：

借：銀行存款 55370

貸：應付賬款—暫估應付款 49000

應交稅費—應交增值稅（銷項稅額） 6370

（5）在存貨核算系統(tǒng)進行記賬并制單：

借：受托代銷商品款 49000

貸：受托代銷商品 49000

（6）寶潔公司根據(jù)星星商貿(mào)公司的銷售清單，開出專用發(fā)票，在采購系統(tǒng)進行“采購結算/受托代銷商品”，錄入結算數(shù)量700，結算完成后系統(tǒng)中自動生成采購專用發(fā)票。

（7）在應付系統(tǒng)中審核采購發(fā)票并制單：

借：應付賬款—暫估應付款 49000

應交稅費—應交增值稅（進項稅額） 6370

貸：應付賬款—一般應付款 55370

（8）星星商貿(mào)公司扣除的手續(xù)費4900元作為收入，支付余款50470元（55370-4900）。在應付系統(tǒng)中，增加“應付單”，選擇單據(jù)類型為“其他應付單”，方向“負向”，“貸方”，審核并制單：

借：應付賬款—一般應付款 4900

貸：其他業(yè)務收入 4900

然后選擇“轉賬/紅票對沖”，將這張紅字的應付單據(jù)和（7）中的金額為55370元的應付單據(jù)對沖，剩下應付發(fā)票余額55370-4900=50470元，這就是支付給寶潔公司的代銷余款，填寫付款單，核銷并制單：

借：應付賬款—一般應付款 50470

貸：銀行存款 50470

2.買斷方式。

此種方式是受托方在銷售商品時可以根據(jù)市場狀況自行定價，從而賺取售價和接收價之間的差價。

案例分析：假設星星商貿(mào)公司是將這1000瓶洗發(fā)水采用代銷方式以70元的單價買斷銷售權，然后再以78元的價格銷售了700瓶。這種方式下，在銷售時就確認為這收入和成本。具體的操作流程如下：

（1）（2）（3）（6）步驟和上例一樣，但第（3）的發(fā)結票單價改為78元。

（4）在應收系統(tǒng)對銷售發(fā)票（單價為78元）進行審核并制單：

借：銀行存款 61698

貸：主營業(yè)務收入 54600

應交稅費—應交增值稅（項項稅額） 7098

（5）在存貨核算系統(tǒng)進行入庫單記賬并制單：

借：主營業(yè)務成本 49000

貸：受托代銷商品 49000

（6）在應付系統(tǒng)對采購發(fā)票進行審核并制單：

借：受托代銷商品款 49000

應交稅費—應交增值稅（進項稅額） 6370

貸：應付賬款—一般應付款 55370

（7）應付款系統(tǒng)中填寫付款單，核銷并制單：

借：應付賬款—一般應付款 55370

貸：銀行存款 55370

五、免費接受贈品的處理

在采購過程中，有時候會發(fā)生采購貨物時供應商免費贈送的物品，這些附贈的物品需要單獨入庫，另設贈品庫，對其成本進行記賬，并且進行財務核算。

例4：星星商貿(mào)公司向寶潔公司采購洗發(fā)水500瓶，單價為70元，同時按合同約定寶潔公司免費贈送了100瓶護發(fā)素（市場價格在30元）

案例分析：首先對兩種商品分別入庫，生成兩張入庫單。洗發(fā)水按照正常采購流程，填制“采購入庫單”，護發(fā)素需要填制“其他入庫單”并審核。接下來需要在存貨核算系統(tǒng)對成本進行記賬和制單，根據(jù)發(fā)票開的內容不同可以分為兩種情況處理：

1.如果收到的專用發(fā)票中只有洗發(fā)水，沒有贈品護發(fā)素，那就分別對兩張入庫單按照價格進行記賬并制單：

借：庫存商品—洗發(fā)水 35000

貸：在途物資 35000

借：庫存商品—護發(fā)素 3000

貸：營業(yè)外收入 3000

2.如果收到的專用發(fā)標中含贈品（對方以折扣的方式將贈品開在發(fā)票中），則需要將總價款35000在兩種商品中進行分攤入賬：

借：庫存商品—洗發(fā)水 32237

—護發(fā)素 2763

貸：在途物資 35000

從以上采購的特殊業(yè)務中可以看出，業(yè)務數(shù)據(jù)與財務數(shù)據(jù)完全融合，有利于企業(yè)實現(xiàn)精細化管理，提高企業(yè)風險防范和管理效率，能提升企業(yè)的整體價值，從而幫助企業(yè)實現(xiàn)資源的有效配置。