信息化背景下檔案管理數(shù)字化建設(shè)研究

孫凱

（山西運(yùn)城農(nóng)業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)生處，山西 運(yùn)城 044000）

隨著科技的進(jìn)步發(fā)展，智慧城市建設(shè)時(shí)代的到來(lái)，檔案管理工作也需要不斷創(chuàng)新，要盡可能發(fā)揮信息技術(shù)的價(jià)值，推動(dòng)檔案管理工作高效發(fā)展。檔案管理數(shù)字化成為單位研究的重點(diǎn)。本文將針對(duì)檔案管理工作的現(xiàn)狀，論述檔案管理數(shù)字化建設(shè)。

1 檔案管理現(xiàn)狀及存在問(wèn)題

日常工作中人們對(duì)檔案工作不夠重視，部分領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案工作不能帶來(lái)經(jīng)濟(jì)效益，從而忽視了檔案工作的重要性。首先，檔案信息比較分散，導(dǎo)致檔案記錄過(guò)程中信息流失、準(zhǔn)確度缺失，影響檔案工作的實(shí)施和利用。其次，檔案分散在各部門，沒(méi)有及時(shí)移交到檔案室，使得檔案信息得不到統(tǒng)一管理。最后，工作人員認(rèn)為檔案就是記流水賬，檔案人員就是保管員，這些觀念大大阻礙了檔案事業(yè)的健康發(fā)展。主要表現(xiàn)為以下幾方面：

1.管理模式落后，利用價(jià)值不能充分體現(xiàn)。管理模式以經(jīng)驗(yàn)為主，設(shè)備陳舊、信息化程度不夠，服務(wù)對(duì)象面窄單純。

2.檔案的保存問(wèn)題，檔案的數(shù)量越來(lái)越多，占用極大的存儲(chǔ)空間，基本上每個(gè)單位都有自己?jiǎn)为?dú)的檔案室，各種檔案信息浩如煙海，保存和利用起來(lái)困難越來(lái)越大。

3.檔案信息的來(lái)源保存格式存在差異，沒(méi)有統(tǒng)一性，這就造成檔案信息的丟失，利用起來(lái)繁瑣，同時(shí)，也阻礙了數(shù)字檔案的建設(shè)，對(duì)信息的收集整理、資源整合帶來(lái)嚴(yán)重的影響。

4.在收集過(guò)程中缺少先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，收集管理人員的自身水平低，知識(shí)技術(shù)上不能與時(shí)俱進(jìn)。

5.工作人員業(yè)務(wù)不精通，沒(méi)有接受過(guò)系統(tǒng)、專業(yè)培訓(xùn)造成立卷、分類不準(zhǔn)確，且人員頻繁調(diào)動(dòng)，隊(duì)伍不穩(wěn)定。[1]

2 檔案管理數(shù)字化的方法及思考

1.檔案事業(yè)是國(guó)家發(fā)展的一個(gè)重要方面，是一項(xiàng)崇高的事業(yè)，我們應(yīng)該重視起來(lái)，改變以前狹窄的認(rèn)識(shí)和陳舊觀念，要加強(qiáng)對(duì)檔案工作的宣傳改進(jìn)，尤其是檔案的利用價(jià)值，擴(kuò)大影響，提高檔案工作的認(rèn)知度，推動(dòng)檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。

2.檔案管理數(shù)字化的必要性：（1）傳統(tǒng)檔案管理，效率低，出錯(cuò)率高，管理成本大，大量的紙質(zhì)檔案要專門的檔案場(chǎng)所存放，而且管理場(chǎng)所要具備必要的硬件設(shè)備，要保證檔案材料不發(fā)生損毀，要有專門的除濕和加熱設(shè)備，保證檔案管理場(chǎng)所恒溫，這些要投入大量的資金。（2）信息化時(shí)代到來(lái)，電腦普及，檔案管理數(shù)字化管理是發(fā)展方向。（3）實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化，可以提高檔案管理效率，用戶利用時(shí)能快速查找到，同時(shí)系統(tǒng)中所存儲(chǔ)的檔案能有效分類整理。（4）降低管理成本，實(shí)現(xiàn)資源共享，實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化，便于檔案保管，查找利用，節(jié)約成本，可以高效滿足一般用戶需求，優(yōu)化了檔案管理流程。（5）不但改進(jìn)了管理工作、管理制度、流程革新，還使檔案管理工作更加科學(xué)合理，在檔案收集、管理方面都相應(yīng)提高，彌補(bǔ)傳統(tǒng)管理中的不足。

3.數(shù)字檔案管理規(guī)定：（1）制定電子檔案管理制度。由于電子檔案在計(jì)算機(jī)上很容易更改，并且會(huì)出現(xiàn)串碼、缺字的現(xiàn)象，從而導(dǎo)致原始檔案不全或錯(cuò)誤，以致不能利用，所以，我們需要設(shè)計(jì)一套完善的電子檔案管理制度，來(lái)保證電子檔案的收集、整理、保存、利用，同時(shí)，規(guī)定管理人員要具備一定該方面的知識(shí)，在信息利用傳送過(guò)程中，保證電子檔案一致，不出現(xiàn)失誤或大的錯(cuò)誤；其次，要保證記錄電子檔案的設(shè)備達(dá)標(biāo)并及時(shí)更新，防止信息保存利用出錯(cuò)；最后，要審核好電子檔案的準(zhǔn)確性，方可讓用戶瀏覽利用，所以，必須針對(duì)電子檔案的特點(diǎn)，設(shè)計(jì)一套可行的管理制度。（2）正確利用。電子檔案容易更改、丟失，我們每一個(gè)使用者，使用時(shí)要采取正確的方法，謹(jǐn)慎使用，不能因個(gè)人需要，隨意變動(dòng)修改，這是對(duì)以后用戶的極不負(fù)責(zé)，對(duì)一些重要的文檔，可以設(shè)置成只讀模式或進(jìn)行加密處理，禁止傳輸和拷貝，總之，電子檔案要正確使用，保證安全性。（3）注意電子檔案的完整性。只有保證電子檔案的完整性，才能利用我們方便有效使用，我們要將電子同紙質(zhì)一同存檔，當(dāng)電子檔案出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，可以查看紙質(zhì)，還要對(duì)電子檔案進(jìn)行備份。這就要求管理者要有一定的操作技術(shù)，只有管理者熟知數(shù)字化檔案的管理和使用方法，并及時(shí)檢查處電子檔案出現(xiàn)的問(wèn)題，才能及時(shí)應(yīng)對(duì)處理，保證電子檔案的準(zhǔn)確性和完整性。

3 數(shù)字檔案館服務(wù)模式

數(shù)字檔案館就是能更方便、高效地滿足人們?nèi)找嬖鲩L(zhǎng)的檔案信息需求利用，以不同的服務(wù)方式為社會(huì)提供更多高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。其主要特點(diǎn)有：信息的載體多樣化、存儲(chǔ)海量化、傳遞網(wǎng)絡(luò)化。

3.1 網(wǎng)絡(luò)服務(wù)

數(shù)字檔案館包含大量的信息資源，內(nèi)容豐富、信息海量、載體多樣、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一。根據(jù)不同的用戶需要，可以在網(wǎng)上提供遠(yuǎn)程服務(wù)，通常有內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)兩種方式來(lái)查詢檔案信息，例如：檔案館情況介紹、檔案展覽、學(xué)術(shù)研究、史料出版、檔案檢索、檔案法規(guī)等。網(wǎng)絡(luò)服務(wù)極大地方便了公眾利用共享檔案信息，并加強(qiáng)了大家的溝通、交流，體現(xiàn)檔案館以人為本的服務(wù)理念，拓寬服務(wù)的寬度。

3.2 先進(jìn)的電子閱覽室服務(wù)

電子閱覽室優(yōu)美的環(huán)境、先進(jìn)的設(shè)施、簡(jiǎn)明的導(dǎo)航指南，提供清晰的全宗目錄、全宗說(shuō)明、安卷目錄、卷內(nèi)文件目錄、專題目錄、全文信息等綜合檔案信息服務(wù)。[2-4]采用智能化的身份認(rèn)證服務(wù)，對(duì)查詢者身份認(rèn)證，提供所需的信息服務(wù)。目前，深圳、北京、上海都建立了數(shù)字檔案館，設(shè)施齊全，設(shè)備先進(jìn)，很受利用者青睞，改變了傳統(tǒng)檔案室提供信息的方式，利用者可以復(fù)制一份帶走，更方便高效地為利用者提供服務(wù)。

3.3 多媒體信息服務(wù)

多媒體信息形象生動(dòng)，人們對(duì)其的需要越來(lái)越多，檔案館對(duì)聲像信息的收集也越來(lái)越齊全，利用跟蹤拍攝等多種方式收集信息，豐富多媒體檔案館藏，并通過(guò)先進(jìn)技術(shù)對(duì)聲音、圖像、電影、動(dòng)畫檔案等多種檔案進(jìn)行數(shù)字處理，形成多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)，建立聲像資料自動(dòng)點(diǎn)播系統(tǒng)，滿足需求者利用和休閑，突出檔案館的文化功能和休閑功能，讓利用者滿意。

3.4 集成化服務(wù)

在當(dāng)今的信息時(shí)代，人們對(duì)信息的需求日益劇增。網(wǎng)絡(luò)發(fā)展使這種需求成為可能，嘗試檔案資源共建共享，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)將各館檔案信息連接起來(lái)，實(shí)現(xiàn)資源共享，最大化地發(fā)揮檔案的利用率，實(shí)現(xiàn)集成化服務(wù)，進(jìn)一步促進(jìn)檔案館高效、低耗、良性發(fā)展。除了上面幾種方式，還有專題展覽、史料匯編、公布檔案、創(chuàng)辦刊物等，它們互相取長(zhǎng)補(bǔ)短，使數(shù)字檔案館的服務(wù)更加高效化、人性化，作用更突出，地位更重要。

3.5 個(gè)性化服務(wù)

通過(guò)現(xiàn)代化技術(shù)獲取、整理、分析、挖掘用戶信息利用行為習(xí)慣、偏好和特點(diǎn)，然后把數(shù)字檔案資源中主題內(nèi)容與用戶習(xí)慣利用的內(nèi)容進(jìn)行對(duì)比，實(shí)現(xiàn)將用戶經(jīng)常利用、喜歡的信息資源推薦給用戶。一般包含偏好推薦和學(xué)科專題信息模式。（1）用戶獲取信息和利用信息兩方面的習(xí)慣。當(dāng)下，信息獲取行為主要是：由于計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，以前資源分割的局面慢慢消失，聚集的信息資源大大方便了利用者，目前主要是在手機(jī)端進(jìn)行獲取，更方便、更快捷。用戶查找信息不斷信息化、智能化，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)利用獲取信息成為主流，在這個(gè)過(guò)程成中不受時(shí)間、空間限制。人們查閱形式也發(fā)生轉(zhuǎn)變，傳統(tǒng)的來(lái)檔案館實(shí)體查閱，已經(jīng)逐漸轉(zhuǎn)變成網(wǎng)上查閱和客戶端公眾號(hào)查閱，基本實(shí)現(xiàn)隨時(shí)隨地及時(shí)共享信息資源。個(gè)性化服務(wù)將根據(jù)用戶需要與喜好專門定制個(gè)性化的檢索結(jié)果界面，并將檢索出的結(jié)果按標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化形式展現(xiàn)給用戶，讓用戶快速獲取想要的信息，并進(jìn)行下載使用。另外還可以根據(jù)用戶習(xí)慣實(shí)現(xiàn)對(duì)用戶進(jìn)行信息推送服務(wù)。（2）學(xué)科專題信息服務(wù)是以用戶需求為中心的新的服務(wù)模式，它以學(xué)科館員為紐帶，通過(guò)有效的信息資源與服務(wù)的組織，服務(wù)一線，融入一線，提高用戶的保障能力。

4 檔案管理數(shù)字化策略

4.1 多渠道引進(jìn)資金

要想做好檔案管理數(shù)字化建設(shè)，必須拓展資金的來(lái)源渠道，加大專項(xiàng)預(yù)算，引進(jìn)其他社會(huì)組織參與，保障檔案管理數(shù)字化建設(shè)有足夠的資金支持。

4.2 推動(dòng)數(shù)字檔案館建設(shè)

對(duì)數(shù)字檔案館豐富內(nèi)容、優(yōu)化結(jié)構(gòu)，目錄、編研成果、檔案全文等數(shù)字化。根據(jù)用戶需要收集，影音像、電子文檔等方便人們共享利用。

4.3 規(guī)范數(shù)字化檔案建設(shè)

規(guī)范化的標(biāo)準(zhǔn)是收集、整合資源的關(guān)鍵，同時(shí)也能促進(jìn)資源共享，所以必須對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)統(tǒng)一，從而提高檔案的業(yè)務(wù)流程和整體管理水平。

4.4 提升檔案管理數(shù)字化人才素質(zhì)

隨著檔案管理數(shù)字化的發(fā)展，對(duì)工作人員的要求也越來(lái)越高，不再是簡(jiǎn)單的保管員，管理人員一定要有較高的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)水平和敬業(yè)的職業(yè)道德素養(yǎng)，具備專業(yè)的能力，能做好數(shù)字檔案收集、整理、保存等工作。所以檔案管理部門要大量引進(jìn)專業(yè)人才，建立專業(yè)的團(tuán)隊(duì)，提高隊(duì)伍的整體素質(zhì)和管理水平。對(duì)管理人員要加強(qiáng)培訓(xùn)，支持鼓勵(lì)工作人員不斷自我提升，最后通過(guò)能力的提升適應(yīng)檔案管理數(shù)字化建設(shè)。

4.5 緊密聯(lián)系電子政務(wù)

數(shù)字化檔案管理要密切聯(lián)系電子政務(wù)，通過(guò)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)、網(wǎng)站的建設(shè)進(jìn)行信息和資料收集，有效分配利用相關(guān)的軟件設(shè)備，通過(guò)網(wǎng)上查詢來(lái)提供更好的便民服務(wù)。

5 檔案管理數(shù)字化建設(shè)的意義

5.1 現(xiàn)代化信息開(kāi)拓、資源共享的必要條件

作為重要的社會(huì)信息資源，檔案信息利用不能只停留在利用紙質(zhì)檔案原件或復(fù)印件，或檔案館使用照片檔案和聲像檔案的層面，更應(yīng)熟練掌握各種信息工具。人們生活習(xí)慣的改變，使越來(lái)越多的檔案利用者可能成為檔案網(wǎng)站的在線用戶，更多的檔案信息服務(wù)將通過(guò)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化的形式從實(shí)體檔案館搬到了數(shù)字檔案館。在這個(gè)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，如果沒(méi)有數(shù)字化檔案的支持，相當(dāng)一部分用戶就無(wú)法通過(guò)網(wǎng)絡(luò)搜索、瀏覽、下載獲取知識(shí)和查閱資料，那么他們的檔案信息需求將無(wú)法滿足。只有尊重當(dāng)下利用者的習(xí)慣，對(duì)利用需求重新進(jìn)行理性判斷和預(yù)測(cè)，定位利用者類型，才能更好地發(fā)揮檔案的信息價(jià)值。檔案管理數(shù)字化建設(shè)正好能滿足未來(lái)檔案利用需求，是現(xiàn)代化信息開(kāi)拓和資源共享的必要條件。[5]

5.2 檔案管理數(shù)字化建設(shè)是開(kāi)拓檔案發(fā)展前景、提高檔案可利用性的基礎(chǔ)

傳統(tǒng)的檔案給人的印象是只有研究類專家才會(huì)去閱讀，只有學(xué)術(shù)研究人員才會(huì)去利用，對(duì)于當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)用戶來(lái)說(shuō)，紙質(zhì)等單一形態(tài)的檔案已經(jīng)不能滿足他們的需求。對(duì)于檔案利用障礙，通過(guò)檔案信息形態(tài)或載體性質(zhì)轉(zhuǎn)換，深度加工檔案信息內(nèi)容，可以發(fā)揮檔案利用價(jià)值，而“檔案管理數(shù)字化”將是可以完成的任務(wù)。

信息時(shí)代，人們希望對(duì)檔案的利用簡(jiǎn)單、方便，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展日新月異，網(wǎng)絡(luò)用戶的信息需求層次不斷提高，個(gè)性化信息需求及有針對(duì)性的服務(wù)要求成為趨勢(shì)，向每一個(gè)用戶的獨(dú)特進(jìn)行有針對(duì)性的服務(wù)成為發(fā)展方向。檔案管理數(shù)字化能為他們個(gè)性化的服務(wù)提供基礎(chǔ)，能提高檔案利用率，是開(kāi)拓未來(lái)檔案發(fā)展前景的必要基礎(chǔ)。

5.3 檔案管理數(shù)字化建設(shè)是增加檔案的安全性、完善檔案管理的迫切需要

傳統(tǒng)的檔案管理已不適用電子檔案保管、利用，用紙質(zhì)檔案的管理經(jīng)驗(yàn)管理電子檔案，導(dǎo)致大部分電子檔案無(wú)法采集、收集和提供利用，甚至造成電子檔案的清洗、丟失，造成重大的損失和無(wú)可挽回的錯(cuò)誤。另外，從檔案的管理來(lái)說(shuō)，檔案的保管和利用職能正轉(zhuǎn)向信息采集、管理和服務(wù)職能，轉(zhuǎn)向檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為社會(huì)提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。電子檔案對(duì)收集、保管、保護(hù)和利用手段提出新的要求，而解決這個(gè)問(wèn)題的途徑就是檔案管理數(shù)字化。檔案數(shù)字化是檔案載體的更新?lián)Q代，它解決了檔案安全性和完善方面的問(wèn)題。[6-7]

綜上所述，檔案管理數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期而又復(fù)雜的任務(wù)，我們需要開(kāi)拓視野，不斷學(xué)習(xí)檔案管理及相關(guān)知識(shí)，轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，利用現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行檔案工作，數(shù)字化管理是必然局勢(shì)，順應(yīng)時(shí)代潮流。它與傳統(tǒng)管理有效融合，既一脈傳承，又要與時(shí)俱進(jìn)，是未來(lái)檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)。