PDCA循環(huán)在國(guó)家自然科學(xué)基金申報(bào)的管理實(shí)踐

劉翠萍，陳 灝

（昆明理工大學(xué)，云南 昆明 650500）

0 引言

國(guó)家自然科學(xué)基金是我國(guó)基礎(chǔ)研究領(lǐng)域?qū)哟巫罡叩目蒲许?xiàng)目，歷經(jīng)三十多年發(fā)展，開(kāi)啟了一項(xiàng)競(jìng)爭(zhēng)性資源配置創(chuàng)新制度，形成了一套尊重科學(xué)規(guī)律的創(chuàng)新理論，對(duì)我國(guó)建設(shè)創(chuàng)新型國(guó)家和科技強(qiáng)國(guó)起到了十分重要的作用，對(duì)造就高水平創(chuàng)新人才隊(duì)伍具有重要戰(zhàn)略意義 。在“雙一流”背景下，不斷提升高校科研管理水平，提高國(guó)家自科基金申請(qǐng)的資助率，培育源頭 創(chuàng)新和培養(yǎng)創(chuàng)新人才，支撐一流學(xué)科建設(shè)，才能適應(yīng)科研發(fā)展的需求，為科研工作者提供更好的服務(wù)。

PDCA 循環(huán)是一種不斷改進(jìn)和完善的現(xiàn)代企業(yè)質(zhì)量管理理論，由美國(guó)“統(tǒng)計(jì)質(zhì)量控制之父”沃特·阿曼德·休哈特提出，質(zhì)量管理專家愛(ài)德華茲 ·戴明采納并推廣[2]。其工作原理是通過(guò)確定目標(biāo)和計(jì)劃(plan)、執(zhí)行計(jì)劃(do)、檢查(check)和總結(jié)(act)的循環(huán)來(lái)完成對(duì)質(zhì)量的改進(jìn)。 PDCA循環(huán)最初主要應(yīng)用于企業(yè)全面質(zhì)量管理，而后因其展現(xiàn)出的邏輯嚴(yán)謹(jǐn)性、管理層次多樣性、操作簡(jiǎn)單便捷且效果顯著而在管理活動(dòng)中逐漸擴(kuò)展適用邊際[3]?；赑DCA循環(huán)理論，以某高校國(guó)家自然科學(xué)基金的申報(bào)管理作為實(shí)例研究，通過(guò)PDCA循環(huán)指導(dǎo)科研項(xiàng)目申報(bào)質(zhì)量管控活動(dòng)，完善科研管理機(jī)制，達(dá)到提升項(xiàng)目申報(bào)質(zhì)量的目的。

1 計(jì)劃階段(Plan)

基于該校的學(xué)科發(fā)展現(xiàn)狀和未來(lái)規(guī)劃，設(shè)立年度國(guó)家基金申報(bào)質(zhì)量管理目標(biāo)，識(shí)別可能影響項(xiàng)目申報(bào)結(jié)果的風(fēng)險(xiǎn)和機(jī)遇提前做好預(yù)判積極應(yīng)對(duì)。

1.1 分析近5年國(guó)家自然基金申報(bào)和資助情況

近5年該校申報(bào)科學(xué)基金項(xiàng)目共4079項(xiàng)，獲批702項(xiàng)，資助總金額29 436.5萬(wàn)元，平均資助率17.21%。2017-2021年該校國(guó)家基金年申報(bào)數(shù)基本保持在740-880項(xiàng)之間，年立項(xiàng)數(shù)均維持在135-155項(xiàng)之間，國(guó)家自然科學(xué)基金項(xiàng)目申報(bào)項(xiàng)目數(shù)、批準(zhǔn)項(xiàng)目數(shù)及資助經(jīng)費(fèi)均呈較為平穩(wěn)態(tài)勢(shì) (見(jiàn)表1)。

表1 2017-2021年某高校獲國(guó)家自然科學(xué)基金項(xiàng)目申報(bào)和資助情況

1.2 按項(xiàng)目類別分析資助情況

近5年該校獲批國(guó)家自科基金資助項(xiàng)目主要集中在地區(qū)基金、面上項(xiàng)目和青年基金項(xiàng)目，共批準(zhǔn)683項(xiàng)，占總資助項(xiàng)目的97.3%（見(jiàn)表2），地區(qū)基金、面上項(xiàng)目和青年基金項(xiàng)目的申報(bào)質(zhì)量直接關(guān)系到該校國(guó)家基金的獲批數(shù)量。國(guó)際合作與交流項(xiàng)目在2019年有了突破，但沒(méi)有延續(xù)發(fā)展；專項(xiàng)基金在基金總數(shù)中占比很少，國(guó)家重大科研儀器研制項(xiàng)目還未有突破，這些項(xiàng)目的前期基礎(chǔ)不夠充實(shí)，需要加大基礎(chǔ)投入，同時(shí)做好該類項(xiàng)目的申報(bào)宣傳和政策解讀，在項(xiàng)目申請(qǐng)的種類和層次上扎實(shí)做好戰(zhàn)略布局，拓寬項(xiàng)目申請(qǐng)類型，提升項(xiàng)目申請(qǐng)層次，從而提升國(guó)家基金項(xiàng)目質(zhì)量。

表2 2017-2021年某高校獲國(guó)家自科基金各類項(xiàng)目資助情況

1.3 申報(bào)項(xiàng)目落選原因分析

通過(guò)對(duì)近5年國(guó)家基金申請(qǐng)落選項(xiàng)目的反饋意見(jiàn)進(jìn)行調(diào)閱和梳理，分析落選原因。將國(guó)家自然基金申報(bào)中存在的問(wèn)題為魚(yú)脊，以反饋意見(jiàn)為魚(yú)頭，將問(wèn)題進(jìn)行分類匯總整理出大骨和魚(yú)刺，從而繪制出魚(yú)骨圖(見(jiàn)圖1)。以圖形化的方式整理歸納存在的問(wèn)題，便于梳理思路找到解決問(wèn)題的辦法。

圖1 國(guó)家自然科學(xué)基金落選原因的魚(yú)骨圖分析

1.4 制定對(duì)策及計(jì)劃

在分析國(guó)家自科基金申報(bào)質(zhì)量存在的制約因素后，制定申報(bào)質(zhì)量改進(jìn)對(duì)策：提前布局做好國(guó)家基金重點(diǎn)項(xiàng)目的組織和策劃工作；重視人才引進(jìn)和培養(yǎng)，加強(qiáng)科研支撐隊(duì)伍建設(shè)；注重申報(bào)過(guò)程的精細(xì)化管理，提高項(xiàng)目申請(qǐng)書(shū)質(zhì)量。

2 實(shí)施階段（Do）

2.1 突出優(yōu)勢(shì)特色，推進(jìn)學(xué)科交叉融合，做好重點(diǎn)項(xiàng)目的組織策劃

凝練研究方向，在重點(diǎn)優(yōu)勢(shì)特色研究領(lǐng)域謀劃重點(diǎn)項(xiàng)目，推進(jìn)學(xué)科交叉融合，通過(guò)組建學(xué)科交叉平臺(tái)與研究團(tuán)隊(duì)，形成學(xué)科交叉融合的環(huán)境，通過(guò)實(shí)施“重大項(xiàng)目?jī)?chǔ)備計(jì)劃”，設(shè)立校內(nèi)科技重大項(xiàng)目預(yù)研經(jīng)費(fèi)，激勵(lì)原始創(chuàng)新，形成了國(guó)家自然科學(xué)基金重點(diǎn)、重大項(xiàng)目?jī)?chǔ)備庫(kù)，引導(dǎo)資源向國(guó)家戰(zhàn)略部署和國(guó)際科技前沿集聚。

2.2 重視人才培養(yǎng)，助力青年科技人才快速成長(zhǎng)

設(shè)立人才培養(yǎng)啟動(dòng)基金資助青年教師開(kāi)展科研工作。結(jié)合高層次科研人才的成長(zhǎng)規(guī)律和特點(diǎn)，做好科研領(lǐng)軍人才的培養(yǎng)、貯備和海外延攬工作。設(shè)立人才培養(yǎng)基金資助青年教師開(kāi)展科研。面向杰青、優(yōu)青和創(chuàng)新研究群體等重大人才類項(xiàng)目持續(xù)實(shí)施“基礎(chǔ)研究引導(dǎo)計(jì)劃”，設(shè)立校內(nèi)引導(dǎo)性項(xiàng)目資助年輕學(xué)術(shù)帶頭人所提出的有一定水平、有創(chuàng)新意識(shí)的研究課題，做好前期研究基礎(chǔ)，最大限度發(fā)揮校內(nèi)資金項(xiàng)目的助推作用，打造“優(yōu)青”“杰青”后備人才隊(duì)伍和“創(chuàng)新研究群體”后備團(tuán)隊(duì)。

2.3 加強(qiáng)項(xiàng)目申報(bào)過(guò)程的精細(xì)化管理，提高項(xiàng)目申請(qǐng)質(zhì)量

重視政策信息的收集和研究，及時(shí)掌握和了解國(guó)家科技政策的微觀變化。制定國(guó)家基金申報(bào)計(jì)劃時(shí)間軸（見(jiàn)圖2），按照時(shí)間軸的各個(gè)節(jié)點(diǎn)對(duì)申請(qǐng)人和各二級(jí)學(xué)院和科技管理部門(mén)的申報(bào)工作實(shí)行過(guò)程管理。重視項(xiàng)目申請(qǐng)書(shū)撰寫(xiě)輔導(dǎo)培訓(xùn)管理，聘請(qǐng)校內(nèi)外專家對(duì)項(xiàng)目申請(qǐng)書(shū)的撰寫(xiě)進(jìn)行專題輔導(dǎo)；建立“科技院—二級(jí)學(xué)院—項(xiàng)目負(fù)責(zé)人”三級(jí)管理模式，實(shí)行由學(xué)院論證、學(xué)校評(píng)審組成的“二級(jí)質(zhì)量體系”，學(xué)院負(fù)責(zé)組織本學(xué)科領(lǐng)域?qū)＜覍?duì)申請(qǐng)項(xiàng)目進(jìn)行初評(píng)，申請(qǐng)人根據(jù)評(píng)審專家的建議修改完善后，再由學(xué)?？蒲泄芾聿块T(mén)聘請(qǐng)國(guó)內(nèi)相關(guān)領(lǐng)域的專家對(duì)申請(qǐng)書(shū)進(jìn)行預(yù)評(píng)審，盡最大可能爭(zhēng)取資源，提高申請(qǐng)書(shū)質(zhì)量。嚴(yán)把形式審查關(guān)，杜絕非學(xué)術(shù)因素導(dǎo)致的無(wú)效申請(qǐng)，組建由科技院項(xiàng)目主管、財(cái)務(wù)、審計(jì)人員和科研秘書(shū)組成的形審團(tuán)隊(duì)，采取多人多輪審核的模式進(jìn)行細(xì)致審查，及時(shí)查找問(wèn)題，防微杜漸，力求每一個(gè)項(xiàng)目都能符合基金項(xiàng)目申報(bào)要求。

圖2 2021年國(guó)家自然科學(xué)基金申報(bào)工作時(shí)間軸

3 檢查階段(Check)

項(xiàng)目申報(bào)質(zhì)量管控體系的運(yùn)作成效可以通過(guò)項(xiàng)目申報(bào)數(shù)量和獲資助項(xiàng)目數(shù)量來(lái)評(píng)價(jià)。

3.1 國(guó)家自然科學(xué)基金申報(bào)和獲資助數(shù)量突破歷史水平

該校2022年度共申報(bào)國(guó)家自科基金1 017項(xiàng)，較上年度增加140項(xiàng)，增幅15.96%；獲資助項(xiàng)目184項(xiàng)，獲資助項(xiàng)目較上年度增加41項(xiàng)，增幅28.67%，資助率為18.09%，較上年提高了2個(gè)百分點(diǎn)，超過(guò)了國(guó)基委16.50%。資助率、申報(bào)項(xiàng)目總數(shù)和獲資助項(xiàng)目數(shù)均創(chuàng)下歷史新高（見(jiàn)表3）。

表3 2022年某高校國(guó)家自然科學(xué)基金申請(qǐng)情況（按類別）

3.2 申報(bào)過(guò)程的精細(xì)化管理提高形式審查的通過(guò)率

2022年度所申報(bào)的1017項(xiàng)國(guó)家自科基金申請(qǐng)書(shū)，其中1016份申請(qǐng)書(shū)均通過(guò)國(guó)基委的初審，僅有1份未通過(guò)，初審?fù)ㄟ^(guò)率為99.9%，超過(guò)了2022年國(guó)基委99.47%的初審?fù)ㄟ^(guò)率。精細(xì)化的申報(bào)管理和嚴(yán)格規(guī)范的形式審查措施為提高項(xiàng)目申請(qǐng)質(zhì)量提供了有力保障。

3.3 青年人才的培養(yǎng)，學(xué)科布局的交叉融合促進(jìn)了國(guó)家基金申報(bào)質(zhì)量的提升

2022年該校獲批面上項(xiàng)目28項(xiàng)，較上年增長(zhǎng)12項(xiàng)，增長(zhǎng)率達(dá)75.0%；青年科學(xué)基金項(xiàng)目47項(xiàng)，較上年增加19項(xiàng)，增長(zhǎng)率達(dá)67.85%，兩類基金的申報(bào)量和獲資助量均創(chuàng)歷史新高；地區(qū)科學(xué)基金項(xiàng)目108 項(xiàng)，較上年增長(zhǎng)12項(xiàng)；重點(diǎn)項(xiàng)目立項(xiàng)資助1項(xiàng)，保持了重點(diǎn)項(xiàng)目立項(xiàng)不斷線的良好勢(shì)頭。通過(guò)學(xué)科布局的優(yōu)化和交叉融合開(kāi)展技術(shù)攻關(guān)和基礎(chǔ)研究，實(shí)現(xiàn)了面上基金的新突破。學(xué)校大力引進(jìn)人才，助力青年科技人才的快速成長(zhǎng)帶來(lái)青年科學(xué)基金大幅增長(zhǎng)效應(yīng)。作為地方重點(diǎn)建設(shè)高校，充分發(fā)揮地區(qū)性育人作用，圍繞地區(qū)產(chǎn)業(yè)需求和行業(yè)共性問(wèn)題積極開(kāi)展科研工作，保持了地區(qū)基金持續(xù)增長(zhǎng)態(tài)勢(shì)。

4 處理階段(Action)

PDCA循環(huán)管理理念是持續(xù)改進(jìn)，梳理過(guò)程管理存在問(wèn)題并提出改進(jìn)意見(jiàn)。對(duì)于尚未解決以及新出現(xiàn)的問(wèn)題將開(kāi)展新一輪PDCA循環(huán)[3]。

1）優(yōu)勢(shì)學(xué)科集中于特定領(lǐng)域，高水平學(xué)科數(shù)量和新興交叉學(xué)科建設(shè)需要進(jìn)一步加強(qiáng)。在強(qiáng)化優(yōu)勢(shì)領(lǐng)域的基礎(chǔ)上拓展新興學(xué)科、提升通用基礎(chǔ)學(xué)科，強(qiáng)化學(xué)科交叉，促進(jìn)學(xué)科交叉融合，大力推進(jìn)特色學(xué)科與其他領(lǐng)域交叉學(xué)科的發(fā)展，形成多學(xué)科相生共長(zhǎng)的學(xué)科體系。

2）立項(xiàng)數(shù)量雖有所增加，但在同類型高校中資助率較低，需進(jìn)一步挖掘潛力，完善科研激勵(lì)機(jī)制，充分發(fā)揮科技成果轉(zhuǎn)化平臺(tái)和國(guó)家重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室的作用，進(jìn)一步促進(jìn)科研活動(dòng)高效開(kāi)展，提升科研實(shí)力。

3）人才類資助項(xiàng)目和重點(diǎn)項(xiàng)目謀劃不足，在校內(nèi)基金和預(yù)研資助體系的基礎(chǔ)上，主動(dòng)對(duì)接地區(qū)產(chǎn)業(yè)發(fā)展，做好創(chuàng)新人才培養(yǎng)工作，不斷挖掘引進(jìn)青年人才、壯大高端領(lǐng)軍人才，構(gòu)建合理的高水平科研隊(duì)伍，實(shí)現(xiàn)人才類項(xiàng)目和重點(diǎn)項(xiàng)目的突破。

5 小結(jié)

研究結(jié)合實(shí)證，對(duì)PDCA循環(huán)在國(guó)家自然科學(xué)基金申報(bào)質(zhì)量管理中的應(yīng)用進(jìn)行了分析，通過(guò)運(yùn)用PDCA循環(huán)的計(jì)劃、實(shí)施、檢查環(huán)節(jié)將申報(bào)管理過(guò)程中的各項(xiàng)活動(dòng)進(jìn)行梳理、引導(dǎo)和規(guī)范，通過(guò)總結(jié)分析環(huán)節(jié)對(duì)實(shí)施有效的、正確的方法加以肯定，形成制度并推而廣之，對(duì)無(wú)法在短時(shí)間內(nèi)取得顯著成效的措施，移交下一個(gè)循環(huán)進(jìn)行持續(xù)改進(jìn)，從而達(dá)到持續(xù)提升項(xiàng)目申報(bào)管理質(zhì)量的目的，為PDCA循環(huán)等質(zhì)量管理理論廣泛應(yīng)用于科研管理的全過(guò)程奠定了基礎(chǔ)。