醫(yī)院檔案管理人員角色“多元化”探究

陳泊羽

（紅河哈尼族彝族自治州第一人民醫(yī)院，云南 蒙自 661199）

0 引言

信息化、網(wǎng)絡(luò)化迅猛發(fā)展的今天，醫(yī)院檔案管理人員應(yīng)緊跟時代步伐，打破傳統(tǒng)的角色定位，拓展檔案工作領(lǐng)域，建立符合時代發(fā)展的“多元化”角色認(rèn)知，開創(chuàng)醫(yī)院檔案管理工作新模式、新局面，使之更好地為醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

1 檔案資源管理人員

檔案資源不是沉睡于密集柜里的“黃金睡美人”，檔案管理人員也不是負(fù)責(zé)收集、整理和借閱的“文件保管員”。紅河州第一人民醫(yī)院借三級甲等醫(yī)院復(fù)審之機(jī)，根據(jù)《云南省三級醫(yī)院評審標(biāo)準(zhǔn)實施細(xì)則（2020年試行版）》要求，對照評審標(biāo)準(zhǔn)查缺補漏，補充完善醫(yī)院各類檔案材料，同時通過以下3個方面激活醫(yī)院檔案資源，讓檔案保管者轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案資源管理人員，賦予檔案管理工作新活力:一是激活“生命”。激活檔案資源重啟，不僅僅是建立新的檔案管理工作思維模式，更重要的是要從激活檔案管理人員角色認(rèn)知“生命”，讓新的檔案管理思想注入檔案管理人員頭腦里，更新觀念，轉(zhuǎn)變職能，讓新的認(rèn)知角色思維飛起來，變一站式服務(wù)方式為互動翻轉(zhuǎn)服務(wù)模式，最大限度地去挖掘檔案管理人員的潛力與自發(fā)力，變被動工作為主動工作。在三級甲等醫(yī)院復(fù)審啟動時，醫(yī)院檔案管理中心，結(jié)合創(chuàng)建條款所涉及醫(yī)療、教學(xué)、科研、人力資源管理等方面檔案資源，安排檔案管理人員借助到醫(yī)院各科室指導(dǎo)檔案材料整理過程中，對所收集檔案資源進(jìn)行“走訪”，不僅要求檔案管理人員主動去全面深入了解，熟悉各科室評審檔案形成來龍去脈，對檔案資源有動態(tài)掌握，而且還提升檔案管理人員工作的積極性、主動性。二是拓展角色。醫(yī)院檔案資源真實記錄醫(yī)院發(fā)展歷程，作為檔案管理人員需要靈活運用檔案資源，解決好檔案資源由“分散式”管理向“集中式”管理轉(zhuǎn)移，由單一管理人員角色拓展為協(xié)調(diào)者、信息者、監(jiān)督者等現(xiàn)代化檔案管理的復(fù)合型人才。三是注入“活力”。在全院開展“人人都是檔案管理員”主題活動，人人參與，相互學(xué)習(xí)，共同提高，在一定程度上拓展全院人員對檔案業(yè)務(wù)知識的認(rèn)知，推動檔案管理人員綜合素質(zhì)提升，同時也讓檔案資源形成“互聯(lián)互通、互惠互用”的互聯(lián)網(wǎng)體系，確保檔案資源齊全完整一致性，充分調(diào)動全院人員公眾參與度、發(fā)揮檔案管理人員在檔案管理資源中的積極作用，推動醫(yī)院檔案事業(yè)發(fā)展，整合醫(yī)院檔案資源。

2 檔案資源生產(chǎn)者

新時代檔案資源生產(chǎn)不僅包括檔案的收集、整理、保管等環(huán)節(jié)，還應(yīng)緊跟醫(yī)院發(fā)展需要，時代發(fā)展步伐，不斷挖掘出檔案資源的多樣性、多元性。2020年6月我院開始組建云南省滇南中心醫(yī)院(紅河州第一人民醫(yī)院)院志編纂委員會及院志編纂辦公室，開始編纂《云南省滇南中心醫(yī)院（紅河州第一人民醫(yī)院）志》（續(xù)志，2006年至2020年），醫(yī)院檔案管理中心人員加入編纂工作中，發(fā)揮專業(yè)技術(shù)與技能，借助此項編纂工作做好檔案資源開發(fā)者、生產(chǎn)者，充分利用各部門、各科室上報材料，確保資料原始完整性與再創(chuàng)新，發(fā)揮出檔案資源生產(chǎn)者角色。具體做法：一是引入數(shù)字化技術(shù)。在收集整理檔案的時候，紅河州第一人民醫(yī)院提出“兩個數(shù)字化”同步實施方法，首先是檔案數(shù)字化保管、檔案數(shù)字化修復(fù)，把計算機(jī)技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)、掃描技術(shù)、掃描線性CCD技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)等技術(shù)運用到檔案工作中，對檔案資源進(jìn)行收集與修復(fù)，保持檔案的原貌和內(nèi)容的完整，不損壞檔案的任何有價值的歷史痕跡，最大限度地延長檔案的壽命。使之與時代接軌，轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，及時提供利用，實現(xiàn)資源共享。二是眾手澆開資源花。與前志明顯不同的是，本志是紅河州第一人民醫(yī)院及原紅河州第四人民醫(yī)院兩個醫(yī)院歷史合二而一的合編續(xù)志，是本著對歷史真實記載的根本原則而記錄編修的。因此在編撰挖掘資源時厘清發(fā)展脈絡(luò)、記錄發(fā)展進(jìn)程、追索發(fā)展詳歷顯得尤為重要，為確保史料資料的完整性、準(zhǔn)確性，全院各職能科室、部門，各臨床、醫(yī)技科室主要負(fù)責(zé)人全體總動員，充分體現(xiàn)和完美詮釋了“眾手成書”的涵義，為編纂人員編撰作書提供了大量翔實而豐富的史料、資料。歷經(jīng)一年多的，完成編纂14篇66 章151節(jié)，共計76萬5千余字，涵蓋醫(yī)院黨建、文化建設(shè)，脫貧攻堅成效、各學(xué)科發(fā)展建設(shè)，醫(yī)院硬件設(shè)施設(shè)備建設(shè)、醫(yī)院榮譽榜等歷史，全面完整記載醫(yī)院15年間巨大變遷的歷史，記載醫(yī)院順應(yīng)改革發(fā)展的形勢需要而發(fā)生的滄桑巨變。

3 檔案知識培訓(xùn)者

隨著紅河州第一人民醫(yī)院醫(yī)療質(zhì)量和醫(yī)療技術(shù)不斷發(fā)展，醫(yī)院規(guī)模不斷擴(kuò)大，檔案管理工作量隨之加大。立足醫(yī)院發(fā)展實際，制定《檔案業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)方案》與《檔案管理人員考核辦法》，按照培訓(xùn)方案有計劃、有目標(biāo)、有重點、有措施開展年度培訓(xùn)工作，還將培訓(xùn)次數(shù)、課件、課時量完成情況，納入對檔案管理人員年度考核，鼓勵管理人員更新培訓(xùn)觀念，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)培訓(xùn)套路，大膽嘗試各種模式開展醫(yī)院檔案培訓(xùn)，通過專題講座、現(xiàn)場業(yè)務(wù)培訓(xùn)、檔案業(yè)務(wù)知識微課堂、醫(yī)院檔案視頻號、檔案直播課等多種培訓(xùn)模式，爭當(dāng)“能干、能寫、能講”的“三能”檔案管理者、培訓(xùn)者，激發(fā)潛能、超越自我，有效提高工作效率，提升自身業(yè)務(wù)素質(zhì)，擴(kuò)大醫(yī)院檔案培訓(xùn)工作輻射面，高效處理好檔案培訓(xùn)工作中存在的專職人員少，兼職人員多，培訓(xùn)時間緊、業(yè)務(wù)涉及面廣等棘手問題與困難，推動醫(yī)院檔案培訓(xùn)工作可持續(xù)發(fā)展。

4 檔案信息傳播者

檔案是歷史見證，展室是歷史的呈現(xiàn)。通過展室讓檔案資源“活”起來，將醫(yī)院黨建、文化建設(shè)，脫貧攻堅成效、各學(xué)科發(fā)展建設(shè)，醫(yī)院硬件設(shè)施設(shè)備建設(shè)、醫(yī)院榮譽榜等發(fā)展的痕跡和軌跡展現(xiàn)出來，宣傳醫(yī)院文化、搭建對外交流平臺。緊貼時代脈搏，深挖檔案管理人員的潛能，讓每一位檔案管理人員成為新時代的“斜桿青年”，走出檔案室，走進(jìn)展室，有力借用檔案管理人員對醫(yī)院檔案資源的深度了解，通過展室這個“大舞臺”展示出來，先后對檔案人員開展普通話培訓(xùn)、禮儀培訓(xùn)禮節(jié)、講解方法與技巧培訓(xùn)，不斷提高自身綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，以爭做知識型、專家型“資深講解員”為目標(biāo)，為醫(yī)院公務(wù)講解工作增加絢麗的色彩，讓沉睡的檔案與醫(yī)院發(fā)展相結(jié)合，讓單一檔案工作與公務(wù)講解合一，推動醫(yī)院文化對外的宣傳力度，擴(kuò)大檔案業(yè)務(wù)利用廣度，發(fā)揮以點帶面的輻射性，使醫(yī)院檔案工作得以多層次、多角度的檢索，進(jìn)入了“你中有我，我中有你”的檔案工作新局面。

5 檔案利用服務(wù)者

有效開發(fā)醫(yī)院檔案，合理利用檔案資源，讓檔案保管者變?yōu)闄n案資源管理人員是醫(yī)院綜合管理的重要組成部分，也是檔案管理工作關(guān)鍵任務(wù)。為醫(yī)院發(fā)展提供主動的、全方位的齊全檔案資源，讓醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)充分利用相關(guān)檔案資料抓住機(jī)會做出決策。一是檔案管理人員要做好檔案材料的收集、整理立卷，歸檔、上架進(jìn)柜等基礎(chǔ)工作。二是加強(qiáng)對檔案材料的加工處理分類分析工作，把檔案材料的潛在價值，進(jìn)行系統(tǒng)分析與和測算，定性分析與定量分析結(jié)合起來，形成豐富的檔案信息，重新輸入決策環(huán)節(jié)，促進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)決策科學(xué)化，提高決策的可行性，發(fā)揮其檔案的獨特作用。三是根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)需求，提供定制化服務(wù)。通過多渠道、多形式，突出檔案內(nèi)容與利用需要，可用復(fù)印件、縮微件、統(tǒng)計圖等形式提供使用，以檔案匯編提供使用,以專題研究成果提供利用等。準(zhǔn)確為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，提高檔案信息利用的正確性和準(zhǔn)確性，準(zhǔn)確及時地滿足其需要，主動、周到地為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)。

總之，隨著信息化與網(wǎng)絡(luò)化快速普及與發(fā)展，對檔案人員的綜合素質(zhì)也提出了更高、更新要求。如何提高檔案人員的整體素質(zhì)是一項長期的探究性工作，需要我們在實踐中不斷創(chuàng)新。建立一支高素質(zhì)檔案隊伍，賦予檔案管理人員角色的“多元化”，不斷探索創(chuàng)新，完善管理，不斷地提高檔案業(yè)務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量，使檔案工作融入大局、服務(wù)大局，為醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展提供更好的服務(wù)，發(fā)揮應(yīng)有價值。