人社檔案數(shù)字化建設探索與實踐
——以鎮(zhèn)江市為例

劉 菁

（鎮(zhèn)江市人力資源社會保障檔案管理中心，江蘇鎮(zhèn)江， 212003）

以“業(yè)務數(shù)據(jù)化，數(shù)據(jù)業(yè)務化”為核心的政府數(shù)字化轉(zhuǎn)型已成為當前政府改革的大趨勢。對于人力資源和社會保障部門而言，人社檔案數(shù)字化建設是政務服務效能提升，利用科技與數(shù)據(jù)實現(xiàn)統(tǒng)一監(jiān)管的關(guān)鍵一招。

一、“放管服”改革推進人社檔案數(shù)字化建設

近年來，隨著我國“簡政放權(quán)、放管結(jié)合、優(yōu)化服務”的“放管服”改革的推進，政府也由重審核向強監(jiān)管、優(yōu)服務的方向轉(zhuǎn)變。圍繞“放管服”改革核心與便民利民的重要標準，各地、各部門也在積極推進數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作，如江蘇省提出了“1234+”總體架構(gòu)，完善“不見面審批”機制，從而全面打造“數(shù)字化、智能化、一體化”數(shù)字政府。

數(shù)據(jù)是數(shù)字化轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵驅(qū)動，在人社部發(fā)布的《“互聯(lián)網(wǎng)+人社”2020行動計劃》、金保工程二期建設要求等文件中均強調(diào)了數(shù)據(jù)基礎的重要地位。檔案方面，《社會保險電子檔案管理暫行辦法》依據(jù)上位法明確社保電子檔案的法律效力，加強電子檔案在社保經(jīng)辦管理服務各環(huán)節(jié)的使用。人社檔案的憑證與參考作用在人社業(yè)務經(jīng)辦、領(lǐng)導決策上都有很高的利用價值。解決檔案管理問題，保障檔案“四性”，開展檔案數(shù)字化建設工作也成了人社數(shù)字化轉(zhuǎn)型的一個關(guān)鍵點。

二、人社檔案數(shù)字化建設之鎮(zhèn)江實踐

鎮(zhèn)江人社1987—2010年檔案中，80%以上為紙質(zhì)手寫材料，經(jīng)年累月，部分檔案已出現(xiàn)紙張破損和字跡模糊的情況，由于這部分資料未與業(yè)務系統(tǒng)中的個人社保信息、就業(yè)信息、人事信息等進行關(guān)聯(lián)，導致參保人員在辦理退休時，有一部分待遇的審核工作必須通過手工查找紙質(zhì)檔案的方式進行。而材料書寫的不規(guī)范、不完整又增加了查檔的難度，使得檔案難以為業(yè)務體系與管理體系提供支撐，進而降低業(yè)務部門的工作效率，影響辦事群眾的體驗感。為破解上述難題，提高檔案數(shù)據(jù)價值，鎮(zhèn)江人社以“放管服”改革為遵循，以建立檔案數(shù)據(jù)收集、管理和應用標準，實現(xiàn)對數(shù)據(jù)的“四性”檢測為抓手，以改善數(shù)據(jù)的可靠性和質(zhì)量為思路，以實現(xiàn)實體檔案與數(shù)字化檔案一一對應、數(shù)字化檔案與參保人員一一對應為目標，通過“三步走”開展檔案數(shù)字化建設。

1. 梳理服務事項，建設電子檔案系統(tǒng)

服務事項梳理就是在制定檔案整理與利用標準時，按照江蘇省人社一體化平臺的規(guī)范，依托鎮(zhèn)江人社現(xiàn)有的工作體制和機制，重新制定每一項服務事項的業(yè)務材料標準、登記信息標準、審核標準、電子材料標準、檔案實體標準，以確保檔案收集數(shù)據(jù)準確、內(nèi)容規(guī)范、要素齊全、前后統(tǒng)一。電子檔案系統(tǒng)是幫助標準落實的關(guān)鍵，鎮(zhèn)江人社將新標準與軟件開發(fā)技術(shù)相結(jié)合，各類標準轉(zhuǎn)化為一個個可配置的系統(tǒng)參數(shù)，這樣既機械式地規(guī)定了各個功能節(jié)點中應該產(chǎn)生怎么樣的數(shù)據(jù)與電子材料，又可在標準變化時通過配置能力進行調(diào)整，完成了對整個檔案管理流程的自動化校驗。

2. 加強檔案與業(yè)務融合，增量檔案實現(xiàn)規(guī)范管理

鎮(zhèn)江人社檔案管理系統(tǒng)通過相應的數(shù)據(jù)接口，按第一步中梳理的標準與業(yè)務平臺進行能力集成：在業(yè)務受理環(huán)節(jié)，收集登記信息及電子化受理材料，實現(xiàn)業(yè)務經(jīng)辦與收集歸檔深度嵌套；在業(yè)務審批環(huán)節(jié)，能提供電子檔案數(shù)據(jù)輔助審批并收集審批信息，利用數(shù)字證書、電子印章等加密傳輸技術(shù)，為每個電子檔案穿上“防彈衣”；在財務審核環(huán)節(jié)，聯(lián)動獲取業(yè)務數(shù)據(jù)和審批信息。檔案與業(yè)務的融合讓檔案工作由“被動接收”變“主動管理”，通過電子檔案管理系統(tǒng)，完成各環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)的“四性”驗證，讓底層數(shù)據(jù)能夠互通共享，實現(xiàn)業(yè)務、財務和檔案管理工作深度融合。

3. 推進存量檔案數(shù)字化加工，利用難題有效破解

鎮(zhèn)江人社針對存量紙質(zhì)檔案的問題，規(guī)劃并已組織開展了存量紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工工作，利用3年時間，通過“檔案整理及數(shù)字化加工”政府投資項目，累計數(shù)字化加工人事檔案約27萬件900多萬頁、業(yè)務檔案約11000卷500多萬頁，并上傳到電子檔案管理系統(tǒng)中，實現(xiàn)了檔案數(shù)字化永久儲存及檔案目錄數(shù)據(jù)化。同時，為鞏固數(shù)字化加工成果，將實體檔案庫房與電子檔案管理系統(tǒng)中的虛擬庫房深度融合，實現(xiàn)電子檔案與實體檔案融合，提升了檔案庫房管理水平與檔案利用效率。

回顧整個數(shù)字化項目，鎮(zhèn)江人社遇到的最具代表性的問題就是社保歷史檔案分類問題。此類檔案形成于國家3號令發(fā)布之前，當時的表格和材料沒有規(guī)范格式，業(yè)務辦理沒有按9大類分開，致使該部分檔案無法正常地融入現(xiàn)在的電子檔案管理體系當中。為此鎮(zhèn)江人社檔案中心會同市檔案館、業(yè)務部門共同研判檔案內(nèi)容，最終將歷史社保業(yè)務檔案分為變更材料、社保卡管理、繳費花名冊、繳費憑證、結(jié)算報表、一次性支付表、人保資料、其他材料等八大類，其中變更材料又按年度、系統(tǒng)、單位進行二次細化排列。分類完成后借由電子檔案系統(tǒng)靈活可配的能力，在不改變現(xiàn)行的檔案標準下成功將數(shù)據(jù)掛接到了電子檔案系統(tǒng)中。

三、人社檔案數(shù)字化建設的積極影響

檔案數(shù)字化使日常人社業(yè)務產(chǎn)生的增量檔案有了系統(tǒng)化的管理工具，在提高工作效率的同時也保障了檔案質(zhì)量。因此，檔案數(shù)字化對提升人社政務服務高質(zhì)量發(fā)展產(chǎn)生了積極的影響。

1. 提升人社政務服務效能

鎮(zhèn)江人社原來的政務服務與檔案管理采用雙線進行的模式，有接觸但相互間是脫離的，現(xiàn)在通過檔案數(shù)字化建設完成了兩條線的串聯(lián)。一條線是將檔案標準融入服務事項標準當中，以檔案規(guī)范要求事項申請時電子材料的標準，同時將電子檔案采集服務與業(yè)務系統(tǒng)中的登記功能相結(jié)合。服務大廳工作人員在完成政務事項登記時，會自動完成電子檔案的采集與檢測，一個人就能夠完成事項登記與檔案收集兩項工作。第二條線是在審批環(huán)節(jié)，審核員需要有登記材料與歷史檔案的支持，檔案數(shù)字化后，審核時可以調(diào)用電子檔案輔助審批，并且電子檔案系統(tǒng)在審核后還能夠自動完成審核材料的整理以及校驗工作，尤其是涉及多部門、跨區(qū)域的業(yè)務聯(lián)辦，電子檔案的利用將大大減少時間成本。檔案服務便捷性的提高，對于支撐服務事項的整體經(jīng)辦周期量化工作、輔助加速經(jīng)辦效率、打造便民檔案服務品牌等，均產(chǎn)生了積極影響。

2. 推進人社檔案單套制管理

檔案“雙套制”管理屬于目前人社領(lǐng)域以及其他領(lǐng)域根深蒂固的模式，由于之前的技術(shù)局限，電子檔案在可用性、真實性上都弱于紙質(zhì)檔案。但是檔案“雙套制”的工作量大、管理成本高，且互聯(lián)網(wǎng)時代紙質(zhì)檔案的應用明顯跟不上社會需求，所以在人社數(shù)字化轉(zhuǎn)型中，檔案“單套制”管理是大勢所趨。目前鎮(zhèn)江人社通過電子檔案系統(tǒng)已經(jīng)實現(xiàn)了電子檔案的自動化收集、組卷、裝盒、虛擬庫房管理、電子簽名（簽章）、四性檢測、安全控制、資源共享等能力，基本滿足了“單套制”的管理與技術(shù)需要。在保障電子檔案合法合規(guī)的前提下，將電子檔案融入人社各項工作與管理事務當中，逐步降低日常工作對紙質(zhì)檔案的依賴。鎮(zhèn)江人社通過檔案數(shù)字化建設不斷提高電子檔案的利用價值與利用率，為應對未來取消紙質(zhì)檔案、向檔案“單套制”管理轉(zhuǎn)型進行了積極探索。

四、人社檔案數(shù)字化建設的發(fā)展趨勢

檔案大數(shù)據(jù)分析與檔案數(shù)據(jù)挖掘是人社業(yè)務檔案數(shù)字化建設未來發(fā)展的重要方向。人社業(yè)務檔案數(shù)據(jù)以非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)為主的特點，導致檔案數(shù)據(jù)的開發(fā)程度不夠，數(shù)據(jù)難以有效利用。鑒于人社業(yè)務檔案的現(xiàn)狀與OCR的技術(shù)限制，暫時還難以對這些非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)進行開發(fā)。與檔案數(shù)據(jù)挖掘不同，隨著檔案目錄的數(shù)據(jù)化與業(yè)務經(jīng)辦流轉(zhuǎn)信息的共享，人社業(yè)務檔案大數(shù)據(jù)分析已逐漸具備條件。以人為中心、時間為軸，抽取其學習、就業(yè)、參保、失業(yè)、創(chuàng)業(yè)等重要節(jié)點的檔案數(shù)據(jù)，可以形成“個人電子檔案袋”；以業(yè)務為中心，時間為軸，抽取業(yè)務受理、審批、審核、辦結(jié)等各階段的檔案數(shù)據(jù)，可以形成“業(yè)務稽核鏈”；對材料進行分類與利用價值分析，抽取業(yè)務檔案中的材料，可以形成“材料復用庫”。“個人電子檔案袋”能夠輔助高頻事項“秒批秒辦”服務找人、政策找企，同時再結(jié)合“材料復用庫”還能實現(xiàn)事項申報“一表集成”?！皹I(yè)務稽核鏈”在業(yè)務稽核時可以展開業(yè)務全流程收集的業(yè)務檔案數(shù)據(jù)，并直觀地展示“何時何人做何事”。

信息化在不斷地發(fā)展，社會需求在不斷地提高，人社檔案領(lǐng)域也將迎來更多的挑戰(zhàn)與創(chuàng)新。加強檔案信息化基礎建設，提高檔案數(shù)字化水平，夯實檔案工作人才隊伍建設，是人社檔案數(shù)字化建設不變的方向。