全國(guó)示范數(shù)字檔案館建設(shè)的實(shí)踐與思考
——以昆山市數(shù)字檔案館為例

程 知

（昆山市檔案館，江蘇昆山， 215300）

一、昆山市數(shù)字檔案館建設(shè)概況

昆山市檔案館建筑面積3.8萬(wàn)平方米，館藏總量74.2萬(wàn)卷、83.9萬(wàn)件，2016年全面啟動(dòng)數(shù)字檔案館建設(shè)，現(xiàn)已建成涵蓋全部館藏檔案的420萬(wàn)條文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和婚姻、獨(dú)生子女、出生醫(yī)學(xué)證明、復(fù)退軍人、工商登記等85個(gè)專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)，館藏檔案數(shù)字化率達(dá)100%，數(shù)字檔案館室一體化平臺(tái)覆蓋全市182家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位數(shù)字檔案室。2020年11月，昆山市檔案館以縣市區(qū)級(jí)綜合檔案館最高分獲評(píng)“全國(guó)示范數(shù)字檔案館”。

二、創(chuàng)建全國(guó)示范數(shù)字檔案館做法

1. 強(qiáng)化組織保障。將檔案信息化工作列入昆山市信息化建設(shè)發(fā)展規(guī)劃，將智慧檔案館項(xiàng)目建設(shè)納入昆山“城市大腦”建設(shè)工程實(shí)施方案，將“全國(guó)示范數(shù)字檔案館”創(chuàng)建列入市委市政府年度重點(diǎn)工作。同時(shí)，成立創(chuàng)建工作領(lǐng)導(dǎo)小組，制定工作任務(wù)，細(xì)化責(zé)任分工，全面統(tǒng)籌推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)工作。

2. 狠抓數(shù)據(jù)質(zhì)量。所有館藏檔案數(shù)據(jù)均完成兩輪數(shù)據(jù)清洗和校核（累計(jì)校對(duì)條目約600萬(wàn)條），同時(shí)通過(guò)全文檢索和PDF全文查看相結(jié)合的方式分揀涉密檔案數(shù)據(jù)近4萬(wàn)條，重點(diǎn)對(duì)開(kāi)放鑒定、出入庫(kù)登記、利用審批、檔案存址、檔案保管狀況、庫(kù)房上架等著錄項(xiàng)進(jìn)行了補(bǔ)充和完善，確保檔案數(shù)據(jù)與檔案實(shí)體一一對(duì)應(yīng)。

3. 豐富數(shù)字資源。推進(jìn)各種門(mén)類(lèi)和載體形式檔案的歸集、整理工作。累計(jì)整理上傳照片檔案21541件，音頻檔案13件、時(shí)長(zhǎng)698分鐘，視頻檔案35件、時(shí)長(zhǎng)1621分鐘。做好電子文件接收工作，在線接收17家單位各類(lèi)電子文件12247件，并全部導(dǎo)入數(shù)字檔案館一體化平臺(tái)。

4. 完善基礎(chǔ)設(shè)施。合理布局組建局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、因特網(wǎng)3條網(wǎng)絡(luò)通道，實(shí)現(xiàn)三網(wǎng)隔離?，F(xiàn)有專(zhuān)用服務(wù)器7臺(tái)、安全設(shè)備16臺(tái)、各網(wǎng)段核心交換設(shè)備各2臺(tái)（一主一備）、NAS在線存儲(chǔ)設(shè)備2套。此外，高標(biāo)準(zhǔn)完成數(shù)字化加工專(zhuān)業(yè)用房的整改，實(shí)現(xiàn)監(jiān)控?zé)o死角。

5. 優(yōu)化系統(tǒng)功能。在局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、因特網(wǎng)分別建有數(shù)字檔案館一體化平臺(tái)、數(shù)字檔案館室一體化平臺(tái)、民生檔案共享服務(wù)平臺(tái)，推出AI智能校對(duì)系統(tǒng)、檔案評(píng)價(jià)系統(tǒng)、電子閱覽室系統(tǒng)、檔案數(shù)據(jù)長(zhǎng)期保存系統(tǒng)、檔案輔助編研系統(tǒng)、智能管控系統(tǒng)等16個(gè)子系統(tǒng)。

6. 提升基礎(chǔ)業(yè)務(wù)。創(chuàng)建期間，對(duì)全宗卷、檢索工具、開(kāi)放鑒定、出入庫(kù)登記、利用審批、檔案存址、檔案保管狀況、庫(kù)房上架等基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作進(jìn)行全面整改或補(bǔ)充，并更新校正檔案館指南，確保檔案數(shù)據(jù)與檔案實(shí)體一一對(duì)應(yīng)。

三、昆山市數(shù)字檔案館建設(shè)中的創(chuàng)新應(yīng)用

1. 打造數(shù)字檔案館智能管控平臺(tái)。引入智慧檔案的建設(shè)理念，運(yùn)用構(gòu)件化技術(shù)、VR虛擬現(xiàn)實(shí)技術(shù)，通過(guò)3D建模和系統(tǒng)集成打造數(shù)字檔案館綜合智能管控平臺(tái)，將安防監(jiān)控、RFID電子標(biāo)簽、道閘門(mén)禁、庫(kù)房密集架、庫(kù)房溫濕度納入平臺(tái)進(jìn)行可視化實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)管控，并與數(shù)字檔案館一體化平臺(tái)系統(tǒng)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)全面透徹的感知、智能融合的應(yīng)用。

2. 推出移動(dòng)端在線查檔服務(wù)。根據(jù)以用戶(hù)為中心的理念創(chuàng)新民生檔案查詢(xún)方式，依托民生檔案共享利用平臺(tái)，不斷完善接口調(diào)用方式，與第一昆山APP、昆山市民APP進(jìn)行對(duì)接，成功開(kāi)發(fā)集受理、認(rèn)證、查詢(xún)、出證等功能于一體的“網(wǎng)上查檔大廳”。同時(shí)利用人臉識(shí)別技術(shù)進(jìn)行身份驗(yàn)證，確保線上查檔工作規(guī)范安全。此外，將“VR全景網(wǎng)上展廳”“掌上年鑒”發(fā)布到微信公眾號(hào)和第一昆山APP、昆山市民APP、智慧昆山APP等，在移動(dòng)端實(shí)現(xiàn)沉浸式觀展，給市民帶來(lái)全新感受。

3. 率先應(yīng)用AI智能校對(duì)系統(tǒng)。啟動(dòng)基于機(jī)器學(xué)習(xí)算法的AI智能校對(duì)系統(tǒng)研發(fā)工作，通過(guò)大量的檔案數(shù)據(jù)機(jī)器學(xué)習(xí)與人工智能服務(wù)中臺(tái)的文字識(shí)別（OCR）服務(wù)、自然語(yǔ)言（NLP）分析服務(wù)等進(jìn)行對(duì)接，經(jīng)過(guò)語(yǔ)義分析預(yù)處理、對(duì)比分析等環(huán)節(jié)把檔案全文進(jìn)行智能編目索引，并與原檔案目錄進(jìn)行比對(duì)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)智能校對(duì)。

4. 實(shí)現(xiàn)民生檔案數(shù)據(jù)挖掘分析。積極開(kāi)展國(guó)家檔案局科技項(xiàng)目“基于民生檔案的分析挖掘技術(shù)方法與應(yīng)用研究”的相關(guān)工作。項(xiàng)目設(shè)計(jì)了檢索模型、編研模型、推薦模型、預(yù)測(cè)模型等民生檔案挖掘模型，提出了分布式民生檔案資源整合建庫(kù)方式，搭建了民生檔案分析挖掘應(yīng)用平臺(tái)，初步實(shí)現(xiàn)了對(duì)民生檔案的挖掘分析。

5. 創(chuàng)新實(shí)施網(wǎng)上檔案監(jiān)督考核。緊跟政府?dāng)?shù)字化轉(zhuǎn)型步伐，推出網(wǎng)上檔案業(yè)務(wù)評(píng)價(jià)系統(tǒng)，2021年10月，昆山市檔案工作評(píng)價(jià)系統(tǒng)在政務(wù)網(wǎng)正式上線，并成功運(yùn)用于當(dāng)年度區(qū)鎮(zhèn)檔案考核工作，同時(shí)也為線上開(kāi)展檔案監(jiān)督指導(dǎo)提供了新的平臺(tái)。

四、昆山市數(shù)字檔案館建設(shè)成效

1. 數(shù)字檔案館系統(tǒng)功能全面優(yōu)化提升。昆山市數(shù)字檔案館全面完成了數(shù)字檔案館一體化平臺(tái)、數(shù)字檔案館室一體化平臺(tái)、民生檔案共享服務(wù)平臺(tái)3大平臺(tái)和16個(gè)子系統(tǒng)功能的完善，在局域網(wǎng)上對(duì)館藏系統(tǒng)進(jìn)行了全面升級(jí)，部署數(shù)字檔案館一體化平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案全流程管理；在政務(wù)網(wǎng)上部署了全新的檔案館室一體化平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)電子文件流轉(zhuǎn)、推送、移交、接收全生命周期管理；建立了民生檔案共享服務(wù)平臺(tái)，分別在政務(wù)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)上提供民生檔案利用服務(wù)。

2. 在全國(guó)率先實(shí)現(xiàn)全城查檔服務(wù)“半小時(shí)圈”。把構(gòu)建全城查檔服務(wù)“半小時(shí)圈”作為“我為群眾辦實(shí)事”重要實(shí)踐活動(dòng)項(xiàng)目，利用數(shù)字檔案館室一體化平臺(tái)，一方面，優(yōu)化民生查檔服務(wù)點(diǎn)位布局，成功構(gòu)建“2+15+X”市、鎮(zhèn)、村三級(jí)查檔服務(wù)體系；另一方面，與城建檔案館、不動(dòng)產(chǎn)交易中心、人管中心等7個(gè)部門(mén)共享檔案資源，建立協(xié)同服務(wù)機(jī)制，在全市范圍實(shí)現(xiàn)“就地受理，互查出證”。

3. “網(wǎng)上查檔大廳”成為市民查檔首選。“網(wǎng)上查檔大廳”一經(jīng)上線就受到市民熱捧，上線僅一個(gè)月，線上查檔總?cè)舜尉鸵殉^(guò)全市所有線下查閱點(diǎn)近3年來(lái)查檔數(shù)量總和。截至2022年8月，累計(jì)受理在線查詢(xún)105309人次，出證成功46770人次，日均近500人次。同時(shí)，市檔案館不斷加強(qiáng)“網(wǎng)上查檔大廳”的內(nèi)容供給，把婚姻檔案、出生醫(yī)學(xué)證明檔案查詢(xún)下限更新至2021年，實(shí)現(xiàn)利用“零時(shí)差”。人民論壇、《新華日?qǐng)?bào)》《中國(guó)檔案報(bào)》《昆山日?qǐng)?bào)》等媒體均對(duì)“網(wǎng)上查檔大廳”受市民熱捧進(jìn)行了專(zhuān)題報(bào)道，并獲得昆山市市長(zhǎng)陳麗艷批示肯定。在新冠肺炎疫情閉館期間，“網(wǎng)上查檔大廳”更是發(fā)揮出積極作用，疫情期間受理查檔人數(shù)接近平日兩倍。

4. 數(shù)字檔案室建設(shè)初具規(guī)模。近年來(lái)，昆山市檔案館同步推進(jìn)數(shù)字檔案室建設(shè)。通過(guò)搭建“數(shù)字檔案館室一體化平臺(tái)”，推動(dòng)實(shí)現(xiàn)檔案館、檔案室之間的有效銜接與資源共享。數(shù)字檔案館室一體化平臺(tái)現(xiàn)已涵蓋全市161家市級(jí)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、區(qū)鎮(zhèn)（街道）、村（社區(qū)）等單位，并與昆山市OA系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)接，可將辦結(jié)完成的電子公文進(jìn)行在線歸檔。截至2021年底，昆山市累計(jì)通過(guò)省級(jí)測(cè)評(píng)的數(shù)字檔案室達(dá)26家，其中5A級(jí)4家。

五、推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)的思考

1. 加大電子檔案單套制歸檔推進(jìn)力度。以政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子檔案作為突破口，完成“一網(wǎng)通辦”電子檔案單套制管理系統(tǒng)建設(shè)，在實(shí)現(xiàn)政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子檔案從形成到歸檔全流程電子化管理的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步推進(jìn)文書(shū)檔案單套制歸檔管理工作。重點(diǎn)圍繞全市數(shù)字化改革目標(biāo)，將數(shù)字化、一體化、現(xiàn)代化貫穿于電子文件單套歸檔工作，構(gòu)建電子文件接收、歸檔、移交、利用各環(huán)節(jié)貫通的全流程歸檔模式。

2. 持續(xù)提升數(shù)據(jù)完整性，優(yōu)化數(shù)據(jù)質(zhì)量。通過(guò)開(kāi)展歷史數(shù)據(jù)完整性補(bǔ)錄（獨(dú)生子女、學(xué)籍等）和提高增量檔案數(shù)據(jù)完整性標(biāo)準(zhǔn)雙管齊下的方式來(lái)提升數(shù)據(jù)完整性和質(zhì)量。同時(shí)進(jìn)一步縮短民生檔案進(jìn)館年限。

3. 堅(jiān)持創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)的戰(zhàn)略引領(lǐng)。順應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需要，強(qiáng)化數(shù)字賦能，依托大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)、人工智能等技術(shù)，創(chuàng)新檔案管理模式和服務(wù)方式，使檔案事業(yè)發(fā)展獲得持續(xù)的動(dòng)力源泉。

4. 牢牢守住檔案信息安全底線。建立健全人防、物防、技防“三位一體”的數(shù)字檔案信息資源安全防范體系，完善各項(xiàng)信息安全規(guī)章制度。定期組織信息安全演練，通過(guò)加固核心防火墻等安全設(shè)備、制定網(wǎng)絡(luò)攻擊防護(hù)策略、安裝防護(hù)隔離等措施提高全館網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)能力。扎實(shí)做好檔案信息數(shù)據(jù)備份和重要數(shù)據(jù)異地災(zāi)備，確保檔案數(shù)據(jù)安全。

今后一個(gè)時(shí)期，昆山市檔案館將繼續(xù)創(chuàng)新思路、積極探索、勇于實(shí)踐，加快推進(jìn)檔案事業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型思維與數(shù)字城市建設(shè)理念相對(duì)接，以數(shù)字檔案館建設(shè)為抓手，在存史、資政、育人、為民服務(wù)各項(xiàng)工作中加大信息技術(shù)運(yùn)用力度，在共建、共享、共治數(shù)字城市中作出檔案貢獻(xiàn)。