協(xié)同、嵌入與整合：高校檔案館參與高校治理的三種路徑*
——以南京醫(yī)科大學(xué)為例

陳逸寒

（南京醫(yī)科大學(xué)檔案館、校史館，江蘇南京， 211166）

高校治理是我國社會治理的重要方面。推進高校治理體系和治理能力現(xiàn)代化既是順應(yīng)時代發(fā)展的必然要求，也是構(gòu)建社會治理共同體的應(yīng)有之義。檔案工作是高校治理體系中的基礎(chǔ)性工作，高校檔案館具有服務(wù)性、文化性、教育性、行政性等屬性，它的發(fā)展水平是學(xué)校建設(shè)成績的重要反映，關(guān)乎學(xué)校精神的傳承和學(xué)校文化的積累。在“治理共同體”語境下，作為學(xué)校重要組成部分的高校檔案館應(yīng)如何參與高校治理，融入高校治理創(chuàng)新的生動實踐，值得深入探究?；诖耍疚膹母咝n案館參與高校治理的必然趨勢與應(yīng)然地位入手，結(jié)合實踐經(jīng)驗梳理高校檔案館參與高校治理的三種路徑。

一、高校檔案館參與高校治理的現(xiàn)實背景

1. 高校治理現(xiàn)代化的實踐需要

隨著高校治理的改革發(fā)展，優(yōu)化學(xué)校內(nèi)部治理結(jié)構(gòu)，構(gòu)建共治共享的治理格局已成為必然要求。

一方面，高校治理主體趨于多元化。高校內(nèi)部治理意識和治理能力的提升，以及內(nèi)部運行協(xié)調(diào)機制的優(yōu)化，正重塑著高校內(nèi)部的治理環(huán)境，使全員治理、多元主體成為可能。如學(xué)校德育治理中“大德育”理念的提出，不但擴大了德育治理的內(nèi)容范圍，其參與主體和治理結(jié)構(gòu)也同樣需要豐富和創(chuàng)新，形成全方位育人、全過程育人、全員育人的工作格局。

另一方面，高校治理方式趨于精準化。學(xué)校職能部門的“去行政化”改革，要求各部門更高效、精準地在服務(wù)師生、服務(wù)學(xué)術(shù)研究、服務(wù)高校建設(shè)上發(fā)揮作用，實現(xiàn)“管理育人、服務(wù)育人”。從能力角度來看，高校檔案館理應(yīng)參與其中并發(fā)揮重要功能，可將其豐富的資源優(yōu)勢與技術(shù)的高效賦能相結(jié)合，融入高校治理，提高高校治理的精準度。

2. 高校檔案館專業(yè)性的內(nèi)在要求

高校檔案館的專業(yè)性首先表現(xiàn)在專業(yè)的資源。高校檔案是學(xué)校的教學(xué)、科研、管理、基本建設(shè)等眾多辦學(xué)實踐活動的真實記錄，是眾多高校特色活動的產(chǎn)物，能夠明顯反映出學(xué)校各項工作的特點，是學(xué)校管理過程、辦學(xué)優(yōu)勢和特色形成過程的記錄。因此，高校檔案是學(xué)校的核心信息資源，檔案館應(yīng)提高站位，主動融入高校治理生態(tài)，廣泛地參與人才培養(yǎng)、學(xué)科建設(shè)、科學(xué)研究等工作，為之提供必要的憑證、信息、經(jīng)驗、知識、文化等支撐，成為高校治理的重要信息資源基礎(chǔ)。

其次，高校檔案館的專業(yè)性表現(xiàn)在專業(yè)的服務(wù)。高校檔案館具有保存文化遺產(chǎn)、傳遞知識信息、開展思政教育、豐富文化生活等功能，具有服務(wù)性、文化性、教育性、行政性等屬性，其大部分功能和屬性都通過檔案利用服務(wù)直接體現(xiàn)出來。高校檔案館具備文化與知識傳播功能，是學(xué)校文化傳承與傳播的重要載體。關(guān)注學(xué)校文化治理趨勢，積極參與校園文化和大學(xué)精神的構(gòu)建與傳播，是高校檔案館的應(yīng)盡之責。

二、當前高校檔案館參與高校治理的應(yīng)然地位

1. 地位簡析

首先，高校檔案館應(yīng)成為學(xué)校思政教育的參與者。當前的“大思政”格局要求將學(xué)校各部門納入思政工作的范圍，實現(xiàn)全員育人、全程育人、全方位育人。高校檔案館擁有豐富館藏資源，且具備文化傳播功能，其參與思政教育既是學(xué)校加強和改進德育工作的內(nèi)在要求，也是思政教育發(fā)展的必然趨勢。新時期，高校檔案館不僅要堅守“為黨管檔，為校守史”的職責和使命，做歷史的守護者、記憶的傳承者，更應(yīng)該成為文化的傳播者，主動尋求參與文化服務(wù)的角色和定位，積極參與思政教育，以檔育人。

其次，高校檔案館應(yīng)成為學(xué)校管理的支撐者。在新時期，高校檔案館亟須把握高校治理體系和治理能力現(xiàn)代化的新趨勢，強化檔案資源建設(shè)和信息服務(wù)、知識服務(wù)職能，提升檔案資政能力，拓展服務(wù)的方式和范圍，有效支持學(xué)校管理。一方面要加大檔案資源建設(shè)的范圍和力度，另一方面也要重視管理和服務(wù)能力的提升，主動尋求參與管理育人、服務(wù)育人的角色和定位。

最后，高校檔案館應(yīng)成為數(shù)據(jù)資源的建設(shè)者。大數(shù)據(jù)時代，學(xué)校數(shù)據(jù)資源具有數(shù)量龐大、結(jié)構(gòu)多樣、價值豐富等特點，亟須加強科學(xué)規(guī)范管理。高校檔案館應(yīng)緊跟數(shù)據(jù)治理前沿，參與數(shù)據(jù)資源整合共享，將檔案館職能從單純的檔案保管、提供利用上升到參與高校治理、支持學(xué)科與人才培養(yǎng)過程、構(gòu)建記憶網(wǎng)絡(luò)和傳承學(xué)校文化的高度［1］，有效助力智慧校園建設(shè)。

2. 地位建構(gòu)

（1）制度保障：加強頂層設(shè)計

高校檔案工作是體現(xiàn)高校辦學(xué)質(zhì)量和管理水平的重要標志之一。教育部和國家檔案局制定的《高等學(xué)校檔案管理辦法》指出，“高校檔案工作是高等學(xué)校重要的基礎(chǔ)性工作”。高校檔案館功能的發(fā)揮必須有制度保障，正視檔案館在高校治理中不可替代的特殊“參與身份”與功能定位，才能有效避免檔案館在學(xué)校整體發(fā)展中的缺位以及功能發(fā)揮空間被壓縮。學(xué)校應(yīng)在制度層面加強治理的整體性和系統(tǒng)性規(guī)劃，將檔案工作改革納入學(xué)校綜合改革系統(tǒng)和整體布局，合理定位檔案館參與高校治理的領(lǐng)域和層次。

（2）組織依托：建設(shè)協(xié)同平臺

在多元共治格局下，依托多元主體共同建設(shè)的實體性組織能夠有效提高檔案館在高校治理中的功能發(fā)揮。一是要建設(shè)協(xié)同育人平臺，以各部門共同的德育理念為引領(lǐng)，克服在育人過程中主體單一、力量分散、能力不足等問題。檔案館需明確自身角色定位和職責，與其他主體之間暢通溝通渠道，共享資源。二是建設(shè)數(shù)據(jù)協(xié)同平臺，檔案館應(yīng)加快檔案信息資源集約化步伐，圍繞高校治理的具體環(huán)節(jié)，統(tǒng)一明確各部門信息資源共享的范圍、種類、標準和流程，整合、集成各部門的檔案信息，加快推進各部門信息資源互聯(lián)互通、共建共享［2］，增強與其他部門及各學(xué)院間的協(xié)同聯(lián)動，暢通服務(wù)平臺，提高服務(wù)質(zhì)量和效率。

（3）精神支撐：恪守專業(yè)精神

專業(yè)精神是決定一個行業(yè)是否有發(fā)展前景，是否有社會地位的重要因素。［3］《中國圖書館員職業(yè)道德準則》曾言及圖書館員的專業(yè)精神，檔案行業(yè)雖沒有成文通行的道德準則，但處于變革的當下，檔案工作者專業(yè)精神也值得引起重視。隨著高校檔案工作由傳統(tǒng)意義的檔案實體管理向信息管理、知識管理轉(zhuǎn)變，檔案工作者專業(yè)精神也更應(yīng)強調(diào)“守正創(chuàng)新”，不但要有精益求精的工匠精神，也要與時代發(fā)展并行，回應(yīng)現(xiàn)實的需要，由經(jīng)驗型管理向科學(xué)化管理轉(zhuǎn)變?！皩v史負責，為現(xiàn)實服務(wù)，替未來著想”，高校檔案工作者需對自己守護的校史滿懷溫情與敬意，以高度的責任感和專業(yè)精神，融入新時代、適應(yīng)新特點、解決新問題，發(fā)揮出最大的主觀能動性，使檔案和檔案館在學(xué)校治理中發(fā)揮應(yīng)有的價值。

三、高校檔案館參與高校治理的實現(xiàn)路徑

1. 協(xié)同：檔案館融入高校思政工作體系

（1）內(nèi)容協(xié)同，檔案館參與思政課程教育

習(xí)近平總書記曾指出，推動思想政治理論課改革創(chuàng)新，要不斷增強思政課的思想性、理論性和親和力、針對性。［4］高校檔案館所藏檔案是學(xué)校校史校情的全方位記錄，是大學(xué)精神的根基和源泉，其真實性和原始性能夠有效強化思政課教學(xué)的親和力和針對性。檔案館一要根據(jù)思政課程需要，對校史檔案加以挖掘整合，形成專題素材支持課程內(nèi)容建設(shè)；二要發(fā)揮高校檔案工作者熟悉校史校情與檔案內(nèi)容的優(yōu)勢，打造專業(yè)隊伍傳播校史思政知識，傳播校園文化。

以南京醫(yī)科大學(xué)為例，其80余載建校史就是一部黨領(lǐng)導(dǎo)人民培養(yǎng)醫(yī)學(xué)人才、建設(shè)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的奮斗史和發(fā)展史。保存了學(xué)校九易其名、四易其址的歷史見證的檔案館、校史館當仁不讓地應(yīng)當成為學(xué)校進行校史校情教育的主要陣地，發(fā)揮檔案所具有的其他思政教育載體不可替代的優(yōu)勢，為思政課程教育的順利開展提供有力支撐。學(xué)校檔案館、校史館積極推動檔案文化融入校園文化建設(shè)，對校史檔案加以挖掘整合，形成專題素材庫支持思政課程教育；聯(lián)合相關(guān)教研室就校史校情課程計劃進行了多次探討，將校史校情課程融入學(xué)?！八氖贰苯逃n程，使校史檔案成為校本化、特色化思政課程的重要素材。檔案館、校史館還充分發(fā)揮本館工作人員的主觀能動性，組建兼職教師隊伍承擔部分學(xué)時教學(xué)任務(wù)。該課程將面向所有新生開設(shè)，目標是實現(xiàn)校史校情教育的新生全覆蓋。

（2）主體協(xié)同，檔案館參與思政實踐教育

思政實踐教育涉及部門眾多，檔案館、校史館作為檔案的存放地和展示場所，可發(fā)揮資源和場域優(yōu)勢，與各主體協(xié)同合作，打造實踐育人平臺，成為落實思政教育實踐環(huán)節(jié)的重要陣地。一是與宣傳部門及學(xué)生管理部門協(xié)同并進，實現(xiàn)各部門在宣傳教育工作機制、工作目標和工作方式上的優(yōu)化整合；二是與學(xué)生社團協(xié)同并進，主動了解學(xué)生需求，為學(xué)生提供學(xué)習(xí)與鍛煉的平臺，積極探索協(xié)同育人新模式。

如南京醫(yī)科大學(xué)檔案館、校史館基于自身場域優(yōu)勢，成為黨史、校史學(xué)習(xí)教育的主陣地，切實發(fā)揮了檔案館、校史館以檔育人、以文化人的功能。一是與宣傳部門合作，積極開展專題編研及展覽，傳播南醫(yī)大精神，構(gòu)建特色校園文化；主動對接宣傳、學(xué)工等部門以及各二級學(xué)院，將校史校情、抗疫精神宣講納入新生入學(xué)教育計劃，通過建設(shè)專題展館、開辦專題展覽等學(xué)習(xí)教育活動對新生開展融入式、沉浸式思政教育，將社會主義核心價值觀及醫(yī)學(xué)生的使命與擔當根植于醫(yī)學(xué)生心中，培養(yǎng)學(xué)生愛國、愛校情感，激發(fā)醫(yī)學(xué)生的專業(yè)自信與職業(yè)自豪感，激勵學(xué)生成為新時代偉大抗疫精神的傳承者與踐行者。二是積極探索“兩館一團”協(xié)同育人新模式，打造富有醫(yī)學(xué)院校特色和檔案特色的黨員教育平臺，依托學(xué)校校史協(xié)會組建學(xué)生講解團隊，成員們在經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)指導(dǎo)后，在校史館日常參觀接待、抗疫專題展覽、新生入學(xué)教育等活動中發(fā)揮了重要作用。

2. 嵌入：檔案館為高校管理提供支撐

（1）流程嵌入，發(fā)揮檔案工具價值

覃兆劌教授提出的檔案雙元價值觀認為，作為一種行為方式，檔案的結(jié)構(gòu)形式賦予了其“工具價值”。［5］從形成積累到整理歸檔，檔案為高校治理保留了原始的軌跡記錄，具有不可替代的記憶工具的屬性，負載著憑證性控制與維護的訴求?；谶@一視角，高校檔案館應(yīng)主動對接學(xué)校發(fā)展戰(zhàn)略，嵌入管理流程，發(fā)揮檔案的工具價值。

以文書歸檔工作為例，南醫(yī)大檔案館緊跟學(xué)?？冃Ц母锊椒?，細化歸檔范圍做“加法”，精準指導(dǎo)和監(jiān)督各部門保存重要工作及成果材料。除了以往相對較為固定的《文件材料歸檔范圍》之外，檔案館對各歸檔單位上一年度的工作總結(jié)當中“特色工作”部分進行提取和分析，條目式地凝練出各單位上一年度開創(chuàng)性、拓展性的工作，并預(yù)判這些工作可能會形成的、具有歸檔價值的文件材料類別，以表格的形式提供給兼職檔案員作為參考。此舉一方面方便兼職檔案員有重點、有目標地收集材料，同時也在一定程度上彌補了以往參照范圍在靈活性、精準度上的缺陷，有利于檔案收集齊全完整、應(yīng)歸盡歸。如將這一做法繼續(xù)推進，主動對接學(xué)?？冃Ч芾砉ぷ鳎环矫鎸⑽臋n信息監(jiān)督貫穿績效管理的整個流程，將學(xué)校各部門重點工作、特色工作等內(nèi)容數(shù)據(jù)化，依靠廣泛的數(shù)據(jù)整合、挖掘和計算，記錄學(xué)校治理的軌跡和全景；另一方面可將歸檔文件作為工作業(yè)績和成果的證明，成為學(xué)校掌握工作推進情況的依據(jù)，讓績效考核有跡可循、有據(jù)可查，將有效增強績效管理工作的權(quán)威性、透明性和公信力、執(zhí)行力，提高學(xué)校治理水平和效率。

（2）服務(wù)嵌入，發(fā)揮檔案信息價值

檔案作為歷史的原始記錄，真實記載了學(xué)校的治理經(jīng)驗，是一種權(quán)威性、憑證性的原生信息資源，其記載的信息體量巨大且具有共享性。通過將檔案利用服務(wù)嵌入學(xué)校各項工作，能夠有效發(fā)揮檔案信息價值。以南醫(yī)大檔案館的檔案信息服務(wù)為例，2020年初新冠肺炎疫情暴發(fā)后，江蘇曾多次派出醫(yī)護團隊馳援湖北，學(xué)校校友會因工作需要，需在短時間內(nèi)盡快掌握出征醫(yī)護人員中南醫(yī)大校友數(shù)量及具體名單，檔案館了解到其信息需求后及時提供查檔服務(wù)，借助學(xué)籍檔案、教學(xué)檔案等多類型檔案開展了多維度檢索和篩查，最終在千余名醫(yī)護人員名單中篩選出百余名成員，大大減輕了校友會在短時間內(nèi)核實校友身份的工作壓力，檔案的信息價值通過服務(wù)的嵌入而得到有效發(fā)揮。

檔案信息價值的發(fā)揮與增值還可通過編研活動來實現(xiàn)。南醫(yī)大檔案館、校史館承擔學(xué)校年鑒編輯出版工作，每年整理匯總學(xué)校當年具有重要史料價值、實用價值、收藏價值的信息，如實記載學(xué)校年度工作情況和事業(yè)發(fā)展成就，公開出版并主動發(fā)放至全校各部門及學(xué)院，發(fā)揮年鑒為領(lǐng)導(dǎo)決策、師生知情、學(xué)術(shù)研究、宣傳交流所用的功能。此類編研成果能夠總結(jié)高校治理過程中規(guī)律性、連續(xù)性內(nèi)容，強化檔案信息的資政價值，為學(xué)校決策提供全面、準確、有效的檔案知識服務(wù)，提高決策的科學(xué)性和有效性。

3. 整合：檔案館發(fā)揮數(shù)據(jù)管理職能

（1）通過前端控制，提高數(shù)據(jù)形成質(zhì)量

“前端控制”原則關(guān)注檔案館與業(yè)務(wù)部門檔案室之間電子檔案的移交銜接問題，通過檔案部門職能觸角向前端業(yè)務(wù)的延伸，促進文件全生命周期管理的標準化。［6］但就實際情況而言，高校檔案館僅負責將一部分具有歸檔價值的資源對象進行收集和保存，并不對接前端業(yè)務(wù)系統(tǒng)形成的全部文件和數(shù)據(jù)，也難以參與前端辦公環(huán)節(jié)。因此在實施“前端控制”的過程中，南醫(yī)大檔案館著眼于對數(shù)據(jù)形成質(zhì)量的提前介入，既關(guān)注作為管理對象的檔案資源實體，如OA辦公系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)的公文，對其元數(shù)據(jù)著錄標準、內(nèi)容等提出需求，意圖對數(shù)據(jù)的完整性、可理解性、有效性和可持續(xù)性進行干預(yù)，維系數(shù)據(jù)資源的證據(jù)價值，促進數(shù)據(jù)組織的科學(xué)化；同時也主動參與學(xué)生檔案信息系統(tǒng)等業(yè)務(wù)系統(tǒng)的設(shè)計，以及相關(guān)管理職權(quán)劃分與工作流程重塑等，提高數(shù)據(jù)形成質(zhì)量，凸顯檔案館在學(xué)校數(shù)據(jù)治理中的影響力與貢獻度。

（2）發(fā)揮專業(yè)優(yōu)勢，維護數(shù)據(jù)連續(xù)性

2018年4月教育部印發(fā)的《教育信息化2.0行動計劃》提出：“促進教育信息化從融合應(yīng)用向創(chuàng)新發(fā)展的高階演進，信息技術(shù)和智能技術(shù)深度融入教育全過程，推動改進教學(xué)、優(yōu)化管理、提升績效?！痹诮逃畔⒒倪M程中，高校檔案館應(yīng)主動謀劃，積極參與智慧校園及學(xué)校數(shù)據(jù)治理。

南醫(yī)大檔案館貫徹“全過程育人”的理念，發(fā)揮在數(shù)字檔案館建設(shè)方面的理論和經(jīng)驗優(yōu)勢，主動融入學(xué)校學(xué)生工作本研一體化改革，計劃與學(xué)工、教務(wù)等部門積極開展合作，共同建設(shè)學(xué)生檔案信息系統(tǒng)。該系統(tǒng)以實現(xiàn)學(xué)生檔案數(shù)據(jù)從入校到畢業(yè)的全流程管理為目標，計劃對學(xué)生學(xué)籍異動、組織關(guān)系等各類信息進行動態(tài)把控，促進信息的全流程接續(xù)流動。檔案館還將根據(jù)目前不同培養(yǎng)階段的學(xué)生存在的信息數(shù)據(jù)異構(gòu)性特征，通過調(diào)研溝通和技術(shù)手段對數(shù)據(jù)資源格式、標準等問題進行分析和歸集，努力實現(xiàn)學(xué)生信息長期保存、有序組織，從檔案視角維護信息的連貫性與完整性，完善學(xué)校數(shù)據(jù)資源體系，支撐學(xué)校治理。

（3）打破信息孤島，實現(xiàn)一站式數(shù)據(jù)利用

高校檔案館可通過檔案資源內(nèi)容整合、資源結(jié)構(gòu)優(yōu)化和特色資源庫建設(shè)，打通高校內(nèi)部數(shù)據(jù)管理渠道，通過統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標準和體制機制，打破校內(nèi)各部門間的信息壁壘，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的充分共享交換，滿足學(xué)校日益精細化和科學(xué)化的治理需求，為高校治理提供數(shù)據(jù)支撐。如南醫(yī)大檔案館在學(xué)生檔案管理系統(tǒng)的籌備中，計劃將該系統(tǒng)全方位融入智慧校園建設(shè)，依托云計算等技術(shù)實現(xiàn)與學(xué)工、教務(wù)等部門的數(shù)據(jù)集成和信息聚合，結(jié)合檔案利用價值規(guī)律，分析和建立信息檢索模型，實現(xiàn)信息共享和學(xué)生人事信息的全面聚合檢索和一站式利用。還可通過流程再造與服務(wù)整合，將該類檔案查閱審批流程納入學(xué)校一站式服務(wù)平臺，并開設(shè)遠程檔案利用預(yù)約入口，為師生校友提供一站式、無接觸查檔服務(wù)。

四、結(jié)語

圍繞學(xué)校中心工作和發(fā)展目標，推進高校檔案工作轉(zhuǎn)型和檔案館職能拓展，是高校檔案館在新時代尋求突破發(fā)展、破解邊緣化困境的必由之路。有為才有位，在高校治理體系和治理能力現(xiàn)代化進程中，高校檔案館只要主動作為，構(gòu)建新時代高校檔案館的專業(yè)內(nèi)涵并積極創(chuàng)造價值，必將收獲應(yīng)有的認可及社會效益。