新時期水文檔案的管理模式與對策探討

郭 含，田奕姍

（1.長江水利委員會長江中游水文水資源勘測局，武漢 430014；2.長江水利委員會水文局，武漢 430010）

水文檔案是在水文工作中形成的具有保存價值的歷史記錄，對于研究流域水文水資源特征、開展流域綜合規(guī)劃、進行水利水電工程設(shè)計與建設(shè)以及防汛抗旱的部署決策等都具有重要的意義。水文檔案管理工作在水利行業(yè)各項業(yè)務(wù)實踐中發(fā)揮著重要的作用，有關(guān)水文檔案管理的研究在不斷加強[1]，但所獲得的成果不多。為了獲取具有實用性的成果，查閱大量的水文檔案管理相關(guān)資料，并結(jié)合長江水利委員會水文局（以下簡稱長江水文）檔案特點及管理工作實際，對新時期水文檔案管理的模式等進行分析探討，以期為水文檔案管理工作的進一步開展提供參考。

1 水文檔案相關(guān)理論

從水文檔案管理工作的具體實踐來看，需要明確水文檔案的概念、內(nèi)容、特點及重要作用。

1.1 定義及主要內(nèi)容

水文檔案指的是水利單位和個人在從事水文測驗、水環(huán)境監(jiān)測、河道測繪、水文氣象預(yù)報、水文水資源分析與開發(fā)、水文自動測報、網(wǎng)絡(luò)信息建設(shè)、水利科學研究、基本建設(shè)、行政管理、黨務(wù)管理、財務(wù)管理、工程管理、科技管理、學術(shù)交流、外事活動等工作中形成的，具有保存價值和歷史查考憑證作用的紙質(zhì)文件、電子文件、聲像資料等不同形式的歷史記錄[2]。其主要內(nèi)容有：①原始觀測記錄資料，包括雨量、水位、流量、含沙量觀測資料，大斷面測量、水準點校測資料，高程接測、河道水下地形測量資料，水質(zhì)取樣資料等；②整編成果資料，包括水位、流量、泥沙等整編成果資料，河道地形圖，水質(zhì)整編成果資料；③分析成果報告資料，包括水文預(yù)報成果及報告、水文分析成果及報告、泥沙分析成果及報告等；④科學研究資料，包括國家研發(fā)計劃、省部級科研項目、國家自然科學基金項目、單位自主研發(fā)項目等成果資料；⑤橫向創(chuàng)收項目的成果及報告資料；⑥行政管理方面資料，包括人事、公文、財務(wù)、工程建設(shè)、質(zhì)量管理、黨務(wù)等資料；⑦上述資料的電子檔案資料；⑧音頻、視頻等聲像資料。經(jīng)過幾十年的積累，長江水文逐漸形成了水文測驗、水環(huán)境監(jiān)測、河道測繪、水文氣象預(yù)報、水文水資源設(shè)計開發(fā)、網(wǎng)絡(luò)信息建設(shè)、水文科學研究、學術(shù)交流等門類齊全的、具有保存價值的紙質(zhì)、聲像及電子形式的各類檔案資料近40 000卷，內(nèi)容極為豐富。

1.2 主要特點及作用

水文工作普遍具有點多、線長、面廣的特征[3]，因而水文檔案具有其獨特性。以長江水文為例，其檔案主要有以下4個特點：①專業(yè)性，水文檔案作為科技檔案，內(nèi)容包括水文測驗、水環(huán)境監(jiān)測、水資源分析評價、水下地形測量、水文氣象預(yù)報、水文站網(wǎng)與測報系統(tǒng)建設(shè)、水文基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等，具有專業(yè)性特征，針對檔案門類專業(yè)的不同，管理模式也有所區(qū)別；②公益性，水文檔案形成單位多為公益性事業(yè)單位，其形成的檔案主要為防汛抗旱、水文測報，以及交通、環(huán)保、國防等領(lǐng)域提供社會服務(wù)，具有社會經(jīng)濟價值及意義；③統(tǒng)一性，水文學是研究自然界水的時空分布、變化規(guī)律的一門學科，水的變化復雜而連續(xù)，僅僅依靠一個水文觀測站的信息，很難準確做出范圍較大、時段較長的水情預(yù)報，難以提供精準的水文保障服務(wù)，水文檔案的統(tǒng)一性，指的是水文原始觀測記錄等原始記錄，其觀測結(jié)果的記錄、傳輸、儲存和整編，都要按照統(tǒng)一的規(guī)范和格式進行填報、處理和管理；④系統(tǒng)性和連貫性，水文檔案的利用包含有長系列且連續(xù)不斷的精準的水文數(shù)據(jù)，以便利用歷史和近期的檔案成果開展系統(tǒng)分析和研究，檔案的歷史積累年限越長，分析成果的準確性越高。

水文檔案是水利工程規(guī)劃設(shè)計和運行調(diào)度、防汛抗旱、水資源開發(fā)利用、管理和保護以及一切與水相關(guān)聯(lián)的國民經(jīng)濟建設(shè)的重要基礎(chǔ)信息和決策依據(jù)[4]。以長江水文為例，在長江流域綜合規(guī)劃中，水文分析使用了檔案部門全流域大量的歷年水文、泥沙、水質(zhì)、河道等監(jiān)測資料；三峽工程設(shè)計洪水計算中，查閱了大量歷史洪水的調(diào)查和考證資料，研究1870年洪水的洪峰、洪量、過程線和重現(xiàn)期，為確定三峽工程規(guī)模提供了科學依據(jù)；南水北調(diào)中線工程可調(diào)水量專題研究中，查閱了近500年洪澇干旱資料，研究南北水資源豐枯遭遇規(guī)律，為確定漢江可調(diào)水量提供了技術(shù)支撐；在長江防汛工作中，遇到全流域大洪水時，水情預(yù)報分析需要在水文整編資料電子數(shù)據(jù)庫中，快速查詢各測站歷年最大流量、最高水位、超警超保歷時的數(shù)值和排位，為防汛決策提供準確的水文信息；在2018年金沙江白格堰塞湖應(yīng)急處置過程中，水文業(yè)務(wù)部門通過查閱水文檔案，迅速調(diào)出金沙江各站歷年洪水資料，計算各站稀遇頻率設(shè)計洪水，并與估算的堰塞湖潰決各站洪水比較，判斷潰決洪水的災(zāi)害程度，為搶險救災(zāi)的決策提供了檔案信息支撐。

2 新時期水文檔案管理模式、特點與實踐

水文檔案管理，從整體層面出發(fā)，就是針對水文工作中產(chǎn)生的不同形式的歷史記錄開展收集、管理、保管及利用，并且在此基礎(chǔ)上開展水文檔案的分析、統(tǒng)籌與規(guī)劃。

2.1 管理的模式及特點

新時期水文檔案管理工作采用了紙質(zhì)檔案及其對應(yīng)的電子文件同步收集、管理的模式，其顯著的特點是檔案的信息化管理。結(jié)合目前的管理實踐，信息化手段在管理效率以及管理質(zhì)量提升中的應(yīng)用非常突出[5]。信息化管理模式主要的技術(shù)使用有：計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)管理技術(shù)、知識管理技術(shù)以及信息管理系統(tǒng)等。以長江水文為例，從2004年起，長江水文局機關(guān)和下屬7個勘測局陸續(xù)建立檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)了檔案管理的計算機化；2021年，又將傳統(tǒng)單一的C/S架構(gòu)的檔案管理系統(tǒng)進行了更新升級，新的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)更加適用于當前智慧水利建設(shè)及檔案數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展需求。長江水文目前采用紙質(zhì)檔案和電子文件“雙套制”收集、管理模式，并在積極推進水文檔案“存量數(shù)字化、增量電子化”管理的基礎(chǔ)上開展檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作。水文檔案信息化建設(shè)極大地提升了水文檔案的管理水平，在資源節(jié)約、時間成本節(jié)省以及提升檔案服務(wù)水平等方面取得了顯著的成效。

2.2 管理方法與思考

針對水文檔案專業(yè)性、公益性、統(tǒng)一性、系統(tǒng)性和連貫性特征，長江水文在加強新時期水文檔案管理上采用了如下方法：①針對水文檔案的專業(yè)門類劃分，制定了全江水文檔案分類方法、歸檔范圍，訂制個性化的檔案管理系統(tǒng)，對各個專業(yè)門類的檔案進行分類管理，并制定科技、會計、文書、聲像、實物等門類，對不同專業(yè)門類檔案制定整理細則；②針對其公益性特征，實現(xiàn)了新版數(shù)字檔案管理系統(tǒng)與綜合辦公平臺（OA）的無縫對接，電子公文可以直接通過OA歸入數(shù)字檔案系統(tǒng)歸檔，用戶也可通過OA平臺接口開展檔案查詢、利用申請、催還提醒等，已掛接原文的電子文件經(jīng)審批后，可直接下載使用，實現(xiàn)了全江范圍內(nèi)檔案信息資源的共享利用，為防汛抗旱、水資源研究、水利基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等提供服務(wù)與支撐；③針對其統(tǒng)一性特征，長江水文以現(xiàn)實情況為依據(jù)，建立健全各項檔案管理制度[6]，制定《水文局檔案管理辦法》及《水文局檔案制度匯編》，采用統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理的原則，針對各類工作記錄的收集、整理、立卷、管理和利用各個環(huán)節(jié)進行詳細、統(tǒng)一的規(guī)定；④針對其系統(tǒng)性和連貫性特征，以水文整編資料為例，長江水文按流域水系、按地區(qū)（站）、按年份進行組織排列，以維護水文記錄文件之間的有機聯(lián)系，對各種門類和載體的檔案實行規(guī)范整理，確保案卷質(zhì)量符合相關(guān)規(guī)定。

同時，針對水文檔案管理，還需注意以下方面。①加強信息化管理平臺的管理。一方面是加強軟、硬件環(huán)境的適配[7]，確保檔案管理系統(tǒng)滿足當前國產(chǎn)化環(huán)境下的使用需求；另一方面則是強調(diào)檔案管理平臺的安全性，符合電子檔案長期保存的相關(guān)要求，保證檔案的安全有效。②明確檔案收集、整理、入庫、歸檔的全流程管理，確保檔案管理的專業(yè)性和現(xiàn)實效果。③加強檔案數(shù)據(jù)知識化的探索與研究。將保存的長系列數(shù)據(jù)進行提煉和獲取，對檔案數(shù)據(jù)資源進行知識化整理和信息化處理，最終轉(zhuǎn)化為可利用、可共享的語義化知識網(wǎng)絡(luò)，是檔案信息化管理的一項重要工作。

3 水文檔案管理存在的問題及對策探討

對新時期水文檔案管理工作實踐進行分析，發(fā)現(xiàn)在具體實施中依然存在一些問題，主要體現(xiàn)在檔案信息化專業(yè)人才的匱乏及新時期檔案管理觀念的缺乏，不能滿足水文檔案的高效利用及多樣化服務(wù)需求。這些問題的存在不利于提升水文檔案管理水平，提出針對性的解決措施非常重要。

3.1 水文檔案管理存在的問題

（1）組織管理方面。檔案管理專業(yè)人才配備不足，持證上崗人員未達到標準。在新時代背景下，信息技術(shù)具有較強的專業(yè)性，需要管理人員具備相應(yīng)的信息知識能力，檔案管理人員專業(yè)知識達不到要求，知識結(jié)構(gòu)不合理，尤其缺乏適應(yīng)檔案資源整合、檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型需要的人才。水文檔案管理人員大多不是檔案專業(yè)出身，對檔案管理這門學科的系統(tǒng)性、深入性學習不夠，尤其是在新時期檔案管理思路發(fā)生變化的情況下，管理工作的技術(shù)實施、方法利用等均有了改變。在這種情況下，必須要對工作理念進行革新，并用先進性理念來指導實踐，這樣實踐工作才能獲得顯著進步。

（2）檔案信息化方面。針對水文檔案利用率高且利用目的多樣的特點，長江水文通過更新檔案管理系統(tǒng)，拓展檔案借閱途經(jīng)，在原本紙質(zhì)借閱、即時通訊系統(tǒng)借閱的基礎(chǔ)上，增加了OA管理系統(tǒng)及手機移動端提交借閱流程的方式，充分發(fā)揮水文檔案作用，尤其是科技檔案在水文測報、防汛抗旱、水資源管理等水利工作中的利用價值。新時期檔案管理雖然在技術(shù)上能夠適應(yīng)單位信息化的發(fā)展，但仍需在不同門類檔案的元數(shù)據(jù)設(shè)置與提取、電子文件四性檢測、電子文件長期保存以及單套制探索等方面加強探討與探索。比如如何通過檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)檔案的一站式線上管理，在檔案收集管理“雙套制”向“單套制”過渡的趨勢下，如何確保電子檔案的真實、有效、安全、可控，是當前水文檔案管理亟待解決的難題。

（3）檔案開發(fā)利用方面。水文檔案管理能夠通過檔案管理系統(tǒng)、實體檔案借閱等途徑開展檔案利用工作，但在通過對水文檔案進行編研，為用戶利用水利檔案信息資源提供信息通道方面普遍有所不足。長江水文根據(jù)館藏檔案資源，編寫了《全宗指南》《大事記》《長江水文發(fā)展年度報告》，編輯了《水文局機關(guān)檔案工作制度匯編》等，但檔案編研的計劃性、系統(tǒng)性、深入性較為缺乏，需在充分探索檔案信息資源的數(shù)據(jù)價值和服務(wù)價值上加大工作力度，把檔案數(shù)據(jù)資源用好、盤活。

3.2 對策探討

提升水文檔案管理工作的實際效果，必須基于工作中存在的問題進行相關(guān)的管理方法和措施改進。

（1）加強新技術(shù)的應(yīng)用及檔案信息安全的保障。目前，我國經(jīng)濟及技術(shù)發(fā)展水平顯著提高，為水文檔案管理能力提升提供了有力支持。在水文檔案信息化管理模式的應(yīng)用過程中，應(yīng)積極引進新技術(shù)，如云計算、大數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)挖掘等技術(shù)以及這些技術(shù)與現(xiàn)有檔案管理系統(tǒng)的融合應(yīng)用。同時，構(gòu)建完善的網(wǎng)絡(luò)安全防護體系，合理利用防火墻、VPN等先進技術(shù)，有效抵御外界威脅的入侵，保障檔案信息安全[8]。

（2）水文檔案管理人員技能培養(yǎng)及管理理念的轉(zhuǎn)變。在目前水文檔案管理實踐中，往往沒有檔案專業(yè)人才負責相應(yīng)的工作，增加了水文檔案管理難度。建議加強檔案專業(yè)管理人員培養(yǎng)。通過脫產(chǎn)培訓、在線教學、調(diào)研教學等方式，提升其專業(yè)理論知識與操作技能，以適應(yīng)新時期信息化檔案的管理需求；促進管理人員的檔案管理思想、理念等改變，使其順應(yīng)時代的發(fā)展趨勢，積極提升自身業(yè)務(wù)技能，并配合檔案管理工作的實際要求構(gòu)建更為合理的管理模式。

（3）進一步完善管理制度。長江水文于2019年更新了《水文局檔案管理辦法》和《水文局機關(guān)檔案管理制度匯編》，對檔案管理的目標、流程、規(guī)范進行了制度化的明確。結(jié)合長江水文檔案管理實際，還需進一步完善水文檔案的管理制度，一是完善責任制度。建立基礎(chǔ)建設(shè)項目檔案管理責任制度及分工表，誰簽字、誰負責，確保檔案生成、整理、歸檔全過程的精細化責任制管理，保障檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全。二是完善監(jiān)督制度。建立水文檔案管理互查制度，制作檔案工作分工及監(jiān)督表格，對檔案管理人員每年收集、整理的檔案，采用互相檢查、互相督促的方式，對水文檔案的收集、著錄、整理、上架等每個管理環(huán)節(jié)進行監(jiān)督、抽查。

4 結(jié)語

在防汛抗旱、水資源管理、水利工程設(shè)計與建設(shè)等水利工作中，水文檔案發(fā)揮著重要作用。本文從水文檔案的定義、內(nèi)容、主要特點及在社會經(jīng)濟中的重要作用出發(fā)，結(jié)合長江水文檔案管理實際，對新時期水文檔案管理模式、特點及方法進行了分析，并針對水文檔案管理實際工作中產(chǎn)生的問題，探討了相應(yīng)的解決措施，對于提升水文檔案管理水平，更好地發(fā)揮水文檔案在水利工作和社會經(jīng)濟發(fā)展中的服務(wù)作用，具有一定的參考價值。