人力資源管理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)質(zhì)量治理淺議

吳婧媛 李 佳

一、前言

在全面落實人力資源管理工作的過程中，人力資源管理信息系統(tǒng)扮演著關(guān)鍵性的角色作用比較明顯，直接關(guān)乎整個人力資源管理活動的質(zhì)量及效率。為了實現(xiàn)與時俱進，許多管理層以構(gòu)建完善的信息系統(tǒng)為依據(jù)，加強對系統(tǒng)內(nèi)部數(shù)據(jù)的有效管理及宏觀統(tǒng)籌，全面提升整體業(yè)的治理質(zhì)量及水平。本文圍繞人力資源管理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)質(zhì)量治理的現(xiàn)實情況，針對問題出現(xiàn)的原因提出有效的治理措施，以期為實現(xiàn)人力資源的優(yōu)化配置提供相應(yīng)的參考。

二、人力資源管理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)質(zhì)量治理現(xiàn)狀

在信息時代背景下人力資源管理工作產(chǎn)生了明顯的變化，信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)質(zhì)量治理工作被反復(fù)提起。有的管理層對這一工作的認知還不夠全面，忽略了人力資源管理工作的有效調(diào)整，實質(zhì)的數(shù)據(jù)信息不夠準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)缺失的問題較為突出。

（一）系統(tǒng)數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確

在推進人力資源管理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)質(zhì)量治理工作時，準(zhǔn)確可行的系統(tǒng)數(shù)據(jù)非常關(guān)鍵，只有確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，才能夠為后期的決策及規(guī)劃提供指導(dǎo)。但是著眼于當(dāng)前的人力資源管理現(xiàn)狀可以看出實質(zhì)的數(shù)據(jù)錄入工作不夠理想，后期的核查工作直接被跳過，管理條目比較簡單和粗略，無法對不同的字段進行深入解釋。數(shù)據(jù)計算錯誤頻頻出現(xiàn)，其中錯誤識別最為典型，整個信息系統(tǒng)無法對變量以及代碼進行準(zhǔn)確的解讀。因此所提供的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性比較差。

（二）系統(tǒng)數(shù)據(jù)缺失

作為比較普遍的信息管理問題，數(shù)據(jù)缺失時有發(fā)生，有一部分工作人員在錄入信息時存在許多消極情緒和負面心理，沒有意識到數(shù)據(jù)錄入的重要性，忽略了對準(zhǔn)確性原則的分析及遵循。最終導(dǎo)致實質(zhì)的信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)不夠完整，數(shù)據(jù)缺失的問題比較嚴(yán)重。管理層也沒有著眼于這一工作出現(xiàn)的實質(zhì)原因進行調(diào)整以及改進，制約了人力資源管理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)質(zhì)量治理工作的有效改善。

（三）系統(tǒng)數(shù)據(jù)更新不及時

有一部分企業(yè)沒有意識到人力資源管理工作的重要價值，對人力資源管理信息系統(tǒng)的認知不夠深刻，沒有設(shè)置專門的工作人員及時的更新數(shù)據(jù)。很少有企業(yè)會根據(jù)員工的工作情況以及在職狀態(tài)進行優(yōu)化及及時更新。過度關(guān)注信息的安全以及管理的方便，沒有直接將系統(tǒng)向員工開放。導(dǎo)致員工無法積極的參與日常維護工作，信息系統(tǒng)的優(yōu)化升級頻率相對偏低，更新速度滯后于時代，難以保障信息數(shù)據(jù)符合真實情況，嚴(yán)重影響了后期數(shù)據(jù)的有效維護及優(yōu)化。

（四）數(shù)據(jù)邏輯性較差

不同數(shù)據(jù)信息之間存在一定的相關(guān)性，在開展人力資源管理工作時，管理層需要圍繞信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)質(zhì)量治理的現(xiàn)實情況實現(xiàn)不同數(shù)據(jù)之間的有效整合，堅持以邏輯性為原則加強數(shù)據(jù)之間的聯(lián)系。但是很少有管理層會根據(jù)數(shù)據(jù)的邏輯問題進行分析，各個部門的獨立性較強，單獨收集各種數(shù)據(jù)，在信息匯總時存在諸多矛盾，后期的數(shù)據(jù)處理也遇到了同樣的問題。有的企業(yè)綜合實力較強，內(nèi)部管理資源較為豐富，在匯集信息的過程之中所面臨的問題更加復(fù)雜，管理工作人員無法及時準(zhǔn)確地區(qū)分重要的信息數(shù)據(jù)線接口。

三、人力資源管理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)質(zhì)量治理重要性

人力資源管理信息化管理離不開計算機以及網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，有助于體現(xiàn)人力資源管理工作的規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化和標(biāo)準(zhǔn)化，充分凸顯信息化管理平臺的指導(dǎo)作用。人力資源管理部門也能夠立足于這一平臺積極開展相應(yīng)的管理業(yè)務(wù)，構(gòu)建科學(xué)完善的人力資源管理生態(tài)體系。其中員工、部門管理者以及人力資源主管和高層管理者都可以主動參與其中，實現(xiàn)信息資源的有效利用及共享，積極打造全方位一體化的人力資源管理體系，確保每一個工作人員都能夠主動參與其中。從微觀的視角上來看，人力資源管理信息系統(tǒng)包含的模塊及功能比較豐富，勞動關(guān)系管理、錄用管理、信息維護、信息瀏覽、系統(tǒng)管理、薪酬福利管理、外派管理、自助服務(wù)、離職管理以及查詢統(tǒng)計最為關(guān)鍵，是比較基礎(chǔ)的功能。許多企業(yè)開始立足于當(dāng)下，展望未來，根據(jù)人力資源管理信息系統(tǒng)的打造要求積極成立信息管理中心，將報表管理和流程管理工作融入其中，充分體現(xiàn)人力資源管理工作的標(biāo)準(zhǔn)性、規(guī)范性和時代性[1]。

（一）有助于打造信息管理中心

在信息時代下人力資源管理與信息系統(tǒng)發(fā)揮著關(guān)鍵性的作用，逐步形成了企業(yè)內(nèi)部管理的中心。企業(yè)管理層也著眼于各種現(xiàn)代信息技術(shù)打造信息管理中心，充分凸顯集中管理控制的重要作用，實現(xiàn)一站式服務(wù)，全方位、多角度的了解員工以及整個企業(yè)的相關(guān)信息。該系統(tǒng)可以以機構(gòu)、員工編碼以及人員姓名為查詢方式，及時了解員工的基本信息，比如獎懲信息、考核信息、教育程度、業(yè)務(wù)職務(wù)、檔案信息、政治面貌以及社會認知。企業(yè)能夠立足于人力資源管理信息系統(tǒng)構(gòu)建科學(xué)完善的信息標(biāo)準(zhǔn)體系，促進內(nèi)部信息的有效共享，合理控制前期的信息共享成本，整體的信息安全風(fēng)險防范能力和控制能力也得到了提升，能夠盡量避免簡單重復(fù)的人力資源管理。降低日常事務(wù)以及基礎(chǔ)性事務(wù)在人力資源管理工作中的比重，更好的減輕工作人員的壓力，實現(xiàn)高效工作和科學(xué)工作。管理層也可以借助強大的信息分析工具和大數(shù)據(jù)技術(shù)提供優(yōu)質(zhì)的信息服務(wù)，充分凸顯現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用價值，確保人力資源管理部門能夠發(fā)揮相應(yīng)的作用。

（二）有助于優(yōu)化流程管理

許多企業(yè)以人力資源管理為基礎(chǔ)打造完善的信息系統(tǒng)，確保這一系統(tǒng)能夠發(fā)揮流程管理中心的作用，在全流程管理的過程中實現(xiàn)人力資源管理工作的有效突破及改進。其中崗位變動、招聘錄用、離職外派以及借調(diào)交流等管理流程的審批非常關(guān)鍵，管理工作人員可以以統(tǒng)一優(yōu)化管理為基礎(chǔ)，在電子化管理的過程中更好的優(yōu)化整體的管理工作，有效突破時間和空間的束縛，實現(xiàn)子公司與母公司之間的緊密互動及交流，真正做到統(tǒng)一行為、統(tǒng)一思想。人力資源管理者以及企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層也可以更好的了解當(dāng)前的人力資源管理現(xiàn)狀，站在宏觀的視角進行調(diào)整以及審慎判斷，確保決策的科學(xué)性和反應(yīng)的及時性。比如企業(yè)可以利用人力資源管理信息系統(tǒng)進一步分析企業(yè)的財務(wù)系統(tǒng)，實現(xiàn)兩者的無縫對接，逐步完善相應(yīng)的工資計劃管理模式，集中發(fā)放員工的薪酬[2]。在動態(tài)監(jiān)控以及流程審核的過程中構(gòu)建一體化的全流程管理模式，有效體現(xiàn)動態(tài)管理的優(yōu)勢和價值，確保變動管理系統(tǒng)能夠與不同的管理環(huán)節(jié)實現(xiàn)緊密對接，實現(xiàn)對職務(wù)任免、人員調(diào)動、交流掛職、人員外派以及借調(diào)實習(xí)等工作的全方位管理和動態(tài)分析，逐步促進人員使用流程的優(yōu)化升級。

（三）有助于改革報表管理模式

在人力資源管理信息系統(tǒng)逐步完善的今天，許多企業(yè)開始將該系統(tǒng)與報表管理工作相結(jié)合，保證這一系統(tǒng)能夠發(fā)揮報表管理中心的作用，實現(xiàn)相關(guān)數(shù)據(jù)信息報表的有效生成，提供個性化定制化的報表服務(wù)，查詢功能越來越豐富和靈活，能夠更好的體現(xiàn)人力資源管理活動的針對性、有效性。其中組織管理、薪酬管理和人員管理最為關(guān)鍵，是核心績效管理指標(biāo)，企業(yè)也可以著眼于人力資源管理信息系統(tǒng)，嚴(yán)格按照機構(gòu)歸屬、機構(gòu)類別以及地域分布來進行分析，采取圖文結(jié)合的形式呈現(xiàn)最終的報表，為后一階段的決策以及宏觀協(xié)調(diào)提供必要的幫助。這一點對全面提升企業(yè)的綜合競爭實力有重要的作用，人力資源管理工作也實現(xiàn)了新的突破，能夠更好的跟上時代發(fā)展的潮流。管理層會逐步加大對人力資源管理信息系統(tǒng)的投入和支持力度，真正實現(xiàn)與時俱進，有效應(yīng)對時代發(fā)展的挑戰(zhàn)及壓力，確保該系統(tǒng)能夠發(fā)揮豐富的功能。還有的企業(yè)還會立足于人力資源管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)質(zhì)量，充分體現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化管理的價值和優(yōu)勢，全面提升綜合競爭實力。

四、人力資源管理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)質(zhì)量治理的措施

人力資源管理系統(tǒng)信息化水平的提升非常關(guān)鍵，難度系數(shù)相對偏高，企業(yè)需要著眼于考核排名以及數(shù)據(jù)質(zhì)量明確自身的工作目標(biāo)以及發(fā)展方向，借助多種管理措施和管理理念，實現(xiàn)多措并舉以及宏觀統(tǒng)籌。全面提升當(dāng)前人力資源管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)質(zhì)量及水準(zhǔn)，為后期的人力資源管理決策以及規(guī)劃提供必要的參考。

（一）明確分工職責(zé)

人力資源管理工作的內(nèi)容和形式比較復(fù)雜，管理系統(tǒng)的建設(shè)非常有必要，管理層需要以現(xiàn)代企業(yè)人力資源管理為依據(jù)，積極加強與不同部門員工之間的聯(lián)系及合作，實現(xiàn)人力資源管理工作的全面覆蓋。其中協(xié)同功能、分析功能以及核心功能的分析最為關(guān)鍵，是建立管理型信息系統(tǒng)的前提和依據(jù)[3]。為了提供真實可靠的系統(tǒng)數(shù)據(jù)，管理層需要加大對這一系統(tǒng)的投入及支持力度，做好信息模塊的維護工作，以科學(xué)合理的分工為基礎(chǔ)，確保每一項工作都能夠落實到位。員工在維護信息的過程中需要意識到自身的重要責(zé)任，實現(xiàn)合理分工和兢兢業(yè)業(yè)，嚴(yán)格按照誰經(jīng)辦、誰維護、誰負責(zé)的管理要求全面維護好各項信息。管理層需要站在宏觀的視角了解當(dāng)前業(yè)務(wù)管理工作的實質(zhì)要求，明確具體的崗位職責(zé)并進行科學(xué)合理的分工，全面落實系統(tǒng)資源管理工作，加強對不同類別人力資源業(yè)務(wù)操作流程的分析及優(yōu)化升級。結(jié)合不同業(yè)務(wù)權(quán)限范圍的信息使用要求以及查詢要求促進相關(guān)業(yè)務(wù)操作活動的有效落實，為各項管理決策提供真實準(zhǔn)確的信息，保障信息的完整性以及科學(xué)性[4]。

（二）突出數(shù)據(jù)維護的重難點

要想實現(xiàn)數(shù)據(jù)質(zhì)量的穩(wěn)步提升，管理工作人員需要結(jié)合人力資源管理系統(tǒng)，積極突破當(dāng)前數(shù)據(jù)維護的重難點，抓住日常管理工作的具體要求，優(yōu)化員工管理流程。有一部分企業(yè)在落實人力資源管理工作時忽略了對員工基本信息的有效分析，數(shù)據(jù)整合能力不夠理想，嚴(yán)重影響的數(shù)據(jù)治理工作的有效落實。管理層則需要從數(shù)據(jù)治理出發(fā)，抓住重點以及難點，彌補短板，有效改善數(shù)據(jù)質(zhì)量，促進各項管理工作的全面推進。

（三）制定科學(xué)完善的管理制度

人力資源管理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)質(zhì)量治理工作的系統(tǒng)性比較明顯，不同管理環(huán)節(jié)的要求有所區(qū)別，管理層需要了解不同信息系統(tǒng)所發(fā)揮的重要作用，構(gòu)建科學(xué)完善的管理制度，落實好后期的培訓(xùn)工作，提升數(shù)據(jù)填報質(zhì)量。與其他的內(nèi)部管理工作相比，人力資源管理系統(tǒng)的綜合性以及集成性比較明顯，只有構(gòu)建完善的信息管理系統(tǒng)，才能夠保障數(shù)據(jù)信息的完整性以及真實性。管理層需要制定數(shù)據(jù)填錄規(guī)范，加強對不同工作流程的管理及協(xié)調(diào)。積極培訓(xùn)信息管理工作人員，保障其掌握扎實的技能以及知識，樹立良好的責(zé)任意識，有效規(guī)避數(shù)據(jù)偏差和數(shù)據(jù)遺漏，減少無效數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)填報的質(zhì)量及水準(zhǔn)。

（四）調(diào)動員工的工作能動性

作為人力資源管理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)治理工作的推動者以及組織者，員工的重要性不容忽略，只有確保每一個員工都能夠參與其中，才能夠提升整體的工作質(zhì)量，讓各項管理工作能夠發(fā)揮應(yīng)有的作用。在構(gòu)建企業(yè)人力資源管理系統(tǒng)的過程中，大部分的企業(yè)會直接向員工開放權(quán)限，保障員工能夠積極維護系統(tǒng)的功能。其中數(shù)據(jù)治理工作比較復(fù)雜，管理層需要加強對員工的恰當(dāng)引導(dǎo)，保證員工能夠直接登錄系統(tǒng)，落實好后期的信息維護工作，確保及時更新和實時維護。其中信息系統(tǒng)的完善優(yōu)化是一個漫長的過程，信息流通的通暢性有效性是重點，這一點離不開內(nèi)部信息的有效交流及溝通。管理層需要調(diào)動員工的工作能動性，保障自己能夠意識到自身對人力資源管理工作的重要影響，提升內(nèi)部客戶的滿意度，始終站在宏觀發(fā)展的視角了解當(dāng)前的時代發(fā)展趨勢[5]。實現(xiàn)對癥下藥，確保人力資源管理活動能夠發(fā)揮應(yīng)有的作用，真正的跟上時代發(fā)展的步伐。

（五）落實日常監(jiān)督與考核工作

為了充分凸顯系統(tǒng)的重要作用，提升系統(tǒng)的使用效率，管理層需要結(jié)合人力資源管理信息系統(tǒng)平臺數(shù)據(jù)的使用要求，以人力資源系統(tǒng)的有效維護為依據(jù)，以提升系統(tǒng)維護質(zhì)量為目標(biāo)，積極優(yōu)化人力資源專業(yè)考核指標(biāo)，構(gòu)建科學(xué)完善的考核制度以及體系，明確與之對應(yīng)的考核方法。常態(tài)化管理工作的系統(tǒng)性比較明顯，管理層需要將數(shù)據(jù)質(zhì)量治理工作融入其中，真正實現(xiàn)環(huán)環(huán)相扣，了解不同環(huán)節(jié)的利益差異，在搜集維護和使用各項數(shù)據(jù)的過程中充分凸顯協(xié)同管理的優(yōu)勢，確保統(tǒng)籌規(guī)劃，明確不同階段的工作要求以及信息系統(tǒng)的使用效率，確保監(jiān)督工作能夠落到實處。日常監(jiān)督與考核工作直接影響著整個系統(tǒng)的數(shù)據(jù)治理質(zhì)量，管理層則需要注重專項檢查，確保合規(guī)操作以及流程規(guī)范。結(jié)合各種現(xiàn)代化的管理技術(shù)及手段構(gòu)建科學(xué)完善的數(shù)據(jù)質(zhì)量長效管理機制，確保整體管理質(zhì)量及水平的逐步提升。

五、人力資源信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)質(zhì)量治理中需要注意的事項

企業(yè)人力資源信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)質(zhì)量管理中，不僅需要強調(diào)日常管理策略和規(guī)劃，還需要注重一些容易忽視的細節(jié)問題，保證數(shù)據(jù)質(zhì)量管理的科學(xué)性。

（一）確定明確的人力資源信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)質(zhì)量管理目標(biāo)

人力資源信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)管理中首先需要明確數(shù)據(jù)質(zhì)量管理的目標(biāo)，使后期的數(shù)據(jù)管理工作中可以結(jié)合目標(biāo)做好數(shù)據(jù)分析工作，使數(shù)據(jù)質(zhì)量管理有序開展。否則即使構(gòu)建完善的人力資源信息系統(tǒng)，在數(shù)據(jù)分析中的難度也會進一步加大，需要浪費大量的時間進行數(shù)據(jù)分析。甚至在海量數(shù)據(jù)下，導(dǎo)致人力資源信息系統(tǒng)管理難度加大，無法更好的服務(wù)于人力資源管理工作。因此必須要加強對人力資源信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)管理目標(biāo)的制定，然后以此為標(biāo)準(zhǔn)和指導(dǎo)方向不斷完善數(shù)據(jù)質(zhì)量管理工作。

（二）加強人力資源信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)質(zhì)量管理風(fēng)險的控制

企業(yè)人力資源信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)治理對于人力資源管理工作開展具有非常重要的作用，在人力資源信息中包含企業(yè)所有的員工信息檔案，一旦信息丟失或者泄露都可能會對員工個人和公司造成嚴(yán)重的不良影響，涉及到個人隱私問題。因此人力資源信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)管理中必須要充分考慮信息系統(tǒng)的潛在安全風(fēng)險，在企業(yè)中制定科學(xué)的信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)質(zhì)量控制制度和權(quán)限制度，有效預(yù)防信息泄露等方面的問題。

六、結(jié)語

為了跟上時代發(fā)展的步伐，許多企業(yè)以人力資源管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)治理為依據(jù)，了解數(shù)據(jù)治理的重點以及核心。全面加大對這一工作的投入力度，確保合理分工，有效突破重點和難點，構(gòu)建完善的管理體系。讓每一個員工都能夠主動參與其中，維護系統(tǒng)的完整性，自覺地接受外部的監(jiān)督以及考核，為這些工作作出應(yīng)有的貢獻。