基于SAP系統(tǒng)環(huán)境的企業(yè)內(nèi)部控制研究

李小芬

（中能電氣股份有限公司，福建 福州 350000）

SAP系統(tǒng)和內(nèi)部控制相結(jié)合的局面，兩者“你中有我，我中有你”，容易讓人產(chǎn)生錯(cuò)覺，完善的SAP系統(tǒng)等于完善的內(nèi)部控制體系，這種錯(cuò)覺使得很多企業(yè)在建立SAP系統(tǒng)后，忽略內(nèi)部控制體系建設(shè)，對其中SAP系統(tǒng)無法發(fā)揮作用的環(huán)節(jié)缺乏關(guān)注，這導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)缺乏全面管控。如風(fēng)險(xiǎn)評估體系不完整、內(nèi)控細(xì)則沒有落到實(shí)處等。建立完善的內(nèi)控制度，是企業(yè)發(fā)展階段需要解決的焦點(diǎn)問題。管理人員需要結(jié)合經(jīng)營領(lǐng)域、公司規(guī)模、實(shí)際戰(zhàn)略發(fā)展情況，創(chuàng)新挖掘SAP系統(tǒng)利用方式，減少內(nèi)部成本消耗，提升綜合競爭力、資產(chǎn)能力?；诖?，合理利用SAP系統(tǒng)，有助于提升管理效能，并完善SAP財(cái)務(wù)模塊功能的開發(fā)，并對內(nèi)部控制管理模式進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整，實(shí)現(xiàn)企業(yè)健康穩(wěn)定長效發(fā)展目標(biāo)。

一、企業(yè)內(nèi)部控制及其相關(guān)要素

從開展內(nèi)控活動(dòng)、風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別及管控角度入手，可大幅度提升企業(yè)信息傳遞效率，打造更為高效的信息共享渠道，從而推動(dòng)內(nèi)控監(jiān)督機(jī)制進(jìn)一步優(yōu)化。內(nèi)控管理開展過程中，良好的內(nèi)控環(huán)境是關(guān)鍵，只有形成完善、靈活的內(nèi)控管理監(jiān)督環(huán)境，才能提升綜合管理水平與效率。另外，企業(yè)面臨許多風(fēng)險(xiǎn)，風(fēng)險(xiǎn)管理便是針對企業(yè)存在的風(fēng)險(xiǎn)問題而開展的管理活動(dòng)，而促進(jìn)內(nèi)部管理活動(dòng)深化落實(shí)，對加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)管理有積極作用。這些活動(dòng)除了落實(shí)內(nèi)控制度以外，還需要盡快出臺(tái)配套的內(nèi)控管理方案[3]。信息溝通就是領(lǐng)導(dǎo)人員、各個(gè)部門進(jìn)行信息交流，相關(guān)部門接受領(lǐng)導(dǎo)層頒布的內(nèi)控指令，領(lǐng)導(dǎo)人員也能接受更多的信息，了解內(nèi)控工作開展情況、運(yùn)營發(fā)展情況等，部門能通過這一過程進(jìn)行協(xié)調(diào)處理。在接受更多信息的基礎(chǔ)上，及時(shí)地反饋相關(guān)信息，編制合理調(diào)整方案，確保經(jīng)營活動(dòng)與內(nèi)控活動(dòng)的合理性。若存在問題，則能根據(jù)信息反饋結(jié)果，調(diào)整企業(yè)發(fā)展方向。

二、SAP環(huán)境下的企業(yè)內(nèi)部控制目標(biāo)

（一）助推企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益

結(jié)合企業(yè)當(dāng)前的運(yùn)營管理體系，出具完善的財(cái)務(wù)報(bào)告，做好各項(xiàng)內(nèi)容的分析工作，確保經(jīng)營活動(dòng)的真實(shí)性以及完整性。還需要提出軟件、硬件配合的策略，助推企業(yè)形成良好的戰(zhàn)略發(fā)展局勢，創(chuàng)造較高的經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益。

（二）保證數(shù)據(jù)處理的準(zhǔn)確性和高效性

SAP系統(tǒng)運(yùn)作過程就是對內(nèi)部業(yè)務(wù)流程進(jìn)行優(yōu)化處理再造的過程，因此想要保證數(shù)據(jù)處理效果和質(zhì)量，加強(qiáng)SAP系統(tǒng)與組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)融合，平衡規(guī)范化數(shù)據(jù)輸入的環(huán)節(jié)，確保權(quán)責(zé)分配到位。此外，還需要提升傳統(tǒng)數(shù)據(jù)處理能力，做好全面優(yōu)化審查的工作，真正盡早彌補(bǔ)存在的缺失。在強(qiáng)化預(yù)算管控力度的同時(shí)，深化內(nèi)部監(jiān)督責(zé)任體系。

（三）增強(qiáng)系統(tǒng)的時(shí)效性和可操作性

企業(yè)需要通過對系統(tǒng)開發(fā)環(huán)節(jié)進(jìn)行管理與持續(xù)改造，有效地提升系統(tǒng)的時(shí)效性、可操作性，傳遞關(guān)鍵的信息與數(shù)據(jù)，使得管理人員可以開展公平的評價(jià)工作。在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)輸入、輸出環(huán)節(jié)，提出有效的管控方案[4]。如在SAP總賬管理系統(tǒng)中，設(shè)置明確條款，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫統(tǒng)一目標(biāo)，并為后續(xù)數(shù)據(jù)審查提供相應(yīng)的參考。

三、基于SAP系統(tǒng)的企業(yè)內(nèi)部控制

（一）SAP系統(tǒng)下總賬管理的內(nèi)部控制

1．設(shè)置權(quán)限

企業(yè)應(yīng)建立健全SAP系統(tǒng)權(quán)限管理制度，基于企業(yè)人員崗位設(shè)置情況、組織結(jié)構(gòu)及權(quán)責(zé)劃分等信息，設(shè)置各員工的系統(tǒng)操作權(quán)限及信息查詢范圍。

2．防止虛假賬表的內(nèi)部控制

內(nèi)部憑證審核完成后，在缺乏充足理由情況下，其中的任何一項(xiàng)信息數(shù)據(jù)，任何人都不能隨意進(jìn)行修改。在審核過程中，會(huì)計(jì)人員是主力，其需要充分結(jié)合會(huì)計(jì)制度及法律法規(guī)體系，科學(xué)規(guī)范對憑證進(jìn)行審核。審核之后，所有經(jīng)手的審核人員需要簽字蓋章，這可為后續(xù)追責(zé)提供有效依據(jù)，無形中約束相關(guān)人員貫徹責(zé)任意識(shí)，可最大限度保證虛假報(bào)賬問題出現(xiàn)。

3．保證數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，開展會(huì)計(jì)報(bào)表內(nèi)控管理工作

要想保證會(huì)計(jì)報(bào)表數(shù)據(jù)輸出沒有偏差，就需要對財(cái)務(wù)初始數(shù)據(jù)進(jìn)行審核。相關(guān)會(huì)計(jì)管理人員需要對會(huì)計(jì)報(bào)表的輸出情況進(jìn)行觀察，還需要做好準(zhǔn)確性分析工作、數(shù)據(jù)登記工作[5]。為其他部門輸送財(cái)務(wù)報(bào)表，要確保會(huì)計(jì)信息處理與控制到位。對于會(huì)計(jì)檔案輸出來說，則需要遵循檔案管理制度，做好保存工作。

（二）基于SAP環(huán)境的采購及付款的內(nèi)控管理

1．供應(yīng)商選擇的內(nèi)部控制

企業(yè)應(yīng)當(dāng)對供應(yīng)商的選擇建立嚴(yán)格的內(nèi)控審批制度，應(yīng)在SAP系統(tǒng)建立供應(yīng)商檔案庫，檔案包括供應(yīng)商名片、供應(yīng)商調(diào)查表、供應(yīng)商審批表、供應(yīng)商資信檔案、供應(yīng)商所提供的合同證明、價(jià)格表等相關(guān)資料，每批材料供貨結(jié)束，采購人員需要結(jié)合質(zhì)量檢驗(yàn)的標(biāo)準(zhǔn)，檢查原材料質(zhì)量，評估合作伙伴的退貨條件、供應(yīng)水平，將供應(yīng)商的實(shí)績轉(zhuǎn)記“供應(yīng)商資信檔案”，作為供應(yīng)商業(yè)績的資料。從而合理保證企業(yè)選擇正確供應(yīng)商，避免供應(yīng)商選擇不當(dāng)，導(dǎo)致采購物資質(zhì)次價(jià)高，出現(xiàn)舞弊或遭受欺詐。

2．采購流程的內(nèi)部控制

公司應(yīng)對采購流程存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析，根據(jù)內(nèi)部控制的原則和制度，針對性地建立采購流程的內(nèi)部控制點(diǎn)，從而設(shè)計(jì)好SAP系統(tǒng)的請購流程和采購流程。設(shè)置相應(yīng)的專業(yè)審批人員，確保采購計(jì)劃合理，市場變化趨勢預(yù)測準(zhǔn)確，確保價(jià)格合理，促進(jìn)成本管控工作順利開展，避免造成庫存短缺或積壓，導(dǎo)致企業(yè)生產(chǎn)停滯或資源浪費(fèi)。

3．付款環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制

付款環(huán)節(jié)審核不嚴(yán)格，可能導(dǎo)致采購物資、資金損失或信用受損，因此付款是內(nèi)部控制中需要加強(qiáng)管理的環(huán)節(jié)。企業(yè)需要根據(jù)采購業(yè)務(wù)類型和付款金額審批權(quán)限，設(shè)定好SAP系統(tǒng)的預(yù)付款、進(jìn)度款審批流程，審批節(jié)點(diǎn)人員需對采購業(yè)務(wù)的原始憑證進(jìn)行審核，復(fù)核單據(jù)和憑證是否齊全，內(nèi)容是否真實(shí)、審批流程是否完整，根據(jù)核對后的發(fā)票、驗(yàn)收單或驗(yàn)收報(bào)告、入庫單、合同等相關(guān)憑證填寫審批意見。對于已付款的采購項(xiàng)目，要確保系統(tǒng)錄入及時(shí)性，避免重復(fù)付款現(xiàn)象出現(xiàn)，對企業(yè)造成經(jīng)濟(jì)損失。

（三）SAP環(huán)境下庫存管理的內(nèi)部控制

1．入庫環(huán)節(jié)內(nèi)部控制

物資入庫之前，需要對材料質(zhì)量檢驗(yàn)情況及結(jié)果進(jìn)行核查，結(jié)合檢驗(yàn)報(bào)告、訂單等與實(shí)物進(jìn)行對比，從而全方位保障質(zhì)量，只有質(zhì)量及數(shù)量一一對應(yīng)，才能正式入庫。

2．庫存定期盤點(diǎn)

企業(yè)需要定期做好物資盤點(diǎn)工作，對所有資源的質(zhì)量情況、缺損情況進(jìn)行整理綜合。在庫存盤點(diǎn)工作進(jìn)行時(shí)，企業(yè)相關(guān)部門應(yīng)堅(jiān)持賬實(shí)相符原則，以細(xì)心、耐心態(tài)度整理庫存數(shù)據(jù)，這是避免企業(yè)出現(xiàn)庫存積壓或者短缺問題的有效策略。

3．出庫環(huán)節(jié)內(nèi)部控制

為有效規(guī)避員工“中飽私囊”，利用自身權(quán)限挪用物資，加強(qiáng)對定期盤點(diǎn)工作的監(jiān)督管控力度極為重要。除此之外，加強(qiáng)對庫存貨品與物質(zhì)出庫情況進(jìn)行監(jiān)督深刻也可發(fā)揮作用。規(guī)范物資出庫流程，構(gòu)建完整、系統(tǒng)化的物資出庫規(guī)范體系，可大幅度提升管控質(zhì)量。出庫時(shí)利用SAP系統(tǒng)，構(gòu)建必填的出庫信息表，這是保證賬實(shí)相符的有效手段。

（四）SAP環(huán)境下銷售與收款的內(nèi)部控制

1．銷售訂單的內(nèi)部控制

銷售的第一道工序是接受客戶訂單，需要從源頭做好內(nèi)控工作，相應(yīng)審批節(jié)點(diǎn)人員應(yīng)根據(jù)公司銷售政策進(jìn)行訂單審核，審核客戶信用、銷售價(jià)格、折扣權(quán)限、結(jié)算方式、回款周期、訂單利潤、訂單合法性、庫存是否滿足訂單需求等，流程審批結(jié)束后，錄入到SAP系統(tǒng)中生成銷售訂單。

2．銷售合同的內(nèi)部控制

在訂單生效以后，根據(jù)合同會(huì)簽流程審批，針對部分影響重大或者涉及法律知識(shí)復(fù)雜的合同文本重點(diǎn)關(guān)注，組織多部門對其開展多次審核，同時(shí)在審核過程中要求各部門充分履行職責(zé)，責(zé)任意識(shí)貫徹始終。另外利用SAP系統(tǒng)生成銷售合同時(shí)，需要對合同進(jìn)行仔細(xì)審核，且在甲乙雙方簽署合同時(shí)，需要按照要求規(guī)定加蓋相關(guān)印章，且由具有代表性的人員負(fù)責(zé)合同簽訂工作。如果是授權(quán)簽署合同，需要按照規(guī)定簽署書面委托書，并嚴(yán)格落實(shí)相關(guān)印章使用及管理制度，合同簽署完成后，必須再次查驗(yàn)其印章加蓋情況及簽署規(guī)范性情況，這是加強(qiáng)內(nèi)部控制的有效策略。

3．賬款回收的內(nèi)部控制

為了盡量避免壞賬風(fēng)險(xiǎn)問題的發(fā)生，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)信用管理，加大催收力度，利用SAP對客戶設(shè)定最高賒銷額和最長賒銷期限，對賒銷訂單設(shè)置日期提示功能，動(dòng)態(tài)化編報(bào)賬齡分析表，對超過賬齡的應(yīng)收賬款及時(shí)反饋信息，重點(diǎn)管理。對于應(yīng)收賬款的管理要明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任，明確劃分責(zé)任范圍和責(zé)任監(jiān)督部門，指定監(jiān)督人員對應(yīng)收賬款內(nèi)控制度執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查評價(jià)，監(jiān)督人員應(yīng)不隸屬于業(yè)務(wù)流程中的任何部門，且不隸屬分管業(yè)務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)，防止責(zé)任管理流于形式。

（五）關(guān)于SAP系統(tǒng)主要內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)的管理對策

1．科學(xué)規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)隱患

在企業(yè)發(fā)展過程中，運(yùn)營風(fēng)險(xiǎn)是難以避免的風(fēng)險(xiǎn)，SAP系統(tǒng)在長期運(yùn)行過程中，加強(qiáng)對運(yùn)營風(fēng)險(xiǎn)的管控有重要作用，應(yīng)當(dāng)從以下方面入手，加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防控。第一是對系統(tǒng)查缺補(bǔ)漏，重點(diǎn)分析哪些方面存在漏洞，所建設(shè)的SAP系統(tǒng)規(guī)劃不完善，內(nèi)部細(xì)節(jié)存在不合理地方。尤其是可能導(dǎo)致系統(tǒng)難以充分發(fā)揮功能或者部分功能存在故障的部分，并及時(shí)加以處理。第二是系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)及安全措施方面，如果系統(tǒng)的維護(hù)和安全保障體系建設(shè)不夠完善，就可能導(dǎo)致系統(tǒng)存在信息泄漏或者泄密的風(fēng)險(xiǎn)，所以必須制定配套的信息維護(hù)及安全保障制度，比如每天工作完成后做好信息錄入的校對工作，以及定期病毒查殺和系統(tǒng)維護(hù)等。

2．落實(shí)風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)督管控工作

SAP系統(tǒng)是“企業(yè)管理解決方案”的軟件名稱，其在企業(yè)信息化發(fā)展管理中發(fā)揮了重要作用。SAP系統(tǒng)在企業(yè)日常發(fā)展中展現(xiàn)難以替代的作用，綜合實(shí)際情況來看，可通過以下三點(diǎn)進(jìn)行管控，加強(qiáng)監(jiān)督效果。第一是加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)管控機(jī)制建設(shè)，充分利用SAP系統(tǒng)的優(yōu)勢提升風(fēng)險(xiǎn)抵御能力。第二是積極保證SAP系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)管理體系持續(xù)化建設(shè)，以企業(yè)實(shí)時(shí)信息數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，做好系統(tǒng)優(yōu)化及對接工作，對涉及的各項(xiàng)工作流程進(jìn)行全面優(yōu)化，使得SAP系統(tǒng)的各個(gè)模塊信息共享更為流暢，保持創(chuàng)新優(yōu)化活力，從而最大限度地降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生概率及造成的危害程度。第三是基于SAP系統(tǒng)中的財(cái)務(wù)管理部分，可進(jìn)一步提高內(nèi)部控制管控力度，本質(zhì)上SAP系統(tǒng)是一個(gè)業(yè)務(wù)集成系統(tǒng)，其通過對各部門進(jìn)行全面的財(cái)務(wù)分析，著重關(guān)注企業(yè)財(cái)務(wù)管理監(jiān)督、控制等環(huán)節(jié)，這種以財(cái)務(wù)管理、運(yùn)營風(fēng)險(xiǎn)為線索的模式是保證企業(yè)的內(nèi)部控制管理工作更加科學(xué)的有效途徑。

3．加強(qiáng)基礎(chǔ)工作建設(shè)

基礎(chǔ)性工作的開展情況對SAP系統(tǒng)的整體效果呈現(xiàn)有重要影響，基于此加強(qiáng)基礎(chǔ)工作建設(shè)，可進(jìn)一步加強(qiáng)內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)管理效果。第一加強(qiáng)操作人員風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)培訓(xùn)。SAP系統(tǒng)本質(zhì)上基于信息技術(shù)構(gòu)建的管理平臺(tái)，其主要功能呈現(xiàn)仍無法脫離工作人員的操作，基于此，加強(qiáng)人員意識(shí)培訓(xùn)有重要意義，內(nèi)部控制理念培訓(xùn)不應(yīng)只停留在企業(yè)高管身上，而是應(yīng)該實(shí)現(xiàn)全員培訓(xùn)，將內(nèi)部控制及風(fēng)險(xiǎn)管理意識(shí)落實(shí)到公司各層級，各單位基于內(nèi)部實(shí)際，切實(shí)提出可行建議，提升內(nèi)部管理制度效率。同時(shí)公司內(nèi)部應(yīng)充分利用網(wǎng)絡(luò)資源優(yōu)勢，完善員工線上、線下培訓(xùn)體系，這可有效提高風(fēng)險(xiǎn)管理質(zhì)量及管理效率。第二優(yōu)化流程關(guān)注細(xì)節(jié)。SAP系統(tǒng)內(nèi)部主要風(fēng)險(xiǎn)管理過程中，做好系統(tǒng)實(shí)際運(yùn)營監(jiān)測，保證企業(yè)管理者可全面了解公司內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)隱患情況及經(jīng)營情況，然后便于相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)層綜合分析具體情況為企業(yè)的發(fā)展制定決策。為更好地加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)管理效果，除了提高操作人員風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)、專業(yè)技能水平外，從SAP系統(tǒng)細(xì)節(jié)處入手，優(yōu)化系統(tǒng)也是降低風(fēng)險(xiǎn)的有效對策。第三堅(jiān)守法律法規(guī)體系，優(yōu)化完善SAP系統(tǒng)。嚴(yán)格遵照國家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)準(zhǔn)則制度進(jìn)行，以其為基礎(chǔ)設(shè)計(jì)內(nèi)部控制體系流程及方案等，并以相關(guān)法律法規(guī)體系為基礎(chǔ)，加強(qiáng)對會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的管理。在國家法律法規(guī)約束下，企業(yè)內(nèi)部的會(huì)計(jì)工作日益規(guī)范，財(cái)務(wù)管理更為科學(xué)高效，而高效科學(xué)的財(cái)務(wù)管理、會(huì)計(jì)管理都可加強(qiáng)SAP系統(tǒng)運(yùn)行過程中內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)的管理效率和管理質(zhì)量，確保企業(yè)在經(jīng)濟(jì)全球化背景下占據(jù)更大優(yōu)勢，在市場競爭中搶占有利地位。

四、結(jié)束語

總而言之，合理使用SAP系統(tǒng)，可以促進(jìn)財(cái)務(wù)、銷售、采購等多個(gè)環(huán)節(jié)相互融合，有助于提升綜合運(yùn)營效率。企業(yè)需要改進(jìn)內(nèi)部控制模式，并將SAP系統(tǒng)的優(yōu)勢凸顯出來，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)化監(jiān)督與控制，將SAP系統(tǒng)技術(shù)優(yōu)勢發(fā)揮出來。在利用SAP系統(tǒng)進(jìn)行內(nèi)控管理之前，需要了解員工數(shù)量、自身生產(chǎn)規(guī)模、審批業(yè)務(wù)流程等，遵循成本效益原則，避免被企業(yè)帶來額外的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)。通過搭建完善的SAP平臺(tái)，順利踐行戰(zhàn)略發(fā)展計(jì)劃，對內(nèi)部資源進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，做好內(nèi)部監(jiān)督管理工作，提升企業(yè)內(nèi)控管理水平。