新時(shí)期農(nóng)業(yè)科研單位檔案數(shù)字化管理工作現(xiàn)狀、問題與對(duì)策—以北京市農(nóng)林科學(xué)院為例

李瀟 張?jiān)狡?蔣韜

（北京市農(nóng)林科學(xué)院，北京 100000）

0.引言

從當(dāng)前的發(fā)展形勢看，我國農(nóng)業(yè)科研單位的發(fā)展速度較快，對(duì)農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)的研究也越來越全面，由此也形成了科研檔案，有較高的保存價(jià)值。農(nóng)業(yè)比較特殊，所以相關(guān)的科研工作有體現(xiàn)多方面特點(diǎn)，比如，涉及的范圍廣、有多種類型、數(shù)據(jù)龐大又不夠集中等，所以，檔案管理的難度較大。為了科學(xué)有效的管理農(nóng)業(yè)科研單位檔案，就有必要推動(dòng)其實(shí)現(xiàn)數(shù)字化建設(shè)，以科學(xué)、先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)促進(jìn)檔案管理質(zhì)量得到不斷提升，將更科學(xué)的數(shù)據(jù)資料提供給農(nóng)業(yè)科研單位，從而助推其持續(xù)性發(fā)展。目前，檔案數(shù)字化成了一大趨勢，由數(shù)字化處理過的檔案信息更能體現(xiàn)出價(jià)值。北京市農(nóng)林科學(xué)院通過不斷開展檔案數(shù)字化管理工作，使檔案管理效率得到了提升。

1.北京市農(nóng)林科學(xué)院檔案整體情況

北京市農(nóng)林科學(xué)院檔案管理模式為：以主管院長掛帥、辦公室主任分管、數(shù)據(jù)與經(jīng)濟(jì)所書記主管、檔案室具體負(fù)責(zé)。在北京市農(nóng)林科學(xué)院“檔案管理規(guī)定”中還明確提出：院及各下屬單位要為檔案部門配備政治上可靠、扎實(shí)掌握專業(yè)知識(shí)、文化水平較高，取得檔案行政部門頒發(fā)的崗位資格證書，完全能夠勝任檔案工作的專職人員。北京市農(nóng)林科學(xué)院《檔案管理規(guī)定》中規(guī)定檔案工作要實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)。院辦公室作為檔案工作主管部門，要統(tǒng)一規(guī)劃檔案工作。檔案管理機(jī)構(gòu)則是院綜合檔案室，該室被設(shè)置于數(shù)據(jù)與經(jīng)濟(jì)所，負(fù)責(zé)管理院機(jī)關(guān)的檔案。對(duì)于門類不同的檔案，應(yīng)該根據(jù)各自的分類及編號(hào)方法、歸檔范圍、立卷方法、保管期限等，進(jìn)行整理立卷，提高工作效率。

在項(xiàng)目（課題）任務(wù)完成后，應(yīng)及時(shí)將科技項(xiàng)目（課題）形成的檔案材料全部移交（包括電子檔案）；基本建設(shè)項(xiàng)目的全部檔案要在工程竣工驗(yàn)收后，向檔案部門進(jìn)行全部移交；一般聲像材料，可按照年度計(jì)劃，隨文件材料進(jìn)行歸檔；針對(duì)科研方面的聲像材料，基本是在結(jié)束科研課題驗(yàn)收和成果鑒定之后，隨課題檔案文件材料一起歸檔處理的；需使用的實(shí)物檔案，必須保證先進(jìn)行歸檔，之后方可進(jìn)行使用。

2.北京市農(nóng)林科學(xué)院檔案數(shù)字化發(fā)展情況

2.1 工作經(jīng)驗(yàn)

北京市農(nóng)林科學(xué)院的“北京市農(nóng)林科學(xué)院檔案信息管理系統(tǒng)”的指導(dǎo)思想是統(tǒng)一管理，并建設(shè)了體現(xiàn)該院特色的綜合檔案業(yè)務(wù)管理平臺(tái)，同時(shí)對(duì)下屬的14個(gè)研究所進(jìn)行全面覆蓋。北京市農(nóng)林科學(xué)院于2014年4月將檔案數(shù)字化的回溯工作全部完成，已經(jīng)達(dá)到100%的完成率。

北京市農(nóng)林科學(xué)院實(shí)施數(shù)字化管理方案，原文掃描文書、科研課題及基建等檔案中比較重要且利用頻率高的內(nèi)容，尤其是基建檔案的竣工圖紙也按照原件進(jìn)行掃描，由此拼接成電子圖片，用數(shù)碼相機(jī)將所有的實(shí)物檔案拍成電子照片、幻燈片及錄像帶，可以輕松進(jìn)行轉(zhuǎn)換，使一些科研資料能保留的更加長久。自2014年后，北京市農(nóng)林科學(xué)院的數(shù)字化工作由各單位負(fù)責(zé)自行完成，同時(shí)按照要求，錄入于“檔案管理系統(tǒng)”內(nèi)，同時(shí)也要掛接原文。

2.2 工作啟示

2.2.1 檔案管理效率得到提高

在完成檔案分類工作后，北京市農(nóng)林科學(xué)院的檔案管理人員還借助輸入設(shè)備對(duì)檔案進(jìn)行電子存檔，此環(huán)節(jié)是實(shí)現(xiàn)電子化管理的關(guān)鍵步驟。與此同時(shí)，也需要對(duì)電子資料進(jìn)行嚴(yán)格復(fù)查，目的是保存完整的資料，再將不同的檔案資料結(jié)合起來，由此制成一個(gè)目錄表格，填好材料的相關(guān)信息。以上這些工作都是實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理的有力保障，經(jīng)過不斷的完善，科研人員便能很快找出所需的資料，這也說明檔案的利用率已經(jīng)得到了提高[1]。

2.2.2 丟失與混亂排放的情況能得到避免

檔案管理工作是由檔案工作者接收到檔案材料那一刻開始的，再按照規(guī)定去移交、存檔所有檔案資料，每份檔案的擺放位置都是有嚴(yán)格要求的，必須在指定范圍內(nèi)擺放，一旦發(fā)生丟失、錯(cuò)放等情況，就對(duì)檔案管理工作造成很大阻礙。因此，一經(jīng)存檔就要先明確檔案的擺放位置，只有放置在固定的編目內(nèi)，才能避免混亂現(xiàn)象的發(fā)生；在檔案錄入之后，被查閱的部分就成了目標(biāo)文件，盡可能避免在對(duì)該文件進(jìn)行查閱的過程中混淆了與之相似的其他文件[2]。利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)能直接對(duì)電子檔案進(jìn)行查檔，文件內(nèi)容由檢索系統(tǒng)生成，混亂排放檔案的問題能得到解決，而且丟失檔案現(xiàn)象也明顯減少。

2.2.3 對(duì)紙質(zhì)檔案的傷害程度減輕我國一直都是農(nóng)業(yè)大國，很早就在研究農(nóng)業(yè)問題，所以有豐富的相關(guān)檔案。在農(nóng)業(yè)科研單位中，存在一些歷史研究檔案，而這些歷史資料因?yàn)槭荛L期存儲(chǔ)、應(yīng)用影響而有一系列變化隨之發(fā)生，調(diào)取和翻閱紙質(zhì)檔案時(shí)會(huì)對(duì)其造成損壞。因此，為了使檔案資料的完整性得到保護(hù)，又能保證相關(guān)人員對(duì)歷史資料的利用需求得到一定滿足，就必須要實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理[3]。檔案信息逐漸向電子信息轉(zhuǎn)化，促進(jìn)資源共享的順利實(shí)現(xiàn)，也方便調(diào)取資料，與此同時(shí)，對(duì)原始紙質(zhì)資料的損傷程度也能得到減輕。

3.新時(shí)期農(nóng)業(yè)科研單位檔案數(shù)字化管理工作存在的主要問題

盡管農(nóng)業(yè)科研單位實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化的優(yōu)點(diǎn)較多，但是在實(shí)際工作當(dāng)中，檔案數(shù)字化管理也有一些不足之處，比如，北京市農(nóng)林科學(xué)院在這方面的不足就在以下幾個(gè)方面有所體現(xiàn)：

3.1 檔案管理缺少足夠的經(jīng)費(fèi)

由于建設(shè)資金還沒有完全得到保證，所以導(dǎo)致硬件與軟件設(shè)施還需要繼續(xù)完善，這對(duì)檔案一站式處理造成一定阻礙，比如，檔案管理系統(tǒng)的單一功能，只側(cè)重于簡單存儲(chǔ)，對(duì)格式還不能實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)化，增加的任何一種功能都需要單獨(dú)購買，電子檔案設(shè)備的維護(hù)還要使用大量資金[4]。

3.2 相對(duì)緩慢的檔案數(shù)字化建設(shè)

當(dāng)前農(nóng)業(yè)信息化建設(shè)基礎(chǔ)還比較薄弱，用于投入軟硬件設(shè)施的資金也需要增加，更要加強(qiáng)完善軟硬件設(shè)施建設(shè)，也缺少專職的檔案管理人員。不僅如此，大量的檔案資源存在，又有一部分不能及時(shí)同步，所以，只能緩慢的去推進(jìn)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型任務(wù)。

3.3 缺乏高精專業(yè)人員

檔案管理系統(tǒng)軟件公司有著不同水平，公司的工作人員也不太穩(wěn)定，更換比較頻繁，在售后服務(wù)方面有著明顯的滯后性存在，因此，當(dāng)出現(xiàn)問題時(shí)，往往很難及時(shí)得到解決。檔案資料每年都要增加一些，但是配置的檔案管理人員有限，也沒有足夠的專業(yè)人員來負(fù)責(zé)檔案數(shù)字化工作，導(dǎo)致現(xiàn)有的人力資源無法滿足檔案數(shù)字化管理工作的實(shí)際需求，兩者之間有一定差距存在。

3.4 利用檔案數(shù)字化面臨著安全問題

盡管利用檔案信息技術(shù)可以對(duì)檔案管理效能的提升起到促進(jìn)作用，但是也要認(rèn)識(shí)到信息泄露這一問題，因單位沒有明確檔案的訪問權(quán)限，安全措施還不夠系統(tǒng)，所以，有安全管理漏洞普遍存在。

4.新時(shí)期加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科研單位檔案數(shù)字化管理工作的對(duì)策及建議

4.1 重視建立健全檔案管理規(guī)章制度

要保證農(nóng)業(yè)科研單位檔案資料的完整性，就要結(jié)合檔案管理的現(xiàn)狀制定一個(gè)相對(duì)完善的檔案管理規(guī)章制度，并且農(nóng)業(yè)科研單位也要以相關(guān)法律法規(guī)為依托，為本單位制定科學(xué)合理的檔案管理制度，全面提高檔案管理質(zhì)量。完善的檔案管理制度應(yīng)該是涵蓋檔案管理的所有環(huán)節(jié)及流程的，能保證有章可循的開展每一項(xiàng)工作，使檔案管理達(dá)到科學(xué)化、規(guī)范化。檔案管理屬于保密性工作，建立健全管理制度后，檔案管理行為會(huì)更加規(guī)范，為檔案安全提供充分保障[5]。

4.2 加大投入力度，軟硬件設(shè)施配備齊全

傳統(tǒng)的檔案管理方式指的是對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行簡單的整理、歸類和儲(chǔ)存處理，存在形式主要是紙質(zhì)或照片。隨著時(shí)代發(fā)展，這種檔案管理模式已經(jīng)達(dá)不到基本要求，在這種形勢下，檔案數(shù)字化管理應(yīng)運(yùn)而生。檔案的數(shù)字化管理是指依托于錄入、掃描等工作促使數(shù)字化處理得以實(shí)現(xiàn)，再將生成的數(shù)據(jù)資源統(tǒng)一儲(chǔ)備起來。數(shù)字化管理有較大優(yōu)勢，為加快實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理，要求農(nóng)業(yè)科研單位要在軟硬件設(shè)備方面加大資金投入，對(duì)當(dāng)前的老化設(shè)備及時(shí)更換，引進(jìn)更多專業(yè)設(shè)備。與此同時(shí)，還要對(duì)龐雜的檔案資料信息進(jìn)行整理、分類，對(duì)其采取數(shù)字化管理。

4.3 檔案管理系統(tǒng)繼續(xù)完善，促進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)

以檔案的特點(diǎn)為前提，將大數(shù)據(jù)技術(shù)有效融入到檔案管理工作中，對(duì)檔案管理系統(tǒng)產(chǎn)生的檔案數(shù)據(jù)做出合理分類，以年度、內(nèi)容為依據(jù)進(jìn)行分類，管理人員對(duì)各類基礎(chǔ)信息進(jìn)行全部掃描，并且按正確路徑存入到檔案管理系統(tǒng)，錄入到與之對(duì)應(yīng)的目錄里，形成新的電子文件，這樣的操作有利于檔案管理成本減少，還能對(duì)原始檔案加強(qiáng)保護(hù)。北京市農(nóng)林科學(xué)院的精度檢索條件的設(shè)置過程中可以圍繞檔案需求進(jìn)行，以保證不同主體多元化的檔案檢索要求都能滿足[6]。對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)的充分應(yīng)用和改進(jìn)能方便搜索，在搜索的界面直接輸入檔號(hào)就能快速查詢，搜索時(shí)間得到減少的同時(shí)還促進(jìn)檢索速度提高，也在一定程度上促進(jìn)檔案工作效率得到根本提升。在單位內(nèi)檔案管理信息系統(tǒng)可以建立一個(gè)信息共享平臺(tái)，對(duì)檔案信息資源可進(jìn)行在線檢索查詢、共享，給員工利用檔案提供方便。

4.4 組織檔案管理人員參加培訓(xùn)，使自身的專業(yè)素養(yǎng)得到提高

檔案管理人員的專業(yè)認(rèn)知對(duì)檔案管理質(zhì)量產(chǎn)生直接影響，所以，農(nóng)業(yè)科研單位為了促進(jìn)檔案工作水平的提升，就應(yīng)該對(duì)檔案管理人員重視起來，對(duì)其重點(diǎn)培養(yǎng)，上級(jí)主管部門針對(duì)檔案管理人員開展專業(yè)培訓(xùn)，深入學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理技能和理念，使檔案管理工作效率得到更大程度的提高，發(fā)揮檔案的最大價(jià)值。農(nóng)業(yè)科研單位還要積極引進(jìn)檔案管理專業(yè)人才，更好的開展檔案管理工作[7]。此外，還要求檔案管理人員對(duì)檔案知識(shí)及工作規(guī)程能夠熟練的掌握，深入學(xué)習(xí)檔案信息化錄入系統(tǒng)，以免工作中有和規(guī)定不符又得不到及時(shí)糾正的情況出現(xiàn)。北京市農(nóng)林科學(xué)院應(yīng)注重提高檔案管理人員使用信息處理設(shè)備和系統(tǒng)的能力，對(duì)檔案安全管理軟件、檔案管理系統(tǒng)等都能熟練掌握。針對(duì)檔案管理人員的實(shí)踐操作能力也要開展必要的培訓(xùn)，促進(jìn)他們的實(shí)踐能力得到較大提升，培訓(xùn)工作不能只是處于形式化、理論化層面上。為檔案管理人員提供交流學(xué)習(xí)平臺(tái)，促進(jìn)檔案人才建設(shè)質(zhì)量進(jìn)一步提高。

4.5 網(wǎng)絡(luò)安全系統(tǒng)必須要建立健全

北京市農(nóng)林科學(xué)院應(yīng)該將最原始的數(shù)字內(nèi)容存儲(chǔ)好，對(duì)信息加密、信息隔離、區(qū)塊鏈技術(shù)等有效利用，同時(shí)建立防火墻設(shè)備也是非常必要的，以免木馬程序和黑客侵入到檔案管理系統(tǒng)。加強(qiáng)和云存儲(chǔ)技術(shù)提供商合作，并將有關(guān)的檔案資源轉(zhuǎn)移至云終端數(shù)據(jù)庫。如果發(fā)現(xiàn)檔案資源丟失或損壞的情況，要及時(shí)將相關(guān)檔案資源下載到云終端。對(duì)經(jīng)驗(yàn)總結(jié)的過程中還要調(diào)整發(fā)展策略，系統(tǒng)收集利用效果的反饋信息，再仔細(xì)分析這些信息，使檔案使用存在的安全隱患能徹底消除，進(jìn)一步開發(fā)和運(yùn)用檔案信息資源，為適合檔案數(shù)字化管理的需要奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

5.結(jié)語

檔案發(fā)展史是時(shí)代進(jìn)步的最有力說明，新時(shí)期檔案發(fā)展必須要實(shí)現(xiàn)數(shù)字化。作為農(nóng)業(yè)科研單位，北京市農(nóng)林科學(xué)院應(yīng)該進(jìn)一步做好檔案數(shù)字化管理工作，投入力度需要加大，主要用于軟硬件設(shè)施方面，要建立健全檔案管理規(guī)章制度，不斷加快檔案數(shù)字化建設(shè)。此外，要組織檔案管理人員參加專業(yè)培訓(xùn)，并且要建立健全網(wǎng)絡(luò)安全系統(tǒng)，從而真正達(dá)到數(shù)字化檔案管理和利用的目的?？傊瑱n案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理既可以共享信息資源，還能將傳統(tǒng)管理模式的局限徹底打破，檔案利用效率得到提高，也方便查找資料，為開展科研工作提供了有力支撐。