商務(wù)溝通視閾下的外貿(mào)函電寫作

呂莎麗

（汕尾職業(yè)技術(shù)學(xué)院，廣東 汕尾 516600）

在國(guó)際貿(mào)易過(guò)程中，外貿(mào)函電是指進(jìn)出口雙方為了達(dá)成交易和履行合同相互往來(lái)進(jìn)行信件溝通。外貿(mào)函電貫穿整個(gè)業(yè)務(wù)流程， 其重要性不言而喻。在我國(guó)一帶一路開(kāi)放包容的合作倡議下，國(guó)際貿(mào)易日益頻繁，成功的商函能夠帶來(lái)經(jīng)濟(jì)效益和現(xiàn)實(shí)價(jià)值， 因此能否通過(guò)外貿(mào)函電實(shí)現(xiàn)有效溝通至關(guān)重要。 溝通是信息發(fā)送者與信息接收者共享信息的過(guò)程，強(qiáng)調(diào)信息傳遞的雙向性。 商務(wù)溝通是溝通主體（包括個(gè)人和組織）為實(shí)現(xiàn)商業(yè)目的、協(xié)調(diào)商務(wù)關(guān)系而進(jìn)行的一系列溝通活動(dòng)。 商務(wù)溝通的本質(zhì)在于尊重彼此，最終目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)合作共贏。 外貿(mào)函電溝通也不例外，尊重貿(mào)易伙伴、坦誠(chéng)溝通是函電寫作的指導(dǎo)思想，如何在外貿(mào)函電中讓對(duì)方看到自己良好的合作意愿，建立良性合作關(guān)系，實(shí)現(xiàn)高效溝通，具體從明確溝通目標(biāo)了解對(duì)方需求入手，掌握建立與維持個(gè)人可信度的溝通策略。

一、函電寫作的商務(wù)溝通本質(zhì)

外貿(mào)函電作為一種書面溝通方式，具備一般書面溝通的特點(diǎn)，如可復(fù)制、可保存、可查閱，穩(wěn)定且規(guī)則性強(qiáng)，更講邏輯與說(shuō)理性。 信息革命的迅速發(fā)展，貿(mào)易愈加頻繁，互聯(lián)網(wǎng)的流行催生多種電子溝通方式如即時(shí)信息、微博、社交網(wǎng)站、共享辦公，人與人的溝通變得更加迅捷，但以電子郵件為主的電子溝通方式占有絕對(duì)優(yōu)勢(shì)。 首先，電子郵件相較其他電子溝通方式更普遍。 其次，它更適合傳遞信息量較多的內(nèi)容；而且發(fā)件人與收件人都可不受即時(shí)回復(fù)的局限，前者可以根據(jù)個(gè)人時(shí)間安排撰寫更有實(shí)質(zhì)內(nèi)容的函件， 后者同樣可在有空時(shí)閱讀郵件。簡(jiǎn)而言之，外貿(mào)函電是以電子郵件為載體，進(jìn)出口雙方為了達(dá)成交易和履行合同相互往來(lái)進(jìn)行信件溝通的主要書面溝通方式。

從商務(wù)溝通的角度來(lái)說(shuō)，外貿(mào)函電寫作需要實(shí)現(xiàn)溝通的本質(zhì)內(nèi)容——尊重。 因此在溝通交往過(guò)程中，積極互動(dòng)的態(tài)度，尊重對(duì)方以實(shí)現(xiàn)對(duì)方的社會(huì)認(rèn)同感是非常關(guān)鍵的社交方式。 外貿(mào)函電的溝通以尊重為基礎(chǔ)，才能開(kāi)啟合作的契機(jī)。 除了遵循尊重他人的原則， 我們還需要采取積極開(kāi)放的態(tài)度，以坦誠(chéng)、可信任的姿態(tài)溝通，才能存同求異，實(shí)現(xiàn)商務(wù)目標(biāo)。 根據(jù)約哈里窗口（Jahari Window）理論，個(gè)人在人際信息交流中構(gòu)成的知覺(jué)模式有四種：自知人亦知的“開(kāi)放區(qū)”（溝通中的“我”認(rèn)為可以公開(kāi)的信息）；人知自不知的“盲目區(qū)”（需從別人處得知關(guān)于自我的信息）；自知人不知的“秘密區(qū)”（秘密區(qū)域可能帶來(lái)溝通的疏離感）；自不知人亦不知的為“未知區(qū)”（面對(duì)突發(fā)狀況呈現(xiàn)出來(lái)的自我）。 發(fā)展人際關(guān)系，開(kāi)展良好的人際互動(dòng)，要采用誠(chéng)懇的態(tài)度，適當(dāng)暴露自己的內(nèi)心態(tài)度，較易贏得對(duì)方的信任，而積極尋求反饋以及給予反饋，則不斷促進(jìn)溝通雙方理解，減少“盲目區(qū)”與“秘密區(qū)”，逐步達(dá)到共識(shí)與合作。 綜上所述，運(yùn)用外貿(mào)函電進(jìn)行貿(mào)易往來(lái)應(yīng)以尊重為本，抱著積極坦誠(chéng)的態(tài)度，運(yùn)用恰當(dāng)?shù)牟呗耘c客戶建立良好的信任關(guān)系，實(shí)現(xiàn)貿(mào)易目標(biāo)。 如何能讓對(duì)方“看到”我們的良好意愿，如何打動(dòng)潛在客戶呢？ 下面就有效外貿(mào)函電寫作的策略進(jìn)行闡述。

二、外貿(mào)函電的寫作策略

（一）明確溝通目標(biāo)與溝通原則

實(shí)現(xiàn)高效溝通，需要明確溝通目標(biāo)。 如何成功建立客戶關(guān)系，順利完成報(bào)盤還盤環(huán)節(jié)，溝通訂貨、包裝、裝運(yùn)、事宜，成功解決支付、保險(xiǎn)、報(bào)關(guān)問(wèn)題，是貿(mào)易雙方溝通的主要內(nèi)容。 在整個(gè)過(guò)程中，我方需要明確把握自己的目標(biāo)和底線，同時(shí)也需要靈活地弄清對(duì)方的目標(biāo)和底線。 積極了解對(duì)方的需求與誠(chéng)懇地表明自己的態(tài)度是尊重對(duì)方的表現(xiàn)，使外貿(mào)函電做到有的放矢。 比如下面郵件中：

Dear Mark,

I just met with Mr. So last Thursday (Aug 23) and he has asked us to stop supplying him with your Van Gogh prints. The reason is that he is having difficulty selling them, resulting in a large stock.

Therefore I must find other sales channels. This is going to take time, but I will do the best I can. In the meantime, would you please supply us 10 Van Gogh prints from each edition?

譯文：親愛(ài)的馬克，我上周四（8 月23 日）剛剛與索先生會(huì)面， 他要求我們停止向他提供您的凡·高版畫。原因是他很難賣掉它們，導(dǎo)致大量庫(kù)存。所以我必須尋找其他的銷售渠道。 這需要時(shí)間，但我會(huì)盡我所能。 同時(shí)， 您可以提供每個(gè)版本的10 幅凡·高版畫嗎？

信中甲方客戶抱怨庫(kù)存太多， 暗示成本較高，但又表明繼續(xù)合作的立場(chǎng)，要求供應(yīng)產(chǎn)品。 乙方供應(yīng)商若漠視甲方所給的信號(hào)，則甲方必定毅然放棄合作，面對(duì)這種仍然存在商量余地的情況，乙方從三個(gè)方面及時(shí)回復(fù)：1.對(duì)甲方所作努力表示感謝。 2.提供優(yōu)惠：如果甲方愿意將利潤(rùn)幅度降低5%，可將Mr.So 的存貨寄售價(jià)調(diào)低10%。 3.在將每版的10 幅油畫付運(yùn)前，可以等待回復(fù)。

Dear Mr. Kwok,

Thank you for your message of August 29.We appreciate the efforts you and Mr. So are making to sell our artworks and understands that the market is not so favorable at this time.

Before accepting your request, however, we would like to make this offer: we could reduce the consignment prices on Mr. So’s prints inventory by 10% if you would agree to reduce your profit margin by 5%. We think this might help to generate sales.

Would you please give me your comments as soon as you can? We will hold shipment of the 10 Van Gogh prints from each edition until hearing from you.

譯文：尊敬的郭先生，感謝您8 月29 日的來(lái)信。我們感謝您和索先生為出售我們的藝術(shù)品所做的努力，并了解目前市場(chǎng)不太有利。 然而，在接受您的請(qǐng)求之前，我們想提出這個(gè)提議：如果您同意將您的利潤(rùn)率降低5%，我們可以將索先生印刷品庫(kù)存的寄售價(jià)格降低10%。我們認(rèn)為這可能有助于產(chǎn)生銷售。你能盡快給我你的意見(jiàn)嗎？ 我們將保留每個(gè)版本的10幅凡·高版畫的發(fā)貨，直到收到您的回復(fù)。 ）

乙方的回函簡(jiǎn)潔利落，既從甲方的立場(chǎng)考慮零售的困境又提出優(yōu)惠建議，表明態(tài)度，入情入理，并且一段一個(gè)信息點(diǎn)，便于對(duì)方迅速掌握內(nèi)容，提高回復(fù)意愿。

另外，明確的溝通目的激發(fā)溝通者去思考和撰寫函電，考慮有效溝通的策略。 譬如在處理一般性日常往來(lái)的函電，如確認(rèn)訂單內(nèi)容、付款說(shuō)明、發(fā)貨通知或安排、查詢貨運(yùn)進(jìn)度等時(shí)，需要耐心禮貌，傳達(dá)“微笑”。 傳遞好消息時(shí)，如成本下降促銷優(yōu)惠、通報(bào)新產(chǎn)品或服務(wù)，完成訂單或參展資訊等，則用主動(dòng)語(yǔ)態(tài)，友好鮮明地突顯信息的正面性。 而在傳遞壞消息時(shí)，如訂單或發(fā)票出現(xiàn)錯(cuò)漏、處理投訴或保險(xiǎn)索賠等，則要力求客觀冷靜，采用中立的被動(dòng)語(yǔ)態(tài)，不表現(xiàn)強(qiáng)烈情緒，而應(yīng)強(qiáng)調(diào)積極解決舉措，淡化負(fù)面影響。 如下面一例：

Apparently you dropped the toaster, causing the heating filament to break.

譯文：顯然你將烤面包機(jī)掉在地上，導(dǎo)致加熱燈絲斷裂。

直接指明收件人是吐司機(jī)損壞的原因，很容易令對(duì)方不快。 如果事實(shí)并非如此，可能造成爭(zhēng)執(zhí)而導(dǎo)致破壞客戶關(guān)系。

Apparently the toaster was dropped, causing the heating filament to break.

譯文：顯然，烤面包機(jī)掉了下來(lái)，導(dǎo)致加熱燈絲斷裂。

避免談及個(gè)人感受，減低負(fù)面影響。

又如下面郵件除了減少客戶負(fù)面情緒之外，還積極提供了解決方案。

We removed the rear panel we found that the inner dust filter had not been replaced for quite some time,possibly for three years. As a result, the lack of intake caused the fan shaft to overheat which in turn damaged the bushings and other moving parts.

譯文：我們打開(kāi)后面板發(fā)現(xiàn)里面沒(méi)有安裝灰塵過(guò)濾，可能有三年之久。 因?yàn)闆](méi)有足夠空氣風(fēng)扇軸過(guò)熱而損壞了電壓套管和其他轉(zhuǎn)動(dòng)配件。

We could replace the filter and damaged part for about $150. We think this would be worthwhile, because the heater is in good condition, and you will have years of trouble-free operation if the filter is replaced once a year.

譯文：我們可以按約150 美元價(jià)格更換過(guò)濾器和損壞的配件。 這樣做也很值得，因?yàn)榧訜崞髂壳盃顟B(tài)良好，過(guò)濾器每年一換，你還可以繼續(xù)安全使用好幾年。

日常往來(lái)函電，傳遞好消息與壞消息，外貿(mào)函電溝通的策略會(huì)有所不同。 但無(wú)論哪種類型的函電撰寫者都應(yīng)當(dāng)秉承以誠(chéng)待人的溝通原則，保證坦率地闡述內(nèi)容與方式。 根據(jù)約哈里窗理論， 開(kāi)放的“我”表現(xiàn)得積極和值得信任，才使溝通變得可能和具有合作性。

（二）建立與維持可信度

可信度指貿(mào)易過(guò)程中對(duì)方對(duì)你的信心或信賴感。 建立并維持個(gè)人的可信度能夠促進(jìn)溝通雙方順暢交流，實(shí)現(xiàn)順利交易，并建立長(zhǎng)期良性的業(yè)務(wù)關(guān)系。 按照French, Raven Kotter 的理論，有五大因素會(huì)影響你的可信度：身份地位、良好意愿、專業(yè)知識(shí)、外表形象和共同價(jià)值。 在函電溝通中，身份地位指強(qiáng)調(diào)公司行業(yè)地位或個(gè)人的頭銜；良好意愿指表明自己的可信賴條件或是指出對(duì)方的利益來(lái)建立良好意愿；專業(yè)知識(shí)是指在涉及行業(yè)或產(chǎn)品服務(wù)中所表現(xiàn)出來(lái)的知識(shí)與能力；外表形象指運(yùn)用讀者認(rèn)同的表達(dá)方式與語(yǔ)言；共同價(jià)值指在溝通開(kāi)始就建立共同點(diǎn)和相似點(diǎn)，將信息與共同價(jià)值結(jié)合起來(lái)。

外函函電通常要求我們采用“讀者視角”的策略（audience-centred; you-attitude）。 讀者策略是指根據(jù)讀者的需求和喜好調(diào)整溝通方式的有關(guān)技巧，包括：了解讀者是誰(shuí)？ 他們了解什么？ 他們感覺(jué)如何？ 怎樣激發(fā)他們?內(nèi)在邏輯是選擇-分析-激發(fā)：選擇溝通對(duì)象（收件人/讀者）后，認(rèn)真分析潛在讀者，比如在與新客戶建立業(yè)務(wù)關(guān)系時(shí)，需要明確客戶來(lái)自哪個(gè)國(guó)家，通常需要了解所在國(guó)家的文化、傳統(tǒng)、風(fēng)俗、生活習(xí)慣。 對(duì)于已經(jīng)建立業(yè)務(wù)關(guān)系的客戶，則要細(xì)心地閱讀郵件，了解他們的喜好、期望和態(tài)度，同時(shí)也要考慮他們的教育層次、專業(yè)、年齡、性別。根據(jù)不同情況對(duì)客戶進(jìn)行分析后，再通過(guò)表明身份地位、良好意愿、專業(yè)知識(shí)、外表形象和共同價(jià)值激發(fā)讀者興趣，建立良好的業(yè)務(wù)關(guān)系。 例如下文為面向新客戶推廣公司產(chǎn)品的一封函電。

Subject: FTM Product Line1樣本各項(xiàng)資料如收件人名稱、公司名稱、產(chǎn)品名稱、品牌名稱、電郵地址、電話等均屬虛構(gòu)，如有雷同，全屬巧合。

We learned through a mutual business associate that you might be interested in some of our products.

Fote Heavy Machinery Co., Ltd has been in business for more than 35 years and handles many kinds of machines in addition to stone crushers. We provide products and services for 80 countries with our head office in Zhengzhou and a brand office in Chengdu.The major firms we do business with in China are Zoomlion, XCMG, SANY, LiuGong, Sunward, and several other manufacturers.

We feel that our company is very special because of the personal service we give our customers and because we fully maintain the products we sell with one-stop solution: Online Inquiry ---Customized Solution ---Fast Shipping--- Full After-sales Service.If our line of business matches your needs, please feel free to call or write to us. We would be most happy to assist you in any way we can.

Sincerely yours,

Jackie Chen

Export Manager

Phone: 0086-0371-60006666

E-mail: sales@sinoftm.com

Add: Hi-tech Industrial Development Zone, Kexue Avenue, Zhengzhou, China.

譯文：

Fote Heavy Machinery Co., Ltd.經(jīng)營(yíng)超過(guò)35 年，經(jīng)營(yíng)除碎石機(jī)以及多種工程機(jī)械車輛，至今已有35年經(jīng)驗(yàn)。 我們?cè)卩嵵菰O(shè)有總部，在成都設(shè)有品牌辦事處，為80 個(gè)國(guó)家/地區(qū)提供產(chǎn)品和服務(wù)。 在中國(guó)，與我們有合作業(yè)務(wù)的公司有：中聯(lián)重科、徐工、三一重工、柳工、山河智能等幾家制造商。

我們覺(jué)得我們公司很特別，因?yàn)槲覀児緸榭蛻籼峁﹤€(gè)性化服務(wù)，這是我司特別之處，因?yàn)槲覀円砸徽臼浇鉀Q方案全面維護(hù)我們銷售的產(chǎn)品：在線詢價(jià)-定制解決方案-快速發(fā)貨-全程售?? 后-完善的售后服務(wù)。 如果我們的業(yè)務(wù)范圍符合您的需求，請(qǐng)隨時(shí)致電或?qū)懶沤o我們。 我們很樂(lè)意以任何方式為您提供幫助。

FTM 產(chǎn)品線

我們通過(guò)一個(gè)共同的業(yè)務(wù)伙伴了解到您可能對(duì)我們的某些產(chǎn)品感興趣。

Fote Heavy Machinery Co., Ltd.經(jīng)營(yíng)超過(guò)35 年，經(jīng)營(yíng)除碎石機(jī)以外的多種機(jī)器。 我們?cè)卩嵵菰O(shè)有總部，在成都設(shè)有品牌辦事處，為80 個(gè)國(guó)家/地區(qū)提供產(chǎn)品和服務(wù)。 我們?cè)谥袊?guó)開(kāi)展業(yè)務(wù)的主要公司有中聯(lián)重科、徐工、三一重工、柳工、山河智能等幾家制造商。

我們覺(jué)得我們公司很特別，因?yàn)槲覀優(yōu)榭蛻籼峁﹤€(gè)性化的服務(wù)，因?yàn)槲覀円砸徽臼浇鉀Q方案全面維護(hù)我們銷售的產(chǎn)品：在線詢價(jià)-定制解決方案-快速發(fā)貨-全程售??后-銷售服務(wù)。 如果我們的業(yè)務(wù)范圍符合您的需求，請(qǐng)隨時(shí)致電或?qū)懶沤o我們。 我們很樂(lè)意以任何方式為您提供幫助。

在上述郵件中，發(fā)件人用強(qiáng)調(diào)“我司”是一家超過(guò)35 年經(jīng)驗(yàn)的工程機(jī)械車供應(yīng)商，與世界80 多個(gè)國(guó)家有業(yè)務(wù)往來(lái)，并且產(chǎn)品供應(yīng)都來(lái)自國(guó)內(nèi)外知名工程生產(chǎn)集團(tuán)， 突出自己作為工程機(jī)械車供應(yīng)商的經(jīng)驗(yàn)，表現(xiàn)自己的身份與地位。接著介紹自己的“一站式”產(chǎn)品維護(hù)程序，說(shuō)明自己的專業(yè)能力（知識(shí)）。 工程車輛不同于一般快速消耗品，價(jià)格不菲，售后維護(hù)以及技術(shù)保障十分重要。所以撰寫者從進(jìn)口商關(guān)注并且會(huì)仔細(xì)考慮的內(nèi)容強(qiáng)調(diào)經(jīng)驗(yàn)、售后與技術(shù)保障，很好地建立了共同價(jià)值。整篇郵件簡(jiǎn)短，排版突出重點(diǎn)，郵件組成部分齊全，并有詳細(xì)的簽名檔，顯示出良好的“外表形象”。郵件闡述事實(shí)，連貫簡(jiǎn)潔，態(tài)度積極，從客戶角度出發(fā)，禮貌而溫和地提出建立業(yè)務(wù)合作的意向。 這種函電表述方式也符合Suzanne Sparks 所說(shuō)的，“構(gòu)建能夠抵達(dá)客戶的寫作”。

（三）文章內(nèi)容設(shè)計(jì)

關(guān)于郵件的排版設(shè)計(jì)， 可以適當(dāng)使用一些格式，給讀者留下印象深刻的“外表形象”。 簡(jiǎn)單生動(dòng)的函電內(nèi)容設(shè)計(jì)幫助讀者在瀏覽全文時(shí)注意到函電中的重點(diǎn)，有時(shí)也能引導(dǎo)讀者注意你所突出的要點(diǎn)或細(xì)節(jié)。 如果說(shuō)一個(gè)人的穿著就像第一信號(hào)，讓我們看出社會(huì)地位、職業(yè)身份等各種暗示，文章內(nèi)容設(shè)計(jì)的技巧則加強(qiáng)讀者對(duì)于發(fā)件人可信度的認(rèn)可。 商務(wù)讀者一般都不希望看到長(zhǎng)篇大段的郵件，因此盡量使文章的段落短小精悍，長(zhǎng)的如技術(shù)匯報(bào)可以100 個(gè)字一段落，短的如信函60 字一段落，單倍行距；在不影響整體內(nèi)容的前提下，為了使視覺(jué)展示效果更佳，每個(gè)段落的長(zhǎng)度不盡相同。 另外可以使用列表的方式增強(qiáng)視覺(jué)效果或提醒對(duì)方重視問(wèn)題，如：

Would you please e-mail answers to the following questions by July 10:

1. Have the specification changed within the last two years? If so please give complete details.

2. Would you be able to redesign one generator so that it could be mounted on a 10-ton truck (See the attached drawing)?

3. If we placed an intial order for four LE-15s next October, would you be able to shop them by early March 2022?

譯文： 請(qǐng)?jiān)? 月10 日之前通過(guò)電子郵件發(fā)送以下問(wèn)題的答案：

1.規(guī)格在過(guò)去兩年內(nèi)是否發(fā)生了變化？ 如果是這樣，請(qǐng)?zhí)峁┩暾脑敿?xì)信息。

2.你能重新設(shè)計(jì)一臺(tái)發(fā)電機(jī)，讓它安裝在一輛10 噸的卡車上嗎（見(jiàn)附圖）？

3.如果我們?cè)诿髂?0 月下單購(gòu)買4 架LE-15，您能否在2022 年3 月上旬之前供應(yīng)它們？

再者，要根據(jù)需要選擇字體效果，比如選用醒目、容易辨認(rèn)的英文字體2有中文寫作習(xí)慣的人必須注意撰寫函電全程不用中文字體，以免外國(guó)朋友接收郵件后顯示不出相關(guān)中文字體，造成亂碼。以及字體效果，如加粗、不同顏色字體強(qiáng)調(diào)、斜體、下劃線、大小和大小寫。最后，外貿(mào)函電中應(yīng)設(shè)計(jì)好自己的簽名檔，內(nèi)容包括自己的姓名、 職務(wù)或頭銜、 公司信息 （名稱、網(wǎng)址）、聯(lián)系方式或其他資料（如公眾號(hào)，銷售平臺(tái)）。這不僅方便貿(mào)易伙伴聯(lián)系你，而且增加自己的可信度，如上文例子所示。

（四）簡(jiǎn)潔易懂的英語(yǔ)與友好自然的態(tài)度

除了在文章內(nèi)容設(shè)計(jì)上體現(xiàn)讀者策略，在撰寫外貿(mào)函電時(shí)，尊重對(duì)方還表現(xiàn)在措辭簡(jiǎn)潔易懂。 商業(yè)用文的讀者更注重效率，簡(jiǎn)潔的信息體現(xiàn)了你對(duì)他人時(shí)間的尊重，同時(shí)增加積極回復(fù)的機(jī)會(huì)。 簡(jiǎn)潔易讀的函電建議多用動(dòng)詞，少用名詞短語(yǔ)；多用主動(dòng)語(yǔ)態(tài)，少用被動(dòng)語(yǔ)態(tài)，除在上述所提到的傳遞壞消息的電函中；多用商業(yè)用語(yǔ)，少用古舊措辭，使內(nèi)容與表達(dá)自然輕松，拉近與對(duì)方的距離。 如：We acknowledge the receipt of your letter and its enclosure of May 10 about the supply of washing machine.

譯文： 我們確認(rèn)收到你方5 月10 日關(guān)于洗衣機(jī)供應(yīng)的信函及其附件。

很多信函常用acknowledge“確認(rèn)收到”，第一句中the receipt of your letter 也表示“信函收到”，這樣的表達(dá)不僅重復(fù)啰唆，而且增加閱讀時(shí)長(zhǎng)，妨礙溝通效率。 同樣的意思可以直接寫成：Thank you for your letter of May 10 and the catalog of washing machine.

譯文：感謝您5 月10 日的來(lái)信和洗衣機(jī)的目錄。In the meeting we had in Shanghai, on that occasion,I concurred with your request that we defer on the decision of whether to represent Hai’er, Ltd.

譯文：在上海開(kāi)會(huì)時(shí)，我同意你延遲決定是否代理海爾的要求。

concurt 和defer 都是書面語(yǔ)， 在此處顯得晦澀刻板，同時(shí)影響有效溝通，同樣的意思可以表達(dá)為：At the Shanghai meeting, I agreed with your request that we postpone the decision on whether to represent Hai’er, Ltd.

譯文：在上海會(huì)議上，我同意你提出的推遲決定是否代理海爾的請(qǐng)求。

在實(shí)際外函電寫作中，過(guò)多的名詞短語(yǔ)與被動(dòng)句都會(huì)增加閱讀難度，應(yīng)當(dāng)盡量避免，同時(shí)應(yīng)該多用動(dòng)詞與主動(dòng)語(yǔ)態(tài)。 比如：

Plant A is successful in terms of production.

譯文：A 工廠在生產(chǎn)方面是成功的。

Plant A produces well.

譯文：A 工廠生產(chǎn)良好。

I am writing in order to list the potential issues in regard to the Russell account in advance of the client visit.

譯文：我正趕在羅素來(lái)之前寫下有關(guān)他的賬號(hào)可能存在的問(wèn)題。

I’m going to list the potential issues about the Russell account before the client visit.

譯文：在客戶訪問(wèn)之前，我將列出有關(guān)羅素賬戶的潛在問(wèn)題。

喬治奧威爾提出的簡(jiǎn)明英語(yǔ)用法至今仍影響廣泛，如“能用短的單詞就不要用長(zhǎng)的單詞”“可以用主動(dòng)語(yǔ)態(tài)的地方就不要用被動(dòng)語(yǔ)態(tài)”“能用日常生活的詞就不要用外來(lái)語(yǔ)、科學(xué)用語(yǔ)或者術(shù)語(yǔ)”，多部高效商務(wù)寫作指導(dǎo)書仍然支持他的這些觀點(diǎn)。 簡(jiǎn)潔易懂不代表簡(jiǎn)單， 不能像實(shí)際交談那樣隨興而發(fā)， 而是需要發(fā)件人就自己所撰寫的郵件反復(fù)修改。 注意語(yǔ)境，考慮溝通對(duì)象和自己與讀者之間的關(guān)系（生疏還是熟悉），細(xì)心揣摩上下文的內(nèi)容、寫作的語(yǔ)氣。 雖然這樣的函電需要撰寫者準(zhǔn)備時(shí)間長(zhǎng)一些，但是發(fā)送出去友好自然的信號(hào)，一定會(huì)增加閱讀者的好感。 簡(jiǎn)潔易懂的外貿(mào)函電展示的不僅是撰寫者的個(gè)人專業(yè)素養(yǎng)，更是尊重對(duì)方的素養(yǎng)。

三、結(jié)語(yǔ)

雖然互聯(lián)網(wǎng)飛速發(fā)展， 多元的電子溝通方式日新月異， 外貿(mào)函電仍在促進(jìn)貿(mào)易合作中扮演著不可或缺的角色。作為國(guó)際貿(mào)易從事人員，必須具備商務(wù)溝通意識(shí)，運(yùn)用好外貿(mào)函電這一溝通方式，實(shí)現(xiàn)貿(mào)易經(jīng)濟(jì)上的互惠互利。 有效的商務(wù)溝通影響企業(yè)多方利益共同體：顧客、員工、股東、供應(yīng)商、生意伙伴、社區(qū)甚至整個(gè)國(guó)家。隨著全球化的縱深影響，貿(mào)易企業(yè)面對(duì)的生意伙伴來(lái)自世界各地，有著各種差異，如年齡、性別、教育、能力、文化背景、宗教、生活經(jīng)歷，因此企業(yè)期待的員工應(yīng)該擁有嫻熟的溝通技能。

從商務(wù)溝通的視角出發(fā)，貿(mào)易雙方需要深諳尊重之道，本著坦誠(chéng)積極的態(tài)度進(jìn)行溝通。 在實(shí)際撰寫函電的過(guò)程中，既要明確自己的溝通目標(biāo)又要了解對(duì)方的需求，從而實(shí)現(xiàn)最大共贏。 同時(shí)采用讀者策略，從客戶的角度思考問(wèn)題，求同求異，突顯雙方的共同價(jià)值，并注意通過(guò)文章內(nèi)容設(shè)計(jì)顯示自己的專業(yè)能力和良好的個(gè)人或公司形象，建立并維護(hù)自己的可信度。 另外，為了更有效地傳遞信息，獲得期望的反應(yīng)，達(dá)到預(yù)期目標(biāo)，撰寫函電應(yīng)當(dāng)使用簡(jiǎn)潔易懂的英語(yǔ)，傳遞友好、自然的態(tài)度，實(shí)現(xiàn)與擁有不同背景經(jīng)驗(yàn)的人們高效溝通。