工商行政管理檔案信息化建設(shè)的實(shí)現(xiàn)與對(duì)策研究

□周宇飛

工商行政管理部門是市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)管理和監(jiān)督的行政部門，具有引導(dǎo)、調(diào)節(jié)、控制和監(jiān)督市場(chǎng)的職能，負(fù)責(zé)企業(yè)經(jīng)營(yíng)者進(jìn)入市場(chǎng)的登記注冊(cè)、資質(zhì)審查和行為管理。工商行政管理部門發(fā)揮市場(chǎng)監(jiān)督和維護(hù)經(jīng)濟(jì)秩序的作用，是市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的協(xié)調(diào)者，負(fù)責(zé)調(diào)解經(jīng)營(yíng)企業(yè)和個(gè)體工商戶與消費(fèi)者的矛盾，成為連接市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)者和消費(fèi)者的橋梁與紐帶，通過運(yùn)用行政法規(guī)和處罰手段規(guī)范和約束市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)者的商業(yè)行為，促進(jìn)各類經(jīng)營(yíng)者守法經(jīng)營(yíng)，受理消費(fèi)者對(duì)商品質(zhì)量和服務(wù)經(jīng)營(yíng)行為的申訴，及時(shí)制止和懲處經(jīng)營(yíng)者的各種違法行為和商業(yè)欺詐行為，將管理與服務(wù)融入其監(jiān)督與執(zhí)法行為過程中，營(yíng)造公平有序和諧的市場(chǎng)氛圍；工商行政管理部門是市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的監(jiān)管者，具有權(quán)威性，體現(xiàn)了國(guó)家意志，以社會(huì)公眾的需求為服務(wù)宗旨，執(zhí)行國(guó)家各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)法律法規(guī)和行政規(guī)章制度，規(guī)范和監(jiān)督經(jīng)營(yíng)者的市場(chǎng)行為，約束和處罰市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)者違法違規(guī)的商業(yè)行為，保障消費(fèi)者權(quán)益，建立公開透明和公平合理的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境，維護(hù)市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)秩序。工商行政管理部門是提供企業(yè)檔案信息的部門，負(fù)責(zé)各類企業(yè)和工商戶的登記注冊(cè)工作，保存著積累多年數(shù)量眾多的企業(yè)和工商戶開業(yè)、變更、注銷、年檢檔案資料，對(duì)于維護(hù)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)秩序和服務(wù)經(jīng)濟(jì)建設(shè)具有重要價(jià)值。檔案管理過程就是通過收集、整理、檢索、保存和利用檔案為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展提供有價(jià)值信息的服務(wù)過程。長(zhǎng)期以來(lái)，工商管理部門檔案保管和使用與經(jīng)濟(jì)發(fā)展要求不相適應(yīng)，其服務(wù)社會(huì)發(fā)展的功能價(jià)值沒有充分發(fā)揮，工商行政管理體制滯后，檔案管理基礎(chǔ)工作薄弱，存在管理和服務(wù)理念誤區(qū)，工商檔案管理信息化水平不夠高，缺乏既懂檔案管理專業(yè)知識(shí)、又懂信息技術(shù)的復(fù)合型人才。工商行政管理部門應(yīng)當(dāng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求，提高工商管理檔案管理的信息化水平，信息社會(huì)如何利用信息技術(shù)開展工商管理部門檔案管理，如何開發(fā)和使用電子檔案信息資源，發(fā)揮其價(jià)值成為工商管理部門檔案管理關(guān)注和研究的焦點(diǎn)，信息化社會(huì)給檔案管理帶來(lái)新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，也提供了新的選擇路徑。

一、檔案管理信息化及其意義

隨著社會(huì)進(jìn)步和信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案載體已經(jīng)更新?lián)Q代，紙質(zhì)檔案逐漸被磁盤和光盤等取代，社會(huì)群體對(duì)檔案信息呈現(xiàn)多樣化和多層次的需求，迫切需要改變傳統(tǒng)的檔案管理服務(wù)手段與方式。工商行政管理原始檔案通常都是紙質(zhì)版本，查閱手續(xù)繁瑣復(fù)雜，實(shí)體原件不易長(zhǎng)期保存，紙質(zhì)檔案原件經(jīng)過無(wú)數(shù)次查詢和復(fù)印，檔案原件很容易模糊和遺失，難以永久地保存。隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案管理融入信息化的元素是大勢(shì)所趨，檔案管理信息化是工商行政管理檔案發(fā)展的需要，也是檔案信息社會(huì)化服務(wù)的要求。信息社會(huì)檔案管理方式和形態(tài)都發(fā)生了重大變化，由實(shí)體檔案管理方式向電子檔案管理方式轉(zhuǎn)變，檔案文件形態(tài)從紙質(zhì)形態(tài)向電子化和數(shù)字化形態(tài)轉(zhuǎn)變，由注重實(shí)體檔案的保存和管理向注重檔案信息資源的開發(fā)與利用轉(zhuǎn)變，檔案管理與信息技術(shù)有機(jī)地結(jié)合起來(lái)，通過運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)和云計(jì)算等信息技術(shù)對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的收集、存儲(chǔ)、使用、處理和挖掘，將檔案資料轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)化信息，實(shí)行檔案數(shù)據(jù)在線共享，實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)據(jù)化與信息化，及時(shí)滿足各類工商企業(yè)和社會(huì)公眾的檔案查閱需求，提供方便快捷和多功能的檔案服務(wù)，使檔案部門保存的信息及時(shí)提供給檔案使用者。實(shí)行檔案管理信息化，有利于信息資源共享，互聯(lián)互通，提高檔案管理水平，為社會(huì)公眾提供高效與快捷的檔案使用服務(wù)，最大限度地發(fā)揮檔案的使用價(jià)值，更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)公眾服務(wù)。

二、實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的策略

(一)做好檔案管理基礎(chǔ)工作。檔案管理基礎(chǔ)工作就是收集、整理原始資料，保存檔案和使用檔案，最大限度地發(fā)揮檔案服務(wù)社會(huì)的功能，長(zhǎng)期為社會(huì)部門和用戶提供檔案服務(wù)。檔案管理工作歸檔標(biāo)志著業(yè)務(wù)部門文件整理工作完成，文件管理過程與權(quán)限由業(yè)務(wù)部門移交到檔案部門，標(biāo)志著檔案管理工作的開始，檔案部門獲取紙質(zhì)檔案保存權(quán)限，按照歸檔范圍和保存期長(zhǎng)短規(guī)定進(jìn)行分類，審核和鑒定各類檔案的使用價(jià)值，及時(shí)修復(fù)受損的紙質(zhì)檔案，通過技術(shù)維護(hù)和修繕檔案實(shí)體，盡量延長(zhǎng)保存時(shí)間，確保移交檔案的原始記錄真實(shí)與完整地反映單位各種業(yè)務(wù)活動(dòng)的全過程。

加強(qiáng)電子文件的審查與鑒定，將信息技術(shù)應(yīng)用到工商管理檔案管理之中，將紙質(zhì)檔案統(tǒng)一進(jìn)行掃描，及時(shí)收集和整理數(shù)據(jù)信息和影像資料，依托信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理，引入?yún)^(qū)塊鏈等新興技術(shù)作為檔案數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)容器，需要完成電子檔案數(shù)據(jù)采集、清洗、除噪、處理、分析和鑒定等各個(gè)階段的工作，電子文件歸檔需要加密，不可再更改，確保電子文件與電子檔案管理的連續(xù)性與安全性，充分運(yùn)用信息技術(shù)手段提高檔案保管儲(chǔ)存和開發(fā)利用水平，保障檔案數(shù)據(jù)長(zhǎng)期可用，延長(zhǎng)檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)時(shí)間，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的價(jià)值和增值。

(二)樹立檔案管理信息化意識(shí)。大數(shù)據(jù)時(shí)代不同的信息相互交叉，人們獲取信息的渠道更加多元化，檔案管理工作更加復(fù)雜，內(nèi)容更加繁雜，給檔案管理帶來(lái)新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。工商行政管理部門檔案管理人員要具有信息意識(shí)，促進(jìn)信息技術(shù)與檔案管理相互融合，認(rèn)真研究信息化手段和方式，積極學(xué)習(xí)和運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)等現(xiàn)代技術(shù)，能夠運(yùn)用信息手段對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的收集、處理、存儲(chǔ)和利用，減少工作量，提高工作效率，重視數(shù)據(jù)的收集及整理，及時(shí)地篩選出有價(jià)值的信息，并進(jìn)行歸檔保存，分析檔案數(shù)據(jù)信息，挖掘數(shù)據(jù)的潛在價(jià)值，提高檔案保管、利用和開發(fā)水平，將數(shù)字檔案信息及時(shí)準(zhǔn)確地提供給用戶使用，適應(yīng)大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理轉(zhuǎn)向數(shù)據(jù)檔案管理。大數(shù)據(jù)時(shí)代工商行政管理部門檔案管理人員要按照國(guó)家互聯(lián)網(wǎng)管理與安全規(guī)定的要求，在法律允許的范圍內(nèi)利用檔案信息資源，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全，防止檔案信息泄露，維護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)，重視經(jīng)營(yíng)者隱私權(quán)的保護(hù)，依法辦事，公平公正，杜絕違法違規(guī)現(xiàn)象，使得檔案管理逐步走向法制管理的軌道。

(三)提高檔案管理信息化手段?；ヂ?lián)網(wǎng)時(shí)代背景下檔案管理工作要與時(shí)俱進(jìn)，手工式的檔案管理方式被信息化的檔案管理方式所代替，通過應(yīng)用計(jì)算機(jī)和大數(shù)據(jù)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、歸檔、存儲(chǔ)、統(tǒng)計(jì)、利用等功能。一是建立工商行政管理檔案數(shù)據(jù)庫(kù)信息采集系統(tǒng)，將工商戶的登記注冊(cè)檔案信息輸入數(shù)據(jù)庫(kù)，采用掃描、拍照等技術(shù)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案，整合信息資源，實(shí)施動(dòng)態(tài)監(jiān)控，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行維護(hù)、更新，確保數(shù)據(jù)庫(kù)檔案的真實(shí)性與完整性，實(shí)現(xiàn)信息共享和精準(zhǔn)服務(wù)；二是加強(qiáng)檔案信息化管理，實(shí)現(xiàn)工商行政管理業(yè)務(wù)全程的信息化，將聲像檔案、視頻檔案等轉(zhuǎn)化為可供計(jì)算機(jī)和用戶使用、處理和分析的數(shù)據(jù)化文本，加強(qiáng)電子檔案的智能化比對(duì)和分類，通過運(yùn)用各種信息技術(shù)手段提取檔案內(nèi)容，將檔案數(shù)字內(nèi)容轉(zhuǎn)化為結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，減少人為干預(yù)檔案信息可能引發(fā)的可靠性與安全性，完成檔案管理從“提供利用”到“開發(fā)應(yīng)用”的轉(zhuǎn)變；三是開展網(wǎng)上服務(wù)方式，建立工商檔案服務(wù)系統(tǒng)，實(shí)行檔案管理服務(wù)系統(tǒng)與政務(wù)信息網(wǎng)和公眾網(wǎng)聯(lián)網(wǎng)，從封閉的檔案管理轉(zhuǎn)為開放的檔案共享，完成傳統(tǒng)檔案管理向信息化檔案管理轉(zhuǎn)變，及時(shí)在網(wǎng)上發(fā)布企業(yè)公告，向社會(huì)提供政策法規(guī)宣傳和檔案信息查閱辦法，提高信息的時(shí)效性，提供更好的服務(wù)質(zhì)量。

(四)培養(yǎng)檔案管理信息化人才。檔案管理人員的素質(zhì)和專業(yè)能力直接影響到檔案工作的質(zhì)量和水平，關(guān)系到為社會(huì)公眾提供服務(wù)的水平與質(zhì)量。長(zhǎng)期以來(lái)，工商管理行政檔案管理隊(duì)伍建設(shè)不足，缺乏檔案專業(yè)技術(shù)人員，少部分檔案管理人員對(duì)于檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，檔案人員現(xiàn)代信息素養(yǎng)薄弱，不能夠適應(yīng)信息化檔案管理要求，缺乏檔案服務(wù)的主動(dòng)性。大數(shù)據(jù)背景下各種信息傳遞頻繁，信息處理方式多種多樣，面對(duì)多樣化和海量化的信息檔案管理工作更加復(fù)雜，信息化時(shí)代對(duì)于檔案管理人員提出了更高的要求。大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理人員必須勤于學(xué)習(xí)，勇于創(chuàng)新，具有敏銳的觀察能力和較強(qiáng)的創(chuàng)新能力，不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)與新技能，提升自己的專業(yè)素養(yǎng)，除了掌握檔案管理的基本方法，還需要掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和大數(shù)據(jù)知識(shí)等信息知識(shí)與技術(shù)，能夠運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行數(shù)據(jù)信息采集、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、檢索查詢、分析挖掘。大力培養(yǎng)檔案管理人才，注重培養(yǎng)檔案管理人員的專業(yè)技能和綜合素養(yǎng)，根據(jù)實(shí)際工作情況有針對(duì)性地開展檔案管理知識(shí)和信息技術(shù)培訓(xùn)，檔案管理部門要通過在職培訓(xùn)等形式，學(xué)習(xí)檔案管理專業(yè)知識(shí)和信息化技術(shù)，提高檔案數(shù)據(jù)收集、歸檔、處理以及信息維護(hù)與安全能力。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，工商行政管理部門作為國(guó)家行政管理和維護(hù)市場(chǎng)監(jiān)督秩序的機(jī)構(gòu)，也是提供企業(yè)檔案信息的部門，工商行政管理部門檔案是記載企業(yè)和商戶登記、注冊(cè)、變更和注銷的原始記錄，是具有重要價(jià)值的文件，需要長(zhǎng)期保存和經(jīng)常使用，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展提供有價(jià)值的信息資料。檔案管理信息化建設(shè)是時(shí)代發(fā)展的需要，檔案管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期而又艱巨的任務(wù)，需要分步實(shí)施，講求實(shí)效。工商行政管理部門檔案工作者要具有信息意識(shí)，積極學(xué)習(xí)和運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)等現(xiàn)代技術(shù)，提高檔案管理信息化水平，利用數(shù)據(jù)分析與挖掘技術(shù)為檔案使用者提供信息服務(wù)，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理向信息化檔案管理轉(zhuǎn)變。依托信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理，提高服務(wù)效率，實(shí)現(xiàn)信息資源共享和服務(wù)轉(zhuǎn)型，為用戶提供更好的服務(wù)，營(yíng)造有利于促進(jìn)經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展的良好環(huán)境。