財務(wù)共享中心在審計行業(yè)的應(yīng)用及存在問題

文/吳勝男（山東高速泰安發(fā)展有限公司）

一、引言

隨著時代的發(fā)展，新型管理學(xué)理論在企業(yè)管理實(shí)踐中的應(yīng)用也越來越充分，新的管理模式不斷出現(xiàn)，而財務(wù)共享中心則是現(xiàn)階段被廣泛應(yīng)用的一種現(xiàn)代化財務(wù)管理模式，它具備簡化財務(wù)工作流程、優(yōu)化財務(wù)系統(tǒng)人員、強(qiáng)化企業(yè)財務(wù)管理有效性等一系列優(yōu)勢，已經(jīng)被包括審計行業(yè)在內(nèi)的許多行業(yè)在實(shí)際工作中予以采用。同時也需要學(xué)術(shù)界對其進(jìn)行進(jìn)一步分析和關(guān)注。

二、財務(wù)共享中心的概念和理論基礎(chǔ)

（一）財務(wù)共享中心的概念

結(jié)合現(xiàn)階段財務(wù)管理工作的實(shí)際情況來看，財務(wù)共享中心是指在企業(yè)原有的組織架構(gòu)中，將企業(yè)各子公司和下屬分支機(jī)構(gòu)中的財務(wù)人員進(jìn)行重新整合而建立的專業(yè)財務(wù)管理部門，其主要工作職責(zé)在于將企業(yè)中原本較為零散的財務(wù)核算以及匯總管理工作進(jìn)行重新規(guī)劃和統(tǒng)一，從而通過流程化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的管控模式增強(qiáng)企業(yè)財務(wù)管理工作的效率。

（二）財務(wù)共享中心的理論基礎(chǔ)

財務(wù)共享中心理論基礎(chǔ)主要包括流程再造理論、組織結(jié)構(gòu)理論和規(guī)模經(jīng)濟(jì)理論等。具體來看，流程再造理論旨在通過將現(xiàn)有管理或業(yè)務(wù)流程進(jìn)行再編組和再設(shè)計的方式，進(jìn)一步優(yōu)化流程有效性。在財務(wù)共享中心的業(yè)務(wù)中則體現(xiàn)為將舊有的零散核算工作進(jìn)行系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化的過程。組織結(jié)構(gòu)理論強(qiáng)調(diào)了企業(yè)行政架構(gòu)對于企業(yè)工作效率和經(jīng)濟(jì)成果的影響，在財務(wù)共享中心的業(yè)務(wù)中則體現(xiàn)為扁平化、簡單化的財務(wù)人員組織架構(gòu)對于工作效率的進(jìn)一步提升。規(guī)模經(jīng)濟(jì)理論主張企業(yè)為了提供服務(wù)或生產(chǎn)產(chǎn)品所付出的邊際成本將會隨著整體經(jīng)營業(yè)務(wù)的擴(kuò)大而有所下降，在財務(wù)共享中心的業(yè)務(wù)中則體現(xiàn)為在財務(wù)人員方面的合理優(yōu)化和員工人力成本的降低。

三、財務(wù)共享中心在審計行業(yè)應(yīng)用方面存在的問題

目前隨著我國企業(yè)管理能力的不斷強(qiáng)化，已經(jīng)有許多單位在日常工作中應(yīng)用了財務(wù)共享中心的概念，并且已經(jīng)取得了不錯的成果。但是目前來看，其存在的問題也同樣較為明顯，很可能會給審計行業(yè)的財務(wù)管理工作帶來一定的影響。具體來看主要包括報銷工作存在障礙、信息系統(tǒng)支撐不足、內(nèi)部溝通效率差、員工流動性較高四個方面。

（一）報銷工作存在障礙

報銷工作存在障礙是企業(yè)內(nèi)部審計單位目前在財務(wù)共享中心應(yīng)用過程中較為突出的一項(xiàng)缺陷，主要是在建立了財務(wù)共享中心之后，日常費(fèi)用的報銷方式發(fā)生了變化，出現(xiàn)了報銷流程較為繁瑣，影響到日常報銷工作的情況。具體來看這一問題主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)。第一，部分財務(wù)共享中心的流程設(shè)計不妥，一些單位在內(nèi)部管理準(zhǔn)則上要求每一筆報銷單據(jù)都需要經(jīng)由在線報銷系統(tǒng)進(jìn)行填報，并且在電子流程逐步審批結(jié)束之后才能夠進(jìn)行資金的支付，這一舉措雖然有利于公司內(nèi)部管控，但也導(dǎo)致了審核環(huán)節(jié)的整體流程相對較長，耗時也同樣較長，在某些情況下如果出現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)出差等特殊事項(xiàng)，則等待時間還將進(jìn)一步加長，這就導(dǎo)致員工報銷效率較為低下，部分收入較低的基層員工為此很可能產(chǎn)生怨言，影響到其工作穩(wěn)定性。第二，部分單位的財務(wù)共享中心所使用的報銷系統(tǒng)都是基于財務(wù)視角所建立的，在報銷過程中存在較多的專業(yè)財務(wù)術(shù)語，而對于部分人力、業(yè)務(wù)、后勤等部門的員工而言，其對于費(fèi)用科目等財務(wù)語言理解程度不足，在報銷時存在一定的難度，常常會出現(xiàn)因?yàn)樘顖箦e誤而審核不通過的情況。第三，部分業(yè)務(wù)或后勤方面的人員在上傳報銷憑證時也很容易出現(xiàn)錯誤，比如目前在許多省市，固定金額的手撕票已經(jīng)無法作為有效票據(jù)進(jìn)行入賬，但部分不熟悉發(fā)票政策的人員仍然常常出現(xiàn)將手撕票用于報銷的情況，同時也常有將增值稅發(fā)票的抵扣聯(lián)和發(fā)票聯(lián)混淆進(jìn)行錯誤上傳的情況，這對于財務(wù)共享中心的報銷流程運(yùn)作相當(dāng)不利。

（二）信息系統(tǒng)支撐不足

信息系統(tǒng)支撐不足是企業(yè)內(nèi)部審計單位應(yīng)用財務(wù)共享中心普遍存在的另一項(xiàng)問題。具體來看這一問題主要體現(xiàn)在以下兩點(diǎn)。第一，部分財務(wù)共享中心現(xiàn)有的信息系統(tǒng)在智能化程度方面有不足現(xiàn)象，缺乏后期的數(shù)據(jù)自動整合以及分析功能，所使用的財務(wù)系統(tǒng)往往只能夠輸出較為固定的三大報表，而相關(guān)的分析工作幾乎完全依賴于人工使用excel表格等手段予以完成，這就導(dǎo)致操作性失誤較為頻繁，特別是在財務(wù)共享中心人員流動性較強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)情況下，負(fù)責(zé)分析的員工在經(jīng)驗(yàn)和技能方面很可能存在不足，對于數(shù)據(jù)分析的效果也不能夠得到保證。特別是在實(shí)際工作中，財務(wù)共享中心在月初時往往存在工作量較大、員工應(yīng)接不暇等情況，因此財務(wù)分析方面的質(zhì)量也很容易受到影響，這不利于發(fā)揮財務(wù)共享中心對于管理的輔助作用。

第二，部分單位在信息化方面的投入不足，缺乏有效的信息化人才培育和投資。許多財務(wù)共享中心都將主要工作放在業(yè)務(wù)上，重視財務(wù)人員的培育，而對于提供支持性作用的信息部門往往缺乏關(guān)注，導(dǎo)致許多單位在財務(wù)共享中心的行政架構(gòu)中，信息部門人員往往都處于較為邊緣的位置，行政等級相對較低，話語權(quán)嚴(yán)重不足且工作強(qiáng)度普遍偏高。這不利于信息部門對現(xiàn)有系統(tǒng)進(jìn)行進(jìn)一步的改造和優(yōu)化升級，也對財務(wù)共享中心相關(guān)信息系統(tǒng)的應(yīng)用造成了一定的不利影響。

（三）內(nèi)外部溝通效率差

在部分單位的財務(wù)共享中心工作中，內(nèi)部溝通效率差的缺陷也較為明顯。雖然在公司的各部門中，審計、風(fēng)控等相關(guān)人員對財務(wù)工作較為熟悉，和財務(wù)共享中心之間的配合程度也較高，但是在單位中的其他一些部門，尤其是后勤、業(yè)務(wù)等部門，則不可避免地存在著一定的信息不對稱現(xiàn)象。由于在專業(yè)知識和工作方式方面存在著一定的差異，導(dǎo)致財務(wù)核算人員與其他部門人員之間溝通困難較大，財務(wù)人員不熟悉實(shí)際的業(yè)務(wù)運(yùn)作方式，而其他部門人員則對財務(wù)管理的規(guī)則和核算方法缺乏了解，這導(dǎo)致日常溝通過程中存在著一定的障礙。

另外，部分單位的財務(wù)共享中心除了為單位內(nèi)部提供財務(wù)共享服務(wù)之外，也承接部分外部財務(wù)管理方面的業(yè)務(wù)，這就不可避免地會涉及和客戶單位之間的溝通協(xié)作。而在溝通過程中，聯(lián)系不暢或是反饋不及時的問題也較為明顯，嚴(yán)重影響到了財務(wù)共享中心工作的效率。由于財務(wù)共享中心的業(yè)務(wù)呈現(xiàn)出高度專業(yè)化的態(tài)勢，許多員工都只熟悉自己經(jīng)手的部分業(yè)務(wù)流程，因此當(dāng)客戶單位提出專業(yè)性較強(qiáng)的疑難問題時常常難以回答，需要咨詢其他員工，這也影響到了和外部溝通的效率。

（四）員工流動性較高

員工流動性高是企業(yè)內(nèi)部審計單位應(yīng)用財務(wù)共享中心普遍存在的一項(xiàng)問題。由于財務(wù)共享中心的工作本身具有高度專業(yè)化和整合化的特征，其工作的強(qiáng)度相對較高，特別是月末月初時會涉及大量的賬務(wù)處理工作，對員工吃苦耐勞等素質(zhì)有著較高的要求，但同時其能夠支付的工資獎金相對其他行業(yè)，特別是銷售等崗位又缺乏足夠的競爭性，因此其基礎(chǔ)崗位員工的離職率也相對較高，這就導(dǎo)致財務(wù)共享中心人才團(tuán)隊(duì)存在不穩(wěn)定現(xiàn)象，為了彌補(bǔ)離職員工的崗位而招收的新員工又不熟悉業(yè)務(wù)，會導(dǎo)致日常工作中的操作性失誤大大增加，這一系列問題都會給財務(wù)共享中心的業(yè)務(wù)帶來較大的影響、

四、審計行業(yè)應(yīng)用財務(wù)共享中心存在問題的對策

結(jié)合上述分析，針對審計行業(yè)在應(yīng)用財務(wù)共享中心方面存在的問題，特提出下列優(yōu)化建議。

（一）優(yōu)化報銷流程設(shè)計

為了解決目前許多單位應(yīng)用財務(wù)共享中心時存在的報銷障礙問題，有必要對通行的在線報銷流程進(jìn)行持續(xù)性的優(yōu)化，為此，建議廣大單位將現(xiàn)有的流程管控體系進(jìn)行簡化處理，對于部分金額較小（比如低于100元）的報銷單據(jù)，可以在報銷人所屬部門領(lǐng)導(dǎo)審批之后直接交由共享中心進(jìn)行支付操作，不需上層領(lǐng)導(dǎo)再進(jìn)行批準(zhǔn)，這樣就可以減少日常報銷過程中的審批節(jié)點(diǎn)，起到優(yōu)化流程、縮短審批時間的作用。另外，在現(xiàn)有報銷系統(tǒng)的設(shè)計中，也應(yīng)當(dāng)注意減少財務(wù)語言的使用，加大業(yè)務(wù)語言的應(yīng)用，比如針對業(yè)務(wù)人員理解較為困難的收支項(xiàng)目名稱，可以使用較為容易理解的“出差報銷”“招待報銷”等詞匯對原有的收支項(xiàng)目進(jìn)行優(yōu)化。

（二）增大信息化投入

增大信息化投入是另一項(xiàng)財務(wù)共享中心應(yīng)當(dāng)應(yīng)用的手段。具體來看這一工作應(yīng)當(dāng)分為以下三個環(huán)節(jié)進(jìn)行。第一，應(yīng)當(dāng)提升財務(wù)共享中心對信息部門的重視程度，加強(qiáng)信息人員的配備，增加相關(guān)預(yù)算投入，保證財務(wù)共享中心的信息化系統(tǒng)能夠得到充分的后勤和技術(shù)支撐。第二，應(yīng)當(dāng)在工作中加大智能化財務(wù)分析工具的應(yīng)用，比如財務(wù)機(jī)器人等，讓部分較為繁瑣、容易出錯的匯總工作通過系統(tǒng)自動匯總完成，從而從根源上提升財務(wù)數(shù)據(jù)本身的準(zhǔn)確程度。另外也可以應(yīng)用大數(shù)據(jù)分析等相關(guān)信息化工具，結(jié)合行業(yè)數(shù)據(jù)對財務(wù)報表及相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，對可能存在的風(fēng)險進(jìn)行及時提示。第三，應(yīng)當(dāng)在現(xiàn)有財務(wù)系統(tǒng)的可操作性上繼續(xù)進(jìn)行優(yōu)化，減少新員工對系統(tǒng)的學(xué)習(xí)成本，同時也盡量保證大部分員工能夠掌握最基本的系統(tǒng)維護(hù)能力，減少對信息部門的依賴性，從而提高日常工作的效率。

（三）優(yōu)化信息溝通協(xié)調(diào)機(jī)制

針對現(xiàn)階段許多單位的財務(wù)共享中心都存在內(nèi)外部信息溝通不及時、存在信息不對稱問題的實(shí)際情況，應(yīng)當(dāng)在信息溝通協(xié)調(diào)機(jī)制方面進(jìn)行進(jìn)一步的優(yōu)化。具體來看，首先可以通過建立跨部門協(xié)同工作小組的形式強(qiáng)化單位內(nèi)部各部門之間的溝通合作。這一工作可以由公司總經(jīng)理級別的高級管理層出面，將財務(wù)、后勤、信息等多個部門的骨干員工整合到同一個工作小組之中，共同解決現(xiàn)階段存在的痛點(diǎn)問題，為財務(wù)共享中心的業(yè)務(wù)發(fā)展建言獻(xiàn)策，逐漸改變業(yè)務(wù)人員輕視財務(wù)管理的實(shí)際情況，也不斷強(qiáng)化財務(wù)核算人員對其他業(yè)務(wù)的認(rèn)識，從而在根本上消除信息不對稱現(xiàn)象。

其次，還應(yīng)該通過建立有效的問題回饋體系來解決財務(wù)共享中心和外部單位溝通不佳的問題。為此財務(wù)共享中心應(yīng)當(dāng)呼吁使用多元化的聯(lián)系工具，除了傳統(tǒng)的電話、郵件之外，也應(yīng)當(dāng)提倡在財務(wù)共享中心員工與客戶單位之間通過微信、QQ等私人聯(lián)系，保證信息溝通渠道的通暢。同時，財務(wù)共享中心內(nèi)部還應(yīng)當(dāng)注重日常工作中重點(diǎn)難點(diǎn)問題的收集歸檔工作，可以將其整理之后形成疑難問題手冊進(jìn)行下發(fā)，確保員工在遇到非自己專業(yè)領(lǐng)域的疑難時也有應(yīng)對的辦法。

（四）推動建設(shè)人才培育機(jī)制

人才培育機(jī)制是現(xiàn)階段廣大審計單位在財務(wù)共享中心建設(shè)和運(yùn)行過程中所必須進(jìn)行的一項(xiàng)重點(diǎn)工作。具體來看這一工作應(yīng)當(dāng)包括以下三個方面。第一，應(yīng)當(dāng)在日常工作中注重對共享中心的工作人員，特別是基層核算人員的培訓(xùn)和再教育工作，保證員工能夠充分掌握現(xiàn)有系統(tǒng)的使用技巧以及日常工作的應(yīng)對處理能力，保證財務(wù)共享中心的工作能夠有條不紊地進(jìn)行。同時除了對日常工作的培訓(xùn)之外，還應(yīng)當(dāng)鼓勵員工進(jìn)行自我學(xué)習(xí)和發(fā)展，比如自學(xué)進(jìn)行CPA、CFA等財會方面專業(yè)證書的考證等。第二，財務(wù)共享中心除了對內(nèi)部人才的不斷培育之外，還應(yīng)當(dāng)注重外部人才的引進(jìn)工作，可以從其他企業(yè)或是部門中吸收一部分具備較強(qiáng)專業(yè)素養(yǎng)的中高層管理人員，從而實(shí)現(xiàn)對財務(wù)共享中心現(xiàn)有工作模式和方法的不斷優(yōu)化，克服舊有的管理頑疾，對共享中心原有的員工形成激勵和促進(jìn)作用。第三，財務(wù)共享中心還應(yīng)當(dāng)考慮優(yōu)化現(xiàn)有的員工薪酬體制，大力提升基層員工整體的待遇水平，特別是應(yīng)當(dāng)優(yōu)化現(xiàn)有的加薪制度，結(jié)合員工的實(shí)際情況，比如工作態(tài)度、資格證書、日常工作中的差錯率等績效指標(biāo)進(jìn)行加薪，從而起到較強(qiáng)的激勵效果。除了直接的薪資待遇，還可以由財務(wù)共享中心的人力部門出面，增組織員工開展相關(guān)活動，通過統(tǒng)一的團(tuán)建活動增強(qiáng)員工對財務(wù)共享中心的認(rèn)同感和彼此之間的親密度。

五、結(jié)論

財務(wù)共享中心是現(xiàn)階段被廣泛應(yīng)用的一種財務(wù)管理模式，許多單位也都在實(shí)際工作中應(yīng)用了財務(wù)共享服務(wù)的概念并建立起了有效的財務(wù)共享中心。但是在對財務(wù)共享中心的實(shí)際應(yīng)用過程中也存在著一定的問題，主要包括報銷工作存在障礙、信息系統(tǒng)支撐不足、內(nèi)部溝通效率差、員工流動性較高等，給審計行業(yè)的工作效率帶來了一定的阻礙。本文認(rèn)為應(yīng)當(dāng)采取優(yōu)化報銷流程設(shè)計、增大信息化投入、優(yōu)化信息溝通協(xié)調(diào)機(jī)制、推動建設(shè)人才培育機(jī)制等手段予以優(yōu)化。

相關(guān)鏈接

財務(wù)共享服務(wù)中心（Financial Shared Service Center，簡 稱FSSC）是近年來出現(xiàn)并流行起來的會計和報告業(yè)務(wù)管理方式。它是將不同國家、地點(diǎn)的實(shí)體的會計業(yè)務(wù)拿到一個SSC（共享服務(wù)中心）來記賬和報告，這樣做的好處是保證了會計記錄和報告的規(guī)范、結(jié)構(gòu)統(tǒng)一、而且由于不需要在集團(tuán)的每個公司和辦事處都設(shè)會計。節(jié)省了系統(tǒng)和人工成本，但這種操作受限于某些國家的法律規(guī)定。

財務(wù)共享中心一般為人員素質(zhì)較高的制造業(yè)企業(yè)所屬各分支機(jī)構(gòu)、辦事處服務(wù)。這些分支機(jī)構(gòu)，辦事處往往只承擔(dān)銷售任務(wù)，而無復(fù)雜的財務(wù)核算需求。例如DELL在中國各個地區(qū)的銷售網(wǎng)點(diǎn)，這些網(wǎng)點(diǎn)僅有一個銷售團(tuán)隊(duì)及服務(wù)人員構(gòu)成，通過設(shè)在廈門的總部標(biāo)準(zhǔn)訂單統(tǒng)一處理業(yè)務(wù)， 財務(wù)則可以共享至廈門。

適合建立財務(wù)共享服務(wù)中心的企業(yè)：金融企業(yè)、服務(wù)企業(yè)、制造業(yè)的銷售網(wǎng)點(diǎn)、連鎖企業(yè)、通訊服務(wù)業(yè)；

技術(shù)條件下不適合建立財務(wù)共享服務(wù)中心的企業(yè)：制造業(yè)的工廠、勘探業(yè)、信息化程度較低的企業(yè)等。財務(wù)共享服務(wù)中心（Financial Shared Service Center，簡稱FSSC）作為一種新的財務(wù)管理模式正在許多跨國公司和國內(nèi)大型集團(tuán)公司中興起與推廣?！柏攧?wù)共享服務(wù)”（FinancialShared Service，簡稱FSS）最初源于一個很簡單的想法：將集團(tuán)內(nèi)各分公司的某些事務(wù)性的功能（如會計賬務(wù)處理、員工工資福利處理等）集中處理，以達(dá)到規(guī)模效應(yīng)，降低運(yùn)作成本。眾多《財富》500強(qiáng)公司都已引入、建立“共享服務(wù)”運(yùn)作模式。