人才流動(dòng)背景下醫(yī)院人事檔案管理的完善對(duì)策

文/馬慧萍（山西醫(yī)科大學(xué)第一醫(yī)院組織統(tǒng)戰(zhàn)部）

現(xiàn)如今，我國醫(yī)療衛(wèi)生水平顯著提升，醫(yī)院內(nèi)部人才流動(dòng)性增強(qiáng)，因此導(dǎo)致人事檔案管理變得更加繁雜，如果人事檔案管理工作效率比較低，將會(huì)對(duì)醫(yī)院的后期發(fā)展產(chǎn)生極為不利的影響。因此，為了更好地解決醫(yī)院人事檔案管理存在的問題，提高醫(yī)院服務(wù)水平，讓人事檔案管理朝著規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的方向發(fā)展，就需要對(duì)現(xiàn)有人事檔案管理中存在的不足進(jìn)行優(yōu)化完善。

一、人才流動(dòng)背景下做好醫(yī)院人事檔案管理對(duì)人力資源優(yōu)化意義

（一）人事檔案管理是人力資源工作開展的依據(jù)

醫(yī)院作為國家發(fā)展建設(shè)的重要組成部分之一，其是在一名名醫(yī)護(hù)人員努力之下才建設(shè)起來的，如果沒有高素質(zhì)的醫(yī)護(hù)工作人員好支撐，那么一系列工作都將會(huì)淪為空談。醫(yī)院工作雖然相對(duì)比較穩(wěn)定，但是醫(yī)護(hù)人員通常都承擔(dān)著巨大的生理和精神壓力，各個(gè)醫(yī)院的福利薪資待遇也存在有較大差異，因此近些年來，醫(yī)院內(nèi)人才流動(dòng)相較于過去來說更加頻繁，這也對(duì)醫(yī)院的發(fā)展建設(shè)產(chǎn)生了一定的影響。做好人事檔案管理工作，可以幫助醫(yī)院管理者與決策者明確各個(gè)崗位人事情況，分析哪些科室的人事相對(duì)比較薄弱，人力資源不足，然后在此基礎(chǔ)之上對(duì)人力資源管理進(jìn)行優(yōu)化和調(diào)整，保證各個(gè)崗位人力資源均能得到有效調(diào)配，為醫(yī)院的發(fā)展建設(shè)注入更多活力。

（二）可以為醫(yī)院人力資源培訓(xùn)等工作推進(jìn)提供幫助

為了更好幫助醫(yī)院發(fā)展建設(shè)，提升醫(yī)院的影響力，我國各大醫(yī)院一直都十分重視人力資源培訓(xùn)工作的實(shí)施。從長遠(yuǎn)發(fā)展的角度來看，醫(yī)院實(shí)施人力資源培訓(xùn)時(shí)不可過于盲目，需要立足于實(shí)際情況有規(guī)劃性、目的性地實(shí)施。比如說，各個(gè)科室和崗位人才的能力存在有顯著差異，其所需要的培訓(xùn)內(nèi)容也是不同的。醫(yī)院人事檔案管理工作的實(shí)施，可以幫助醫(yī)院管理者與決策者了解到各個(gè)崗位人才的能力水平、知識(shí)儲(chǔ)備等情況，在制定人才培訓(xùn)計(jì)劃時(shí)，醫(yī)院也可以結(jié)合相關(guān)數(shù)據(jù)情況，有針對(duì)性、目的性實(shí)施，這樣既可以保證培訓(xùn)效果與預(yù)期一致，同時(shí)還可以有效節(jié)約培訓(xùn)成本和資金，避免培訓(xùn)工作的實(shí)施過于盲目，保證培訓(xùn)高質(zhì)量推進(jìn)。

（三）可以實(shí)現(xiàn)人力資源的動(dòng)態(tài)化管理

人才流動(dòng)背景下，醫(yī)院人力資源變動(dòng)可以說是更加頻繁的。醫(yī)院內(nèi)一旦出現(xiàn)人才流動(dòng)，必須要第一時(shí)間對(duì)人力資源進(jìn)行補(bǔ)充，以保證醫(yī)院各項(xiàng)工作順利開展。醫(yī)院做好人事檔案管理工作，可以對(duì)醫(yī)院人力資源進(jìn)行動(dòng)態(tài)化管理，第一時(shí)間了解醫(yī)院內(nèi)各個(gè)崗位人才缺口情況，保證所安排的人力資源是符合醫(yī)院實(shí)際發(fā)展需要的，這樣可以規(guī)避醫(yī)院內(nèi)人力資源安排過于隨意的問題，避免企業(yè)的發(fā)展建設(shè)受到干擾和影響，其對(duì)于醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展顯然是極為有利的，可以更好地解決醫(yī)院人力資源短缺問題。

二、人才流動(dòng)下醫(yī)院人事檔案管理問題分析

（一）醫(yī)院缺少人事檔案管理意識(shí)

醫(yī)院工作可以說是極為繁雜的，各個(gè)科室每天需要接待大量病人，醫(yī)護(hù)人員長期處于高壓狀態(tài)下，精神以及心理均承受著巨大的壓力。這種情況下，醫(yī)院往往會(huì)將主要精力集中在如何提高醫(yī)護(hù)人員專業(yè)技術(shù)和綜合素質(zhì)之上，人事檔案管理工作難以為醫(yī)院帶來直接性的效益，因此醫(yī)院對(duì)相關(guān)工作的重視度比較低。長此以往，就會(huì)導(dǎo)致醫(yī)院人員上交人事檔案不夠及時(shí)，或者是所上交的人事檔案信息不夠完整，因此，醫(yī)院人事檔案管理工作質(zhì)量難以達(dá)到預(yù)期要求。

（二）醫(yī)院現(xiàn)有的人事檔案轉(zhuǎn)遞流程不規(guī)范

醫(yī)院內(nèi)部工作人員的壓力相對(duì)來說是比較大的，因此就會(huì)導(dǎo)致部分醫(yī)護(hù)人員難以忍受工作壓力，在工作一段時(shí)間之后，希望進(jìn)行崗位調(diào)動(dòng)或者是辭職等，尤其是對(duì)于女職工來說，其不僅需要將大量精力投入到工作中，同時(shí)還面臨著生育和育兒的壓力，因此工作變動(dòng)的可能性更高。在醫(yī)院內(nèi)一旦出現(xiàn)人事關(guān)系變動(dòng)，就會(huì)使得人事檔案在各個(gè)部門之間傳遞。但是就現(xiàn)階段來說，醫(yī)院內(nèi)部現(xiàn)有的人事檔案轉(zhuǎn)遞流程并不是十分規(guī)范，因此對(duì)人事檔案管理工作產(chǎn)生了極為不利的影響。其具體主要表現(xiàn)在以下方面：一是醫(yī)院各個(gè)部門在進(jìn)行人事檔案轉(zhuǎn)遞時(shí)，對(duì)于轉(zhuǎn)遞情況了解認(rèn)識(shí)不夠深入，存在沒有按照規(guī)定進(jìn)行人事檔案轉(zhuǎn)遞工作的情況，人事檔案登記不夠及時(shí)，登記遺漏情況經(jīng)常性發(fā)生，因此導(dǎo)致后期查閱相應(yīng)人事檔案難度增加。二是醫(yī)院各個(gè)部門在展開人事檔案轉(zhuǎn)遞工作時(shí)，為了有效節(jié)省轉(zhuǎn)遞時(shí)間和任務(wù)量，在對(duì)人事檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)遞時(shí)過于隨意，如盲目將檔案轉(zhuǎn)交給個(gè)人保管，這種情況下，人事檔案丟失的比例大幅度增加，導(dǎo)致人事檔案損毀或者是其他不良情況發(fā)生，這對(duì)于醫(yī)院的發(fā)展建設(shè)顯然是極為不利的。

（三）醫(yī)院對(duì)人事檔案管理重視度不足

人事檔案管理是一項(xiàng)極為特殊的工作，其關(guān)系到了醫(yī)院人力資源調(diào)配與管理，良好的人事檔案管理可以為醫(yī)院留住更多優(yōu)秀的醫(yī)護(hù)人才，可以幫助醫(yī)院更好地在激烈的市場競爭中站穩(wěn)腳跟，使得醫(yī)院獲得更好發(fā)展，提升醫(yī)院的影響力，更好地為廣大人民群眾服務(wù)。當(dāng)前，醫(yī)院雖然在大刀闊斧地開展改革，并將現(xiàn)代化管理理念融入醫(yī)院管理工作之中，但是結(jié)合實(shí)際情況來看，在人事檔案管理方面相關(guān)工作的實(shí)施效果并不盡如人意，醫(yī)院對(duì)人事檔案管理的工作重視度不足，管理方式方法不夠科學(xué)，其存在的問題主要表現(xiàn)在以下方面：一是醫(yī)院中沒有確定專職人事檔案管理人員，而且人事檔案管理人員的培訓(xùn)機(jī)制缺乏，人事檔案管理人員存在有頻繁的人事變動(dòng)，人事變動(dòng)相對(duì)頻繁的情況下，就會(huì)導(dǎo)致管理人員對(duì)于業(yè)務(wù)流程內(nèi)容不夠熟悉，難以勝任人事檔案管理工作。二是醫(yī)院現(xiàn)有人事檔案管理人員綜合素質(zhì)不是很高，其普遍沒有接受過正規(guī)的培訓(xùn)，對(duì)于流動(dòng)人才背景無法做出準(zhǔn)確客觀的判斷和評(píng)價(jià)，導(dǎo)致人事檔案管理效率相對(duì)比較低。

三、人才流動(dòng)背景下醫(yī)院人事檔案管理對(duì)策

（一）提高思想認(rèn)識(shí)，強(qiáng)化服務(wù)水平

當(dāng)前我國醫(yī)院在人事管理工作中存在的突出性問題之一，就是對(duì)于人事檔案管理的重視度不足，導(dǎo)致人事檔案管理質(zhì)量不高，人力資源工作執(zhí)行效果不佳。為了有效解決該問題，首先醫(yī)院應(yīng)當(dāng)積極轉(zhuǎn)變落后思想認(rèn)識(shí)，明確人事檔案管理對(duì)于醫(yī)院各個(gè)科室人力資源調(diào)配及管理的重要性，強(qiáng)化服務(wù)水平，其具體可以從以下方面著手：一是醫(yī)院應(yīng)當(dāng)注重人事檔案有關(guān)法律法規(guī)宣傳工作，在宣傳工作中可以通過宣傳欄、宣傳手冊(cè)、醫(yī)院專題網(wǎng)站、QQ群以及微信公眾號(hào)等多種手段進(jìn)行宣傳，保證每一位人事檔案管理人員都可以提高人事檔案管理意識(shí)，能夠按照規(guī)定要求開展人事檔案管理工作，保證人力資源管理朝著更好的方向發(fā)展。二是醫(yī)院人事檔案管理人員應(yīng)當(dāng)注重人事檔案管理理論知識(shí)學(xué)習(xí)，要結(jié)合醫(yī)院當(dāng)前的發(fā)展走向，立足實(shí)際構(gòu)建人事檔案管理人員的長期培訓(xùn)機(jī)制，定期展開人事檔案管理人員培訓(xùn)，要保證每一位人事檔案管理人員都具備較高的信息技術(shù)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)知識(shí)、軟件知識(shí)以及檔案管理信息、人力資源管理知識(shí)等，使得人事檔案管理工作朝著更好的方向發(fā)展，提高人力資源管理質(zhì)量，更好地滿足醫(yī)院用人需求。三是醫(yī)院需要對(duì)自身現(xiàn)有的人事檔案管理人員的管理制度進(jìn)行優(yōu)化和完善，嚴(yán)格落實(shí)各項(xiàng)管理制度，保證人事檔案管理的作用充分有效發(fā)揮出來，提高醫(yī)院人力資源管理水平，促使醫(yī)院更好地發(fā)展建設(shè)。

（二）醫(yī)院規(guī)范建檔，保證人事檔案依法管理

我國是一個(gè)法治化國家，在人事檔案管理方面出臺(tái)了多項(xiàng)法律法規(guī)，為檔案管理工作的執(zhí)行提供更多依據(jù)。對(duì)于醫(yī)院來說，人事檔案管理是人力資源管理的基礎(chǔ)所在，醫(yī)院做好人事檔案管理工作，優(yōu)化管理質(zhì)量效率，可以更好地推進(jìn)醫(yī)院發(fā)展建設(shè)。要真正落實(shí)好相關(guān)工作，可以從以下方面著手：一是醫(yī)院要盡快形成內(nèi)部檔案材料，并安排專職人員對(duì)人事檔案進(jìn)行管理，保證醫(yī)院內(nèi)部檔案資料得到嚴(yán)謹(jǐn)、高效的管理，不會(huì)出現(xiàn)遺失或者是其他不良情況，進(jìn)而為醫(yī)院人力資源管理工作提供有效保障。二是醫(yī)院應(yīng)當(dāng)注重外部檔案材料的審核工作，對(duì)每一位醫(yī)護(hù)人員人事檔案中所包含的資料都需要認(rèn)真核對(duì)，保證人事關(guān)系、學(xué)歷身份、工作經(jīng)歷以及職稱晉升等資料沒有任何失誤存在，這樣后期醫(yī)院各個(gè)科室才能更好地結(jié)合檔案資料進(jìn)行人才調(diào)配，使得醫(yī)院各項(xiàng)人力資源管理工作更加高效順暢實(shí)施。三是負(fù)責(zé)醫(yī)院人事檔案管理的工作人員應(yīng)當(dāng)提高自身的責(zé)任意識(shí)，明確人事檔案管理的重要性，提高自我責(zé)任意識(shí)，在平時(shí)的工作中需要加強(qiáng)對(duì)檔案的管理，保證檔案管理的收集、歸檔、保存等高效率實(shí)施，為人力資源管理提供行之有效的支持。

（三）做好信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)人事檔案的動(dòng)態(tài)管理

隨著科技的不斷發(fā)展和進(jìn)步，當(dāng)前人們的日常生活中信息技術(shù)應(yīng)用頻率可謂是越來越高，將信息技術(shù)融入人事檔案管理工作之中，可以為一系列工作的實(shí)施提供行之有效的支持，使得人力資源得到更加科學(xué)合理的調(diào)配。當(dāng)然，要想切實(shí)有效發(fā)揮信息技術(shù)的作用與價(jià)值，還需要從以下方面落實(shí)醫(yī)院信息化建設(shè)工作：一是醫(yī)院需要做好人事檔案信息化平臺(tái)的建設(shè)工作，對(duì)人事檔案管理信息化平臺(tái)的功能進(jìn)行優(yōu)化完善，保證相關(guān)平臺(tái)具備檔案分類、檔案編號(hào)、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案檢索等多方面的功能，能夠?yàn)獒t(yī)院的人力資源管理調(diào)配提供有價(jià)值的支撐。二是醫(yī)院需要對(duì)人事檔案管理材料及時(shí)地進(jìn)行補(bǔ)充和完善，保證每一位醫(yī)護(hù)人員的醫(yī)德醫(yī)風(fēng)、臨床業(yè)務(wù)、科研獲獎(jiǎng)、職稱晉升等材料均比較齊全，對(duì)相應(yīng)材料進(jìn)行加密處理，這樣可以保證檔案的全面性、安全性，使得醫(yī)院人力資源管理工作更加優(yōu)質(zhì)推進(jìn)，降低資源流失發(fā)生率。三是醫(yī)院應(yīng)當(dāng)結(jié)合實(shí)際的人才流動(dòng)狀況與人員變化完善人事檔案管理平臺(tái)，盡快建立人事檔案管理機(jī)制和實(shí)踐能力比較強(qiáng)的人事檔案資料，建立人事檔案管理機(jī)制和實(shí)踐能力比較強(qiáng)的數(shù)據(jù)庫，保證可以有效提高醫(yī)院人事檔案信息化管理質(zhì)量，解決人力資源管理中存在的缺陷與不足，提高醫(yī)院的核心競爭力。

（四）做好醫(yī)院人事檔案管理人員培訓(xùn)工作

醫(yī)院人事檔案管理是一項(xiàng)極為復(fù)雜的工作，尤其是在人才流動(dòng)背景下，醫(yī)院人力資源變動(dòng)頻繁，檔案管理也需要做出相應(yīng)的調(diào)整和變化，在此背景下，對(duì)人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)提出了更高要求。實(shí)際工作中要切實(shí)有效提升人事檔案管理人員綜合素質(zhì)需要從以下方面著手：一是要加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理人員的培訓(xùn)，要借助專業(yè)化的培訓(xùn)，提高工作人員的責(zé)任意識(shí)，使得他們充分認(rèn)識(shí)到人事檔案管理工作的重要性，認(rèn)識(shí)到人事檔案是醫(yī)院科學(xué)合理調(diào)配各個(gè)崗位人力資源的基礎(chǔ)，通過專業(yè)化人事檔案管理，可以更加深入了解認(rèn)識(shí)醫(yī)院人力資源能力水平情況等，避免人力資源安排不夠科學(xué)合理的情況發(fā)生，可以更好地對(duì)人力資源進(jìn)行調(diào)配。同時(shí)要保證醫(yī)院相關(guān)領(lǐng)域的工作人員，對(duì)各類信息化技術(shù)有充分的了解和認(rèn)識(shí)，能夠運(yùn)用自己所掌握知識(shí)靈活處理工作中存在的各類問題，保證檔案的安全性與可靠性。二是要做好優(yōu)質(zhì)人事檔案管理人員招聘工作。除了要對(duì)醫(yī)院現(xiàn)有人事檔案管理工作人員進(jìn)行專業(yè)系統(tǒng)化培訓(xùn)之外，還需要對(duì)外招聘優(yōu)質(zhì)復(fù)合型人才，即相關(guān)領(lǐng)域人才，不僅需要掌握人事檔案管理知識(shí)、信息化技術(shù)知識(shí)，還應(yīng)當(dāng)對(duì)人力資源管理等方面知識(shí)有深入的了解和認(rèn)識(shí)，同時(shí)還應(yīng)當(dāng)掌握醫(yī)院各個(gè)科室工作情況，了解各個(gè)科室對(duì)于人力資源以及人事檔案管理的要求，保證一系列工作更加高效順暢的實(shí)施。

總之，人才流動(dòng)背景下，醫(yī)院更應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)人事檔案管理，積極采取措施解決問題，明確人事檔案管理的重難點(diǎn)，發(fā)揮信息技術(shù)的作用與價(jià)值，實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案的動(dòng)態(tài)化管理，這樣才能更好地推進(jìn)醫(yī)療行業(yè)發(fā)展和進(jìn)步，為廣大人民群眾提供更加優(yōu)質(zhì)的醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)。

相關(guān)鏈接

醫(yī)院信息系統(tǒng)是指利用計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)等現(xiàn)代化手段，對(duì)醫(yī)院及其所屬各部門的人流、物流、財(cái)流進(jìn)行綜合管理，對(duì)在醫(yī)療活動(dòng)各階段產(chǎn)生的數(shù)據(jù)進(jìn)行采集、存儲(chǔ)、處理、提取、傳輸、匯總，加工形成各種信息，從而為醫(yī)院的整體運(yùn)行提供全面的自動(dòng)化管理及各種服務(wù)的信息系統(tǒng)。

醫(yī)院信息系統(tǒng)的組成主要由硬件系統(tǒng)和軟件系統(tǒng)兩大部分組成。在硬件方面，要有高性能的中心電子計(jì)算機(jī)或服務(wù)器、大容量的存儲(chǔ)裝置、遍布醫(yī)院各部門的用戶終端設(shè)備以及數(shù)據(jù)通信線路等，組成信息資源共享的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)；在軟件方面，需要具有面向多用戶和多種功能的計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)，包括系統(tǒng)軟件、應(yīng)用軟件和軟件開發(fā)工具等，要有各種醫(yī)院信息數(shù)據(jù)庫及數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。

從功能及系統(tǒng)的細(xì)分講，醫(yī)院信息系統(tǒng)一般可分成三部分：一是滿足管理要求的管理信息系統(tǒng)；二是滿足醫(yī)療要求的醫(yī)療信息系統(tǒng)；三是滿足以上兩種要求的信息服務(wù)系統(tǒng)，各分系統(tǒng)又可劃分為若干子系統(tǒng)。此外，許多醫(yī)院還承擔(dān)臨床教學(xué)、科研、社會(huì)保健、醫(yī)療保險(xiǎn)等任務(wù)，因此在醫(yī)院信息系統(tǒng)中也應(yīng)設(shè)置相應(yīng)的信息系統(tǒng)。

醫(yī)院信息系統(tǒng)應(yīng)具備以下基本功能：（1）收集并永久存儲(chǔ)醫(yī)院所需全部數(shù)據(jù)。（2）由于醫(yī)院信息尤其是病人信息具有動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和數(shù)據(jù)快速增加的特性，醫(yī)院信息系統(tǒng)應(yīng)具有大容量的存儲(chǔ)功能。（3）數(shù)據(jù)共享。（4）要能快速、準(zhǔn)確地隨時(shí)提供醫(yī)院工作所需要的各種數(shù)據(jù)，支持醫(yī)院運(yùn)行中的各項(xiàng)基本活動(dòng)。（5）具有單項(xiàng)事務(wù)處理、綜合事務(wù)處理和輔助決策功能。（6）具備數(shù)據(jù)管理和數(shù)據(jù)通信的有效功能，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、可靠、保密、安全。（7）為了保證醫(yī)療活動(dòng)和醫(yī)院動(dòng)作不間斷地運(yùn)轉(zhuǎn)，系統(tǒng)應(yīng)具備持續(xù)運(yùn)行的功能。（8）具有切實(shí)有效的安全、維護(hù)措施，確保系統(tǒng)的安全性。（9）具備支持系統(tǒng)開發(fā)和研究工作的必要軟件和數(shù)據(jù)庫。（10）具有良好的用戶環(huán)境，終端用戶的應(yīng)用和操作應(yīng)簡單、方便、易學(xué)、易懂。（11）系統(tǒng)具有可擴(kuò)展性。