事業(yè)單位會計檔案規(guī)范管理探尋

范愛軍

石家莊市井陘礦區(qū)醫(yī)療保險管理中心 河北 石家莊

事業(yè)單位會計檔案憑證管理是財務(wù)工作極其重要的一個環(huán)節(jié)，但是就目前的情況來看，情況并不樂觀。很多主管財務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)和基層財務(wù)人員對這塊業(yè)務(wù)重視度不高，普遍認(rèn)為只要賬目清晰、沒有差錯就可以，檔案搜集不齊全、原始憑證票據(jù)缺失嚴(yán)重；缺乏管理意識，檔案管理人員缺乏專業(yè)知識，工作流于形式、草草處理。部分事業(yè)單位還停留在手工賬目處理上，沒有應(yīng)用新型電子記賬方式，整體工作效率低下，嚴(yán)重影響了財務(wù)工作效率。

一、會計檔案的作用

1.單位經(jīng)濟(jì)活動的原始記錄

會計檔案是記錄事業(yè)單位財務(wù)收支及經(jīng)濟(jì)生產(chǎn)活動的主要載體，其不僅可以反映事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)活動的基本內(nèi)容，同時也可以反映事業(yè)單位在不同時期、不同階段的發(fā)展特點。

2.為事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)活動提供決策依據(jù)

會計檔案中所承載的會計信息在事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)管理工作中發(fā)揮著不可替代的作用價值。從宏觀角度來看，其是國家宏觀經(jīng)濟(jì)調(diào)控、經(jīng)濟(jì)決策以及構(gòu)建市場經(jīng)濟(jì)秩序的基礎(chǔ)。會計檔案的制定為經(jīng)濟(jì)政策的制定和執(zhí)行，經(jīng)濟(jì)形式的分析提供了大量的數(shù)據(jù)參考，可以從根本上保障經(jīng)濟(jì)決策的有效性與可靠性。如財稅部門可以將會計報表視為計稅依據(jù)，確保稅款能夠及時入庫；證券監(jiān)督部門則可以依據(jù)會計檔案對上市公司進(jìn)行有效監(jiān)督，保障整個資本市場的發(fā)展秩序和投資者的利益。而從微觀角度來看，會計檔案可以用于指導(dǎo)事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展。會計檔案直接反映了事業(yè)單位的收支狀況和負(fù)債情況，通過對會計檔案的研究和分析，能夠判斷事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)現(xiàn)狀，并對事業(yè)單位后續(xù)的發(fā)展進(jìn)行預(yù)測和規(guī)劃，保證事業(yè)單位能穩(wěn)定、持續(xù)發(fā)展。

3.會計檔案是違法違紀(jì)行為的基本證據(jù)

會計檔案可以作為事后查證某一經(jīng)濟(jì)事項違法違紀(jì)的基本證據(jù)。通過對會計檔案的審查，可以判斷事業(yè)單位的各項經(jīng)濟(jì)活動是否符合財務(wù)財政政策、制度和紀(jì)律，且一旦出現(xiàn)問題，還可以用于明確責(zé)任的具體歸屬。

二、財務(wù)賬目的整理

1.賬目的分類

財務(wù)工作上的資料有很多種，各種票據(jù)、清單、支付水單、支票、銀行回單、收款及轉(zhuǎn)賬憑證等等。在單位中各個財務(wù)人員負(fù)責(zé)的業(yè)務(wù)范圍不同，應(yīng)當(dāng)更準(zhǔn)確地對自己業(yè)務(wù)范圍內(nèi)產(chǎn)生的各種財務(wù)資料進(jìn)行分類，分類保管的賬冊應(yīng)該有明顯的標(biāo)識以便于后期的查找和匯總。

會計憑證要求準(zhǔn)確明晰，自己做的記賬類憑證要標(biāo)注清楚各種要素，雖然有的單位已經(jīng)普及了計算機(jī)財務(wù)軟件系統(tǒng)，但也應(yīng)該注意憑證的各相關(guān)人員的確認(rèn)，沒有確認(rèn)好的憑證不能打印裝訂。

除此之外還對于原始發(fā)票的核對工作也需要特別注意。要核實發(fā)票的來源和真?zhèn)危瑢τ诮痤~較大的發(fā)票可以通過官方系統(tǒng)進(jìn)行查證以確保真實性。發(fā)票上的信息也需要核對。例如付款方的名稱、賬號、地址、開戶行信息等等。有任何差錯都需要業(yè)務(wù)人員及時退回修改。

2.賬目成冊制作

憑證的制作也需要認(rèn)真處理，按照發(fā)票的設(shè)計規(guī)格和順序進(jìn)行處理。原則上以規(guī)整、方便、美觀大方為準(zhǔn)。裝訂的位置需要統(tǒng)一，不能五花八門，否則會影響查閱，嚴(yán)重時會損傷資料造成憑證殘缺。有的票據(jù)規(guī)格偏小，例如高速公路路橋費、停車費或各類參觀門票等，在憑證的制作上需要特別注意，要選用合適的粘貼單，按一定的順序粘貼，不可一張張疊放，也不可以分開排列。粘貼時應(yīng)采用較為牢固的粘貼材料，避免因粘貼效果差，導(dǎo)致票據(jù)掉落。這樣給以后的工作會帶來很多麻煩。

3.賬目的保存

根據(jù)我國財務(wù)方面的相關(guān)管理辦法，檔案的管理時效有明確的規(guī)定，所以檔案的保存和制作工作是極其重要的。在我們?nèi)粘９ぷ髦?，會計檔案的管理有著特殊性，不同于其他的企事業(yè)檔案，一般的檔案只作為存檔使用。平時幾乎不用翻閱，只作為歷史性檔案。但是財務(wù)檔案的使用率是極其高，幾乎每年都要使用數(shù)次。所以在制作財務(wù)檔案時需要格外注意幾點：第一，準(zhǔn)確。財務(wù)憑證要和原始發(fā)票一對一對應(yīng)，不要出現(xiàn)對應(yīng)錯誤，無法對應(yīng)的情況。第二，方便。這就需要財務(wù)檔案的制作必須規(guī)范，如果來回翻閱幾次就出現(xiàn)發(fā)票掉落或裝訂錯誤導(dǎo)致相關(guān)內(nèi)容無法辨別等，都是財務(wù)工作中不允許出現(xiàn)的情況。有的賬冊由于內(nèi)容多，裝訂過淺，會影響賬冊的使用壽命，可以使用一定的填充物，這樣就可以避免因使用時間長而出現(xiàn)的賬冊損毀情況。第三，賬冊制作完畢，需要做好標(biāo)注工作。封面位置和其他醒目位置需注明賬冊所含內(nèi)容的相關(guān)信息、制作人等等。賬冊后期管理需要配備專人，并登記做出目錄方便查閱。第四，事業(yè)單位賬目的保存需要采取實體保存和電子保存兩種形式，一切賬目均需要錄入事業(yè)單位的信息化檔案庫，同時通過紙質(zhì)資料的方式存入檔案庫。兩種保存方式同步進(jìn)行才能夠在最大程度上保障賬目保存的完整性。

4.財務(wù)資料中合同的整理規(guī)范

（1）合同的保存。合同作為業(yè)務(wù)往來的重要憑證，在財務(wù)工作中極其普遍。一份合同的內(nèi)容較為復(fù)雜，頁數(shù)也非常的多。就合同的內(nèi)容而言，條款較多，業(yè)務(wù)人員需要經(jīng)常翻閱，這樣的情況就決定了，合同不可能跟隨其他資料一起訂入憑證中，所以合同的最好保管方案就是單獨保存。財務(wù)人員還要對合同的內(nèi)容進(jìn)行審核，從日期到簽署都要詳細(xì)的核對，防止因業(yè)務(wù)人員工作不細(xì)致給單位帶來的損失。

（2）明細(xì)表規(guī)范。單位每年簽署的合同數(shù)量巨大，如果管理不善，合同管理混亂會給日常工作造成很大的麻煩。為了解決這個問題，就需要建立合同的目錄制度。按照合同的體現(xiàn)的不同信息進(jìn)行標(biāo)號，制定一個完善的目錄體制，方便借閱人進(jìn)行查閱，可以極大地提高工作效率。

（3）合同規(guī)范。在合同目錄建立后，需要對合同進(jìn)行整理并裝訂成冊以便日后查閱。在整理時，應(yīng)采用統(tǒng)一的裝訂方式，把合同原有的裝訂格式去除。保證裝訂的完整性。這樣方便查閱人的翻閱，也能一定程度上體現(xiàn)出合同簽署的連續(xù)性。制作完成的合同賬冊，也需要在封面和醒目位置做出標(biāo)簽，體現(xiàn)出合同的主要信息和標(biāo)記，同樣交由專人保管，防止丟失。

三、財務(wù)報表整理

1.報表的歸類

財務(wù)工作中的報表種類繁多，在實際工作中，我們可以形成報表歸類，這樣可以有效地防止遺漏現(xiàn)象。歸類的大致可以如下分類：中央部門的預(yù)決算、采購類、固定資產(chǎn)類、房改類、績效考核類、統(tǒng)計類、銀行類、非稅納稅類、和會計的檔案移交、保管、銷毀、檔案鑒定等。這些報表意義重大，如果沒有歸類制度，很有可能造成漏項和缺失，給工作帶來不便。在具體整理財務(wù)報表的過程中，財務(wù)人員需要依據(jù)財務(wù)報表的歸類完成類別劃分，這不僅可以實現(xiàn)財務(wù)報表的規(guī)范化管理，同時也有利于后續(xù)的查找與使用。

2.報表的規(guī)范整理

在一個會計周期結(jié)束后，會計人員需要按照程序申報電子報表，之后在申報打印后的紙質(zhì)材料。這樣的模式雖然方便，也降低了工作成本，但是一個弊端就是會經(jīng)常遺忘紙質(zhì)材料的遞交。一旦因為各種原因丟失或損壞了電子版，會給工作帶來很大的麻煩。所以在工作習(xí)慣上，還是推薦上交電子版的同時，也做好紙質(zhì)材料的打印工作。這樣可以一步到位完成整個工作流程，不給后續(xù)的工作造成麻煩。由于電腦錄入和網(wǎng)絡(luò)的普及，原先很多的紙質(zhì)文件都變成了電子文件，這樣給會計信息的收集工作帶來了問題，很多審核部門還是需要遞交紙質(zhì)資料的，所以要樹立一個觀念，收到的電子版文件也必須打印出來，之后也要按上文提到的那樣裝訂成冊，以備后查。

四、財務(wù)賬款整理

1.賬款明細(xì)分類

長久以來，事業(yè)單位的都是以款項是否已經(jīng)收到或付出作為計算標(biāo)準(zhǔn)，會計周期的期末無須對本期的收益和費用進(jìn)行調(diào)整，核算手續(xù)比較簡單但不能正確地反映成本和盈虧情況，這樣給財務(wù)工作帶來了隱患和困難。

有的財務(wù)輔助軟件，并不能完全體現(xiàn)出成本和盈虧的數(shù)據(jù)，無法給領(lǐng)導(dǎo)的決策提供支持。在這種情況下，我們需要做出做出符合要求的明細(xì)表格。在表格中注明資金的來源和支付方向，以及債權(quán)人和債務(wù)人、具體金額和相關(guān)的經(jīng)辦人的情況。這樣一目了然的數(shù)據(jù)可以更好地控制資金的流向。

2.賬款動態(tài)管理

從某種角度來看，事業(yè)單位往來的資金賬目時長出現(xiàn)問題的原因，主要是缺乏一個監(jiān)管體制，這個體制必須是全程動態(tài)管理，是需要發(fā)揮財務(wù)人員主觀能動性，鼓勵財務(wù)人員去關(guān)注資金賬目問題，不是列出規(guī)章制度對賬款管理的基本要求進(jìn)行說明。賬款動態(tài)化管理措施強(qiáng)調(diào)動態(tài)性和可操作性，其本質(zhì)上強(qiáng)調(diào)財務(wù)部門對賬款的綜合管控能力。一方面，事業(yè)單位需要進(jìn)一步加強(qiáng)財務(wù)信息化建設(shè)，擴(kuò)寬財務(wù)信息采集渠道，確保一切與資金相關(guān)的數(shù)據(jù)信息均可以及時反饋至財務(wù)信息平臺當(dāng)中，并要及時對財務(wù)信息進(jìn)行更新，以實現(xiàn)對賬款的實時性管理。另一方面，事業(yè)單位財務(wù)人員需要樹立正確的賬款管理意識，要深刻認(rèn)識到動態(tài)管理措施對于財務(wù)工作的積極影響。在實際工作的過程中，財務(wù)人員應(yīng)當(dāng)遵循既定的規(guī)章制度，在遵循會計職業(yè)道德的基礎(chǔ)上，充分發(fā)揮自身的主觀能動性，靈活處理實際工作中遇到的各類問題。處理確有困難時，需要向上級特別報備，形成規(guī)范的管理體系，防止問題的發(fā)生。

五、財務(wù)資料的保存和使用

1.紙質(zhì)文件保存

我們目前的事業(yè)單位多數(shù)沒有專門的會計檔案保管部門，很多都是比較零散地保存在會計手中，多數(shù)情況是誰制作誰保管，保存在哪，怎么保管的，沒有任何的規(guī)定和說明。如果某位會計離職或調(diào)離崗位，其手中的會計檔案就會轉(zhuǎn)交給接手的會計。對于接手的會計而言，自身根本不知道收到的是什么類型的，什么年份的檔案。一旦單位需要查閱相關(guān)的檔案時，根本無法得知這份檔案到底在哪里，這樣的情況對整個財務(wù)工作產(chǎn)生了極大的困難。因為《管理辦法》規(guī)定會計檔案保存年限10—30年，很多會計已經(jīng)退休或離職，手上的保存的檔案或已遺失或無從查找。這樣的情況比比皆是，有的已經(jīng)給單位造成了難以估量的損失。

所以，為了避免以上情況，我們需要優(yōu)化檔案的管理工作，設(shè)立專門的檔案保存機(jī)構(gòu)。定人定崗的保存會計檔案，在一本檔案裝訂完畢后，最多在每位會計手中保存較短的時間以便查閱。超過保存時間后，應(yīng)移交專人保管。在這個過程中，保管、移交、保存、借閱、歸還，都必須有紙質(zhì)文檔記載。并制定相關(guān)的規(guī)章制度，規(guī)范個人行為。杜絕出現(xiàn)檔案的丟失、損毀等問題。為從根本上保障紙質(zhì)檔案的保存安全性，事業(yè)單位可以在財務(wù)部門設(shè)置獨立的檔案室，專門用于保存會計紙質(zhì)檔案。檔案室的規(guī)模不宜過大，以滿足財務(wù)部門存儲會計檔案需求即可。同時，檔案室需要由專人負(fù)責(zé)，任何人需要進(jìn)入檔案室查閱會計檔案時均需要提供上級領(lǐng)導(dǎo)的審批。此外，事業(yè)單位財務(wù)部門還應(yīng)當(dāng)制定明確的會計檔案調(diào)閱和存儲流程、標(biāo)準(zhǔn)，任何會計檔案入庫之前均需要登記，登記信息需要實現(xiàn)電子登記與紙質(zhì)登記同步。

2.電子文件保存

各類電子文檔也是平時財務(wù)工作中形成的重要數(shù)據(jù)，在平時處理這些數(shù)據(jù)時，財務(wù)人員要分門別類地做好整理工作。一個具體事務(wù)可以列明一個文件夾名稱，文件夾名稱需要寫明年份、項目名稱，在這個文件下，也可以分列出更多的子文件夾。例如2021年度銀行存款對賬單的大文件夾下，可以分月列出1—12月的小文件夾，每個小文件夾內(nèi)可以將銀行的對賬單保存在內(nèi)，也可以把這個月內(nèi)的其他有關(guān)銀行流水對賬的內(nèi)容都保存在內(nèi)。有的時候需要更改的文件，需要注明已更改或?qū)⑴f文件直接刪除。檔案信息化已經(jīng)成為當(dāng)前社會中的主流趨勢，且電子文件的實際使用頻率和使用價值要遠(yuǎn)高于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件。考慮到電子文件的重要價值，事業(yè)單位財務(wù)部門應(yīng)當(dāng)對電子文件保存提出明確的要求。一方面，事業(yè)單位財務(wù)部門需要設(shè)置獨立的主機(jī)用于存儲電子文件，電子文件的存儲和查閱則需要通過會計信息化系統(tǒng)實現(xiàn)。另一方面，事業(yè)單位財務(wù)部門需要針對電子文件提出明確的管理制度，定期清理和校對電子文件，保證電子文件的完成性與規(guī)范性。

六、結(jié)論

綜上所述，會計檔案有著極其重要的作用，財務(wù)人員要特別注意保存會計檔案，會計檔案的保存也要跟隨時代的發(fā)展，逐漸摸索出在新的科技背景下檔案保存的新途徑，讓檔案更好地服務(wù)于我們的財務(wù)工作。