行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化建設(shè)問(wèn)題與對(duì)策

韋 巍

廣西壯族自治區(qū)港航發(fā)展中心 廣西 南寧

一、行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

“十四五”時(shí)期，我國(guó)已經(jīng)進(jìn)入新的發(fā)展階段，行政事業(yè)單位在我國(guó)經(jīng)濟(jì)與發(fā)展中具有舉足輕重的地位。2021 行政事業(yè)單位內(nèi)控建設(shè)論壇指出：“應(yīng)當(dāng)深刻認(rèn)識(shí)到新發(fā)展階段財(cái)政內(nèi)控工作的重要意義，以‘咬定青山不放松’的精神堅(jiān)定不移地推進(jìn)財(cái)政內(nèi)控工作。”信息化建設(shè)能夠帶來(lái)工作效率的提升，也能夠有效推動(dòng)相關(guān)工作高質(zhì)量發(fā)展。行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化建設(shè)雖然起步較晚，但是近些年得到了較多的關(guān)注。行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化可以降低流程風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)現(xiàn)對(duì)成本的良好管控，具有諸多優(yōu)勢(shì)，行政事業(yè)單位逐漸認(rèn)識(shí)到信息化對(duì)內(nèi)部控制的重要性，陸續(xù)開(kāi)始搭建本單位的內(nèi)部控制信息化系統(tǒng)。實(shí)踐表明，行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化建設(shè)雖然取得了一些成績(jī)，但是還存在不少困難和問(wèn)題。現(xiàn)階段需要進(jìn)一步探索優(yōu)化和改進(jìn)的對(duì)策，以問(wèn)題為導(dǎo)向，結(jié)合實(shí)踐提出行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化建設(shè)的科學(xué)對(duì)策，促進(jìn)行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化建設(shè)水平的提升，進(jìn)而更好地發(fā)揮行政事業(yè)單位的公共服務(wù)職能。

二、行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化建設(shè)優(yōu)勢(shì)

1.從人為控制向自動(dòng)化管理轉(zhuǎn)變

傳統(tǒng)內(nèi)部控制管理中，行政事業(yè)單位更多依賴(lài)于人力，人為管控相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)與流程。這就容易引發(fā)一些問(wèn)題，如內(nèi)控人員專(zhuān)業(yè)度不高、各部門(mén)溝通不暢、內(nèi)控體系不健全，導(dǎo)致內(nèi)控執(zhí)行不力，內(nèi)控執(zhí)行效果不明顯，不利于行政事業(yè)單位內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)的控制。而推進(jìn)信息化建設(shè)后，將相應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)與制度規(guī)則融入信息化系統(tǒng)，減少了人為干預(yù)，更多依靠自動(dòng)化分析與管理，推動(dòng)內(nèi)控機(jī)制真正發(fā)揮作用，實(shí)現(xiàn)了內(nèi)控效率與效果的雙提升。

2.由管理滯后向?qū)崟r(shí)管理改變

信息化建設(shè)之前，行政事業(yè)單位的內(nèi)部控制以分級(jí)授權(quán)審批為主，主要采用線(xiàn)下簽字模式。這種模式受到時(shí)間和空間的限制因素較多，會(huì)導(dǎo)致審批不嚴(yán)、等待時(shí)間過(guò)長(zhǎng)等問(wèn)題，一些急于解決的問(wèn)題往往由于管理滯后造成較為嚴(yán)重的后果。信息化建設(shè)推進(jìn)后，可以借助信息化系統(tǒng)實(shí)行線(xiàn)上實(shí)時(shí)提醒與審批，解決了傳統(tǒng)模式的弊端，更加便捷。這樣，對(duì)于一些棘手的內(nèi)控問(wèn)題也可以通過(guò)實(shí)時(shí)管理解決，對(duì)于審批人和內(nèi)控管理執(zhí)行者來(lái)說(shuō)都是十分有利的方式。

3.由短期管理向終身追責(zé)轉(zhuǎn)變

傳統(tǒng)內(nèi)控管理模式下，可能由于內(nèi)控執(zhí)行者或者管理者的工作變動(dòng)，加上時(shí)間較長(zhǎng)，一些內(nèi)控管理不力的問(wèn)題很難追責(zé)，這受制于傳統(tǒng)的短期管理模式。這樣的模式也會(huì)造成內(nèi)控管理人員意識(shí)上的放松和工作不嚴(yán)謹(jǐn)。信息化建設(shè)實(shí)施后，則實(shí)現(xiàn)了痕跡化管理，從審批到實(shí)施，均會(huì)在信息化系統(tǒng)留下相應(yīng)痕跡，為終身追責(zé)提供了有利條件。而這也將進(jìn)一步促進(jìn)內(nèi)控管理相關(guān)人員提升思想意識(shí)，向內(nèi)控管理質(zhì)量提升的目標(biāo)努力。

4.提高內(nèi)部控制效率，降低內(nèi)部控制成本

信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)就是為工作帶來(lái)便利，節(jié)省人力的同時(shí)實(shí)現(xiàn)效率提升。行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化建設(shè)過(guò)程中，可以將內(nèi)部控制制度與流程融入信息化系統(tǒng)中，進(jìn)而提高執(zhí)行力，避免由于人為因素的干擾影響內(nèi)部控制效率。另外，信息化系統(tǒng)構(gòu)建后，內(nèi)部控制工作可以打破時(shí)間與空間的界限，通過(guò)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)隨時(shí)隨地審批，及時(shí)解決相關(guān)問(wèn)題，進(jìn)一步釋放了人力，減少了中間流轉(zhuǎn)過(guò)程，進(jìn)而有效降低了運(yùn)營(yíng)等方面的成本。

5.有效控制過(guò)程風(fēng)險(xiǎn)，防范廉政風(fēng)險(xiǎn)

行政事業(yè)單位內(nèi)部控制主要是對(duì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行防范和管控。而內(nèi)部控制信息化建設(shè)推進(jìn)后，將有效減少中間環(huán)節(jié)中的人為因素影響，例如審批流程長(zhǎng)、內(nèi)部控制人員專(zhuān)業(yè)化程度不高等引發(fā)的過(guò)程風(fēng)險(xiǎn)和廉政風(fēng)險(xiǎn)。信息化建設(shè)將有效實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化管理，對(duì)過(guò)程風(fēng)險(xiǎn)的把控也更加嚴(yán)格，降低細(xì)節(jié)上的廉政隱患，有利于提升內(nèi)部控制的效果。

三、行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化建設(shè)的問(wèn)題

1.缺乏完善的內(nèi)部控制信息化制度

盡管近年來(lái)行政事業(yè)單位一直在構(gòu)建完善的內(nèi)部控制制度，并且取得了一定成果，但是相應(yīng)的內(nèi)部控制信息化制度并不完善。第一，對(duì)內(nèi)部控制信息化制度的優(yōu)化不夠重視。行政事業(yè)單位承擔(dān)著管理公共事務(wù)的職能，一些單位的日常工作比較繁重，所以容易忽視內(nèi)部控制信息化建設(shè)工作，相應(yīng)的信息化進(jìn)程發(fā)展緩慢。第二，內(nèi)部控制信息化建設(shè)目標(biāo)不明確。一些行政事業(yè)單位只是制定了內(nèi)部控制信息化流程與制度，其中包含籠統(tǒng)的信息化建設(shè)目標(biāo)。然而由于目標(biāo)不夠具體，導(dǎo)致內(nèi)部控制信息化建設(shè)目標(biāo)并不明確，相應(yīng)的職責(zé)分工也不夠清晰，不利于信息化建設(shè)工作的推進(jìn)。第三，信息化建設(shè)過(guò)程的內(nèi)外監(jiān)督機(jī)制不健全。內(nèi)部監(jiān)督主要有內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)，外部監(jiān)督主要由財(cái)政、紀(jì)檢監(jiān)察等部門(mén)負(fù)責(zé)，然而目前內(nèi)外部監(jiān)督的力度均存在不足，并且沒(méi)有形成監(jiān)督合力。這直接導(dǎo)致內(nèi)部控制信息化建設(shè)缺乏嚴(yán)格的約束，也說(shuō)明內(nèi)部控制信息化制度有待進(jìn)一步完善。

2.對(duì)信息化建設(shè)中的風(fēng)險(xiǎn)認(rèn)識(shí)不足

盡管信息化發(fā)展為經(jīng)濟(jì)與社會(huì)發(fā)展帶來(lái)了諸多便利與機(jī)遇，但是隨之而來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)也不可忽視。第一，行政事業(yè)單位容易忽視信息化建設(shè)本身的風(fēng)險(xiǎn)。行政事業(yè)單位在推進(jìn)內(nèi)部控制信息化建設(shè)中，主要精力放在信息化建設(shè)的效果與內(nèi)部控制效果的提升上面，容易忽視信息化技術(shù)本身存在的安全風(fēng)險(xiǎn)。這些風(fēng)險(xiǎn)主要有信息泄露、數(shù)據(jù)丟失、系統(tǒng)癱瘓等，都將對(duì)內(nèi)部控制的效果產(chǎn)生不利影響。第二，對(duì)流程風(fēng)險(xiǎn)管控不足。一些行政事業(yè)單位只是將內(nèi)部控制制度與流程進(jìn)行簡(jiǎn)單信息化、技術(shù)化，不進(jìn)行核心定位，就盲目構(gòu)建內(nèi)部控制信息化系統(tǒng)，實(shí)施流程存在較大風(fēng)險(xiǎn)隱患。也有些行政事業(yè)單位只重形式不重實(shí)質(zhì)，同樣增加了流程風(fēng)險(xiǎn)。第三，存在人員操作風(fēng)險(xiǎn)。內(nèi)部控制信息化建設(shè)雖然實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化管理，但是相應(yīng)系統(tǒng)和程序仍然需要內(nèi)部控制人員進(jìn)行操作，如果內(nèi)部控制人員的素質(zhì)水平不能滿(mǎn)足信息化建設(shè)要求，或者專(zhuān)業(yè)度嚴(yán)重不足，則會(huì)引發(fā)操作風(fēng)險(xiǎn)。還可能存在內(nèi)部控制人員對(duì)系統(tǒng)操作不當(dāng)?shù)那闆r，也會(huì)增加操作風(fēng)險(xiǎn)。

3.內(nèi)部控制信息化平臺(tái)需持續(xù)進(jìn)行優(yōu)化

第一，內(nèi)部控制信息化建設(shè)速度趕不上信息化技術(shù)更新速度。有時(shí)行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化建設(shè)過(guò)程需要經(jīng)過(guò)層層審批，而信息化技術(shù)發(fā)展非?？?，這樣就存在技術(shù)滯后性，導(dǎo)致信息化平臺(tái)不能與時(shí)俱進(jìn)。還有行政事業(yè)單位固化思維模式的影響，習(xí)慣引進(jìn)別人已經(jīng)試驗(yàn)過(guò)的成熟技術(shù)，這種做法本身并沒(méi)有問(wèn)題，但是容易造成內(nèi)部控制信息化平臺(tái)技術(shù)落后。第二，內(nèi)部控制信息化建設(shè)起步較晚，需要優(yōu)化的內(nèi)容較多。我國(guó)行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化建設(shè)的發(fā)展年限并不長(zhǎng)，一些單位還處于初期探索階段，特別是一些不太發(fā)達(dá)地區(qū)的單位，受制于人力與財(cái)力因素，信息化平臺(tái)需要優(yōu)化的地方還比較多。第三，內(nèi)部控制信息化平臺(tái)的實(shí)用性需要增強(qiáng)。有時(shí)行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化平臺(tái)的建設(shè)初衷是正確的，也從單位實(shí)際需求出發(fā)，但是信息化平臺(tái)與工作實(shí)際連接環(huán)節(jié)存在問(wèn)題，最終導(dǎo)致信息化平臺(tái)的實(shí)用性不強(qiáng)，也就不利于解決內(nèi)部控制中的實(shí)際問(wèn)題。

4.內(nèi)部控制信息化建設(shè)效果有待提高

財(cái)政部文件明確指出，行政事業(yè)單位每年報(bào)送的內(nèi)部控制報(bào)告要認(rèn)真填寫(xiě)內(nèi)部控制信息化建設(shè)情況。但從實(shí)際建設(shè)效果來(lái)看，并不盡如人意。第一，組織機(jī)構(gòu)不完善。行政事業(yè)單位通常沒(méi)有設(shè)置內(nèi)部控制管理部門(mén)，而是由財(cái)務(wù)部門(mén)或信息技術(shù)部門(mén)牽頭開(kāi)展內(nèi)部控制信息化系統(tǒng)建設(shè)，這既加大了財(cái)務(wù)部門(mén)或信息技術(shù)部門(mén)的工作量，也無(wú)法全面、有效地開(kāi)展內(nèi)部控制信息化建設(shè)工作，從而影響了信息化建設(shè)的推進(jìn)。第二，內(nèi)部控制手工流程和信息化流程同步操作。雖然部分行政事業(yè)單位已經(jīng)開(kāi)展了內(nèi)部控制信息化，但在實(shí)際業(yè)務(wù)活動(dòng)中工作人員由于附件單據(jù)掃描上傳工作量大、對(duì)內(nèi)部控制信息化系統(tǒng)操作不熟悉等諸多因素，在信息系統(tǒng)的業(yè)務(wù)活動(dòng)過(guò)程中進(jìn)行了控制，同時(shí)也在手工流程中也進(jìn)行了相同的控制，即同樣的控制操作了兩遍，增加了單位工作人員的額外工作，造成工作人員對(duì)內(nèi)部控制信息系統(tǒng)產(chǎn)生了抵觸情緒。第三，缺乏有效的評(píng)價(jià)機(jī)制。一些行政事業(yè)單位僅注重內(nèi)部控制信息化建設(shè)進(jìn)程，對(duì)建設(shè)效果未進(jìn)行及時(shí)評(píng)價(jià)，所以對(duì)于信息化建設(shè)過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)也不能及時(shí)把控，這也是導(dǎo)致內(nèi)部控制信息化建設(shè)效果不佳的重要原因。

四、行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化建設(shè)的對(duì)策

1.完善制度保障，為信息化建設(shè)賦能

對(duì)于行政事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，完善的制度保障是內(nèi)部控制信息化水平提升的前提條件。第一，行政事業(yè)單位要更加重視制度建設(shè)，充分保證制度的嚴(yán)謹(jǐn)性。用內(nèi)部控制信息化制度來(lái)規(guī)范操作流程，約束不合規(guī)行為，服務(wù)于內(nèi)部控制信息化水平的提升。第二，明確目標(biāo)，有的放矢。明確內(nèi)部控制信息化建設(shè)目標(biāo)是完善制度體系的重要內(nèi)容，也是信息化進(jìn)程的重要指引。第三，強(qiáng)化內(nèi)外部監(jiān)督，發(fā)揮監(jiān)督合力。內(nèi)部控制信息化制度中，還應(yīng)當(dāng)將內(nèi)外部監(jiān)督的內(nèi)容具體化，避免形式主義等情況。以筆者單位為例，在現(xiàn)有內(nèi)部控制制度基礎(chǔ)上，根據(jù)單位實(shí)際業(yè)務(wù)活動(dòng)對(duì)內(nèi)部控制信息化系統(tǒng)進(jìn)行修改完善，形成預(yù)算管理、采購(gòu)管理、合同管理、收入管理、支出管理和基本建設(shè)項(xiàng)目管理等六大內(nèi)部控制制度體系，并將相關(guān)制度流程嵌入內(nèi)部控制信息化平臺(tái)，進(jìn)行系統(tǒng)固化，取得了良好效果。

2.重視信息化風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)施有效管控

第一，全面認(rèn)識(shí)信息化風(fēng)險(xiǎn)，有效識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)。行政事業(yè)單位進(jìn)行內(nèi)部控制信息化建設(shè)過(guò)程中，要全面認(rèn)識(shí)信息化技術(shù)可能帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)，進(jìn)行有效的風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和評(píng)估，提高預(yù)判性，這種做法也可以為后續(xù)風(fēng)險(xiǎn)管控做好準(zhǔn)備。第二，加強(qiáng)對(duì)流程風(fēng)險(xiǎn)和操作風(fēng)險(xiǎn)的管控。內(nèi)部控制信息化建設(shè)中存在的流程風(fēng)險(xiǎn)主要涉及相關(guān)流程的執(zhí)行和落地情況，主要可以通過(guò)定期檢查、設(shè)置風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)等方式進(jìn)行管控。而操作風(fēng)險(xiǎn)的管控，則需要通過(guò)加強(qiáng)內(nèi)部控制人員綜合技能水平來(lái)實(shí)現(xiàn)，同時(shí)提升其風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，避免誤操作等。第三，實(shí)施信息化風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)督與改進(jìn)。對(duì)信息化建設(shè)帶來(lái)的潛在風(fēng)險(xiǎn)要加強(qiáng)實(shí)時(shí)監(jiān)督，避免風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生后造成巨大損失。同時(shí)針對(duì)已經(jīng)識(shí)別出來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)，行政事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)進(jìn)行內(nèi)部控制信息化制度與流程改進(jìn)，從而提升信息化水平與質(zhì)量。

3.持續(xù)優(yōu)化內(nèi)部控制信息化平臺(tái)

行政事業(yè)單位構(gòu)建了內(nèi)部控制信息化平臺(tái)之后，不能一勞永逸，而是應(yīng)當(dāng)持續(xù)對(duì)信息化平臺(tái)和系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化，提高其適用性。具體來(lái)說(shuō)，第一，依據(jù)政策的變化、信息化技術(shù)更新速度適時(shí)更新平臺(tái)。信息化技術(shù)發(fā)展日新月異，行政事業(yè)單位可以根據(jù)自身需求及時(shí)優(yōu)化內(nèi)部控制信息化平臺(tái)，保證平臺(tái)的科學(xué)性，這樣才能真正實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制工作效率的提高。第二，持續(xù)提高信息化平臺(tái)的實(shí)用性與可操作性。內(nèi)部控制信息化平臺(tái)的優(yōu)化要以單位核心需求為前提，對(duì)內(nèi)部控制體系的嵌入進(jìn)行調(diào)整，保證平臺(tái)實(shí)用性。在內(nèi)部控制信息化平臺(tái)優(yōu)化過(guò)程中，還要注重與單位工作人員的溝通，及時(shí)收集信息化平臺(tái)操作上的意見(jiàn)反饋，保證信息化平臺(tái)操作的便利性，從而提高整體系統(tǒng)的可操作性。

4.以創(chuàng)新為導(dǎo)向，提升內(nèi)部控制信息化建設(shè)效果

第一，避免盲目復(fù)制其他單位的內(nèi)部控制信息化建設(shè)模式。行政事業(yè)單位應(yīng)以創(chuàng)新為導(dǎo)向，技術(shù)為驅(qū)動(dòng)，探索適合自己的內(nèi)部控制信息化建設(shè)道路，盲目復(fù)制他人模式只會(huì)導(dǎo)致失敗。這里的創(chuàng)新包含思維模式、技術(shù)等多方面的創(chuàng)新，并不只是進(jìn)行大量的資金投入，主要目的在于提高內(nèi)部控制信息化建設(shè)效果。第二，探索內(nèi)部控制信息化建設(shè)過(guò)程中的微服務(wù)、輕量化解決方案。無(wú)論是內(nèi)部控制信息化平臺(tái)還是信息化軟件，都應(yīng)當(dāng)探索應(yīng)最小的投入獲得最佳效果，微服務(wù)、輕量化的解決方案更適合行政事業(yè)單位的內(nèi)部控制信息化建設(shè)。第三，有效的效果評(píng)價(jià)機(jī)制必不可少。內(nèi)部控制信息化建設(shè)效果評(píng)價(jià)機(jī)制既有利于解決行政事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)不重視的問(wèn)題，也可以促進(jìn)信息化建設(shè)效果的提升。效果評(píng)價(jià)機(jī)制既要全面，也要具體，評(píng)價(jià)后行政事業(yè)單位要及時(shí)做出調(diào)整，為日后信息化建設(shè)奠定基礎(chǔ)?？偠灾姓聵I(yè)單位內(nèi)部控制信息化建設(shè)效果的提升離不開(kāi)創(chuàng)新的元素，也需要不斷進(jìn)行創(chuàng)新探索，借此助力內(nèi)部控制信息化水平的提升。

五、結(jié)論

行政事業(yè)單位內(nèi)部控制控制信息化建設(shè)是重要趨勢(shì)，也是提升公共服務(wù)職能的有效途徑。目前行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題，嚴(yán)重影響內(nèi)部控制工作效率與效果，是值得深思的問(wèn)題。從制度到風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別，再到信息化平臺(tái)和信息化建設(shè)效果，都存在不同程度的問(wèn)題，也是需要及時(shí)解決的問(wèn)題。借助相關(guān)案例分析，提出行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化建設(shè)的對(duì)策：完善制度保障，為信息化建設(shè)賦能；重視信息化風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)施有效管控；持續(xù)優(yōu)化內(nèi)部控制信息化平臺(tái)；創(chuàng)新為導(dǎo)向，提升內(nèi)部控制信息化建設(shè)效果。從今后的發(fā)展來(lái)看，行政事業(yè)單位還需以創(chuàng)新為導(dǎo)向，以技術(shù)為驅(qū)動(dòng)，持續(xù)推動(dòng)內(nèi)部控制信息化建設(shè)。