高校干部人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題與對(duì)策

粟 妃

(湖南醫(yī)藥學(xué)院，湖南 懷化 418000)

1 新形勢(shì)下加強(qiáng)高校干部人事檔案管理的重要性

干部人事檔案是干部個(gè)人信息的“記錄儀”，是黨組織歷史地、綜合地、全面地考察和了解干部，公道正派地選拔和任用干部的“信息源”。干部人事檔案在準(zhǔn)確識(shí)別干部、全面評(píng)價(jià)干部、合理使用干部、防止干部“帶病提拔”等方面發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，為各級(jí)黨組織選準(zhǔn)人、用對(duì)人奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，也是各級(jí)黨組織識(shí)人、選人、用人的重要依據(jù)，干部人事檔案信息如果不能如實(shí)準(zhǔn)確地反映干部的真實(shí)情況，就會(huì)給高校組織人事、干部工作帶來(lái)很多的阻力和反作用。同時(shí)，高校也是各類人才培養(yǎng)的搖籃，高校干部人事檔案是高校干部管理工作的重要組成部分，對(duì)高校干部隊(duì)伍、人才隊(duì)伍建設(shè)起著舉足輕重的作用。

2 新形勢(shì)下高校干部人事檔案管理工作中存在的不足

2.1 干部人事檔案管理人員業(yè)務(wù)知識(shí)缺乏，業(yè)務(wù)能力不高

近年來(lái)，隨著對(duì)檔案工作要求的不斷提高，對(duì)檔案管理人員的工作能力、業(yè)務(wù)素質(zhì)也不斷提出新的要求。部分高校在干部人事檔案管理人員的配備上，選任條件不高，要求不嚴(yán)，甚至沒(méi)有配備專門的干部人事檔案管理人員，大多時(shí)候是由負(fù)責(zé)干部管理工作的人員兼職承擔(dān)干部人事檔案管理工作。加之很多兼職干部人事檔案管理人員不但沒(méi)有檔案專業(yè)學(xué)科背景，同時(shí)還缺乏檔案管理工作相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，僅是單純地發(fā)揮檔案保管員的作用，而缺乏對(duì)整個(gè)檔案工作系統(tǒng)的全面的把握、理解和思考，導(dǎo)致檔案管理工作整體質(zhì)量不高、效果不好。此外，兼職檔案管理人員崗位流動(dòng)性較大，人員變動(dòng)頻繁，又使得干部人事檔案管理人員業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)、專業(yè)素質(zhì)不高這一問(wèn)題變得更加明顯。

2.2 檔案資料收集工作長(zhǎng)期處于被動(dòng)狀態(tài)

部分干部人事檔案管理人員對(duì)崗位工作缺乏全面的認(rèn)識(shí)和理解，從不主動(dòng)學(xué)習(xí)檔案管理工作相關(guān)的政策法規(guī)和業(yè)務(wù)知識(shí)，在工作中常常處于被動(dòng)接收狀態(tài)，有人交就收，沒(méi)人交就不管，對(duì)什么資料必須入檔，什么資料可以入檔，歸檔工作應(yīng)該在何時(shí)進(jìn)行，入檔的資料應(yīng)該如何整理分類、標(biāo)碼排序等，完全處于不了解、不知道、把握不準(zhǔn)狀態(tài)，導(dǎo)致干部人事檔案資料經(jīng)常雜亂不全、真假難辨。

2.3 干部個(gè)人檔案意識(shí)缺乏

高校部分人員對(duì)檔案管理工作不了解、不重視，對(duì)形成的個(gè)人檔案資料歸檔意識(shí)不強(qiáng)，很多時(shí)候都是因?yàn)樵跈n案中查找某項(xiàng)資料查找不到時(shí)才意識(shí)到資料入檔的重要性。而很多重要的檔案資料，如各類繼續(xù)教育培訓(xùn)資料、獎(jiǎng)懲資料等，形成后也沒(méi)有在第一時(shí)間放入個(gè)人檔案，造成干部人事檔案資料不齊全、不連續(xù)，甚至給個(gè)人的職稱晉升、職級(jí)調(diào)整、工資調(diào)級(jí)等造成很大影響。有些人員在檔案資料形成過(guò)程中對(duì)一些個(gè)人信息，如出生年月、參加工作時(shí)間、入黨時(shí)間等，填寫比較隨意，涂涂改改，造成檔案資料中多個(gè)出生年月、多個(gè)參加工作時(shí)間、多個(gè)入黨時(shí)間的問(wèn)題時(shí)有發(fā)生。

2.4 檔案審核把關(guān)不嚴(yán)

在近幾年開展的干部人事檔案專項(xiàng)審核工作中，發(fā)現(xiàn)很多人的干部人事檔案中都存在“三齡兩歷一身份”問(wèn)題，如檔案中出現(xiàn)多個(gè)出生日期、入黨志愿書中入黨時(shí)間前后不一、存在多個(gè)參加工作時(shí)間、學(xué)歷證明材料不完整或缺失、干部選任材料不完整或缺失等。此外，干部人事檔案材料填寫過(guò)程出現(xiàn)人名用字不規(guī)范、檔案資料有涂改等現(xiàn)象也時(shí)有發(fā)生，致使高校干部人事檔案材料的真實(shí)性、可靠性存疑。

2.5 干部人事檔案材料缺失

①大多數(shù)高校干部人事檔案裝訂方法落后，仍在使用傳統(tǒng)的打孔裝訂法，致使部分檔案信息在裝訂過(guò)程中造成缺失，檔案的完整性受到不同程度的破壞，也給后期檔案材料的增加帶來(lái)不便；②隨著高校對(duì)高級(jí)人才的競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈，人才流動(dòng)性增大，為爭(zhēng)奪優(yōu)秀人才，重人輕檔，忽略原始檔案的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，導(dǎo)致部分人員的干部人事檔案在完整性、連續(xù)性及真實(shí)性等方面大打折扣；③檔案資料整理歸檔不及時(shí)，部分檔案管理人員在完成檔案接收后，并沒(méi)有及時(shí)將檔案資料按照要求放入檔案中的相應(yīng)位置，造成有些人員的干部任免審批表、干部選任考察材料、年度考核登記表、黨團(tuán)材料、職稱評(píng)審材料、工資審批表、各種獎(jiǎng)勵(lì)等檔案資料存在不同程度的缺失。

2.6 干部人事檔案整理欠規(guī)范

①檔案資料甄別審核不嚴(yán)格，如：檔案資料既無(wú)簽名也無(wú)公章或蓋章不清晰，入黨志愿書中下級(jí)黨組織落款時(shí)間晚于上級(jí)審批機(jī)關(guān)落款時(shí)間，家庭成員之間稱謂前后不一、關(guān)系混亂等現(xiàn)象也屢見不鮮；②檔案目錄和內(nèi)部資料不一致，檔案資料擺放混亂，沒(méi)有按照檔案管理相關(guān)規(guī)定進(jìn)行分類、排序、整理裝訂；③檔案資料中的頁(yè)碼、序號(hào)等使用不規(guī)范，材料份數(shù)和頁(yè)數(shù)填寫錯(cuò)誤的問(wèn)題也時(shí)有發(fā)生；④檔案資料裝訂隨意，對(duì)那些紙張大小不一的檔案資料，未按檔案管理要求作相應(yīng)的裁剪和折疊、裱糊、加邊與包邊等處理，造成檔案錯(cuò)落不一，參差不齊。

2.7 高校干部人事檔案信息化工作推進(jìn)緩慢

部分高校對(duì)干部人事檔案信息化工作的重要性認(rèn)識(shí)不夠，致使目前很多高校檔案信息化工作始終處于未啟動(dòng)或剛起步狀態(tài)。干部人事檔案查閱、信息檢索等工作完全依賴于人工手動(dòng)翻閱完成，造成檔案查閱工作耗時(shí)長(zhǎng)、易出錯(cuò)。同時(shí)，有些檔案資料因形成時(shí)間較為久遠(yuǎn)，反復(fù)手動(dòng)翻閱還易造成檔案資料損壞或缺失，既加大了檔案資料的保存難度，又給檔案資料的管理帶來(lái)缺失的風(fēng)險(xiǎn)。

3 高校干部人事檔案管理工作的對(duì)策

3.1 拓寬干部人事檔案管理人員的培訓(xùn)學(xué)習(xí)渠道

①經(jīng)常組織檔案管理人員積極學(xué)習(xí)檔案管理工作的各項(xiàng)政策法規(guī)、規(guī)章制度，真正做到學(xué)懂弄通，落實(shí)到日常工作中；②鼓勵(lì)干部人事檔案管理人員積極參加各種業(yè)務(wù)培訓(xùn)，通過(guò)線上線下培訓(xùn)渠道，不斷提升檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)能力和水平；③加大與其他院校的交流學(xué)習(xí)力度，取長(zhǎng)補(bǔ)短，不斷更新工作思路和拓寬工作方法。

3.2 重視干部人事檔案管理工作的相關(guān)政策規(guī)定的宣傳和學(xué)習(xí)

通過(guò)開展專題學(xué)習(xí)培訓(xùn)講座、高校教職工個(gè)人自學(xué)、將檔案管理知識(shí)融入黨員干部“三會(huì)一課”等形式，加大干部人事檔案管理有關(guān)知識(shí)的宣傳和宣講力度，讓每個(gè)教職員工都能知檔案、懂檔案，從思想上真正重視檔案，讓檔案管理工作相關(guān)政策制度從單純的“制度掛上墻”變?yōu)椤爸贫茸哌M(jìn)心”。

3.3 注重干部人事檔案材料收集工作的時(shí)效性和準(zhǔn)確性

①高校人事部門要認(rèn)真把好把嚴(yán)干部人事檔案轉(zhuǎn)入關(guān)，按照干部人事檔案管理有關(guān)規(guī)定，對(duì)新入職人員檔案資料的真實(shí)性、完整性進(jìn)行嚴(yán)格審核，確保新轉(zhuǎn)入檔案無(wú)問(wèn)題；②加強(qiáng)對(duì)檔案轉(zhuǎn)遞、交接等工作的監(jiān)督管理,嚴(yán)格落實(shí)備案登記制度，杜絕“人檔分離”現(xiàn)象,避免干部人事檔案丟失、積壓或損壞情況發(fā)生；③結(jié)合高校的自身工作特點(diǎn),抓住各項(xiàng)工作完成時(shí)間節(jié)點(diǎn)，多渠道、分批次、有重點(diǎn)地收集干部人事檔案材料,并對(duì)各類材料一一進(jìn)行認(rèn)真分類和甄別,守好干部人事檔案資料準(zhǔn)入門檻,避免將一些重復(fù)的、無(wú)用的材料放入干部人事檔案,同時(shí)確保歸檔材料真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。

3.4 完善干部人事檔案管理的各類規(guī)章制度，建立資料出、入檔工作臺(tái)賬，讓檔案工作有據(jù)可依，有跡可循

很多干部人事檔案材料都是在日常管理中由多個(gè)部門分散形成的，如教務(wù)、科研、人事、組織等部門及干部個(gè)人都有涉及，建立科學(xué)有效的干部人事檔案管理轉(zhuǎn)遞歸檔制度，有利于分散形成的各項(xiàng)檔案資料有序有效收集與歸檔，進(jìn)一步確保了干部人事檔案的完整性。

3.5 加快干部檔案信息化推進(jìn)進(jìn)程

干部人事檔案信息化就是要將傳統(tǒng)的干部人事檔案轉(zhuǎn)變成為干部人事數(shù)字檔案。干部人事檔案信息化使檔案查閱不再局限于傳統(tǒng)的紙質(zhì)查閱，在很大程度上提高了檔案查閱速度，縮短了工作時(shí)效，延長(zhǎng)了檔案存放年限。同時(shí)，干部人事檔案信息化不僅實(shí)現(xiàn)了干部人事檔案管理從保管型向應(yīng)用型的轉(zhuǎn)變，還實(shí)現(xiàn)了檔案管理者向信息管理者的轉(zhuǎn)變。此外，干部檔案信息化工作的推進(jìn)，有利于降低和避免檔案信息被隨意篡改和造假的現(xiàn)象發(fā)生，從而達(dá)到更好地確保檔案真實(shí)性的目的。