文/景文璽(河南文化影視集團(tuán)有限公司)
由于受到經(jīng)濟(jì)全球化的影響,我國各個行業(yè)領(lǐng)域內(nèi)部的競爭變得更激烈,我國企業(yè)要想在趨于白熱化的市場競爭之中,獲得能夠長遠(yuǎn)發(fā)展的動力,就必須重視內(nèi)部開展的財(cái)務(wù)管理工作。企業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵就是財(cái)務(wù)管理,其原因是財(cái)務(wù)管理能夠幫助企業(yè)提升實(shí)力,擴(kuò)大生產(chǎn)經(jīng)營規(guī)模。因此,在財(cái)務(wù)共享中心誕生之后,我國企業(yè)開始建立自身的財(cái)務(wù)共享中心,但是要想真正使財(cái)務(wù)共享中心發(fā)揮作用,就必須在建立過程中不斷優(yōu)化,以保證財(cái)務(wù)共享中心更為完善。
企業(yè)之所以建設(shè)財(cái)務(wù)共享中心,是因?yàn)槠髽I(yè)需要對內(nèi)部重復(fù)的、容易開展標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的、零散的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)資源進(jìn)行整合,然后利用信息技術(shù)重新建設(shè)工作流程,最終形成集中的、規(guī)范的、創(chuàng)新的財(cái)務(wù)管理模式。財(cái)務(wù)共享中心最早出現(xiàn)于20世紀(jì)80年代,在西方發(fā)達(dá)國家的企業(yè)內(nèi)部得到運(yùn)用。近年來,我國各類企業(yè)如同雨后春筍般涌現(xiàn),更多的企業(yè)開始重視建設(shè)財(cái)務(wù)共享中心,并且取得了良好的成效。財(cái)務(wù)共享中心的重要作用,就是能夠解決企業(yè)內(nèi)部分公司數(shù)量龐大、管理困難、分布零散、財(cái)務(wù)管理工作繁雜等問題,從而使企業(yè)制定統(tǒng)一協(xié)調(diào)的戰(zhàn)略決策,促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部信息共享,幫助企業(yè)控制潛在的風(fēng)險(xiǎn)[1]。
在建設(shè)財(cái)務(wù)共享中心之后,企業(yè)的管理層能夠做出更為科學(xué)合理的決策,從而提升企業(yè)的管理水平。在我國大部分企業(yè)內(nèi)部,管理層與基層之間存在一定的距離,因此可能會出現(xiàn)“山高皇帝遠(yuǎn)”的不利情況,但是在財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)之后,管理層能夠?qū)鶎舆M(jìn)行管理以及控制。財(cái)務(wù)共享中心能夠在企業(yè)內(nèi)部直接收集所有的財(cái)務(wù)信息,從而促進(jìn)各個部門相融合,不同的部門乃至不同的企業(yè)分公司之間,都能夠?qū)崿F(xiàn)財(cái)務(wù)共享。無論何時,我國企業(yè)都要重視分析與處理財(cái)務(wù)信息的工作,如果企業(yè)在這一過程中投入過多的關(guān)注,那么企業(yè)內(nèi)部的財(cái)務(wù)情況可能無法全方位的展現(xiàn)。但是財(cái)務(wù)共享中心可以集中處理所有財(cái)務(wù)信息,同時保證信息處理的效率,為財(cái)務(wù)信息的傳遞和運(yùn)用提供可靠的保障。
我國企業(yè)在生產(chǎn)和經(jīng)營過程中,會生成數(shù)量龐大的數(shù)據(jù),而且此類數(shù)據(jù)具備一定的復(fù)雜性,如果企業(yè)利用傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理方式處理數(shù)據(jù),必然會導(dǎo)致企業(yè)面臨較大的工作壓力。但是,如果運(yùn)用財(cái)務(wù)共享中心處理上述數(shù)據(jù),企業(yè)就可以運(yùn)行先進(jìn)的信息技術(shù),在短時間內(nèi)準(zhǔn)確處理大量復(fù)雜的數(shù)據(jù),避免數(shù)據(jù)在處理過程中出現(xiàn)錯誤。不僅如此,如果一個企業(yè)存在多家分公司,能夠通過財(cái)務(wù)共享中心,完整地收集所有分公司的信息,同時企業(yè)促進(jìn)信息在所有分公司內(nèi)部傳遞共享,監(jiān)督所有財(cái)務(wù)活動,實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制,幫助企業(yè)在正確的決策下穩(wěn)定前行。
財(cái)務(wù)共享中心具備技術(shù)性、服務(wù)性、集成性等顯著特征,這也使企業(yè)內(nèi)部財(cái)務(wù)管理工作的重要性得到凸顯。財(cái)務(wù)共享中心的基礎(chǔ)就是服務(wù),強(qiáng)化服務(wù)于整個企業(yè),轉(zhuǎn)變財(cái)務(wù)管理的方式方法,對財(cái)務(wù)管理的模式進(jìn)行優(yōu)化,最終推動企業(yè)財(cái)務(wù)工作的職能轉(zhuǎn)型。財(cái)務(wù)共享中心會運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù),對企業(yè)內(nèi)部所有復(fù)雜的工作進(jìn)行整合,然后高效、集中地進(jìn)行處理,幫助企業(yè)提升整體工作效率,對各類資源進(jìn)行優(yōu)化配置,保證所有企業(yè)員工能夠在合適的崗位內(nèi)部發(fā)揮自身所能,為企業(yè)進(jìn)步而貢獻(xiàn)力量。
不僅如此,財(cái)務(wù)共享中心能夠有效對接企業(yè)內(nèi)部不同的層級,建設(shè)專門的大數(shù)據(jù)平臺,利用數(shù)據(jù)支撐企業(yè)做出財(cái)務(wù)相關(guān)的決策[2]。
在通常情況下,我國企業(yè)會在多地設(shè)置分支機(jī)構(gòu),而且企業(yè)的分支機(jī)構(gòu)也存在財(cái)務(wù)部門,處理與企業(yè)相同的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù),這樣做會導(dǎo)致大量財(cái)務(wù)成本被浪費(fèi),人員結(jié)構(gòu)臃腫,難以提升工作效率。在建立企業(yè)自身的財(cái)務(wù)共享中心之后,財(cái)務(wù)共享中心可以運(yùn)用先進(jìn)的云技術(shù),集成處理類別相同、內(nèi)容相似的工作,精簡了企業(yè)內(nèi)部的財(cái)務(wù)部門,幫助企業(yè)節(jié)省了財(cái)務(wù)成本,減緩企業(yè)員工在工作過程中面臨的巨大壓力。
上文提到,財(cái)務(wù)共享中心在企業(yè)內(nèi)部建立之后,企業(yè)管理層能夠?qū)崟r了解基層的狀況,因此在建立財(cái)務(wù)共享中心的同時,企業(yè)需要統(tǒng)一財(cái)務(wù)工作的處理流程,這樣做能夠?yàn)楦鱾€部門開展工作提供便利,同時也可以避免財(cái)務(wù)管理過程中出現(xiàn)漏洞而引發(fā)的風(fēng)險(xiǎn)。在這一過程中,財(cái)務(wù)共享中心的內(nèi)部平臺,可以及時獲得企業(yè)內(nèi)部的財(cái)務(wù)信息,在經(jīng)過分析后判斷企業(yè)的財(cái)務(wù)活動是否存在較大風(fēng)險(xiǎn),然后根據(jù)分析結(jié)果采取行之有效的風(fēng)險(xiǎn)防范措施。
雖然我國的社會經(jīng)濟(jì)迅猛發(fā)展,但是在我國部分企業(yè)內(nèi)部,仍舊在沿用傳統(tǒng)的企業(yè)文化,難以促進(jìn)企業(yè)在新時期的發(fā)展進(jìn)步。
在現(xiàn)代化企業(yè)內(nèi)部,管理層在管理水平以及工作經(jīng)驗(yàn)等方面,都獲得了顯著提升,但是由于受到傳統(tǒng)企業(yè)發(fā)展理念的影響,部分企業(yè)的管理層和員工在實(shí)際工作中,往往為了發(fā)展的問題而出現(xiàn)分歧甚至爭執(zhí),導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部在建設(shè)財(cái)務(wù)共享中心的過程中,由于各方持有不同的意見,導(dǎo)致財(cái)務(wù)共享中心難以建立健全[3]。
不同類型的企業(yè)有著不同的發(fā)展方向、不同的管理制度以及發(fā)展要求,因此在運(yùn)用信息技術(shù)的過程中,也存在一定的差異。在建立財(cái)務(wù)共享中心的過程中,部分企業(yè)往往沒有對自身進(jìn)行審視,通常在建設(shè)過程中“隨大流”,還有部分企業(yè)希望建立優(yōu)秀的財(cái)務(wù)共享中心,因此會借鑒其他企業(yè)的成功建設(shè)經(jīng)驗(yàn),但是此類企業(yè)的“借鑒”往往為“全盤照抄”。如果企業(yè)并未對自身的財(cái)務(wù)共享中心進(jìn)行定位,即使財(cái)務(wù)中心已經(jīng)建立,也無法發(fā)揮出應(yīng)有的成效。
財(cái)務(wù)共享中心往往在規(guī)模較大的企業(yè)內(nèi)部得到運(yùn)用,因此,我國企業(yè)在建立財(cái)務(wù)共享中心的時候,需要面對以下難題:企業(yè)如果規(guī)模較大,那么其業(yè)務(wù)類型就更多,而且可能具備多個下屬的分公司,無論是企業(yè)還是分公司,都具備自身財(cái)務(wù)工作流程、管理標(biāo)準(zhǔn)以及管理架構(gòu),財(cái)務(wù)工作具備一定的復(fù)雜性,而且容易零散分布,如果企業(yè)內(nèi)部的財(cái)務(wù)工作標(biāo)準(zhǔn)并未統(tǒng)一,那么財(cái)務(wù)共享中心的建設(shè)工作就難以進(jìn)行。
企業(yè)要想建立財(cái)務(wù)共享中心,必須將信息系統(tǒng)作為基礎(chǔ),統(tǒng)一會計(jì)相關(guān)的政策、科目、核算規(guī)則以及具體流程,然后運(yùn)用信息技術(shù),在系統(tǒng)內(nèi)部構(gòu)建出順暢的、穩(wěn)定的線上操作流程,由此可見,開發(fā)財(cái)務(wù)共享中心的信息系統(tǒng),應(yīng)當(dāng)由財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)和信息技術(shù)開發(fā)團(tuán)隊(duì)共同完成。在建設(shè)財(cái)務(wù)共享中心的前期階段,企業(yè)的財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)會在內(nèi)部組織而成,但是內(nèi)部人員可能并未熟練掌握財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)的技能。不僅如此,要想在企業(yè)內(nèi)部實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)一體化,就需要對財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)兩種系統(tǒng)之間的集成和對接進(jìn)行綜合考量?,F(xiàn)階段我國企業(yè)下屬的分公司,往往會產(chǎn)生不同的需求,導(dǎo)致信息應(yīng)用變得較為分散,而且市面上流通的信息應(yīng)用系統(tǒng),在互通方面仍需提升,這就使得財(cái)務(wù)共享中心難以集成與開發(fā)各類信息。
我國企業(yè)尤其是集團(tuán)類型的企業(yè),會存在多元化的業(yè)態(tài),由于業(yè)務(wù)領(lǐng)域不止一處,因此其業(yè)務(wù)核算標(biāo)準(zhǔn)難以統(tǒng)一。對于獨(dú)資、控股、參股、合資等不同出資形式的單位,企業(yè)在管理過程中也需要差別對待,因此這成為財(cái)務(wù)管理核算標(biāo)準(zhǔn)難以統(tǒng)一的重要原因。然而企業(yè)在建立財(cái)務(wù)共享中心的時候,必須要包含所有的、標(biāo)準(zhǔn)化的業(yè)務(wù)流程,對下屬企業(yè)進(jìn)行充分調(diào)研、分析比較、協(xié)調(diào)溝通,這一過程會將大量的離線管理工作,轉(zhuǎn)變?yōu)樵诰€管理工作,如果企業(yè)沒有進(jìn)行妥善處理,那么財(cái)務(wù)共享中心將出現(xiàn)較大漏洞[4]。
財(cái)務(wù)共享中心的建立,對我國企業(yè)而言,無疑是管理層面的巨大變革,因此,企業(yè)必須建設(shè)財(cái)務(wù)管理工作的全新架構(gòu),對內(nèi)部的工作方法、機(jī)構(gòu)設(shè)置、人力資源配置、各部門職責(zé)等進(jìn)行調(diào)整,打破傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)結(jié)構(gòu)體系。但是在長時間的發(fā)展過程中,企業(yè)已經(jīng)形成了較為“根深蒂固”的工作觀念,在面對改革的時候,管理層可能會產(chǎn)生擔(dān)憂情緒。建立財(cái)務(wù)共享中心,不僅要關(guān)注管理層,還需要基層各部門進(jìn)行配合。
然而在部分企業(yè)內(nèi)部,基層各部門開展的財(cái)務(wù)工作存在明顯的單一化傾向,并未對員工的創(chuàng)新意識進(jìn)行明確要求,導(dǎo)致員工往往按照傳統(tǒng)的工作觀念開展財(cái)務(wù)管理工作,不會積極主動地了解財(cái)務(wù)共享中心,也不確定財(cái)務(wù)共享中心在未來是否能夠順利發(fā)展。除此之外,財(cái)務(wù)共享中心的建立過程并非一帆風(fēng)順,在實(shí)際建設(shè)過程中,企業(yè)必然會遇到一定的阻力,很容易使部分企業(yè)的管理層和基層產(chǎn)生畏難情緒,導(dǎo)致財(cái)務(wù)共享中心的建設(shè)進(jìn)展十分緩慢。
財(cái)務(wù)共享中心的實(shí)質(zhì)就是運(yùn)用信息技術(shù)提供服務(wù),推動企業(yè)的管理模式不斷改革和創(chuàng)新,涉及財(cái)務(wù)、經(jīng)濟(jì)方面的決策,會通過財(cái)務(wù)共享相關(guān)平臺進(jìn)行操作。因此,我國企業(yè)需要對財(cái)務(wù)管理工作的組織結(jié)構(gòu)、財(cái)務(wù)制度、工作流程等方面進(jìn)行調(diào)整。企業(yè)內(nèi)部所有部門的職能以及工作方法,會出現(xiàn)顯著的調(diào)整以及變化,必然會涉及各個部門乃至企業(yè)分公司的利益,產(chǎn)生阻力在所難免。要想真正實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)共享中心在企業(yè)內(nèi)部建立的目標(biāo),企業(yè)管理層就需要給予更多的支持,由企業(yè)總部發(fā)起建立工作,財(cái)務(wù)和信息相關(guān)部門執(zhí)行,各部門的領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任分管組長。
企業(yè)內(nèi)部建立共享財(cái)務(wù)中心的工作,屬于一項(xiàng)復(fù)雜而艱巨的工程,工作范圍包括整個企業(yè),以及企業(yè)下屬的分公司等。所以,企業(yè)應(yīng)當(dāng)邀請專門的工作團(tuán)隊(duì),建設(shè)財(cái)務(wù)共享中心的運(yùn)營框架。在建設(shè)框架的過程中,企業(yè)的管理層必須進(jìn)行說明,同時在企業(yè)內(nèi)部開展相應(yīng)的宣傳工作,提升企業(yè)內(nèi)部全體人員對于財(cái)務(wù)共享中心的認(rèn)知,從而消除企業(yè)內(nèi)部存在的分歧,為財(cái)務(wù)共享中心的建立提供有利的環(huán)境。在變革組織以及流程的過程中,企業(yè)需要在最初階段協(xié)調(diào)各類資源,促進(jìn)后續(xù)變更流程順利開展,同時提供強(qiáng)大的支持力度,促進(jìn)所有業(yè)務(wù)部門改善業(yè)務(wù)流程的方向,在該過程中,業(yè)務(wù)骨干必須全部參與其中,同時構(gòu)建相應(yīng)的激勵機(jī)制,以及考核與評價(jià)機(jī)制[5]。
標(biāo)準(zhǔn)化的財(cái)務(wù)管理流程,能夠幫助我國企業(yè)降低運(yùn)營成本,同時保證企業(yè)精準(zhǔn)做出財(cái)務(wù)管理決策。在財(cái)務(wù)共享中心建立過程中,需要合理運(yùn)用各類先進(jìn)的信息技術(shù),例如大數(shù)據(jù)等,降低企業(yè)運(yùn)營耗費(fèi)的財(cái)務(wù)成本。財(cái)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化離不開企業(yè)總部及各分部對工作流程的統(tǒng)一,在該過程中,包括篩選信息、對企業(yè)的會計(jì)政策進(jìn)行統(tǒng)一、優(yōu)化業(yè)務(wù)處理流程以及核算流程等,將財(cái)務(wù)共享中心作為協(xié)調(diào)財(cái)務(wù)工作的基礎(chǔ),能夠保證財(cái)務(wù)管理工作規(guī)范化開展,反過來推動財(cái)務(wù)共享中心建立健全,由此可見,重新規(guī)劃財(cái)務(wù)流程的工作,在財(cái)務(wù)共享中心的建立過程中,占據(jù)重要的地位。
其一,財(cái)務(wù)共享中心囊括了企業(yè)內(nèi)部的所有業(yè)務(wù),業(yè)務(wù)工作必須與財(cái)務(wù)工作進(jìn)行無縫銜接,同時合法合規(guī)地開展信息整合工作;其二,在規(guī)劃管理控制工作的過程中,應(yīng)當(dāng)運(yùn)用分散、集中、結(jié)合分散與集中三種方式,而在選擇管理控制模式的過程中,必須發(fā)揮出企業(yè)下屬分公司或者機(jī)構(gòu)的主觀能動性,保證財(cái)務(wù)共享中心在建立之后,不僅可以促進(jìn)所有下屬分公司或者機(jī)構(gòu)開展業(yè)務(wù)活動,還能夠使企業(yè)監(jiān)控其經(jīng)營活動,但是不會對其造成明顯干擾;其三,財(cái)務(wù)共享中心會分別利用模塊進(jìn)行管理,在此過程中,主要為預(yù)算管理以及成本控制兩個模塊,不同的模塊負(fù)責(zé)處理不同的工作,不能在建設(shè)過程中混淆。
其一,所有財(cái)務(wù)人員必須實(shí)施輪崗管理政策,針對財(cái)務(wù)部門人員,在企業(yè)內(nèi)部開展培訓(xùn)活動,保證財(cái)務(wù)人員能夠在崗位上得到鍛煉,拓展財(cái)務(wù)人員的業(yè)務(wù)視野,從而建設(shè)一支高水平、高素質(zhì)、復(fù)合型的財(cái)務(wù)工作隊(duì)伍;其二,上文提到考核與評價(jià)工作,企業(yè)必須重視對員工的績效考核與評價(jià),同時結(jié)合實(shí)際情況,對考核評價(jià)機(jī)制進(jìn)行完善,從而調(diào)動員工尤其是財(cái)務(wù)部門員工的工作積極性,激發(fā)員工的潛能;其三,幫助財(cái)務(wù)部門的人員規(guī)劃其未來的職業(yè)發(fā)展路徑,協(xié)調(diào)業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)之間的關(guān)系,建設(shè)共享財(cái)務(wù)相關(guān)的晉升機(jī)制,使企業(yè)發(fā)展獲得更多活力。
不僅如此,財(cái)務(wù)共享中心在得到建立之后,能夠革新企業(yè)已有的財(cái)務(wù)管理模式,企業(yè)所開展的財(cái)務(wù)管理工作,從以往的財(cái)務(wù)會計(jì)模式,轉(zhuǎn)變?yōu)槿碌呢?cái)務(wù)分析模式。在處理自身業(yè)務(wù)的過程中,財(cái)務(wù)部門工作人員的角色也出現(xiàn)變化,不再只是核算財(cái)務(wù)數(shù)據(jù),而是主動為企業(yè)提供更多的財(cái)務(wù)共享服務(wù)。因此,財(cái)務(wù)人員必須主動學(xué)習(xí)與財(cái)務(wù)共享相關(guān)的知識以及技能,不僅要熟練掌握財(cái)務(wù)相關(guān)的知識,還要掌握ERP系統(tǒng)架構(gòu)、業(yè)務(wù)活動開展流程等,使自身符合企業(yè)發(fā)展的需求[6]。
信息技術(shù)是企業(yè)建立財(cái)務(wù)共享中心的關(guān)鍵,運(yùn)用信息技術(shù)可以幫助企業(yè)轉(zhuǎn)變財(cái)務(wù)管理模式、提升企業(yè)的整體工作效率,以及企業(yè)開展管理工作的實(shí)際質(zhì)量。因此,我國企業(yè)需要先明確自身的實(shí)際情況,然后綜合性開展規(guī)劃活動,信息技術(shù)相關(guān)人員在建設(shè)財(cái)務(wù)共享中心的同時,也需要明確企業(yè)現(xiàn)階段的發(fā)展方向,科學(xué)設(shè)計(jì)信息系統(tǒng),將信息技術(shù)與企業(yè)的業(yè)務(wù)相結(jié)合,構(gòu)建出更科學(xué)的信息管理平臺,對財(cái)務(wù)共享中心的運(yùn)行狀態(tài)進(jìn)行實(shí)時監(jiān)控,第一時間發(fā)現(xiàn)并且解決其中存在的漏洞,從而提升財(cái)務(wù)共享中心的工作成效。
我國企業(yè)在實(shí)際發(fā)展過程中,必然會拓展自身涉及的領(lǐng)域,每一個涉足的領(lǐng)域都需要足夠的資源支撐,因此,企業(yè)需要按照我國相關(guān)標(biāo)準(zhǔn),建設(shè)全新的財(cái)務(wù)管理機(jī)制,同時結(jié)合財(cái)務(wù)管理工作產(chǎn)生的需求,將我國相關(guān)政策作為制度建設(shè)的依據(jù),結(jié)合企業(yè)的實(shí)際發(fā)展情況,構(gòu)建科學(xué)合理的財(cái)務(wù)會計(jì)制度,企業(yè)內(nèi)部的所有部門以及下屬子公司,都需要嚴(yán)格按照制度開展工作,同時明確分配財(cái)務(wù)管理工作的職責(zé),劃分財(cái)務(wù)相關(guān)工作的權(quán)限。
綜上所述,我國企業(yè)要想保證自身在市場內(nèi)部的綜合競爭力,同時保證自身的發(fā)展與當(dāng)今時代的發(fā)展相符合,就必須在內(nèi)部主動建立財(cái)務(wù)共享中心。在建立財(cái)務(wù)共享中心的時候,企業(yè)必然需要面對一系列問題,因此企業(yè)需要結(jié)合財(cái)務(wù)共享中心的特征,以及自身的發(fā)展目標(biāo),主動尋找解決問題的策略,從而在市場競爭的過程中立于不敗之地。