優(yōu)化行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理的有效途徑

文/姜魏（撫遠(yuǎn)市財(cái)政局）

一、引言

作為國(guó)有資產(chǎn)中的重要組成部分，行政事業(yè)單位的固定資產(chǎn)存在的主要形式是辦公用房(土地、房屋及構(gòu)筑物）、通用設(shè)備、專(zhuān)用設(shè)備、文物和陳列品、圖書(shū)、檔案以及辦公家具、無(wú)形資產(chǎn)等。

隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，行政事業(yè)單位國(guó)有資產(chǎn)的規(guī)模也呈現(xiàn)出大幅增長(zhǎng)的態(tài)勢(shì)，這為確保我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的健康、可持續(xù)發(fā)展奠定了堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)。然而在各行政事業(yè)單位的日常工作中疏于對(duì)固定資產(chǎn)的管理，最終導(dǎo)致固定資產(chǎn)管理出現(xiàn)了諸多問(wèn)題，行政事業(yè)單位主要資金來(lái)源為國(guó)家財(cái)政撥款，固定資產(chǎn)管理中存在的漏洞使得財(cái)政資金被嚴(yán)重浪費(fèi)、國(guó)有資產(chǎn)流失現(xiàn)象嚴(yán)重，更對(duì)行政事業(yè)的全面發(fā)展帶來(lái)了阻礙。

從整體上看，我國(guó)行政事業(yè)單位在固定資產(chǎn)管理中普遍存在著：管理效率低下、管理水平亟待提升、重采購(gòu)輕管理的問(wèn)題，特別是在固定資產(chǎn)的采購(gòu)階段缺乏前期調(diào)研和科學(xué)而合理的規(guī)劃，在日常的管理中更是存在鋪張浪費(fèi)、不節(jié)約等現(xiàn)象，雖然有的行政事業(yè)單位設(shè)立了固定資產(chǎn)管理制度，但是在具體的執(zhí)行中流于形式、停留在表面，最終導(dǎo)致行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)的賬面數(shù)與資產(chǎn)管理系統(tǒng)中的數(shù)額不相符，或者是與本單位的實(shí)際資產(chǎn)數(shù)額不相符的問(wèn)題。筆者將結(jié)合工作實(shí)踐中基層行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理中存在的問(wèn)題，并有針對(duì)性地提出相應(yīng)的解決策略，希望能夠通過(guò)本研究全面提升行政事業(yè)單位的固定資產(chǎn)管理水平，為促進(jìn)社會(huì)公眾事業(yè)的全面發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

二、行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理中存在的問(wèn)題

（一）缺乏明確的崗位分工

我國(guó)一些行政事業(yè)單位在固定資產(chǎn)管理制度的構(gòu)建方面還缺乏完善性，導(dǎo)致出現(xiàn)了崗位職責(zé)分工缺乏明確性的問(wèn)題，這些事業(yè)單位在固定資產(chǎn)管理上松散、管理停留在表面、工作劃分不明確、出現(xiàn)問(wèn)題后責(zé)任落實(shí)不到位、事后很難進(jìn)行有效的追責(zé)。

例如：某行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理工作由辦公室、財(cái)務(wù)部門(mén)和資產(chǎn)管理部門(mén)共同完成，從表面上看三個(gè)部門(mén)共同對(duì)本單位的固定資產(chǎn)進(jìn)行管理，但實(shí)際上這樣的職責(zé)分工只是一種約定俗成，缺乏明確的、規(guī)范化的分工規(guī)定。在實(shí)際管理中三個(gè)部門(mén)各自為政，辦公室并不清楚固定資產(chǎn)系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，財(cái)務(wù)部門(mén)和資產(chǎn)管理部門(mén)并沒(méi)有落實(shí)固定資產(chǎn)的實(shí)際情況，三個(gè)部門(mén)之間缺乏有效的溝通。這種多頭管理的模式導(dǎo)致固定資產(chǎn)管理效率低下，出現(xiàn)問(wèn)題后相互推諉、推卸責(zé)任。

再例如：在內(nèi)部控制中要求付款與賬務(wù)處理、采購(gòu)與驗(yàn)收這些崗位屬于不相容崗位，但是在事業(yè)單位中，財(cái)務(wù)部門(mén)的出納負(fù)責(zé)付款及賬務(wù)處理，很明顯這與內(nèi)部控制的規(guī)范化規(guī)定相悖，也使各種腐敗行為有了可乘之機(jī)。

（二）預(yù)算編制較為草率

大部分行政事業(yè)單位基本上能夠按照新預(yù)算法的規(guī)定完成預(yù)算管理，從預(yù)算的編制、審核、批準(zhǔn)以及公開(kāi)的情況來(lái)看基本符合新預(yù)算法的要求。但是一些行政事業(yè)單位在預(yù)算編制過(guò)程中缺乏科學(xué)的預(yù)算編制方法，使預(yù)算編制變得十分草率。例如：一直以來(lái)某行政事業(yè)單位在進(jìn)行預(yù)算編制時(shí)均采用增量法完成，所填報(bào)的預(yù)算數(shù)額也是根據(jù)上一年度的實(shí)際采購(gòu)數(shù)額對(duì)下一年度預(yù)算數(shù)額予以確定，很明顯這種預(yù)算編制的過(guò)程及方式十分草率。相關(guān)理論及相關(guān)的法律法規(guī)中明確要求：各行政事業(yè)單位應(yīng)結(jié)合實(shí)際需要在預(yù)算的規(guī)劃階段對(duì)準(zhǔn)備購(gòu)置的固定資產(chǎn)金額及數(shù)量進(jìn)行確定，在購(gòu)置前要對(duì)市場(chǎng)進(jìn)行調(diào)研，充分了解并掌握準(zhǔn)備購(gòu)置的固定資產(chǎn)相關(guān)參數(shù)，并且對(duì)購(gòu)置后的成本、固定資產(chǎn)報(bào)廢處置成本等進(jìn)行估算，在此基礎(chǔ)上才能完成固定資產(chǎn)采購(gòu)預(yù)算的填報(bào)。但是目前該行政事業(yè)單位并沒(méi)有經(jīng)過(guò)實(shí)地調(diào)研、科學(xué)的市場(chǎng)分析就填報(bào)了固定資產(chǎn)采購(gòu)預(yù)算，只是單純地以上一年度的實(shí)際固定資產(chǎn)發(fā)生數(shù)額作為基礎(chǔ)，按照10%～15%的比例進(jìn)行上浮，而這一比例并未經(jīng)過(guò)科學(xué)論證，具有很大的隨意性，如此草率的固定資產(chǎn)采購(gòu)預(yù)算編制增加了預(yù)算執(zhí)行中的問(wèn)題。

（三）對(duì)固定資產(chǎn)的采購(gòu)還存在一定的隨意性

目前一些行政事業(yè)單位在固定資產(chǎn)的采購(gòu)上還存在一定的隨意性。例如：在固定資產(chǎn)的采購(gòu)過(guò)程中某行政事業(yè)單位并未進(jìn)行科學(xué)的規(guī)劃與論證，全生命周期理論要求采購(gòu)固定資產(chǎn)時(shí)必須充分地將資產(chǎn)的成本考慮其中，這些成本因素不僅包括初期的采購(gòu)成本，還包括所采購(gòu)固定資產(chǎn)的功能需求、產(chǎn)品更新的需求、綜合使用性能、后續(xù)的技術(shù)等方面是否能夠與本單位的需求相匹配。但是該行政事業(yè)單位在實(shí)際購(gòu)置固定資產(chǎn)的過(guò)程中缺乏科學(xué)的規(guī)劃，經(jīng)常重復(fù)購(gòu)買(mǎi)一些固定資產(chǎn)。從該行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)購(gòu)置的數(shù)量來(lái)看，近五年來(lái)購(gòu)置金額占比最高的是通用設(shè)備，如：電腦、筆記本、打印機(jī)等這些通用設(shè)備的購(gòu)置頻率較高。再例如：某行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)采購(gòu)審批流程形同虛設(shè)，從制定的采購(gòu)流程上看，在固定資產(chǎn)政府采購(gòu)的流程上基本做到了規(guī)范性，但是在實(shí)際采購(gòu)過(guò)程中設(shè)置的采購(gòu)流程并未真正發(fā)揮其約束性作用。這種缺乏約束力的采購(gòu)行為存在很大的隨意性，如果不能更好地予以控制很可能會(huì)為權(quán)力尋租埋下隱患。

（四）固定資產(chǎn)驗(yàn)收流程不完善

固定資產(chǎn)在驗(yàn)收入庫(kù)階段必須由專(zhuān)門(mén)的驗(yàn)收小組對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行驗(yàn)收入庫(kù)工作，然而一些行政事業(yè)單位卻忽視了驗(yàn)收入庫(kù)這一環(huán)節(jié)。例如：某行政事業(yè)單位在對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行驗(yàn)收環(huán)節(jié)時(shí)主要是由資產(chǎn)的使用部門(mén)來(lái)完成，并未根據(jù)相關(guān)規(guī)定設(shè)置專(zhuān)門(mén)的驗(yàn)收工作

小組實(shí)現(xiàn)對(duì)固定資產(chǎn)的全方位查驗(yàn)。在實(shí)際操作中該行政事業(yè)單位采購(gòu)的固定資產(chǎn)程序完成后就會(huì)投入使用，自行跳過(guò)了驗(yàn)收環(huán)節(jié)，頂多就是由使用部門(mén)的工作人員或辦公室負(fù)責(zé)人，對(duì)收到的固定資產(chǎn)進(jìn)行簡(jiǎn)單的性能和外觀檢查。驗(yàn)收流程的不到位使得固定資產(chǎn)遇到問(wèn)題后很容易發(fā)生糾紛，后續(xù)的維修費(fèi)用也會(huì)增加。

（五）投入使用階段的管理問(wèn)題重重

關(guān)于固定資產(chǎn)投入使用過(guò)程中要求行政事業(yè)單位的財(cái)務(wù)人員對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行折舊，但是有的行政事業(yè)單位在固定資產(chǎn)會(huì)計(jì)核算方面并未充分反映出資產(chǎn)的實(shí)際價(jià)值，導(dǎo)致固定資產(chǎn)的賬面凈值與資產(chǎn)的實(shí)際價(jià)值之間存在較大的差異。另外，有的行政事業(yè)單位在固定資產(chǎn)清查方面形同虛設(shè)。例如：某行政事業(yè)單位雖然制定了看似完善的固定資產(chǎn)清查制度，但也僅僅是根據(jù)財(cái)政部的要求于2016年在單位內(nèi)部做了一次全面的固定資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)與清查工作，而此后的多年固定資產(chǎn)清查工作并未開(kāi)展。另外，該行政事業(yè)單位的固定資產(chǎn)分別屬于不同的職能部門(mén)，進(jìn)行全面清查的確存在困難，相關(guān)工作人員對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行定期清查的意識(shí)逐漸淡薄，固定資產(chǎn)清查工作積極性不高，形同虛設(shè)的固定資產(chǎn)清查制度導(dǎo)致該行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)出現(xiàn)了賬實(shí)不符的問(wèn)題。

（六）忽視了對(duì)固定資產(chǎn)處置制度的完善與構(gòu)建

一些行政事業(yè)單位在實(shí)際工作中并未建立科學(xué)而完善的固定資產(chǎn)處置制度，相關(guān)工作人員更是缺乏對(duì)閑置固定資產(chǎn)的處置意識(shí)。例如：某行政事業(yè)單位在賬面上還存在一些固定資產(chǎn)，但是這些固定資產(chǎn)長(zhǎng)期以來(lái)無(wú)人保管、年久失修，早就失去了使用的價(jià)值。但是該單位的工作人員工作懈怠，并未及時(shí)做資產(chǎn)的處置手續(xù)，導(dǎo)致這部分固定資產(chǎn)依然留在單位的賬面上。再例如：某行政事業(yè)單位遇到需要報(bào)廢的固定資產(chǎn)時(shí)為了圖省事，各使用部門(mén)直接將不使用的固定資產(chǎn)放入倉(cāng)庫(kù)中，或者直接通知辦公室將這些固定資產(chǎn)變賣(mài)，辦公室既不申報(bào)也沒(méi)有請(qǐng)專(zhuān)業(yè)的評(píng)估機(jī)構(gòu)對(duì)固定資產(chǎn)的價(jià)值進(jìn)行評(píng)估，只是口頭對(duì)主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行請(qǐng)示后就自行處置，而對(duì)于變賣(mài)后的殘值收入，則存入到該單位的預(yù)算外賬戶(hù)中。這種對(duì)固定資產(chǎn)處置的隨意行為并不利于固定資產(chǎn)從整體上進(jìn)行統(tǒng)籌管理與安排，造成了國(guó)有資產(chǎn)的嚴(yán)重浪費(fèi)與流失。

三、優(yōu)化行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)的有效途徑

（一）科學(xué)地設(shè)置崗位，進(jìn)一步明確工作職責(zé)

各行政事業(yè)單位必須確保固定資產(chǎn)管理的科學(xué)性與有效性，并結(jié)合本單位的實(shí)際狀況成立專(zhuān)門(mén)的固定資產(chǎn)管理辦公室。密切結(jié)合并嚴(yán)格遵循“統(tǒng)一所有、加強(qiáng)監(jiān)督、歸口管理”的基本原則，在本單位將固定資產(chǎn)管理相關(guān)部門(mén)的職責(zé)進(jìn)行清晰地劃分與明確。在重新設(shè)計(jì)與調(diào)整固定資產(chǎn)管理崗位后，崗位的設(shè)置實(shí)現(xiàn)了明細(xì)化，各部門(mén)的職責(zé)劃分也更加明確，明確的崗位職責(zé)從根本上使行政事業(yè)單位內(nèi)部出現(xiàn)的多頭管理問(wèn)題得到改善，摒棄了當(dāng)出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)相互推諉的現(xiàn)象，使事業(yè)單位內(nèi)部原來(lái)存在的一人承擔(dān)多個(gè)不相容崗位職責(zé)、職責(zé)不明確的問(wèn)題得到了有效化解，事業(yè)單位內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)得到有效規(guī)避，大幅提升了固定資產(chǎn)管理效率。另外，各行政事業(yè)單位應(yīng)在各職能部門(mén)的基礎(chǔ)上建立信息共享平臺(tái)，使各部門(mén)之間的交流更加順暢。數(shù)據(jù)共享平臺(tái)使原來(lái)固定資產(chǎn)管理中存在的缺乏溝通、各自為政現(xiàn)象得到明顯改善，固定資產(chǎn)的各個(gè)使用部門(mén)也積極參與到固定資產(chǎn)管理工作中，使行政事業(yè)單位內(nèi)部的所有員工都能認(rèn)真、積極地對(duì)待固定資產(chǎn)管理工作。

（二）完善固定資產(chǎn)的預(yù)算編制

針對(duì)一些行政事業(yè)單位在固定資產(chǎn)預(yù)算編制中存在的問(wèn)題，可以采用零基預(yù)算法來(lái)編制固定資產(chǎn)采購(gòu)預(yù)算。通過(guò)零基預(yù)算進(jìn)行預(yù)算編制，科學(xué)而準(zhǔn)確地對(duì)行政事業(yè)單位年下一年度的預(yù)算支出項(xiàng)目進(jìn)行分類(lèi)，在確保必要支出優(yōu)先性的同時(shí)，行政事業(yè)單位減少了各種不必要的支出，財(cái)政資金實(shí)現(xiàn)了優(yōu)化配置，資金浪費(fèi)問(wèn)題得到解決，預(yù)算編制實(shí)現(xiàn)了科學(xué)化與合理化。另外，各行政事業(yè)單位還應(yīng)該堅(jiān)決杜絕隨意追加預(yù)算的問(wèn)題。行政事業(yè)單位只有在遇到極其特殊的情況，或者是不可抗力時(shí)在一個(gè)會(huì)計(jì)年度中調(diào)整或追加一次預(yù)算，這樣的態(tài)度能夠激勵(lì)工作人員更加嚴(yán)肅地對(duì)待預(yù)算編制工作，并且根據(jù)本單位的實(shí)際狀況填報(bào)預(yù)算。

（三）提升固定資產(chǎn)采購(gòu)業(yè)務(wù)水平和效率

由于一些行政事業(yè)單位對(duì)固定資產(chǎn)在采購(gòu)中存在的問(wèn)題，可以通過(guò)不同的方式改進(jìn)并提升固定資產(chǎn)采購(gòu)業(yè)務(wù)的水平和效率。例如：行政事業(yè)單位可以在每個(gè)季度向所有員工進(jìn)行固定資產(chǎn)相關(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，將固定資產(chǎn)的全生命周期管理理論滲透到每一名員工心中，一定要將固定資產(chǎn)采購(gòu)階段可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)、具體的解決措施等作為重點(diǎn)的培訓(xùn)內(nèi)容，使行政事業(yè)單位的固定資產(chǎn)管理工作人員轉(zhuǎn)變觀念，真正從思想上認(rèn)識(shí)到固定資產(chǎn)采購(gòu)成本的范圍應(yīng)涵蓋初期的投入成本、后期的維護(hù)成本以及折損成本。另外，各行政事業(yè)單位應(yīng)科學(xué)地規(guī)劃固定資產(chǎn)采購(gòu)流程，例如：行政事業(yè)單位應(yīng)及時(shí)調(diào)整采購(gòu)業(yè)務(wù)流程，高度關(guān)注內(nèi)部授權(quán)審批控制，科學(xué)地規(guī)避固定資產(chǎn)采購(gòu)中存在的“一言堂”現(xiàn)象，避免固定資產(chǎn)出現(xiàn)重復(fù)采購(gòu)。

（四）完善固定資產(chǎn)驗(yàn)收流程

在固定資產(chǎn)的驗(yàn)收入庫(kù)階段要求行政事業(yè)單位應(yīng)設(shè)置合理的驗(yàn)收制度，全面把控新購(gòu)入固定資產(chǎn)的驗(yàn)收入庫(kù)，在進(jìn)行驗(yàn)收時(shí)必須有資產(chǎn)管理辦公室、固定資產(chǎn)使用部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)三方同時(shí)在場(chǎng)才能完成，一定要嚴(yán)格履行驗(yàn)收手續(xù)。

對(duì)于價(jià)值較大的、并且在集中采購(gòu)目錄中的貴重的固定資產(chǎn)，一定要聘請(qǐng)第三方專(zhuān)業(yè)人士組成專(zhuān)門(mén)的專(zhuān)家小組完成驗(yàn)收；對(duì)于金額較小、零星采購(gòu)、并不在集中采購(gòu)目錄中的固定資產(chǎn)，驗(yàn)收時(shí)也必須嚴(yán)格按照驗(yàn)收程序來(lái)完成，一方面要檢查固定資產(chǎn)的外觀，另一方面還要驗(yàn)收固定資產(chǎn)的發(fā)票、配件、訂貨單、零件等，并且還要對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行性能測(cè)試，對(duì)于測(cè)試中發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量問(wèn)題應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系或者要求退換產(chǎn)品。

（五）加大固定資產(chǎn)投入使用階段的管理力度

在固定資產(chǎn)的投入使用階段，行政事業(yè)單位應(yīng)加大對(duì)此階段的管理力度。

例如：根據(jù)本單位的實(shí)際情況選擇科學(xué)有效的固定資產(chǎn)折舊方式，確定折舊年限，通過(guò)計(jì)算折舊更加真實(shí)地反映出固定資產(chǎn)的損耗成本，以此來(lái)確保會(huì)計(jì)信息的真實(shí)性、可比性及可靠性，為本單位的領(lǐng)導(dǎo)層做出更加合理、科學(xué)的決策提供數(shù)據(jù)依據(jù)。再例如：對(duì)固定資產(chǎn)開(kāi)展有效的定期清查。行政事業(yè)單位可以每季度末對(duì)固定資產(chǎn)開(kāi)展一次盤(pán)點(diǎn)清查工作，對(duì)于存量固定資產(chǎn)在每年末要進(jìn)行一次徹底的清查。開(kāi)展定期的固定資產(chǎn)清查能夠?qū)潭ㄙY產(chǎn)的整體數(shù)量、價(jià)值等做到全面把控，并詳細(xì)地了解每項(xiàng)資產(chǎn)的使用情況，做到賬實(shí)相符，堅(jiān)決杜絕各種腐敗問(wèn)題的發(fā)生。

（六）盡快完善固定資產(chǎn)處置制度

在固定資產(chǎn)的處置環(huán)節(jié)最容易出現(xiàn)資產(chǎn)流失，因此，各行政事業(yè)單位應(yīng)盡快完善固定資產(chǎn)處置制度。完善的固定資產(chǎn)處置工作流程能夠幫助行政事業(yè)單位完善固定資產(chǎn)報(bào)廢處置制度，使事業(yè)單位明確報(bào)廢的要求、全面規(guī)范報(bào)廢的流程，讓固定資產(chǎn)在生命周期內(nèi)真正發(fā)揮最大的效用。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在行政事業(yè)單位的固定資產(chǎn)管理工作中還存在很大的提升空間，各事業(yè)單位應(yīng)高度重視固定資產(chǎn)管理工作，結(jié)合本單位的實(shí)際狀況，對(duì)固定資產(chǎn)管理進(jìn)行科學(xué)的、合理的規(guī)劃，在全面提升固定資產(chǎn)管理水平的同時(shí)，提高政府資源及資產(chǎn)的利用效率。

相關(guān)鏈接

行政事業(yè)單位是行政單位和事業(yè)單位的統(tǒng)稱(chēng)，因?yàn)橹袊?guó)特有的政治體制，經(jīng)常是行政單位和事業(yè)單位不分家，很多政府部門(mén)如房管局、規(guī)劃局等，有的地區(qū)是行政單位，但有的地區(qū)是事業(yè)單位，所以老百姓統(tǒng)稱(chēng)政府部門(mén)為行政事業(yè)單位，很多地方政府發(fā)文也以此為統(tǒng)稱(chēng)，如區(qū)屬行政事業(yè)單位、縣屬行政事業(yè)單位等。