本科院校財務(wù)報賬流程存在的問題與優(yōu)化路徑
——以廣西K學院為例

□廖慧靈 蒙暑姿

近年來,國家大力支持教育、科研事業(yè)發(fā)展,不斷加大力度投入教育、科研事業(yè)發(fā)展經(jīng)費,高校財政經(jīng)費來源不斷增加,財務(wù)人員需要核算的范圍也越來越大,同時增加財務(wù)人員的工作量,使工作更加繁瑣及繁重。財務(wù)人員需要及時更新國家相應的政策情況,及相應的財務(wù)規(guī)章制度。財務(wù)人員知識需要不斷更新,才跟得上制度變化的步伐。在工作中,教職工不能及時了解財務(wù)規(guī)章制度,報賬審批流程,如何讓教職工及時了解最新的財務(wù)信息,這是一直困擾著財務(wù)人員的問題,如何讓教職工更好更快地辦好報賬手續(xù),優(yōu)化報賬流程,提升高校財務(wù)報賬效率和質(zhì)量的問題是高校財務(wù)管理者值得深思的問題。

一、K學院財務(wù)報賬流程概覽

(一)教育經(jīng)費財務(wù)報賬流程。K學院教育經(jīng)費財務(wù)報賬流程分為事權(quán)和財權(quán)審批。事權(quán)報賬流程:經(jīng)費使用部門應事先擬定相關(guān)工作方案,預算金額、經(jīng)費出處等,按預算金額給相應的領(lǐng)導審批即可。財權(quán)報賬流程:完成業(yè)務(wù)報賬時,經(jīng)辦人準備好真實合法的發(fā)票并粘貼好發(fā)票,及填寫相應的單子,后附上OA請示或書面請示、文件等材料一起拿到財務(wù)處大廳核算科一審處進行審核,審核無誤后,經(jīng)辦人報賬業(yè)務(wù)就算結(jié)束了。

(二)科研經(jīng)費財務(wù)報賬流程。K學院科研經(jīng)費財務(wù)報賬流程分為事權(quán)和財權(quán)審批。事權(quán)報賬流程:事權(quán)申請和審批通過OA無紙化辦理,特殊情況除外,科研項目負責人需要對承擔的科研項目實行“一支筆”審批或授權(quán)審批責任;院(部門)主要負責人需要對本院(部門)師生承擔的科研項目履行監(jiān)管職責,職能部門主要負責人主要負責對歸口管理的科研經(jīng)費的使用進行監(jiān)管控制,對本制度規(guī)定的需要職能部門監(jiān)管的事項進行審批程序。財權(quán)報賬流程:完成業(yè)務(wù)報賬時,領(lǐng)導審批按以下流程審批:金額1萬元以下(不含1萬元)由項目負責人或其授權(quán)人審批。金額1～2萬元(不含2萬元)由項目負責人或其授權(quán)人簽署意見后,由學院(部門)主要負責人或其授權(quán)人審批。金額2～5萬元(不含5萬元)由項目負責人或其授權(quán)人簽署意見后,經(jīng)所在學院(部門)領(lǐng)導會簽,科研管理處負責人簽批。5～20萬元(不含20萬元)由項目負責人或其授權(quán)人簽署意見后,經(jīng)所在部門(學院)領(lǐng)導會簽,科研管理部門負責人審核無誤后,報學校分管領(lǐng)導審核批準。

二、當前K學院財務(wù)報賬流程存在的問題

(一)科研經(jīng)費報賬問題。對科研報賬的問題,其實很多問題都是委托代辦人或者家屬來報賬,對業(yè)務(wù)不熟悉,來到財務(wù)處大廳就說要報賬,你們幫審核一下。我們問發(fā)生這些業(yè)務(wù)內(nèi)容是什么,都答不上來,一問三不知,就說我只是幫誰誰拿來的,具體情況不知道,所以就造成了報賬難,問題多，來回跑的次數(shù)就多了,心里就不舒服了。還有很多教師的觀念沒有改變,思想固執(zhí)，認為科研經(jīng)費就是自己的錢,想怎么用就怎么用,管他合不合規(guī),強行要求財務(wù)人員必須給他報賬。目前,在校學生也可以申請科研項目(如大學生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)項目),立項后,下達科研經(jīng)費。因為學生根本不懂財務(wù)的規(guī)章制度,對報賬流程更加不了解,所以他們每開支一筆費用,都跑來問,我這個費用應該怎么報銷，需要找誰誰簽字等等問題,都跟他們解釋清楚了怎么報賬、簽字等問題,但是，經(jīng)過他們整理之后拿來的報銷單還是各種各樣的小問題存在,所以學生報賬時多次來回跑,也認為報賬難。

(二)沒有推行使用公務(wù)卡。K學院財務(wù)制定了公務(wù)卡管理制度,清楚寫明了哪些范圍必須使用公務(wù)卡支付結(jié)算。因為他們不及時了解制度，不管是老教職工還是新教職工,他們很多人都不知道出差或者購買物品時需要使用公務(wù)卡支付結(jié)算。他們經(jīng)常會說沒有人告訴他們哪些范圍是必須使用公務(wù)卡支付的。報銷時,很多教職工的報銷業(yè)務(wù)不規(guī)范。如金額超過使用公務(wù)卡范圍的,或者需要對公轉(zhuǎn)賬的,他們都使用了現(xiàn)金支付,這就不符合學校的財務(wù)規(guī)章制度了。財務(wù)人員需要多次跟教職工說清楚不能報銷的原因,他們會認為不給他們報銷,專門找理由或者是認為故意刁難他們,有些教職工有怨氣之后就會直接去找領(lǐng)導告狀,直接讓領(lǐng)導出面解決報賬問題。

(三)教職工對財務(wù)報賬流程理解不到位。目前,很多教職工不是不懂報賬流程,而是不想去了解并學習。他們認為報賬不是他們的工作,不需要了解學習的,他們主要的任務(wù)是教書育人。而有些教職工思想上不重視,不理解報賬制度,也不咨詢財務(wù)人員,就自認為報賬是一件極其困難的事情,認為報賬審核程序太多了,有點復雜。業(yè)務(wù)完成后,報賬時需要找領(lǐng)導簽字太多了,同時認為財務(wù)人員對材料審核太嚴格,對材料不齊全的單子,強行要求財務(wù)人員收下材料,并幫他解決問題并處理。報賬人員這樣不按照學校財務(wù)制度進行報賬,給財務(wù)人員工作造成極大的壓力。

(四)財務(wù)部門信息傳達不及時。K學院財務(wù)處核算科和資金科的信息傳達不及時,核算科是協(xié)作資金科開展業(yè)務(wù)工作的。如預算下達不及時,預算有變更時,不告知核算科,核算科在審核報賬流程時是很被動的,如:業(yè)務(wù)已經(jīng)正常處理結(jié)束,預算經(jīng)費也是足夠的,而資金科減少這個項目的預算,導致這個項目預算是超支的,減少預算了也不告知核算科，類似這些問題經(jīng)常會發(fā)生,內(nèi)部信息傳達不及時,會造成核算時出現(xiàn)很多大大小小的問題,而這些問題是可以避免的。雖然建立了共享文件,但很多時候共享文件是不同步更新的,信息滯后。這樣信息傳達不及時，導致財務(wù)人員在跟教師對接工作上存在出入。

三、K學院財務(wù)報賬流程的優(yōu)化路徑

(一)科研經(jīng)費報銷應設(shè)置專門聯(lián)絡(luò)員。針對學科帶頭人、科研團隊等研究工作復雜性、時間緊迫、任務(wù)量大,應該對科研經(jīng)費報銷這塊業(yè)務(wù)設(shè)置專門的聯(lián)絡(luò)員,他們專門負責對接各個學院立項的科研項目經(jīng)費的預算編制,及各種費用開支報銷等一系列工作,這樣科研項目經(jīng)費報賬一目了然,與財務(wù)人員溝通順暢,能更好更快地完成科研業(yè)務(wù)報銷工作,這樣可以大大減少重重復復出現(xiàn)的各種小問題,也減少大家的時間,大大提高了科研報銷工作效率。學科帶頭人或者科研團隊負責人對自己的科研經(jīng)費使用情況更加清晰明了,對每項經(jīng)費開支更好把握,能做到開支節(jié)流。

(二)推行使用公務(wù)卡。按照國家政策,事業(yè)單位公務(wù)出行應該推行使用公務(wù)卡消費,公務(wù)卡消費是財政部門與銀行機構(gòu)共同協(xié)作的新時代的產(chǎn)物,使用公務(wù)卡消費結(jié)算簡便、快捷、高效,對公務(wù)出行消費不需要自己掏腰包墊支。K學院財務(wù)處也制訂了公務(wù)卡管理制度,規(guī)定使用范圍及在金額多少的情況下使用公務(wù)卡。財務(wù)處可以通過多種渠道進行推行使用公務(wù)卡的宣傳,如財務(wù)處網(wǎng)站、QQ工作群、宣傳手冊等、或者組織全校報賬人統(tǒng)一學習,各個報賬人學習后,確保對本部門所有人及時傳達內(nèi)容,傳達財務(wù)精神。制作財務(wù)公務(wù)卡使用范圍手冊給全校各個部門,讓每個人都知道使用公務(wù)卡的重要性。使用公務(wù)卡消費結(jié)算可以減少一些弊端,讓他們從本質(zhì)上轉(zhuǎn)變觀念,養(yǎng)成良好的用卡氛圍。同時還需要多跟各個部門交流一下心得體會,碰到的問題能及時提出并及時處理,這樣可以大大提高財務(wù)報賬工作效率和質(zhì)量。

(三)宣傳財務(wù)報賬流程并對相應的制度上墻。財務(wù)處可以制作報賬手冊,下發(fā)給每個學院(部門)辦公室主任,讓他們分發(fā)到每個人手中。財務(wù)處應該定時召集每個學院或者部門負責報賬的工作人員進行培訓,將報賬的流程詳細地講解一遍,讓他們熟悉流程,回去后可以好好指導本部門需要報賬的人,這樣就可以大大減少大家的工作量,保證工作更順利進行。同時,財務(wù)處可以在自己部門網(wǎng)址中宣傳國家新政策,財務(wù)處制訂的新的規(guī)章制度,也可以在已建立的工作群,及時宣傳各種新政策,報賬的一些新內(nèi)容。在平時工作中,收集報賬人員反饋的問題,定期在工作群里對問題進行解答,對各種問題也可以編輯成文字,做成文件上傳到群里,供每個人參考,就不用對出現(xiàn)同樣的問題再花時間去解答了,都節(jié)省了大家的寶貴時間。報賬人員也要積極主動地學習財務(wù)相關(guān)的必備知識,碰到問題積極主動地跟財務(wù)人員溝通交流,有效解決報銷過程中出現(xiàn)的問題。財務(wù)處對最新制度做了簡要的流程圖并上墻,以供教職工參考。財務(wù)處應該定期派人走訪一些學院或者機關(guān)部門,了解他們對報賬過程碰到哪些問題,需要財務(wù)部門解決的,相互交流心得,同時傳達財務(wù)精神、宣傳財務(wù)政策、反饋財務(wù)問題。

(四)財務(wù)部門信息及時傳達。信息時代下,溝通呈現(xiàn)多樣化趨勢。財務(wù)部門內(nèi)部信息應該及時傳達,不及時傳達,導致前臺工作滯后,與教職工溝通報賬事宜不及時并不準確,財務(wù)處應該建立部門內(nèi)部的微信群、QQ群或者OA等溝通工具告知,讓大家及時掌握預算、制度等變化情況,這樣,接到報賬人的單子時能正確及時的處理,不浪費報賬人的時間。財務(wù)處每周一三五下午時間是不對外辦公的,可以利用這些時間組織部門開會,傳達相應的信息,這樣大家的工作更順心順暢。

四、結(jié)語

總而言之,在新時代下,財務(wù)人員要不斷提高自己的專業(yè)知識及業(yè)務(wù)能力,解決教職工報賬難的問題。本文分析了K學院財務(wù)報賬難的問題并提出了有效舉措。得出以下結(jié)論：對科研項目報賬設(shè)置專門的聯(lián)絡(luò)員、積極推行公務(wù)卡結(jié)算、多渠道宣傳財務(wù)報賬流程及相關(guān)財務(wù)制度和知識、財務(wù)部門信息及時傳達和分享。財務(wù)報賬是高校財務(wù)的一項基礎(chǔ)性工作,財務(wù)報賬工作效率和質(zhì)量直接影響到了高校財務(wù)管理水平。在信息化時代里,對高校財務(wù)報賬工作也提出了更高的要求,要想提高財務(wù)報賬工作效率和質(zhì)量,避免假報賬、亂報賬的行為發(fā)生,高校就必須優(yōu)化財務(wù)報賬流程,嚴格按照流程和規(guī)章制度來辦事,同時加強財務(wù)報賬的監(jiān)管,加大財務(wù)報賬的信息化建設(shè),促進財務(wù)報賬工作的高效開展,降低高校財務(wù)管理壓力,使高校財務(wù)工作更加清晰透明。同時，財務(wù)人員需要定時出去培訓學習，增強專業(yè)知識，提升業(yè)務(wù)能力，更好地解決教職工報賬難的問題，讓教職工更好更快地辦理好報賬手續(xù),優(yōu)化報賬流程,提升高校財務(wù)報賬效率和質(zhì)量。