事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題及對策思考*

文/張海春（興隆縣發(fā)展和改革局）

人事檔案所涉及的個體信息是龐大的，涵蓋了個體從出生到最后死亡的整個過程所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息。對于事業(yè)單位來講，人事檔案是全面考察、正確選拔優(yōu)秀干部的主要依據(jù)。在這樣的背景下，人事檔案的系統(tǒng)性、完整性、正確性對其個體的發(fā)展起著至關(guān)重要的影響和作用，同時，檔案的完整性、正確性也是人事檔案管理工作是否達到相關(guān)標準的重要依據(jù)。基于此，必須深入分析人事檔案管理工作的重要現(xiàn)實意義，提出現(xiàn)實可行的管理策略、管理模式，這樣才能為人事檔案的作用發(fā)揮奠定良好的基礎(chǔ)。

一、事業(yè)單位人事檔案管理工作的重要現(xiàn)實意義

事業(yè)單位的人事檔案管理工作本質(zhì)上是對所有從業(yè)人員在工作過程中產(chǎn)生的不同的個人材料進行有效的收集整理，并根據(jù)現(xiàn)實需求及發(fā)展需要，鑒別分析個人材料的準確性和可靠性，最后采取切實可行的方法將上述檔案進行保存的過程，能夠為后期人事管理工作的高效開展奠定良好的基礎(chǔ)，提供可靠的數(shù)據(jù)支持。在這樣的背景下，我們可以從以下兩個方面分析事業(yè)單位人事檔案管理工作的重要性：

一方面，人事檔案管理能夠為事業(yè)單位的人事管理工作提供相應(yīng)的數(shù)據(jù)支持，一旦內(nèi)部人員出現(xiàn)人事變動，包括離職、退休、考核、崗位調(diào)整等，能夠利用檔案系統(tǒng)對數(shù)據(jù)信息進行有效的整合匯總，使得單位的管理人員能夠快速了解人員發(fā)展的現(xiàn)狀，根據(jù)其在不同崗位的表現(xiàn)情況科學合理地定崗，并作出相關(guān)決策。

另一方面，人事檔案具有真實性和實時性的特征，所有記錄在案的人事資料都必須真實可靠。對于事業(yè)單位而言，內(nèi)部員工的學習情況、進步情況、獎項獲取情況、培訓情況、能力提升情況、職稱評定情況以及違規(guī)違紀情況都會如實記錄在檔案中，因此，一旦開展干部的考核任免都可以以人事檔案信息作為基礎(chǔ)和前提。與此同時，人事檔案是單位內(nèi)部人員信息的集中體現(xiàn)，這對于單位人才結(jié)構(gòu)的調(diào)整及體系的優(yōu)化都具有一定的推動作用。

二、事業(yè)單位人事檔案管理存在的主要問題

（一）轉(zhuǎn)型過程中產(chǎn)生的歷史遺留問題

隨著現(xiàn)在社會科學的不斷發(fā)展，事業(yè)單位也在此背景下實現(xiàn)了創(chuàng)新改革，但每一次轉(zhuǎn)型發(fā)展，單位內(nèi)部的發(fā)展體系、人事結(jié)構(gòu)、管理制度都會發(fā)生一定的變化，新的機構(gòu)要配置全新的崗位人員，也會對人員的聘用培訓、能力提升、考核評價等相關(guān)的制度進行調(diào)整優(yōu)化，因此，原有的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)實需求。但事業(yè)單位在每一次轉(zhuǎn)型升級的過程中，如果沒有第一時間對涉及的人事檔案內(nèi)容進行調(diào)整，那么隨著時間的推移，積累的工作就會日益復(fù)雜，大量的遺留下來，成為歷史問題。

（二）缺乏先進的管理硬件，信息化水平偏低

事業(yè)單位的人事檔案管理工作并不是獨立存在的，其涉及的內(nèi)容形式是多元化的，因此也是一個龐大的管理體系。檔案管理部門掌握著企業(yè)長期以來經(jīng)營發(fā)展的重要人事檔案資料，但受環(huán)境條件、制度的限制，大多數(shù)事業(yè)單位并沒有一個屬于自己的辦公場地及資料管理庫，甚至部分偏遠的事業(yè)單位連檔案管理和加濕器都無法購置，導(dǎo)致檔案管理工作無法有效開展，也不能保證質(zhì)量水平。與此同時，現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展為檔案管理工作效率的提升提供了渠道和途徑，部分事業(yè)單位檔案管理工作人員只是利用計算機技術(shù)實現(xiàn)了信息的錄入、檢索和調(diào)閱，無法充分發(fā)揮其價值作用，導(dǎo)致檔案管理工作與無紙化辦公仍存在較大的差距，整體管理水平滯后。

（三）缺乏健全的人員配置，專業(yè)能力及素質(zhì)有待提高

根據(jù)相關(guān)的實踐調(diào)查研究我們可以看出，目前我國大多數(shù)事業(yè)單位對人事檔案管理工作并沒有引起足夠的重視，從業(yè)的人員也大多是兼職，由于專業(yè)性不強、綜合能力不高，其本身檔案管理水平就無法保障，加之不是專人管理，會由于工作時間的原因無法及時開展歸檔工作，大量的檔案資料沒有第一時間進行更新歸檔，久而久之，使得事業(yè)單位的人事檔案失去了準確性和時效性。

（四）缺乏完善的管理制度，管理力量薄弱

隨著事業(yè)單位的不斷改制，內(nèi)部科室、人才結(jié)構(gòu)都已經(jīng)發(fā)生了翻天覆地的變化，科室重組不再以資歷為上，人員晉升大多采用競聘上崗的方式，導(dǎo)致過去的人事檔案管理員出現(xiàn)了一定的崗位調(diào)動，事業(yè)單位也沒有定期對工作人員進行檔案知識的培訓，導(dǎo)致其認知不足，無法系統(tǒng)全面地了解檔案管理的流程、模式，對收集、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不熟練。與此同時，大多數(shù)檔案管理工作人員僅僅是將相應(yīng)的材料放到人事檔案盒中即可，沒有進行歸檔處理，導(dǎo)致管理水平無法得到顯著的提升。對于設(shè)備設(shè)施的購置來講，大多是將辦公場地、信息查閱場、地庫房集為一體，沒有相應(yīng)的防護措施，安全管理設(shè)備不足，防火、防潮、防盜等要求流于形式。而造成這一現(xiàn)象的主要原因在于事業(yè)單位的管理人員沒有根據(jù)現(xiàn)實需求制定出切實可行的管理制度及管理條款，管理力量十分薄弱，仍然采用的是手工調(diào)閱檔案的模式方法，而正是由于反復(fù)使用，部分紙張出現(xiàn)了發(fā)黃、字跡模糊、褪色等不良現(xiàn)象，直接危害到人事檔案的完整性和安全性。

（五）人事檔案收集工作力度不足

第一，部分事業(yè)單位并沒有制定出切實可行的、健全完善的人事檔案收集、歸檔工作制度，在實際操作中沒有有效的貫徹落實，工作過程過于滯后、過于被動，尤其是對于一些無專職人員的事業(yè)單位，上述問題尤為突出；第二，對收集、歸檔的材料沒有進行系統(tǒng)全面的分析，缺乏連貫性和全面性；第三，歸檔材料的真實性、可靠性、準確性無法得到有效的保證。眾所周知，人事檔案必須保證其客觀性和真實性，連續(xù)地記載干部本人的實際情況，但根據(jù)實際調(diào)查研究我們發(fā)現(xiàn)，事業(yè)單位人事檔案中的年齡、工齡、黨齡、學歷虛假現(xiàn)象十分嚴重，不同的干部在部分材料上所體現(xiàn)出的內(nèi)容形式基本一致，例如，對于一些考核評價類的材料，大多都是套話、空話，千篇一律，無法客觀公正、全面系統(tǒng)地體現(xiàn)出不同干部的實際情況，這些內(nèi)容都直接影響了人事檔案的準確性，導(dǎo)致利用率不斷下降。

三、提高事業(yè)單位人事檔案管理工作效率及質(zhì)量的主要對策方法

（一）正確看待人事檔案管理工作的重要性，及時解決歷史遺留問題

人事檔案管理并不是由檔案管理部門獨立完成的，必須加強與其他相關(guān)部門之間的溝通協(xié)作，建立健全完善、高效、良好的交流機制及互助機制。與此同時，不同的管理部門相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)都要加強對人事檔案工作的正確認知，重視檔案建設(shè)，切實解決在人事檔案管理中遇到的一系列問題和困境，根據(jù)現(xiàn)實需求建立健全完善的檔案從業(yè)人員培訓機制，定期對其進行技能培訓及能力提升，同時利用切實可行的獎懲機制，激勵員工，引導(dǎo)員工約束自身的言行舉止，激發(fā)工作熱情及工作主動性。另外，如果事業(yè)單位進行改革時，內(nèi)部的人事變動較大，必須第一時間組織檔案管理人員及各部門負責人，快速高效地對個人檔案進行調(diào)整梳理，確保所有的歷史遺留問題能夠及時解決。值得注意的是，人事檔案每一次調(diào)整都應(yīng)當做好相應(yīng)的記錄，不僅包括問題的描述，還要對解決問題的方法進行梳理，為后期人事檔案管理工作的有效開展提供可靠的支持。

（二）有針對性地增加硬件設(shè)備設(shè)施的資金投入

要確保人事檔案日常管理工作的有序開展，事業(yè)單位應(yīng)當對人事檔案管理工作所需要的經(jīng)費進行有效的預(yù)留，同時，要將檔案管理的經(jīng)費落到實處，有針對性地購置先進的檔案管理硬件設(shè)備設(shè)施，留出足夠的場地進行檔案資料的存放，并且確保存放空間滿足三室分離的基本條件，對防鼠、防盜、防火等防護措施引起足夠重視，增加消防安全警報等相關(guān)設(shè)備，通過這樣的方式確保檔案的安全性和可靠性。與此同時，檔案管理人員還應(yīng)當靈活利用現(xiàn)代信息技術(shù)及新媒體技術(shù)，對原有的人事檔案管理模式進行改革創(chuàng)新，對應(yīng)當向社會公眾公布的檔案數(shù)據(jù)，利用網(wǎng)絡(luò)平臺進行共享，同時向社會提供人才檔案信息服務(wù)功能，通過這樣的方式實現(xiàn)信息資源的高效共享。這在一定程度上提高了人事檔案管理的效率，同時也為事業(yè)單位的管理人員提供了可靠的信息數(shù)據(jù)，提高了檔案的使用效率，逐步向無紙化辦公邁進。

（三）切實提高管理人員的綜合素質(zhì)，搭建高水平的管理團隊

隨著國家的不斷發(fā)展，經(jīng)濟體系也在原有基礎(chǔ)上實現(xiàn)了深化改革。對于事業(yè)單位來講，職位的晉升、干部的任命都必須以連續(xù)的、專業(yè)的人事檔案作為支撐和體現(xiàn)，因此，這在一定程度上增加了檔案管理人員的工作內(nèi)容及工作量，同時也對從業(yè)人員提出了更高的要求和標準。從一定意義上來講，基本信息的收集、整理、歸納是檔案管理工作的第一環(huán)節(jié)，也是最為重要的環(huán)節(jié)，一旦這一環(huán)節(jié)出現(xiàn)任何問題，后期要改動資料難度較大，也無法保證檔案數(shù)據(jù)的真實性、可靠性和準確性。在這樣的背景下，檔案管理人員必須不斷提高自身的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)，樹立責任心和責任意識，對檔案管理的各個步驟、各個環(huán)節(jié)加強審核把控，按照“三齡一歷”的原則和標準對人員信息進行有效處理，而在思想上則應(yīng)當鼓勵所有員工遵守事業(yè)單位的規(guī)章制度，樹立為人民服務(wù)的理念，甘于付出，嚴于律己，寬以待人。

（四）建立健全完善的管理制度，實現(xiàn)檔案建設(shè)的制度化發(fā)展

眾所周知，人事檔案工作具有一定的復(fù)雜性，涉及的內(nèi)容形式較多，如果缺乏一定的規(guī)章制度進行約束，就會導(dǎo)致整個工作混亂無序。在這樣的背景下，事業(yè)單位的人事檔案管理人員應(yīng)當根據(jù)單位發(fā)展實際情況及社會需求建立起健全完善的檔案管理制度，并且在日常工作中有效地貫徹落實。尤其是對于計算機輔助管理制度的建設(shè)而言，必須引起足夠的重視，嚴格要求檔案的收集、整理、歸納環(huán)節(jié)，并對檔案的轉(zhuǎn)出轉(zhuǎn)入工作足夠重視，這樣才能確保檔案中的資料真實準確，杜絕虛假材料的出現(xiàn)。另外，還應(yīng)當根據(jù)現(xiàn)實需求制定出切實可行的人事檔案案卷整理工作細則，對整理環(huán)節(jié)明確規(guī)定，這樣才能使得檔案信息科學完整、全面系統(tǒng)，便于上級主管部門對干部進行客觀公正、真實有效的考察任用。

（五）加強人事檔案材料的收集整理，提高管理水平

人事檔案材料是開展檔案管理工作的基礎(chǔ)，隨著事業(yè)單位的改制，單位內(nèi)部所產(chǎn)生的人事檔案資料不斷增加，包括干部制度的改革、考察培訓、人員的晉升、聘任等都需要在人事檔案中記載，導(dǎo)致入檔材料增加，對于檔案材料的收集管理工作提出了更高的要求和標準。一方面，相關(guān)的從業(yè)人員應(yīng)當?shù)谝粫r間收集與人事檔案相關(guān)的材料數(shù)據(jù)，按照相應(yīng)的標準制度進行整合歸納，分辨其真?zhèn)?，從真正意義上實現(xiàn)取之有據(jù)；另一方面，如果材料不符合歸檔要求，那么應(yīng)當退回原部門進行及時處理，通過補辦、修訂等方式方法確保檔案的連續(xù)性和完整性，同時手續(xù)應(yīng)當完備，以此實現(xiàn)事業(yè)單位人事檔案的權(quán)威真實性。

四、結(jié)束語

綜上所述，事業(yè)單位人事檔案管理應(yīng)當正確看待人事檔案管理工作的重要性，及時解決歷史遺留問題，有針對性地增加硬件設(shè)備設(shè)施的資金投入，切實提高管理人員的綜合素質(zhì)，搭建高水平的管理團隊，建立健全完善的管理制度，實現(xiàn)檔案建設(shè)的制度化發(fā)展，加強人事檔案材料的收集整理，提高管理水平。