企業(yè)應(yīng)付賬款的管理及其對(duì)策

王夢(mèng)成

(開灤能源化工股份有限公司財(cái)務(wù)部 河北唐山 063000)

1 應(yīng)付賬款管理的意義

應(yīng)付賬款的形成是企業(yè)發(fā)展的必然結(jié)果，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，同行業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)，造成應(yīng)付賬款占比逐漸增大，所以針對(duì)應(yīng)付賬款的管理與分析顯得尤其重要，在大多數(shù)的企業(yè)認(rèn)識(shí)中，都是盡可能地利用賒銷手段完成業(yè)務(wù)，因?yàn)榭梢哉加脛e人的資金，暫時(shí)減緩自己企業(yè)資金的壓力，但是，長此以往就會(huì)使應(yīng)付賬款數(shù)額逐漸增加，而且如果出現(xiàn)應(yīng)付賬款的付款不及時(shí)或者出現(xiàn)長期不還的現(xiàn)象，那么將會(huì)出現(xiàn)供應(yīng)商供貨不及時(shí)甚至?xí)c企業(yè)之間出現(xiàn)債務(wù)糾紛等問題，導(dǎo)致企業(yè)發(fā)展受阻甚至造成虧損，還會(huì)影響企業(yè)的信用。所以對(duì)應(yīng)付賬款進(jìn)行分析與管理不僅可以避免出現(xiàn)與供應(yīng)商的矛盾，還可以使得企業(yè)在不影響信用狀況的前提下，最大化地延緩資金流出，進(jìn)一步降低資金使用成本，更好地促進(jìn)企業(yè)運(yùn)營發(fā)展。

2 應(yīng)付賬款的形成方式

應(yīng)付賬款是買賣雙方因購買材料、商品或接受勞務(wù)供應(yīng)等業(yè)務(wù)延期結(jié)算而發(fā)生的債務(wù)。應(yīng)付賬款的形成原因主要有以下五個(gè)方面。

2.1 企業(yè)發(fā)展自然形成的應(yīng)付賬款

在日常經(jīng)營過程中，為了搶占市場(chǎng)、贏得先機(jī)，企業(yè)會(huì)采取銷售優(yōu)惠手段，如賒銷，不論是供應(yīng)商還是企業(yè)本身，都會(huì)允許作為購買方的企業(yè)延遲支付貨款，從而產(chǎn)生了應(yīng)付賬款，并且這種應(yīng)付賬款是在供應(yīng)商和企業(yè)達(dá)成一致的情況下產(chǎn)生的。

隨著企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大，企業(yè)需求的原材料也會(huì)增多，但企業(yè)出于資金方面的考慮，為了保證正常的生產(chǎn)，不可能將全部的資金都用于購買材料、商品或接受勞務(wù)，因?yàn)榭赡軙?huì)出現(xiàn)資金鏈斷裂，嚴(yán)重影響企業(yè)的正常經(jīng)營，所以，企業(yè)為了可持續(xù)發(fā)展會(huì)與供應(yīng)商協(xié)商賒銷的問題，進(jìn)行先掛賬后付款的賬務(wù)處理，這樣就形成了應(yīng)付賬款。

2.2 公司管理及采購環(huán)節(jié)形成的應(yīng)付賬款

企業(yè)在日常的生產(chǎn)經(jīng)營過程中，可能出現(xiàn)原材料的需求量沒有平時(shí)那么大，庫存管理人員沒有及時(shí)告知采購人員當(dāng)時(shí)應(yīng)進(jìn)貨的數(shù)量，造成采購人員對(duì)當(dāng)時(shí)原材料的需求量沒有正確的了解，以至于按照以往的采購量進(jìn)項(xiàng)采購，從而導(dǎo)致原材料的堆積，形成一批應(yīng)付賬款。

2.3 企業(yè)管理人員的經(jīng)營策略形成的應(yīng)付賬款

有一些企業(yè)管理人員制定經(jīng)營策略時(shí)，有可能出現(xiàn)激進(jìn)的管理做法，雖然當(dāng)時(shí)企業(yè)的資金不是那么充裕，但是管理人員非?？春靡豁?xiàng)產(chǎn)品，會(huì)覺得產(chǎn)品將會(huì)給企業(yè)帶來非常大的收益。當(dāng)企業(yè)購買這項(xiàng)產(chǎn)品時(shí)，就會(huì)出現(xiàn)企業(yè)資金支付能力有限而形成的應(yīng)付賬款。這種情況下就會(huì)出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)與收益對(duì)稱原理，高風(fēng)險(xiǎn)伴隨高收益，無外乎兩種結(jié)果，企業(yè)管理層預(yù)測(cè)成功，企業(yè)將會(huì)有很好的收益；反之，企業(yè)資金回流困難，不能實(shí)現(xiàn)真正的利潤，企業(yè)將會(huì)面臨虧損或者破產(chǎn)等嚴(yán)重問題。

2.4 結(jié)算時(shí)間延誤而形成的應(yīng)付賬款

很多企業(yè)在實(shí)際發(fā)生商品購銷、接受勞務(wù)等一系列經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)時(shí)，會(huì)出現(xiàn)信息傳遞延誤，結(jié)算過程復(fù)雜，使得購買方不能及時(shí)做到完全的貨到付款，這樣便會(huì)產(chǎn)生相應(yīng)的應(yīng)付賬款。

2.5 金融機(jī)構(gòu)的貸款審批間接形成的應(yīng)付賬款

企業(yè)的正常經(jīng)營下，為了快速發(fā)展，會(huì)不斷擴(kuò)大生產(chǎn)規(guī)模，需要大量的資金進(jìn)行日常生產(chǎn)經(jīng)營，所以企業(yè)會(huì)向金融機(jī)構(gòu)進(jìn)行貸款，以保證正常的生產(chǎn)需要，但是當(dāng)企業(yè)向金融機(jī)構(gòu)貸款籌資時(shí)，金融機(jī)構(gòu)將會(huì)有很多時(shí)間對(duì)企業(yè)進(jìn)行考查并層層審批，這樣在時(shí)間上也會(huì)有一定的拖延，企業(yè)為了緩解資金壓力，就會(huì)用應(yīng)付賬款來保障企業(yè)的正常經(jīng)營發(fā)展。

3 應(yīng)付賬款管理存在的問題

應(yīng)付賬款的管理其根本的問題其實(shí)是企業(yè)對(duì)應(yīng)付賬款管理重視程度不夠，如有些企業(yè)對(duì)簽訂合同的付款日期沒有精確的統(tǒng)計(jì)，導(dǎo)致逾期支付。還有些企業(yè)對(duì)供應(yīng)商的管理不夠細(xì)致，不能合理分配資金等，導(dǎo)致與供應(yīng)商關(guān)系惡化。還會(huì)出現(xiàn)投資不足的情況，如沒到付款期，由于資金充裕就進(jìn)行貨款等經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的提前結(jié)算，以至于少占用了資金，降低了機(jī)會(huì)成本等一系列問題，其實(shí)就是企業(yè)在實(shí)際運(yùn)營中對(duì)應(yīng)付賬款管理重視程度不夠而形成的，這種重視應(yīng)付賬款管理程度不夠的主要表現(xiàn)是企業(yè)沒有建立一個(gè)應(yīng)付賬款管理的制度。企業(yè)對(duì)應(yīng)付賬款管理欠缺是目前普遍存在的問題，下面對(duì)具體問題進(jìn)行深入剖析。

3.1 供應(yīng)商管理不夠細(xì)化

對(duì)于大多數(shù)企業(yè)來說，財(cái)務(wù)人員具體負(fù)責(zé)應(yīng)付賬款的管理，一般在財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)中會(huì)建立供應(yīng)商的輔助核算，但是由于時(shí)間不夠或者系統(tǒng)原因，對(duì)供應(yīng)商的信息了解得不全面，不能很好地了解到供應(yīng)商的合同條款，如具體的付款時(shí)間、付款方式、是否可以進(jìn)行應(yīng)付票據(jù)支付貨款等一系列問題，繼而財(cái)務(wù)人員支付應(yīng)付賬款時(shí)就會(huì)出現(xiàn)隨意支付款項(xiàng)，完全不能保證供應(yīng)商及時(shí)得到款項(xiàng)，久而久之會(huì)與供應(yīng)商的關(guān)系惡化，影響企業(yè)對(duì)供應(yīng)商的評(píng)價(jià)和選擇。

3.2 應(yīng)付賬款支付故意延期

一般情況下，應(yīng)付賬款會(huì)先按照供應(yīng)商規(guī)定的付款方式及時(shí)間進(jìn)行付款，通常是3個(gè)月左右。但一些企業(yè)會(huì)經(jīng)常編制各種理由來延遲付款時(shí)間。如經(jīng)常以企業(yè)本身回款困難、資金緊張等理由故意拖欠，這樣可以大大增加企業(yè)的流動(dòng)資金，降低現(xiàn)金流對(duì)企業(yè)發(fā)展的限制，可以擴(kuò)大生產(chǎn)，繼而增加收益。但是這樣是以物換物的做法，因?yàn)檠矍巴ㄟ^延期支付獲得的收益，完全是用耗損企業(yè)本身信用達(dá)成的，會(huì)嚴(yán)重破壞與供應(yīng)商建立的良性關(guān)系，給企業(yè)日后的生產(chǎn)經(jīng)營留下隱患。

3.3 應(yīng)付賬款未定期對(duì)賬

應(yīng)付賬款的對(duì)賬在企業(yè)中有一個(gè)默認(rèn)的規(guī)定，即債權(quán)單位主動(dòng)找債務(wù)單位核對(duì)賬務(wù)明細(xì)及余額，這樣有可能導(dǎo)致企業(yè)與供應(yīng)商未能及時(shí)對(duì)賬，不利于企業(yè)對(duì)流動(dòng)資金和對(duì)供應(yīng)商付款計(jì)劃的安排。

3.4 內(nèi)控管理不完善

如果對(duì)企業(yè)從采購到付款環(huán)節(jié)內(nèi)控監(jiān)管力度不夠，再加上一些員工職業(yè)道德敗壞，就會(huì)出現(xiàn)腐敗的現(xiàn)象，嚴(yán)重影響企業(yè)的對(duì)外形象和信用度，如有的采購人員會(huì)跟供應(yīng)商私下達(dá)成協(xié)議，收取采購貨物的回扣，并且會(huì)同時(shí)跟幾家供應(yīng)同一種貨物的供貨商提出折扣額，選擇給自己回扣額大的供貨商進(jìn)行采購，把企業(yè)對(duì)于貨物質(zhì)量好壞、性價(jià)比等因素的考慮拋諸腦后，造成企業(yè)生產(chǎn)產(chǎn)品時(shí)采購一些質(zhì)量差的原材料，長此以往會(huì)嚴(yán)重影響企業(yè)的貨品及銷售，導(dǎo)致對(duì)外的企業(yè)品牌價(jià)值大打折扣。

供應(yīng)商為了提前占據(jù)市場(chǎng)，并回款順利，通常在銷售貨物時(shí)會(huì)附加一些現(xiàn)金折扣條件，但是有的財(cái)務(wù)人員利用自己的職務(wù)之便，付款時(shí)明明是在供應(yīng)商規(guī)定的現(xiàn)金折扣期支付貨款，但是卻支付的是全額款項(xiàng)，隨后又以折扣期內(nèi)付款要求供應(yīng)商退款，并且退還的現(xiàn)金折扣額轉(zhuǎn)到自己賬戶，不進(jìn)行財(cái)務(wù)費(fèi)用沖減的賬務(wù)處理，這樣會(huì)滋生企業(yè)內(nèi)部腐敗，并且給供應(yīng)商留下做事非常不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)挠∠?，影響供?yīng)商與企業(yè)之間的長期良性合作。

4 應(yīng)付賬款管理改進(jìn)方向

4.1 建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫

企業(yè)可以收集購貨的種類及欠款時(shí)間、金額、供應(yīng)商聯(lián)系人等具體信息，根據(jù)對(duì)企業(yè)重要性、賬齡長短對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行企業(yè)內(nèi)部劃分，這樣可以快速準(zhǔn)確地分析出當(dāng)前應(yīng)付賬款狀況和下一步應(yīng)該進(jìn)行的付款計(jì)劃，在企業(yè)資金狀況允許的情況下，當(dāng)前對(duì)企業(yè)生產(chǎn)有重要影響的及欠款時(shí)間較長的供應(yīng)商應(yīng)及時(shí)付款，對(duì)于未超過信用期限的也可以酌情考慮付款，讓供應(yīng)商提高對(duì)企業(yè)的好感度，維持企業(yè)良好的信用度；在企業(yè)資金周轉(zhuǎn)困難的情況下，對(duì)于當(dāng)前不能及時(shí)付款的供應(yīng)商要及時(shí)溝通，爭(zhēng)取諒解，不要對(duì)供應(yīng)商拖款、欠款，并且毫無解釋。

4.2 合理規(guī)劃應(yīng)付賬款

供應(yīng)商與企業(yè)的長期合作中，基于企業(yè)的商業(yè)信用，和為了盡快回款，經(jīng)常會(huì)給企業(yè)一些優(yōu)惠政策，例如，在現(xiàn)金折扣期內(nèi)付款會(huì)給予一定的現(xiàn)金折扣，從而企業(yè)可以享受優(yōu)惠減少付款額，而應(yīng)付賬款對(duì)企業(yè)來說是不需要任何資金成本的“短期融資”，如果可以在信用期限內(nèi)將這筆資金投入更好的用途，就可以不用享有現(xiàn)金折扣，所以付款時(shí)機(jī)的選擇是這兩方面的關(guān)鍵，同時(shí)也一直是一個(gè)難點(diǎn)，解決這一難點(diǎn)主要是對(duì)機(jī)會(huì)成本的把握。企業(yè)如何規(guī)劃應(yīng)付賬款應(yīng)該注意以下幾點(diǎn)問題：

機(jī)會(huì)成本就是企業(yè)在多種方案中進(jìn)行決策時(shí)，被放棄的方案中的最大價(jià)值。在采購合同規(guī)定信用期限和折扣期限時(shí)，企業(yè)可以匯算出放棄折扣的機(jī)會(huì)成本，當(dāng)企業(yè)銀行的借款利率低于放棄折扣成本時(shí)，代表不能放棄折扣，要享受供應(yīng)商提供的折扣額，企業(yè)應(yīng)在折扣期限規(guī)定的最后一天進(jìn)行付款，這樣企業(yè)可以最大限度地使用無償資金，并且享有優(yōu)惠政策。

如果企業(yè)有更好的投資選擇，并且投資回報(bào)率會(huì)大于放棄折扣成本，則應(yīng)該選擇投資機(jī)會(huì)，放棄享有優(yōu)惠政策，追求更高的收益，當(dāng)然，為了更好的收益也不能破壞與供應(yīng)商的良好關(guān)系，應(yīng)注意不可以超過信用期限付款，企業(yè)可以將付款日延期到信用期限的最后一天，既達(dá)到最大限度時(shí)間內(nèi)使用資金，又可以使放棄現(xiàn)金折扣成本損失最小化，同時(shí)又不損壞良好的客戶關(guān)系。

4.3 增強(qiáng)內(nèi)控管理

在企業(yè)進(jìn)行的日常經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中，內(nèi)部控制有著至關(guān)重要的作用，是公司內(nèi)部不可缺少的環(huán)節(jié)，也是一個(gè)公司正常持續(xù)經(jīng)營下去的關(guān)鍵，所以加強(qiáng)應(yīng)付賬款的內(nèi)部控制是非常重要的。應(yīng)付賬款的管理，對(duì)企業(yè)的商業(yè)信譽(yù)和提高經(jīng)濟(jì)效益都有著重要的意義，所以要建立行之有效的獎(jiǎng)懲機(jī)制，為企業(yè)發(fā)展打下良好的基礎(chǔ)。關(guān)于強(qiáng)化應(yīng)付賬款的內(nèi)控制度有以下幾點(diǎn)要求。

第一，財(cái)務(wù)人員應(yīng)定期按照應(yīng)付賬款賬齡進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，尤其要關(guān)注相對(duì)賬齡較長的，并且長時(shí)間無供應(yīng)商向企業(yè)催促盡快結(jié)付的款項(xiàng)，將供應(yīng)商明細(xì)報(bào)送給相關(guān)部門，如果相關(guān)部門調(diào)查核實(shí)之后，確定為無人索要的賬款，財(cái)務(wù)人員應(yīng)及時(shí)走相關(guān)批示手續(xù)，進(jìn)行應(yīng)付賬款沖賬的賬務(wù)處理，減少應(yīng)付賬款。

第二，督察部門在對(duì)應(yīng)付賬款核查時(shí)要注意應(yīng)付賬款信息的全面性，不只注意憑證當(dāng)中填寫的購貨種類、數(shù)量、金額等，還要注意采購合同的重要條文，可能會(huì)涉及現(xiàn)金折扣期付款，核對(duì)結(jié)付日期是否在現(xiàn)金折扣期內(nèi)，如果在折扣期內(nèi)，相應(yīng)的折扣額是否按照相應(yīng)制度進(jìn)行操作，從而防止企業(yè)內(nèi)部人員利用職務(wù)之便進(jìn)行違規(guī)操作，貪污應(yīng)付賬款的現(xiàn)金折扣額。

4.4 制定應(yīng)付賬款崗位責(zé)任制

應(yīng)從采購到付款制定詳細(xì)的崗位責(zé)任制度，要按照崗位不相容原則相互聯(lián)系并相互制約，部門到個(gè)人、個(gè)人到具體工作，要相互分離、責(zé)任明確、分工具體，如采購人員、驗(yàn)收人員、記賬付款等環(huán)節(jié)應(yīng)該是由不同部門或者不同的人完成的，這樣可以降低錯(cuò)誤率，有效防止一人操作權(quán)利偏大而出現(xiàn)貪污行為，具體工作流程是企業(yè)的采購人員根據(jù)當(dāng)月制定的采購計(jì)劃采購原材料，并與供應(yīng)商簽訂合理的采購合同，當(dāng)材料或商品到庫時(shí)，應(yīng)提前組織相關(guān)部門進(jìn)行貨物驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后，由采購部門業(yè)務(wù)人員整理發(fā)票、入庫單等相關(guān)材料填寫報(bào)銷憑證，送到財(cái)務(wù)部，由財(cái)務(wù)部門會(huì)計(jì)人員審核無誤后，進(jìn)行掛賬形成應(yīng)付賬款，之后根據(jù)應(yīng)付賬款相關(guān)信息安排付款計(jì)劃，在此過程中任一環(huán)節(jié)出現(xiàn)違規(guī)、錯(cuò)誤操作行為，相關(guān)人員要承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。

4.5 提高會(huì)計(jì)人員的綜合素質(zhì)

應(yīng)付賬款的管理需要一系列的制度，并且有效的制度可以使企業(yè)做到控制、制約和監(jiān)督，其實(shí)應(yīng)付賬款的管理還應(yīng)該有員工的自我約束，要讓愛崗敬業(yè)慢慢成為自覺行為。要達(dá)到自我約束，就需要會(huì)計(jì)人員提高綜合素質(zhì)，不斷學(xué)習(xí)法律法規(guī)，清楚地知道什么是應(yīng)該做的，什么是不應(yīng)該做的，要提升思想覺悟，增強(qiáng)抵制不正之風(fēng)、抗拒不良誘惑的能力。工作中要“先有德，再有才”，德才兼?zhèn)洳攀亲顑?yōu)秀的員工，所以會(huì)計(jì)人員要在自己的專業(yè)上肯吃苦，肯下功夫，不斷地學(xué)習(xí)，只有掌握了足夠的專業(yè)知識(shí)，才能在公司應(yīng)付賬款管理上出謀劃策，才能時(shí)刻為公司的利益著想。