靈活就業(yè)人員的人事檔案管理問題

丁峰 魚臺縣公共就業(yè)和人才服務(wù)中心

隨著近年來鄉(xiāng)村振興工作的不斷推進(jìn)和城鄉(xiāng)一體化建設(shè)發(fā)展，鄉(xiāng)鎮(zhèn)人口不斷向城市集中，經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展吸引了大量靈活就業(yè)人員在各領(lǐng)域發(fā)展，政府針對龐大的靈活就業(yè)群體應(yīng)不斷改進(jìn)和提高服務(wù)管理水平。傳統(tǒng)人事檔案管理制度已不適應(yīng)當(dāng)前靈活就業(yè)人員基數(shù)狀況，人事檔案管理存在現(xiàn)實問題急需改革，面對靈活就業(yè)人員養(yǎng)老保險問題及生活就業(yè)現(xiàn)狀，政府有關(guān)部門應(yīng)創(chuàng)新服務(wù)理念，穩(wěn)定社會和諧氛圍，妥善解決靈活就業(yè)人員就業(yè)、社保問題，完善靈活就業(yè)人員檔案管理制度，促進(jìn)靈活就業(yè)人員檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展。

一、靈活就業(yè)人員的人事檔案管理概述

（一）靈活就業(yè)人員人事檔案管理的含義

1.靈活就業(yè)

八十年末，我國部分下鄉(xiāng)返城人員未能安排到國有、集體單位工作，選擇了臨時性靈活性方式就業(yè)，隨著社會經(jīng)濟(jì)體制的快速發(fā)展，國有企業(yè)體制改革，造成下崗失業(yè)工人大量涌現(xiàn)，受自身文化層次較低、技術(shù)能力單一影響，不能適應(yīng)新的用工崗位要求，大部分人員選擇外出就業(yè)或自主創(chuàng)業(yè)，形成了靈活就業(yè)的初級表現(xiàn)形式。我國2001年頒布了有關(guān)靈活就業(yè)相關(guān)研究，明確界定了靈活就業(yè)包括的范圍及特征，從不同角度定義，將單位長期雇員以外的員工定義為靈活就業(yè)，一般主要集中在個體、民營企業(yè)。經(jīng)濟(jì)體制改革過程中的下崗、失業(yè)人員，具有流動性大、勞動時間、收入標(biāo)準(zhǔn)不固定的從業(yè)人員都屬于靈活就業(yè)人員[1]。

2.人事檔案

人事檔案是組織管理過程中便于審查，可以直接反映個人經(jīng)歷信息的記錄，檔案形式包括文字、音像等形式，一般體現(xiàn)在國家機(jī)構(gòu)或者社會組織中，充分體現(xiàn)個人德才水平的原始記錄。靈活就業(yè)人員人事檔案管理是我國經(jīng)濟(jì)體制、人事制度改革發(fā)展過程中的一項重要環(huán)節(jié)。我國農(nóng)村與城鎮(zhèn)戶口界限感逐漸淡化，靈活就業(yè)人員逐漸取代了傳統(tǒng)農(nóng)民工，文章所指的是各類經(jīng)濟(jì)組織間或非正規(guī)組織間的靈活就業(yè)經(jīng)組織認(rèn)可歸檔的人事檔案。傳統(tǒng)的靈活就業(yè)法律制度不健全，歸檔不完整現(xiàn)象，隨著靈活就業(yè)群體的增加，只有通過科學(xué)化、規(guī)范化的管理，才能適應(yīng)當(dāng)前發(fā)展形勢。

（二）靈活就業(yè)人員人事檔案管理工作的內(nèi)容

收集和整理檔案材料。靈活就業(yè)人員人事檔案材料不完整，甚至有些資料缺乏使用和保存價值，檔案管理人員應(yīng)甄別材料信息真?zhèn)?，收集整理歸檔，確保人事檔案的完整性。靈活就業(yè)人員檔案整理工作應(yīng)形成科學(xué)規(guī)范的管理體系，以個人單位進(jìn)行編碼排列，便于工作人員傳遞和查找，提高檔案信息利用效率，有助于保護(hù)人事檔案的整體性。第二，保管檔案材料。檔案一般以紙質(zhì)版，文字、表格形式體現(xiàn)，受到物理環(huán)境影響，檔案字跡、材料會隨著濕度、溫度等變化受到影響，保管過程中，應(yīng)注重保管設(shè)備、檔案包裝材質(zhì)等是否符合專業(yè)要求，檔案庫房應(yīng)維護(hù)環(huán)境恒定，避免檔案因環(huán)境因素受到影響，同時，靈活就業(yè)人員檔案管理應(yīng)發(fā)揮安全性、便捷性功能，便于日常維護(hù)和安全防護(hù)。第三，人事檔案利用。人事檔案的收集管理是為人事工作的開展提供服務(wù)依據(jù)，也是確保靈活就業(yè)人員在人力資源社會保障事業(yè)發(fā)展的動力。人事檔案可以真實反映就業(yè)人員業(yè)務(wù)能力、學(xué)識、經(jīng)歷等內(nèi)容，為人力資源開發(fā)提供相關(guān)信息支撐，檔案管理便于靈活就業(yè)人員就業(yè)、轉(zhuǎn)崗、退休等環(huán)節(jié)的利用。第四，人事檔案轉(zhuǎn)遞工作。靈活就業(yè)人員工作單位發(fā)生變動，相關(guān)檔案工作也應(yīng)有所變化，一般隨著工作單位變動，檔案也應(yīng)調(diào)整至新單位，人員、社保、檔案關(guān)系與用人單位相統(tǒng)一。靈活就業(yè)人員人事檔案轉(zhuǎn)遞工作應(yīng)確保及時、準(zhǔn)確、真實、完整，便于工作單位及時了解聘用人員的基本信息、專業(yè)技術(shù)和工作經(jīng)歷[2]。

（三）靈活就業(yè)人員人事檔案管理的特點

流轉(zhuǎn)速度快。靈活就業(yè)人員人事檔案一般保存在縣級及以上公共就業(yè)和人才服務(wù)部門，靈活就業(yè)人員社保繳費及調(diào)取檔案相關(guān)證明較為頻繁，由于工作流動性較強(qiáng)，檔案會隨著工作變動隨之流動。因此，靈活就業(yè)檔案相對穩(wěn)定就業(yè)的企事業(yè)單位職工流轉(zhuǎn)速度快。第二，利用率高。由于新聘用單位需提前了解聘用人員的基本情況，靈活就業(yè)人員需要到人事檔案管理部門出具相關(guān)證明，同時在工作變動過程中，檔案作為“三齡一歷”和身份核實的重要依據(jù)，甚至可以依據(jù)人事檔案相關(guān)材料接續(xù)中斷的社會保險。作為參與社會活動的重要信息佐證，提高了人事檔案的利用率。第三，管理難度大。靈活就業(yè)人員工作不固定，崗位變化頻繁，人事檔案隨著工作變動流轉(zhuǎn)過程中，會因保存不當(dāng)易出現(xiàn)遺失、損毀現(xiàn)象，難以實行集中統(tǒng)一、歸口管理，提高了人事檔案管理難度[3]。

二、靈活就業(yè)人員人事檔案管理存在的問題

（一）靈活就業(yè)人員人事檔案管理缺乏嚴(yán)肅性

人事檔案管理需要集約化管理，人力資源社會保障部門對靈活就業(yè)人員檔案進(jìn)行管理，而職業(yè)介紹中心和人才交流中心因工作職能，服務(wù)靈活就業(yè)人員的類別不同，前者以靈活就業(yè)的失業(yè)人員和個體工商業(yè)者檔案為主，后者以靈活就業(yè)的大中專高校畢業(yè)生為主，未能保持密切互動互通，靈活就業(yè)人員檔案管理存在模糊地帶以及滯后性。靈活就業(yè)人員檔案管理缺乏統(tǒng)一的主體職責(zé)分工，未能構(gòu)建信息化建設(shè)平臺，資源不能互融互通，影響檔案整體管理水平。一旦具備以上條件的靈活就業(yè)人員需要調(diào)取檔案信息，保存檔案的兩個機(jī)構(gòu)不能及時溝通，導(dǎo)致靈活就業(yè)人員檔案拆分存放，提供的檔案內(nèi)容不全面，缺乏嚴(yán)肅相，給靈活就業(yè)人員帶來較大不便。

（二）檔案管理手段落后缺乏規(guī)范的轉(zhuǎn)遞渠道

檔案質(zhì)量無法保障。隨著近年來公共服務(wù)機(jī)構(gòu)不斷提高服務(wù)水平，借助信息化技術(shù)，提高了檔案管理效率，但部分環(huán)節(jié)仍延續(xù)手工操作，在對靈活就業(yè)人員管理上僅提供流入、轉(zhuǎn)出及查詢服務(wù)，不能充分借助現(xiàn)代化信息技術(shù)手段，提高業(yè)務(wù)辦理工作效率，達(dá)到靈活就業(yè)人員滿意度，服務(wù)效率及檔案質(zhì)量上仍存在一定提升空間。第二，轉(zhuǎn)遞渠道不規(guī)范。由于靈活就業(yè)人員缺乏固定工作，頻繁更換工作單位，用人單位很少關(guān)注靈活就業(yè)人員檔案問題，甚至一些中小企業(yè)缺乏建立人事檔案意識，即便實施檔案管理服務(wù)，但由于自身管理不嚴(yán)謹(jǐn)，在員工離職時，讓員工自行提檔離開。部分企業(yè)可以為員工作檔案轉(zhuǎn)遞工作，但檔案轉(zhuǎn)遞不及時，轉(zhuǎn)遞單填寫不及時、不規(guī)范，影響人事檔案發(fā)揮，制約了用人單位及靈活就業(yè)人員檔案使用需求[4]。

（三）缺乏對靈活就業(yè)人員勞動合同有效監(jiān)管

勞動合同作是就業(yè)人員與用人單位的協(xié)約，因此，人事檔案材料中應(yīng)包括建檔所需的介紹信和勞動合同。部分單位追求短期利益，盲目的控制成本支出，人事管理過程中不愿投入過多經(jīng)費，甚至為了避免承擔(dān)過多風(fēng)險不簽訂勞動合同，而靈活就業(yè)人員群體中，大部分缺乏法律意識，不能用法律武器保護(hù)自身權(quán)益，用人單位抓住靈活就業(yè)人員法律意識淡薄弱點，侵犯勞動者權(quán)利。部分靈活就業(yè)人員檔案中與用工單位簽訂合同不規(guī)范，有的甚至沒有合同簽訂日期，主要是靈活就業(yè)人員缺乏法律意識，用工單位為了規(guī)避用人風(fēng)險。由于缺乏監(jiān)管，導(dǎo)致合同簽訂不規(guī)范，影響靈活就業(yè)人員后續(xù)工作退休等業(yè)務(wù)辦理。

（四）管理機(jī)構(gòu)缺乏專業(yè)檔案管理的人才

靈活就業(yè)人員檔案管理需要從業(yè)人員具備一定專業(yè)性，但目前人力資源及社會保障部門都存在人員短缺現(xiàn)象，檔案管理人員編制不足，目前在崗檔案管理人員大多數(shù)不具備相應(yīng)的檔案管理專業(yè)技術(shù)，對檔案管理缺乏專業(yè)素養(yǎng)，各項工作細(xì)節(jié)不能按照規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)高效完成。這種崗位缺編嚴(yán)重，兼職工作狀態(tài)，制約了人事檔案管理工作有序開展。

三、靈活就業(yè)人員人事檔案管理的對策

（一）改革靈活就業(yè)人員的人事檔案管理體制

打破部門間溝通壁壘。傳統(tǒng)靈活就業(yè)人員人事檔案管理工作主要由職介中心和人才中心負(fù)責(zé)，職介中心人事檔案主要是以失業(yè)職工、個體工商業(yè)者和雇員等靈活就業(yè)人員為主，而人才交流服務(wù)中心一般是高校畢業(yè)生，靈活就業(yè)人員就業(yè)需求存在一定差異，隨著公共就業(yè)和人才服務(wù)中心機(jī)構(gòu)改革合并，將打破傳統(tǒng)人事檔案管理界限，差距逐漸縮小，并在靈活就業(yè)人員工作部署上加強(qiáng)了溝通頻率，管理結(jié)構(gòu)實現(xiàn)互相協(xié)作，不斷完善人事檔案工作機(jī)制。第二，迎合改革發(fā)展制定新規(guī)程。靈活就業(yè)檔案管理工作寄存于職業(yè)介紹中心及人才交流服務(wù)中心，缺乏明確標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，尚不能滿足靈活就業(yè)人員檔案服務(wù)需求。目前人社部門機(jī)構(gòu)改革，合并成立公共就業(yè)和人才服務(wù)中心，靈活就業(yè)人員人事檔案管理的堵點和難點將逐步疏通。第三，明確衡量標(biāo)準(zhǔn)。我國經(jīng)濟(jì)近年來發(fā)展較快，但靈活就業(yè)人員人事檔案管理不能準(zhǔn)確把握政策要求，亟待出臺相關(guān)管理標(biāo)準(zhǔn)。應(yīng)開展調(diào)研及訪談，了解靈活就業(yè)人員檔案管理中存在的問題，并提出可行性策略，規(guī)范工作標(biāo)準(zhǔn)和人員配置，提高人事檔案管理工作時效性，解決目前靈活就業(yè)人員人事檔案管理工作中，缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，制約檔案管理工作中存在的問題。

（二）加強(qiáng)靈活就業(yè)人員人事檔案管理工作的基礎(chǔ)建設(shè)

加強(qiáng)對信息化設(shè)備的應(yīng)用。靈活就業(yè)人員檔案室應(yīng)配備專人管理，加強(qiáng)防火、防潮等措施保護(hù)，確保檔案室安全、便捷，滿足靈活就業(yè)人員及工作人員需求。根據(jù)國家及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，加大對設(shè)備設(shè)施資金投入，提高檔案室硬件設(shè)施配置標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案庫房存放環(huán)境符合“九防”要求，推動檔案管理工作實現(xiàn)科學(xué)化、規(guī)范化、安全化。第二，加強(qiáng)人事檔案轉(zhuǎn)遞流程規(guī)范性。由于靈活就業(yè)人員工作變動頻繁，人事檔案管理部門應(yīng)根據(jù)人員變動及時轉(zhuǎn)遞新工作單位，確保人員信息和檔案關(guān)系統(tǒng)一。目前，檔案轉(zhuǎn)遞過程中除用人單位人力資源部工作人員提檔和機(jī)要發(fā)件外，仍存在以快遞方式、人員自帶等方式轉(zhuǎn)遞檔案，給檔案造成較大安全隱患，為了確保人事檔案轉(zhuǎn)遞的準(zhǔn)確、安全、完整，應(yīng)規(guī)范轉(zhuǎn)遞制度體系。第三，提高檔案內(nèi)容保密性。隨著信息化信息資源共享的應(yīng)用，應(yīng)加強(qiáng)信息化系統(tǒng)數(shù)據(jù)的人為泄密，應(yīng)在互聯(lián)網(wǎng)檔案傳輸過程中，增設(shè)安全密鑰，避免檔案材料出現(xiàn)丟失或人為篡改。檔案管理人員應(yīng)提高保密性原則和信息化系統(tǒng)操作能力，進(jìn)一步完善人事檔案管理法律法規(guī)[5]。

（三）加大宣傳力度

發(fā)揮輿論宣傳作用。人們?nèi)狈θ耸聶n案管理的正確認(rèn)識，對人事檔案管理工作存在一定誤解，因此，靈活就業(yè)人事檔案管理人員應(yīng)利用業(yè)務(wù)大廳App或宣傳冊等形式，提高社會對人事檔案的科學(xué)化引導(dǎo)。第二，做好社區(qū)宣傳工作。國家相關(guān)政策應(yīng)及時落實到社區(qū)，并做好相關(guān)要求的上傳下達(dá)，日常工作中，加大社區(qū)宣傳力度。靈活就業(yè)人事檔案管理部門應(yīng)將人員的繼續(xù)教育、取得業(yè)績、獎懲等材料及時補(bǔ)充至人事檔案中，將零散材料及時歸檔，提高對靈活就業(yè)人員人事檔案的重視程度。第三，強(qiáng)化媒體宣傳引領(lǐng)。借助網(wǎng)絡(luò)、電視、報紙等途徑加大宣傳力度。我國互聯(lián)網(wǎng)覆蓋率逐年提高，自媒體發(fā)展不斷更新迭代，成為當(dāng)代人們主要消解方式，靈活就業(yè)人員人事檔案管理工作應(yīng)通過媒體，加大各維度宣傳范圍，提高社會對檔案管理工作的關(guān)注和重視，提高人事檔案信息的利用率，提高社會人才就業(yè)創(chuàng)業(yè)率，穩(wěn)定社會和諧發(fā)展。

（四）提升檔案管理人員綜合素養(yǎng)

提高檔案管理人員創(chuàng)新和解決問題能力。由于目前從事人事檔案管理人員大多不是檔案管理專業(yè)技術(shù)人員，對檔案管理工作缺乏專業(yè)性，相關(guān)部門應(yīng)定期開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案工作人員業(yè)務(wù)素養(yǎng)，提高職業(yè)道德水平。通過培訓(xùn)完善自身業(yè)務(wù)不足，并熟練運用管理知識，不斷優(yōu)化管理流程，解決制約檔案管理工作中的問題，提高檔案管理工作的服務(wù)效能。第二，對靈活就業(yè)檔案管理人員加強(qiáng)現(xiàn)代化管理培訓(xùn)，順應(yīng)社會發(fā)展趨勢，提高現(xiàn)代化信息技術(shù)的操作水平，提高對多媒體技術(shù)的學(xué)習(xí)和運用，促進(jìn)檔案管理人員多元化發(fā)展，提高崗位勝任能力，滿足當(dāng)前社會對復(fù)合型人才的需求。

四、結(jié)語

隨著各領(lǐng)域國際化進(jìn)程的加快，傳統(tǒng)國有企業(yè)已經(jīng)不適應(yīng)當(dāng)前發(fā)展需要，企業(yè)管理的變革催生了新的用人機(jī)制。靈活就業(yè)人員隨著人員基數(shù)的不斷拓展，社會相關(guān)部門應(yīng)加強(qiáng)對靈活就業(yè)人員人事檔案管理的重視。目前，由于靈活就業(yè)人員勞動關(guān)系不固定，收入和工作時限都存在一定不確定性，人事檔案管理存在一定滯后性，難以滿足靈活就業(yè)人員服務(wù)需求，影響社會人才流動和就業(yè)發(fā)展。因此，政府應(yīng)順應(yīng)社會發(fā)展規(guī)律，完善靈活就業(yè)人員人事檔案管理機(jī)制，不斷創(chuàng)新科學(xué)化的管理體系，探索人事檔案管理科學(xué)發(fā)展方向，推動社會穩(wěn)定、和諧。