應(yīng)用PDCA循環(huán)法優(yōu)化科研機構(gòu)因公出國(境)管理流程

沈歆媛 周姝 趙薇薇 田漢 董少華 陳俊凌

(1.中國科學(xué)院合肥物質(zhì)科學(xué)研究院，安徽 合肥 230031；2.中國科學(xué)技術(shù)大學(xué)研究生院科學(xué)島分院，安徽 合肥 230026)

0 引言

隨著我國科技投入力度的增大及科研實力的提升，國際學(xué)術(shù)交流、科技互訪等活動日益頻繁[1]。因公出國(境)是指受黨政機關(guān)、人民團體或國有企事業(yè)單位派遣，以執(zhí)行公務(wù)為目的，對出訪時間、出訪國家(地區(qū))、出訪路線等均有嚴(yán)格規(guī)定的非個人支出費用的出國(境)活動。在科技領(lǐng)域，因公出國(境)是科技國際化的有效傳播手段和吸收引進先進技術(shù)的重要途徑，無論是在提升科研院所國際影響力及學(xué)術(shù)地位方面，還是在人才培養(yǎng)方面，均起到了十分重要的作用[2]。

中國科學(xué)院合肥物質(zhì)科學(xué)研究院(以下簡稱“合肥研究院”)是中國科學(xué)院所屬最大的綜合性科研機構(gòu)之一，由安光所、等離子體所、固體所、智能所、強磁場中心、核能安全所、健康所7個科研單元組成，現(xiàn)有職工約2700名，在學(xué)研究生約3100名。合肥研究院一直秉承“開放、合作、共享、多贏”的理念，大力推行國際化人才交流培養(yǎng)計劃，多方面開展合作，加強信息溝通，加強資源共享，建立常態(tài)化交流機制，共享大科學(xué)裝置等研究平臺，辦理因公出國(境)申請的人數(shù)近年來大幅增加。據(jù)統(tǒng)計，2009年因公出國(境)人數(shù)為200人次，2019年上升2倍達到600人次。出訪頻率的提升在一定程度上加大了因公出國(境)手續(xù)辦理的工作量與難度，急需提升科研院所因公出國(境)管理工作質(zhì)量和效率，促進科研院所人才培養(yǎng)計劃和國際學(xué)術(shù)交流計劃落地執(zhí)行。在此背景下，合肥研究院基于中科院因公出國(境)管理辦法，借助PDCA循環(huán)理論設(shè)計并執(zhí)行了一系列措施以提高合肥研究院外事工作效率，并切實為一線科研人員“行政減負(fù)”。

PDCA循環(huán)理論又稱戴明環(huán)法，是全面質(zhì)量管理所應(yīng)遵循的科學(xué)程序。全面質(zhì)量管理活動的全部過程，就是質(zhì)量計劃的制訂和組織實現(xiàn)的過程，這個過程就是按照PDCA循環(huán)周而復(fù)始地運轉(zhuǎn)。PDCA循環(huán)不僅適用于質(zhì)量管理體系，也適用于一切循序漸進的管理工作。PDCA循環(huán)理論以階段性劃分管理，包括計劃(Plan)、實施(Do)、檢查(Check)、處理(Action)4個部分[3-4]。

1 計劃階段

基于筆者多年因公出國(境)手續(xù)辦理經(jīng)驗，通過總結(jié)辦理過程中遇到的問題，并與多名科研單位外事主管進行深度探討，總結(jié)出因公出國(境)管理中存在以下4方面的問題。

1.1 材料種類多，填寫重復(fù)信息

因公出國(境)管理是一項政策性、專業(yè)性很強的工作，涉及的審批部門較多，包括業(yè)務(wù)主管部門、中科院國際合作局、科研院所、省外辦出國處、省外辦外事服務(wù)中心、各國領(lǐng)館等。由于省外辦因公出國(境)申報管理系統(tǒng)與中科院ARP系統(tǒng)(ARP系統(tǒng)是中科院對全院人力、資金、科研基礎(chǔ)條件等資源配置及相關(guān)管理流程進行整合與優(yōu)化，構(gòu)建有效管理服務(wù)的信息技術(shù)平臺)信息不共享，在辦理簽證的過程中會涉及填寫多種重復(fù)信息的材料。因公出國(境)人員在批件審批階段、護照辦理階段以及回國反饋階段需要填寫的材料見表1。

表1 因公出國(境)人員辦理簽證需要填寫的材料

重復(fù)填寫信息包括的字段見表2，重復(fù)的字段高達70個，如多次填寫團組及個人等信息，增加了出訪相關(guān)人員在辦理因公出國(境)簽證(通行證)過程中的工作量以及相關(guān)人員的審核時間和難度。

表2 重復(fù)信息字段

1.2 路途往返時間長，單一團組辦理效率不高

合肥研究院位于合肥市西郊的科學(xué)島上，面積約2.65km2，共設(shè)有7個科研單元，分布在科學(xué)島上的各區(qū)域。在辦理因公出國(境)手續(xù)的過程中，各科研單元的出訪相關(guān)人員需要多次往返合肥研究院機關(guān)辦公樓提交多份材料。

在辦理因公出國(境)普通護照和簽證的過程中，涉及安徽省外辦護照及簽證的辦理。由于科學(xué)島位于合肥市的西北角，而安徽省外辦位于合肥的東南角，兩地相距約40km。在一個團組材料完整的情況下，需要往返兩地共3次(共計240km)，包括提交紙質(zhì)上報材料、提交簽證材料及繳費、領(lǐng)取簽證。如材料出現(xiàn)問題，將耗費更多的人力和時間。

1.3 信息來源較多，增加溝通成本

每個科研單元都配有外事主管，大部分科研處室會配備處室秘書，外事主管及處室秘書的職責(zé)之一是協(xié)助因公出國人員辦理相關(guān)出國(境)手續(xù)。一次出訪任務(wù)，一般需要以團組為單位進行收集信息并上報。在填報中科院ARP系統(tǒng)時，可能需要團組成員之間以及與外事主管、處室秘書進行溝通，在遞交材料至合肥研究院或安徽省外辦時，根據(jù)團組情況可能由外事主管、科室秘書或團組成員甚至團組外成員進行提交。相關(guān)人員如對團組材料不熟悉，信息來源多，溝通成本高，可能造成與相關(guān)部門的對接不通暢，從而導(dǎo)致進度延誤。

1.4 團組人員時間沖突情況較多，不同國別材料差異較大

在因公出國(境)簽證辦理環(huán)節(jié)，團組情況復(fù)雜，將會極大影響辦理效率。例如，一團多人、多團一人、多團多人等情況經(jīng)常造成人員時間沖突，且當(dāng)某出訪人連續(xù)出訪多個國家或地區(qū)時，部分關(guān)鍵材料在省外辦和使館間的審核時間也可能會出現(xiàn)沖突。另外，不同的國別，其辦理簽證所需的材料及格式也各不相同。以辦理短期簽證情況下法國和美國的簽證材料為例進行對比，見表3。從表3中可以看出，簽證材料的準(zhǔn)備幾乎都不相同，各國簽證表的填寫也不盡相同。在出訪相關(guān)人員在準(zhǔn)備因公出國(境)材料時，特別是初次出國(境)或出訪不同的國家(地區(qū))時，可能會因為材料準(zhǔn)備失誤耽誤辦理簽證的時間。

表3 法國、美國簽證材料對比

2 實施階段：針對問題，各個擊破

2.1 建設(shè)因公出國(境)外事服務(wù)系統(tǒng)

針對材料種類多、填寫重復(fù)信息的問題，提出建設(shè)因公出國(境)外事服務(wù)系統(tǒng)的方案。建設(shè)此系統(tǒng)的目的是減少出訪相關(guān)人員在因公出國(境)流程中填寫重復(fù)的團組信息和個人相關(guān)信息。出訪人員在ARP系統(tǒng)平臺上完成因公出國(境)申請?zhí)顚?，?jīng)過相關(guān)部門的審批后，外事服務(wù)系統(tǒng)將開啟此出訪團組的填報任務(wù)。具體包括：①系統(tǒng)抓取出訪人員在ARP系統(tǒng)中填寫的基本信息；②出訪人員登錄外事服務(wù)系統(tǒng)，在系統(tǒng)中補充少許團組及個人信息和材料，確認(rèn)信息無誤并提交后，管理人員在后臺進行審核；③通過審核后，系統(tǒng)把信息和材料直接上報至安徽省因公出國(境)申報管理系統(tǒng)，同時自動生成所需信息表格(因公護照事項表、因公簽證事項表、個人資料登記卡)，管理人員進行確認(rèn)并打印紙質(zhì)版本。除此之外，外事服務(wù)系統(tǒng)會保存出訪人員個人信息，出訪人員下次出訪時在外事服務(wù)系統(tǒng)環(huán)節(jié)僅需要對個人信息進行確認(rèn)及個別信息的更改便可提交，可大幅減少信息的重復(fù)填寫。

2.2 增設(shè)“護簽辦理專用袋”

為了減少出訪人員在辦理簽證(通行證)過程中所耗費的時間和精力，讓信息多“跑腿”，設(shè)置“護簽辦理專用袋”。出訪人員可以將所需辦理的材料裝入“護簽辦理專用袋”就近投入每個科研單元的投遞柜，研究院安排人員每天定時回收護簽資料。

2.3 減少相關(guān)方人數(shù)并設(shè)置護簽專員

為降低溝通成本，適當(dāng)移除科研單元中外事主管所需承擔(dān)的簽證業(yè)務(wù)，減少流程相關(guān)方的同時增加一名護簽專辦員，直接對接護簽辦理環(huán)節(jié)中的出訪人員及相關(guān)辦理部門。該專辦員會為簽證團組提供一對一服務(wù)，提供最新的簽證材料清單并對出訪材料進行審核及遞送，每周收集7個科研單元的出訪團組材料，并統(tǒng)一遞送至省外辦進行材料審核及簽證材料辦理、簽證領(lǐng)取，最大限度提高每次遞送材料的效力。

2.4 制訂一對一方案，提前發(fā)送材料清單

針對復(fù)雜出訪團組，在此團組辦理之初，專辦員會與團組取得聯(lián)系了解團組的詳細(xì)出訪信息，并為之制訂最優(yōu)的辦理方案，幫助出訪團組成功辦理簽證(通行證)，順利出訪。在等待護照的過程中，提前將不同出訪地所需準(zhǔn)備的簽證材料及材料填寫注意事項通過郵件等方式發(fā)送給出訪人員。這些量身定制的方案或材料能夠大大提升辦理效率。

3 檢查階段：定期檢查，評定效果

PDCA循環(huán)檢查階段的主要任務(wù)是確認(rèn)實際是否按方案流程進行操作。在整改方案的實施過程中，需要通過有效途徑對關(guān)鍵階段進行數(shù)據(jù)采集分析，監(jiān)測成效，這里既要掌握方案實施的進度、效果，又要對出現(xiàn)的問題進行處理，防止目標(biāo)偏離[5]。受新冠肺炎疫情影響，自2020年至今出訪人數(shù)大幅下滑，針對因公出國(境)辦理流程這一主題的研究樣本量過小導(dǎo)致無法直接對流程優(yōu)化效果進行檢查、評定。在這一背景下，針對新冠肺炎疫情前的數(shù)據(jù)進行流程模擬，通過對比優(yōu)化前后流程(表4)可以看出有明顯提升和改善。

表4 優(yōu)化前后流程對比

4 處理階段：處理并總結(jié)經(jīng)驗，繼續(xù)改進優(yōu)化辦理流程

PDCA循環(huán)的核心理念是持續(xù)改進，因此處理階段是整個PDCA循環(huán)中重要的一環(huán)。今后計劃從兩方面進行處理：一方面，及時整理總結(jié)每次因公出國(境)申辦工作相關(guān)數(shù)據(jù)和資料，記錄每個環(huán)節(jié)辦理時間，并對不同批次出訪進行橫向?qū)Ρ龋l(fā)現(xiàn)申辦過程中的問題；另一方面，采用訪談法評估辦理流程中各階段的效率，并針對出訪人員提出的問題進行整理歸納，以進一步提高辦理效率，進而優(yōu)化流程，進入下一個PDCA循環(huán)。

5 結(jié)語

在科技領(lǐng)域，因公出國(境)是科技國際化的有效傳播手段和吸收引進先進技術(shù)的重要途徑。本研究應(yīng)用PDCA循環(huán)對合肥研究院因公出國(境)辦理流程進行優(yōu)化改進，分析原有流程存在的問題，認(rèn)準(zhǔn)關(guān)鍵性問題，制訂針對性的優(yōu)化方案并組織實施，通過計劃、實施、檢查和總結(jié)4個階段推動因公出國(境)管理持續(xù)優(yōu)化，為一線科研人員“行政減負(fù)”。